V Cemixu už řeší agendu spojenou s výdaji na dálku a za pár minu

Příběh společnosti Cemix

Efektivnější průběžné vyúčtování                   

LB Cemix, s.r.o.

V Cemixu už řeší agendu spojenou se zaměstnaneckými výdaji na dálku a za pár minut

Marta Langová z LB Cemix
Přehrát video o Marta Langová z LB Cemix

O společnosti

Cemix logo

Přední výrobce a dodavatel materiálů pro stavbu: zateplení, fasády, malty, stěrky, omítky, potěry, penetrace, lepidla, podlahové stěrky, sanační systémy, zahradní program. 

Sídlo

Tovární 36
373 12 Borovany

Velikost firmy

350 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zdlouhavé cesťáky a proplácení do mzdy

Ve společnosti Cemix se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácení náhrad zaměstnancům za hotovostní výdajeProblém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna.

Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

 

 

"Nejvíc mě na celém procesu štvalo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny."

Marta Langová, Manažer pro finance a účetnictví v LB Cemix

Tvrzení proti tvrzení

Často se pak stávalo, že  doklady nedorazily včas do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Potom byly různé dohady typu „já jsem to poslal“, „my jsme to nedostali“, takže jsme hledali zrychlení a zjednodušení procesu, jak se dostat k dokladům co nejdříve.

Zaměstnancům se nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. Zrušené pokladny na závodech po celé republice vedli  tedy také k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Poptávali  různě společnosti hlavně za účelem cestovních příkazů přes GPS, které v LB Cemix mají, ale bylo to kostrbaté a nešlo to vůbec napojit na účetnictví. V tu dobu se paní Langové ozval  obchodní zástupce Fidoo a začali spolu řešit cestovní výdaje, které byly tou dobou v přípravě. Zaměřili se tedy nejprve na hotovostní výdaje. 

Digitální cesťáky a karty místo pokladen

Začali ve Fidoo s hotovostními výdaji u manažerů. Agenda k cestovním příkazům pak byla připravena a jelikož mají v Cemixu hodně obchodních zástupců, začali využívat.

V současné době tedy probíhá tak, že poslední den v měsíci vyplní obchodní zástupce cestovní příkaz nebo dovyplní. Někteří zaměstnanci si to spravují  průběžně, někdo až na konci. Odešlou ke schválení nadřízenému a tým paní Langové už si může první nebo druhý pracovní den připravit podklady pro mzdovou účetní, která jim cestovní příkaz může vyplatit.

Kromě zmiňovaných cesťáků a hotovostních výdajů, objevili další možnost především v podobě distribuce peněz na jednotlivé závody. Používají k tomu předplacené karty jako alternativu k pokladně, kdy ji vzdálené dobíjejí a na místě  je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, který má danou agendu na starosti.

Průběžné vyúčtování

V případě okamžitých hotovostních výdajů, kdy nelze  kartou zaplatit, stačí zavolat paní Langové,  která jim dobije požadovanou částku na kartu a oni si jednorázově vyberou peníze bankomatu.  Tím si „dobíjí“ malou pokladničku, která není oficiální pokladnou, ale slouží k výplatě hotovostí přímo na závodě na drobné výdaje.

Potom nahrají účtenky do Fidoo a nemusí nikde nic hlídat, zadají středisko, nemusí nic vyplňovat, kdykoli si mohou zobrazit kolik vlastně v té peněžence ještě mají. Dříve agendu vedli v excelovských tabulkách a teď kliknou „Peněženka“, „Moje“ a vidí zůstatek, kolik jim tam ještě zbývá.

Účetní si může v průběhu měsíce kontrolovat, jestli už má výdaje připravené k zaúčtování, když jí to odsouhlasí nadřízený toho dotyčného zaměstnance, tak ona už si to může předpřipravit k účtování, uzavřít výdaj a nenahromadí se jí to na konci měsíce jako v minulosti. Když je potřeba, upomíná zaměstnance už v průběhu měsíce, že tam mají otevřenou účtenku, jestli by byli tak hodní a dokončili a poslali ke schválení.

Bezkontaktně za pár minut

V dnešní době lockdownů, homeofficů a hybridní možnosti práce nemusí díky Fidoo zaměstnanec řešit tyto agendy se svým nadřízeným nebo s účtárnou osobně,  nebo chodit na poštu, ale všechno proběhne v několika minutách.

Veškeré činnosti  jsou zaznamenány, takže lze dohledat, kdo schvaloval, zaúčtoval a i třeba, na čí straně došlo k zádrhelu.

Pro paní Langovou a LB Cemix znamená získaná automatizace hlavně zrychlení a zjednodušení celého procesu. Během krátké chvíle může dojít k zadání výdaje, k odsouhlasení a vlastně k zaúčtování nebo přípravě k exportu do účetnictví.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve Stillking Films už nemusí čekat do konce měsíce na reporting

Příběh společnosti Stillking

Jednodušší práce s doklady a archivací    

Stillking Films

Ve Stillking Films už nemusí čekat do konce měsíce na reporting rozpočtu jednotlivých projektů

Radek Wrana ze společnosti Stillking
Přehrát video

O společnosti

Stillking logo

Stillking Films je mezinárodní produkční společnost se sídlem v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském Městě. Natáčení probíhá napříč Evropou a Afrikou. 

Sídlo

Kříženeckého nám. 322

152 00 Praha 5-Hlubočepy

Odvětví

Filmový průmysl

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Sbohem vybírání hotovosti pro filmové producenty

Společnost Stillking Films řešila komplikovaný proces spojený s distribucí hotovosti jednotlivým filmovým producentům, které u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films. 

Předávání hotovosti jednotlivým producentům, asistentům, kostymérům a různým profesím, které nakupují.  Proces začínal objednáním dané částky v bance, pak bylo nutné zavolat řidiči, který obnos vyzvedl, přivezl a předal do pokladny. Následně informovali konkrétního člověka, který si pro peníze k pokladní přišel. Každý z příjemců hotovosti musel vytvořit vyúčtováníkteré obsahovalo například stovky dokladů. Vše se předávalo do účtárny na jednom formuláři.

Formuláře, které tým  finančního ředitele Radka Wrany dostával zpět od producentů a kostymérů, obsahovaly velmi často, jak početní chyby, tak formální nedostatky. I jedna jediná chyba znamenala povinnost vrátit zpět celé vyúčtování a tím došlo ke zpoždění zaúčtování.

"Největší problém, který jsem měl já osobně jako finanční manažer byl ten, že jsem neměl přehled o skutečných zálohách a nevyúčtovaných nákladech jednotlivých producentů do doby, než se ručně zaúčtovaly všechny výdaje do našeho účetnictví."

Radek Wrana, Finanční ředitel ve společnosti Stillking Films

Zbytečná prodleva v zaúčtování

Shromažďovalo se jim velké množství dokladů najednou, které bylo potřeba zpracovat pokud možno co nejdříve. Producenti potřebovali vědět, jak ta konkrétní zakázka dopadla. Šlo často o 200 a 300 účtenek, které museli zpracovat během několika dní nebo nejlépe do následujícího dne.

Nevýhoda celého procesu tkvěla v tom, že producent ani účtárna do doby zaúčtování nevěděli, v jakém stavu jsou finance daného účetního a na konkrétním projektu. Radek proto hledal řešení, jak zrychlit oběh dokladů ve společnosti  zejména s důrazem na řešení bez papírůO společnosti Fidoo se dozvěděl díky nabídce od obchodníka.

Digitalizace účtenek raz dva

V současné době díky tomuto řešení omezili  ve Stillking Films hotovost, jelikož rozdávají všem uživatelům v podobě asistentů, producentů, kostymérů předplacené platební karty. Ty využívají dvěma způsoby. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta.

Druhou možnost představuje platba v hotovosti, kdy si producent nebo kostymér může vybrat peníze z bankomatu a poté touto hotovostí zaplatí. Ve chvíli, kdy dostane účtenku, lze si ji prostřednictvím aplikace ihned nafotit, takže i když by ji případně ztratil, nic se neděje.

I  účetní oddělení má nyní přehled o tom, v jakém stavu jsou finance na jednotlivých projektech. Může se podívat i na konkrétního producenta nebo asistenty a ví, kolik dokladů mohou očekávat, kolik dokladů už je připraveno k zaúčtování a nemusí čekat na konec měsíce, ale zpracovávat vše průběžně.

Úspora archivu a klid v účtárně

Stillking Films využívají Fidoo více než rok kompletně s celou agendou vyúčtování. Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý aplikaci využívá. Z dlouhodobého hlediska to společnosti  přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů a také jednodušší práci s doklady.

Účetní mohou dokonce pracovat z domova, protože doklady vidí přímo v aplikaci v elektronické podobě a nemusí jezdit do práce pro jejich papírovou verzi. Aplikace Fidoo pro Stillking Films znamená klid v účtárně a přehled o našich financích.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Návody na integrace – Helios iNuvio

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba vygenerovat API klíč, který bude modul FISFIB používat pro autorizaci při komunikaci s Fidoo.

  1. Na lince Péče o klienty Fidoo (+420 290 290 290) si zažádejte o zpřístupnění funkce Správa API klíče v aplikaci Fidoo pro zvoleného uživatele. 
    Uživatel Fidoo, kterému necháte zpřístupnit funkci generování API klíče, musí mít ve Fidoo roli Hlavní správce.
  2. V nastavení Správa API klíčů si vygenerujte nový API klíč tlačítkem Přidat API klíč
    (Nastavení Firma -> Správa API klíčů). 


  3. Zvolte si libovolný název klíče, zvolte oprávněného uživatele, na jehož účet bude klíč vytvořen (musí mít roli hlavního spráce) a nastavte oprávnění klíče pro čtení i zápis. Potvrďte tlačítkem Vytvořit
    (Nastavení – Firma – Správa API klíčů).


  4. Vygenerovaný API klíč si zkopírujte do „schránky“ a zabezpečeným způsobem ho předejte pracovníkům firmy First IS, kteří ho použijí pro nastavení přístupu modulu FISFIB v rámci implementace FISFIB do systému HELIOS iNuvio. 

Ve Fidoo nic dalšího není potřeba nastavovat. Nastavení na straně Fidoo je hotovo.

Příprava a nastavení na straně Helios iNuvio (a modulu FISFIB)

V první řadě je potřeba, aby firma First IS provedla implementaci modulu FISFIB do Vašeho systému HELIOS iNuvio.

Další nastavení modulu FISFIB bude provedeno pracovníky First IS na míru pracovním postupům a účetním metodám zákazníka při implemantaci FISIFB do systému HELIOS.

 

Práce s modulem FISFIB v Helios iNuvio

Nové přehledy v Heliosu

Po nainstalování doplňku FISFIB se v nabídce stromové struktury v Heliosu objeví nové přehledy týkající se aplikace Fidoo.

HELIOS – Zakázky – přehled zakázek, které se z Heliosu přenáší do Fidoo buď automaticky – při 
založení zakázky do Heliosu, nebo ručně – pomocí akce Fidoo v přehledu zakázek. Zaškrtnutím 
příslušného záznamu se v stanoveném intervalu odešle zakázka do aplikace Fidoo. Zakázky 
v Heliosu jsou ve Fidoo označované jako projekty. 

HELIOS – Střediska – přehled středisek, které se z Heliosu přenáší do Fidoo buď automaticky 
nebo ručně – pomocí akce Fidoo v přehledu Organizační struktura. Zaškrtnutím příslušného 
záznamu se v stanoveném intervalu odešle zakázka do aplikace Fidoo. 
Nastavení automatického nebo ručního odesílání zakázek a středisek do Fidoo se nakonfiguruje 
při implementaci řešení. 

Fidoo – Karty – přehled karet používaných ve Fidoo. Jsou zde všechny důležité informace o 
kartě – typ karty, název, aktuální, disponibilní, účetní zůstatek, datum expirace, … 

Fidoo – Výdaje – přehled všech výdajů – hotovostních i placených kartou – stažených z Fidoo do 
Heliosu. Stahování probíhá průběžně. 

Fidoo – Cesťáky (zprávy) – přehled cestovních příkazů (cesťáků), stažených z Fidoo do 
Heliosu. Do Heliosu se stahují pouze cestovní příkazy vyplněné po uskutečněné cestě, ve Fidoo 
jsou označované jako zprávy. Stahování probíhá průběžně. 

 

Fidoo – Výdaje

Přehled zobrazuje všechny výdaje s příslušnými informacemi přenesenými z aplikace Fidoo.

Akce nad přehledem Fidoo – Výdaje 

Zpracuj výdaj – tato akce generuje účetní doklady do účetního deníku. Uživatel označí výdaje, 
které chce zpracovat a vybere deník, do kterého se budou výdaje účtovat. Po proběhnutí akce se 
objeví hláška o ukončení akce. O zpracovaných záznamech je uživatel informován atributem 
Zpracovaný – zeleným semaforem, případně datem zpracování – atribut Datum zpracování

Položky výdajů – zobrazí se přehled položek výdaje. O tom, jestli daný výdaj obsahuje položku nebo jen hlavičku, informuje sloupec „Existují položky?“

Hromadná změna kontace – akce umožňuje nastavit na označených záznamech kontaci před zpracováním výdaje do účetního deníku. Funkcionalita se využije v případě, že uživatelé Fidoo nevyplňují kontaci.

Hromadná změna zakázky – akce umožní hromadně změnit, případně nastavit zakázku na výdaji.

Hromadná změna útvaru – akce umožní hromadně změnit, případně nastavit středisko na výdaji.

Hromadná změna vozidla – akce doplní k označeným výdajům zvolené vozidlo, na které se pak bude výdaj účtovat.

Hromadná změna názvu výdaje Helios – v případě, že je potřeba změnit název výdaje vyplněného uživatelem ve FIDOO, pomocí této akce je možné hromadně změnit text, který se pak použije pro účtování.

V hromadných akcích, v případě zaškrtnutí atributu „Aktualizovat i položky“, se změna projeví i na položkách označených výdajů.

Zruš příznak zpracování – použije se v případě, že zpracovaný výdaj byl z účetního deníku vymazán a je nutné tento výdaj opětovně poslat do účetního deníku.

Dokumenty – zde se zobrazují ofocené platební doklady.

 

Přehled položek

Výdaje, které obsahují položky, mají zaškrtnutý atribut „Existují položky?“. Tyto položky je možné samostatně editovat před zpracováním hromadnými akcemi jako v přehledu „Výdaje“.

 

Postup zpracování výdajů

  1. Uživatel označí zvolené výdaje, které chce zpracovat a spustí akci Zpracuj výdaj. Vybere účetní deník a v případě potřeby nastaví Období DPH a Datum případu. Zpracované záznamy se pak hromadně převedou z pomocné importní tabulky do zvoleného účetního deníku.

  2. Následně v importní tabulce zpracuje záznamy do účetního deníku.
    Účetní deník – záložka AkceImport/Export – akce Import – označení záznamů – akce Převod označených dokladů.

V případě opravy je možné záznamy v účetním deníku vymazat. V přehledu „Výdaje“ zrušit příznak zpracování, záznam opravit a následně znovu zpracovat výdaj.

Fidoo – Cesťáky (zprávy)

Přehled Cesťáky (zprávy) zobrazuje všechny cesťáky s příslušnými informacemi přenesenými z aplikace Fidoo.

Akce nad přehledem Fidoo – Cesťáky

Zpracuj cesťák (zprávu) – akce generuje účetní doklady do pomocné importní tabulky, z které se pak hromadně převedou do účetního deníku. Uživatel označí cestovní příkazy, které chce zpracovat a zprávy se automaticky zpracují do přednastaveného deníku.  Po proběhnutí akce se objeví hláška o ukončení akce. O zpracovaných záznamech je uživatel informován atributem „Zpracovaný“ – zeleným semaforem, případně datem zpracování – atribut „Datum zpracování“. 

Detail jízdy – zobrazí detailní informace o jízdě

Přehled výdajů – zobrazí výdaje náležící k danému cesťáku

Hromadná změna zakázky – provede změnu zakázky nad označenými záznamy

Hromadná změna útvaru – provede změnu útvaru nad označenými záznamy

Hromadná změna vozidla – akce doplní k označenými cesťákům zvolené vozidlo, na které se bude následně cesťák účtovat

Hromadná změna názvu cesťáku Helios – v případě, že je potřeba změnit název cesťáku vyplněného uživatelem ve Fidoo, pomocí této akce lze hromadně změnit text, který se pak použije pro účtování

Zruš příznak zpracování – použije se v případě, že zpracovaný cesťák byl z účetního deníku vymazán a je nutné ho opětovně poslat do účetního deníku

Dokumenty – zobrazí ofocené platební doklady

 

Postup zpracování cesťáků (zpráv)

  1. Uživatel označí záznamy, které chce zpracovat a zpustí akci Zpracuj. V případě potřeby upraví Datum dokladu a potvrdí OK.


  2. Zpracované záznamy se pak hromadně převedou z pomocné importní tabulky do zvoleného účetního deníku.

  3. Účetní deník – akce Import/Export – akce Import – označení záznamů – akce Převod označených dokladů.

    V případě opravy, je možné záznamy v účetním deníku vymazat. V přehledu cesťáků zrušit příznak zpracování, záznam opravit a následně znovu zpracovat cesťák.

Popis Helios iNuvio

Obecný popis

Integraci Fidoo na Helios iNuvio (dříve Helios Orange) doporučujeme řešit implementací doplňku First IS Fidoo Integration Bridge (FISFIB) od společnosti First IS přímo do Vašeho systému Helios iNuvio. 

Doplněk FISFIB automatizuje celý proces přenosu a účtování cesťáků a výdajových dokladů vytvořených ve FIDOO do systému HELIOS iNuvio (výdajové doklady vč. fotografií účtenek a cestovní náhrady). 


Přínosy řešení:

  • Přenos všech výdajů, včetně ofocených platebních dokladů z APP Fidoo do IS HELIOS
  • Přenos cesťáků, včetně souvisejících výdajů z APP Fidoo do IS HELIOS 
  • Generování účetních dokladů v IS HELIOS  
  • Přenos a přehled aktuálních zůstatků Fidoo karet v IS HELIOS
  • Automatická synchronizace seznamu Zakázek a Nákladových středisek v IS HELIOS a APP Fidoo
  • Úspora času při proplácení účtenek, cestovného, stravného a dalších výdajů na straně zaměstnanců i pracovníka účtárny 

Technické předpoklady:

  • Funkční IS HELIOS ve verzi iNUVIO
  • Aktivovaný modul účetnictví
  • Aktivovaný modul nástroje customizace (doporučeno)

Soubor ke stažení (pdf): Propagační leták FISFIB

Transformační pravidla

Transformační pravidla pro vyplňování detailu příchozích transakcí a rozúčtovávání v HELIOS se definují přímo v nastavení modulu FISFIB v IS HELIOS. Každý zákazník si tak může nastavit pravidla dle své potřeby a účetních metod. Tyto pravidla jsou typicky nastavována během implementace FISFIB do HELIOS. 

Struktura a popis dat

Struktura a popis přenášených dat zde není dostupný.

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Komunikace mezi systémy Direct Fidoo a Helios iNuvio probíhá automaticky pomocí API. 
Exportní soubory zde nejsou potřeba.