3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

Připravili jsme pro vás tři jednoduché tipy, jak si může vaše marketingové oddělení zjednodušit agendu měsíčního vyúčtování. Trik je jednoduchý – prostě zadává do všech systémů vaši Fidoo kartu a veškeré transakce  tak začnou samy propadávat do vyúčtování. Pak už stačí jenom přiložit fakturu a odeslat na schválení přes Fidoo aplikaci.

 

Platby kartou v marketingu

Platby za reklamu

Ať už jde o nákup reklamy nebo kredity pro všechny reklamní systémy typu Facebook, LinkedIn či Sklik, do systému stačí pouze zadat vaši Fidoo kartu a vše je hotovo. Z karty se vám budou strhávat peníze a ve Fidoo aplikaci vždy automaticky vznikne výdaj. Vy pak k němu jenom přiložíte PDF fakturu či účtenku a odesíláte svému schvalovateli.

Platby za online předplatné

V marketingu také určitě používáte online služby, které platíte na měsíční bázi. Zoom na videokonference či školení, taskové a projektové tooly jako je Monday, Jira nebo Trello, nebo CRM řešení jako například Pipedrive. Zde je příběh úplně stejný – každý měsíc budete mít ve Fidoo všechny zmíněné výdaje, které totožným způsobem jednoduše odbavíte.

Marketingové nákupy

A pak je tu běžná marketingová operativa – nákupy techniky na natáčení, firemní předměty a tak dále. Ať už nakupujete na Alza.cz, Mall.cz, Datart.cz nebo kdekoli jinde, Fidoo karta vám zaručí jednoduché vyúčtování i zde. A to nemluvíme o běžných platbách na terminálech u obchodníků.

 

Ve Fidoo pravidelně platíme skoro za všechny zmíněné položky, které jsme uvedli ve článku. Dnes jsem akorát odesílal všechny aktuální výdaje na schválení a zvládl jsem to ne za 5 minut, ale jenom za tři. Pamatuji si, a není to tak dávno, co mi taková agenda zabrala půl dne každý měsíc. 

Jan Šmidt, Head of Marketing Communication ve Fidoo

 

Identifikace před uzavřením Rámcové smlouvy

Co je identifikace?

Identifikace je proces, kterým ověřujeme a zaznamenáváme vaše identifikační údaje pro uzavření Rámcové smlouvy.

Proč je identifikace nutná?

Povinnost identifikovat naše klienty nám ukládá zákon č. 253/2008 Sb. (AML zákon).

Koho musíme identifikovat?

Identifikaci musíme provést s každým zástupcem firmy, který bude podepisovat Rámcovou smlouvu, a to v případě podpisu statutárním zástupcem nebo na základě plné moci

Co se stane, když identifikaci neprovedeme?

Bez provedení identifikace není možné uzavřít s námi Rámcovou smlouvu a využívat služeb Fidoo.

Co je identifikační platba?

Jedná se o jeden z prvků vzdálené identifikace, kterým dochází k ověření existence bankovního účtu.

Kde zjistím údaje pro odeslání identifikační platby?

Tyto informace vám budou sděleny v průběhu zasmluvnění.

 


Způsoby identifikace klienta

1. Osobně

  • Identifikaci provede Direct Fidoo při uzavření Rámcové smlouvy

 

Jaké dokumenty k identifikaci potřebujete?

  • vyplněný Formulář ke smluvní dokumentaci
  • jeden průkaz totožnosti
  • ověření vlastnictví firemního účtu (např. bankovní výpis se začerněnými transakčními údaji)

 

Jaký je postup?

  • Domluvíte si osobní schůzku s naším obchodníkem
  • V rámci setkání obchodník provede identifikaci a identifikační údaje zanese do interního systému

 

 Co si ověříme?

  • Dle IČO firmy zjistíme a zaznamenáme základní identifikační údaje právnické osoby jako jsou: název, sídlo a další informace z platného výpisu z obchodního rejstříku
  • Provedeme identifikaci fyzické osoby, která jménem právnické osoby jedná při uzavření smlouvy: jméno, příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, trvalý pobyt a státní občanství zástupců oprávněných jednat za firmu
  • Ověřujeme, že podoba klienta souhlasí s vyobrazením na průkazu totožnosti
  • Ověříme a zaznamenáme číslo průkazu totožnosti, kdy byl tento průkaz vydán a kým (jakým úřadem či státem) a dále do kdy je tento průkaz platný

2. Zprostředkovaně

Identifikaci provedete prostřednictvím tzv. Veřejné listiny o identifikaci, kterou nám po vystavení úřední osobou můžete zaslat či její originál předat našemu obchodnímu zástupci. Tato služba je zpoplatněna.

 

Co si musíte vzít s sebou, když chcete žádat o provedení zprostředkované identifikace? ​

  • průkaz totožnosti
  • výpis z obchodního rejstříku

 

Mezi instituce, které mohou vystavit Veřejnou listinu o identifikaci, patří:

  • kontaktní místa veřejné správy – Czechpoint (Česká pošta, krajské úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů, ale také velvyslanectví v zahraničí) nebo
  • notáři

 

Jak nám můžete listinu dodat?

  • Originál předáte našemu obchodnímu zástupci nebo
  • Originál zašlete na adresu Direct Fidoo a.s. U průhonu 1589/13a Praha 7 – Holešovice 170 00 nebo
  • Na vaši žádost notář/kontaktní místo veřejné správy doručí veřejnou listiny včetně přílohy do datové schránky Direct Fidoo (amq9upt)

 

V dokumentu musí být uvedeny následující informace:

  • jaká instituce veřejnou listinu vydává
  • na žádost koho je listina vyhotovena – uveďte název společnosti: Direct Fidoo a.s.
  • za jakým účelem je listina vyhotovena – uveďte: uzavření Rámcové smlouvy
  • detaily identifikované osoby
  • prohlášení identifikované osoby
  • podpis identifikované osoby, včetně data a místa podpisu
  • přílohy – součástí Veřejné listiny musí být kopie hlavního identifikačního dokladu (občanský průkaz)
  • datum, místo a podpis osoby, která identifikaci provedla

3. Identifikace na dálku bez fyzické přítomnosti

Abychom proces zasmluvnění našim klientům co nejvíce zjednodušili, nabízíme možnost vzdálené identifikace. Identifikace je dokončena po obdržení identifikační platby z firemního bankovního účtu a předložením fotografií dvou dokladů totožnosti.

 

Ke vzdálené identifikaci potřebujete:

  • oboustrannou kopii občanského průkazu jednatele / jednatelů,
  • oboustrannou kopii dalšího identifikačního dokladu (pas, řidičský průkaz) jednatele / jednatelů,
  • printscreen nebo scan výpisu z bankovního účtu, který je veden na jméno vaší společnosti a který bude uveden v Rámcové smlouvě
  • provedení identifikační platby

Co jsou identifikační doklady?

1. Hlavní doklad totožnosti

Identifikačním dokladem označujeme například občanský průkaz či cestovní pas.

Je požadována přední zadní strana dokladu. Kopie identifikačního dokladu musí splňovat následující náležitosti:

  • doklad musí být platný v den podpisu smlouvy,
  • doklad musí být ve formátu JPG, PNG, GIF nebo PDF,
  • jeden dokument maximálně 10 MB
  • doklad nesmí být znehodnocen žádným vodotiskem,
  • doklad nesmí mít ustřižený roh
  • jednotlivé informace včetně fotografie musí být čitelné a jednoznačně rozpoznatelné
  • jednotlivé informace nesmí být rozmazané ani začerněné,

Přední strana identifikačního dokladu

Zadní strana identifikačního dokladu

2. Podpůrný doklad

Jako podpůrný doklad Direct Fidoo akceptuje např. cestovní pas, řidičský průkaz, rodný list, oddací list nebo také například kartičku pojištěnce.

Pro tyto doklady platí stejná pravidla jako pro hlavní doklad.

3. Výpis z bankovního účtu

Kopie výpisu z bankovního účtu musí splňovat požadavky identifikačního dokladu a musí být aktuální (ne starší než 3 měsíce).

 

Kopie výpisu musí obsahovat následující informace:

  • jméno firmy
  • adresa
  • číslo bankovního účtu
  • bankovní ústav

 

Kopie výpisu může mít začerněné tyto údaje:

  • Počáteční zůstatek
  • Konečný zůstatek
  • Jednotlivé transakce

 Příklad výpisu z bankovního účtu

Provedení identifikační platby

Pokyny pro provedení identifikační platby obdržíte v rámci procesu zasmluvnění.

V případě, že identifikační platba nebude připsána na náš účet nejpozději 5 pracovních dní od uzavření Rámcové smlouvy, je tato smlouva neplatná.

Stillking Films už nenosí účtenky po kapsách

Úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů řešíme tu a tam všichni, a to nejen v dnešní době. Třeba takové filmové produkční společnosti vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak natáčí velkofilm, videoklip nebo reklama a rozdávají všem zálohy v hotovosti, je o zábavu postaráno. To se pak všechny účtenky pomalu nevejdou ani do pytle na odpad. Nevěříte? 

Společnost Stillking Films zajišťuje mezinárodní produkci filmů, reklam, videí. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů a seriálů mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, „bondovka“ Casino Royale či Mission Impossible Ghost Protocol s Tomem Cruisem, Wanted s Angelinou Jolie, seriály jako Ponorka nebo Carnival Row.

 

Vezmeme to pěkně popořadě, ať máte představu, jak to v případě takové mezinárodní produkční společnosti funguje. Ve Stillking Films pracují s českými i zahraničními týmy a každý film, seriál nebo reklama je brán jako jeden konkrétní projekt. Na daný projekt potřebují produkční pravidelně uvolňovat finance. V minulosti jim bylo vypláceno téměř vše v hotovosti, jen pár z nich mělo platební kartu, což představovalo problémy spojené omezením ostatních bez karty, nepřehlednost a nedostatečnou možnost kontroly. Zkrátka, aby karty byly využívány na ty věci, na které byly určeny pouze v požadované míře. Částku si produkční vyzvedávali oproti podpisu v pokladně.

Velmi často se stávalo, že se za 3 měsíce během výroby jednoho filmu skrývala suma 38 milionů korun v účtenkách. Zdá se vám tato částka přehnaná? Uvádíme tedy pár příkladů, co všechno může obsahovat.

Uvedená suma zahrnuje od nákupu obědů přes nakoupení kostýmů pro herce i komparzisty, platby řidičům za objíždění filmových lokacích při jejich výběru nebo při přepravě rekvizit, pronájem ubytování, až po zajištění rekvizit. Když se při výrobě kulis a scén, cokoliv stane, je potřeba neprodleně koupit náhradu – řemeslníkům se rozbije vrtačka, musí se zajet pro novou apod.

Na konkrétní projekt je vždy přiřazen přesný rozpočet, který musí produkční hlídat a mít pod kontrolou, což bylo v této podobě velice časově náročné. Balík účtenek se tu stával realitou, kdy se produkční na konci projektu jen neradi ploužili k účetní. V takovém počtu bylo účtenky těžké uhlídat, občas některé chyběly, ztratily se při přepravě nebo poškodily. Účetní navíc museli tohle nepřeberné množství roztřídit, správně přiřadit k projektům a zadat do účetního systému. Všechno ručně.

Ve Stillking Films chtěli změnu, a tak začali používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným pracovníkům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), je hned zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Poté výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní.

Pro přehlednost a kontrolu nad rozpočty jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalováníPřiřazují tedy jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledují čerpání rozpočtu a uzavírají vyúčtování nad daným projektem. Právě vyúčtování už zvládají díky změně raz dva. Navíc mají vše propojené s účetním systémem, takže data rázem sama propadávají na určené místo.

Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc na nové možnosti sledování nákladů u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.

A co se tedy pro Stillking Films změnilo v praxi? Digitalizace účtenek přináší v jejich případě hned několik výhod. Předplacené karty mohou rozdat komukoliv potřebují, ať už jde o produkční, kostyméry, asistenty nebo řidiče, jelikož na ně distribuují peníze dle potřeby, a mají tak kontrolu nad cashflow. Při zakoupení náhradního šroubováku držitel karty rovnou nafotí účtenku z Hornbachu do aplikace na mobilu a pošle svému nadřízenému ke schválení nebo přímo účetní. Ta si ji zpracuje v rámci vyúčtování nad projektem, a pak s ní rovnou do účetního systému.  Plné kapsy účtenek s následným tříděním odpadají.

Využitím jednoho nástroje získala společnost pomocníka pro efektivnější řízení agend a jejich digitalizaci napříč celou firmou. Efekt pociťuje vedení, které má vše na pár kliků pod kontrolou a přehledně vidí, za co se, ve kterých projektech utrácí. O benefitu pro účetní a produkční zodpovědné za shromažďování dokladů a účtenek nemluvě.

 

Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?

To chci do své firmy