s.Oliver už neřeší blednoucí účtenky a vyúčtování

Příběh společnosti s.Oliver

Nahrazení soukromé hotovosti kartami      

s.Oliver

s.Oliver už neřeší blednoucí účtenky a zdlouhavé vyúčtování

Robert Husák ze společnosti s.Oliver
Přehrát video

O společnosti

s.Oliver logo

s. Oliver je německá módní společnost, která po celém světě prodává oblečení, obuv, doplňky, šperky, vůně a brýle.

Sídlo

Želetavská 1449/9

140 00 Praha 4 – Michle

Velikost firmy

200 zaměstnanců

Odvětví

Móda

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Pryč se zkostnatělým zpracováním zaměstnaneckých výdajů

Ve společnosti s. Oliver byla agenda spojená se zaměstnaneckými výdaji hodně zkostnatělá. V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým  zaměstnancům v rámci platebního příkazu. 

Celý proces tak podle finančního ředitele Roberta Husáka  trval hodně dlouho a představoval administrativně náročnou zátěž.  Místo své odborné práce se zaměstnanci věnovali papírování kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože  jsou z papíru, který rychle bledne

"Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun."

Robert Husák, Finanční ředitel ve společnosti s. Oliver

Potřebný obnos na kartě pro každého zaměstnance

Přestože si Robert už přesně nevybavuje, jak se o Fidoo vlastně dozvěděl,  je rád, že k tomu došlo a  nástroj celé jeho firmě pomáhá s řešením dříve útrpných agend

Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim Robertův tým nahrává potřebnou hotovost.  V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a  k doplnění základních informací jako je  např.: nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou ke schválení nadřízenému, který po schválení zasílá doklad na účtárnu k finálnímu zaúčtování

Zjednodušení a zefektivnění celého procesu

Nejčastější výdaj zaměstnanců v s. Oliveru  představuje ubytování v rámci služebních cest nebo výdaje, který není možné hradit na fakturu. Celý proces se  teď řeší průběžně, místo toho, aby trval celé týdny. Zjednodušil se, zrychlil a hlavně zdigitalizoval

Archiv už nepraská ve švech

Robertovi se ukazuje, že zrušení  hotovosti bylo správnou volbou i ve fyzickém světě.  Jedno měsíční vyúčtování obsahovalo cca 10 papírů, které jsou jako firma povinni archivovat a schraňovat je. Archiv už proto poměrně bobtnal, ale teď je vše elektronicky uložené v aplikaci.

Doklady jsou tak pohodlně kdykoliv k dispozici i k náhledu, ať už pro účetní nebo Roberta samotného.

"Podařilo se nám odstranit potíže a administrativní zátěž spojenou s používáním osobních zdrojů zaměstnanců za firemní výdaje a navíc zcela zautomatizovat agendu s tím spojenou. Krásně jsme tak nahradili původní neefektivitu a zkostnatělost, zjednodušeným procesem, kteří oceňují všichni zaměstnanci."
Robert Husák ze společnosti s.Oliver
Robert Husák
Finanční ředitel

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků