Kroky, které předchází spuštění schvalování po projektu

Pro CFO

  • Na základě informací z našeho webu: Schvalování po projektu se rozhodněte, jestli je pro vás Projektové schvalování to pravé ořechové. Pokud ano, dejte vědět vaší účetní.
  • Společně s účetní se dohodněte na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Budete chtít projekty naimportovat nebo vkládat manuálně?
    • U importu projektů lze zadat kód a název projektu podle námi připravené šablony importu projektů.
    • Ostatní nastavuje váš hlavní správce ručně přímo ve Fidoo, ale můžete si pro něj připravit informaci o schvalovateli za firmu, schvalovatele ke konkrétním projektům nebo rozpočet. Více v našem návodu.
  • Je nutné doplnit projekty u „rozschválených“ výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu, a pak už jenom stačí domluvit se s vaší účetní na konkrétním řešení.
  • Po úspěšném zpracování podkladů předejte tyto informace vašemu hlavnímu správci, který jako jediný může ve Fidoo Projektové schvalování aktivovat.

Pro účetní

  • Sejděte se s CFO firmy a domluvte se na pravidlech projektů a jejich vkládání do Fidoo. Jestli chcete naimportovat projekty ze souboru nebo vkládat manuálně. Jaké všechny položky mají obsahovat, najdete v šabloně importu projektů, kterou jsem pro vás připravili.
  • Je nutné doplnit projekty u „rozschválených“ výdajů. Možnosti, jak na to, najdete v našem návodu. Po dohodě s CFO přejděte k vybranému doplňování projektů.
  • Když bude u všech otevřených výdajů/cesťáků doplněný projekt, předejte informaci vašemu hlavnímu správci, který tak může Projektové schvalování aktivovat.
  • Nebojte se, import do vašeho účetního systému proběhne se změnou typu schvalování bez problému. Jedinou změnou bude to, že se vám existující sloupec Projekty naplní názvy daných projektů.

Pro hlavní správce

  • Sejděte se s CFO a vaší účetní, kteří vám předají podklady a pravidla nutná pro správné nastavení Projektového schvalování ve Fidoo.
  • Když máte veškeré potřebné podklady u sebe, podívejte se na náš připravený návod a s chutí do toho.

 

Práce s hotovostí

Co potřebujete vědět jako Běžný uživatel

Pokud z vaší Fidoo karty vybíráte hotovost, či přidáváte hotovostní výdaje, všechny tyto pohyby můžete sledovat v aplikaci v sekci Moje finance → Hotovost. Po kliknutí na tuto sekci se vám v pravé části obrazovky zobrazí Hotovostní peněženka. Jedná se o funkci, která eviduje, kolik u sebe máte firemní hotovosti, nebo případně kolik vám firma dluží za firemní výdaje, které jste platili soukromou hotovostí.

Třeba pokud jste v bankomatu z Fidoo karty vybrali 500 Kč, zobrazí se vám v peněžence jako firemních 500 Kč, kterými disponujete. Na základě hotovostních výdajů, které přidáváte do aplikace, se vám disponibilní částka v peněžence snižuje. Je možné, že vaše peněženka půjde do minusové hodnoty. V takovém případě jste zaplatili ze svých soukromých peněz firemní výdaj. Firma vám na základě tohoto údaje peníze dluží tzn. vyplatí zpět.

Co potřebujete vědět jako Účetní  

Pokud ve vaší firmě zaměstnanci pracují s hotovostí, vybírají z bankomatu, přidávají hotovostní výdaje, tuto agendu můžete sledovat v tzv. Hotovostních peněženkách.

Stav jednotlivých peněženek vašich zaměstnanců najdete v sekci Firemní finance → Hotovost. Protože je hotovostní peněženka vždy vedena jen v jedné měně, je možné, že se vám u některého zaměstnance zobrazí peněženek více. Většinou v případě, že zaměstnanec cestuje a platil hotovostí v jiných měnách. 

V aplikaci si kromě samotných peněženek můžete v záložce Firemní finance → Transakce otevřít všechny hotovostní transakce a výběry z bankomatu, které vaši zaměstnanci provedli. Jak transakce exportovat do excelového souboru zjistíte v tomto návodu.

Pokud váš zaměstnanec vybral hotovost z firemní karty, načte se mu vybraný obnos do hotovostní peněženky. Na základě hotovostních výdajů, které přidává do aplikace (např. platby za parkování), se mu z peněženky finance odečítají.

Pokud by peněženka šla do minusové hodnoty, znamená to, že některé výdaje hradil ze soukromých peněz. Tzn. že mu firma dluží.

S vyrovnáním závazků následně můžete pracovat v Účetní agendě → Vyrovnání Hotovosti. Tato funkcionalita slouží k vynulování jednotlivých hotovostních peněženek v libovolném období. Pokud tedy máte uzavřené např. lednové vyúčtování (zaměstnanec/firma vyrovnali vůči sobě závazky plynoucí z poskytnuté hotovosti) můžete uživatelům peněženky vyrovnat. Tím dojde k vynulování a zápisu do sekce Firemní finance → Hotovost → Transakce. Zde zjistíte, kdo vyrovnání provedl, kdy a případně zda vyrovnal celou částku, nebo jen její část.

Například: Zaměstnanec v lednu vybral 5 000 Kč z firemní karty. 2 500 Kč dorovnal formou hotovostních výdajů, které vkládal do aplikace a 1 500 Kč vrátil na pokladnu (účetní provede vyrovnání 1 500 Kč). Nyní víme, že má zaměstnanec u sebe má stále firemních 1 000 Kč, které mu budou strženy ze mzdy.