Digitalizujeme reporting cestovního pojištění

Zuzka digitalizuje cestovní pojištění

Sami to asi dobře znáte. Přestože jste na složitější procesy ve vaší firmě už zavedly kdejaké nástroje, na ty méně náročné se leckdy zapomíná a dělají se postaru, protože prostě proto. Nejinak tomu bylo i u nás v případě reportingu cestovního pojištění, které se dělá na měsíční bázi. Ve Fidoo webové aplikaci si totiž také mimo jiné můžete objednat i Direct cestovní pojištění. A právě tady nám vznikaly nadbytečné procesy. Na popud kolegyně Zuzky, která se podivovala, proč zrovna tuhle agendu nemáme zdigitalizovanou, jsme se do toho také pustili. A voilá, zjednodušení přišlo hned z našich vlastních řad, a ušetříme tak práci několika stranám. Pojďte se podívat, jak nám fungoval proces dříve a jak funguje nyní.

Ani my nejsme výjimkou a ač máme již spoustu agend v digi podobě, protože chceme jít příkladem, někde to také ještě musíme vyladit. Jedním z případů je právě měsíční reportování cestovního pojištění, které je součástí naší platformy. Každý měsíc řešilo oddělení péče o klienty vytvoření reportu, kde je uvedeno kolik cestovních pojištění bylo klienty sjednáno.

Jaký byl celý postup?

  1. Dan z oddělení péče o klienty musel zkontrolovat výsledná čísla a částky z reportu a porovnat je s reportem faktur a poté zkontrolovaný report poslat dál.
  2. Report putoval do pojišťovny.
  3. Dále šel na schválení finančnímu řediteli Liborovi, který měl následně na starosti zaplacení Direct pojišťovně výslednou částku za pojištění a zaslání naší účetní Jitce.
  4. Jitka to měla za úkol zaúčtovat.

Jaké při tom vznikaly problémy?

Dan si musel hlídat, jestli Libor částku zaplatil a případně mu to připomenout, aby pak došlo včas k zaúčtování.

A jak to je teď?

  1. Report se vygeneruje automaticky z uložených dat v databázi a rozešle se všem požadovaným adresátům – naší účetní Jitce, Direct pojišťovně a na náš interní e-mail, kde to chceme mít uložené pro případnou kontrolu.
  2. Jitka pak už jen udělá všechny následné kroky z její strany – porovná s fakturací, proplatí a zaúčtuje.

Kolik tak ve výsledku ušetříme? Zhruba 30 minut času, což se může zdát jako zanedbatelné, ale co je významnější, že to ušetří čas dvěma osobám (Danovi a Liborovi), kterým díky tomu odpadá alespoň drobná povinnost na měsíční bázi.

Tak vidíte, takové zjednodušení a stačilo si toho v první řadě všimnout. Zuzka poté poprosila naše analytiky, aby proces zautomatizovali. Analytik Zbyšek si to vzal do parády a přes program Talend, nastavil automatické vygenerování reportu a rozesílku na požadované e-maily. Pak už jenom stačilo upravit interní nastavení tak, aby všechny následné úkony mohla dělat naše účetní Jitka.

Distribuci hotovosti střídají karty pro každého

Hotovost

Digitalizace firemních financí může pro každou společnost znamenat něco jiného. Bojíte se ve svojí firmě začít, protože vlastně nevíte jak? Pojďme si na konkrétních příkladech firem ukázat, v jakých oblastech pomohla digitalizace firemních financí zrovna jim. Třeba se v tom najdete.

Sejde se vedení autodopravců, facility managementu a domova pro seniory… Ne, to není začátek vtipu. Všichni zmínění mají totiž jednu věc společnou, potřebují nějakým způsobem distribuovat peníze mezi velké množství subjektů – ať už se jedná o jejich řidiče, správce budov nebo manažery dané pobočky. Jaké problémy měly dané firmy při distribuci financí a jak se jim je podařilo vyřešit?

Dostupné finance pro řidiče kdekoliv na světě

Původní stav
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně potřebují posílat jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají nečekané situace, kdy je potřeba vydat jim daleko větší částku. Nikdo ale neví, kdy to zrovna nastane a kdy nikoliv.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Distribuovat hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo všem řidičům rozdám platební kartu. Ale představa, že dá klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přístup k firemnímu účtu, by ho nejspíš nenechala klidně spát. Navíc s každým nově příchozím řidičem je to nová karta, a to je zbytečně moc papírování.

Nyní
Což takhle vydávat všem řidičům nabitou kartu, aby mohli mít v jakékoliv situaci peníze za pár vteřin na jakémkoliv místě naší zeměkoule. Zní to neuskutečnitelně, ale řešení je právě takové. Všichni řidiči dostanou svoji kartu s nabitou částkou. Pak se jednomu z nich po cestě něco porouchá a potřebuje v tu ránu peníze navíc, které neměl dobité. Firma disponuje dispečery, kteří sedí na drátě 24/7, a mají tak možnost schválit a dobít požadovanou částku, která putuje k řidiči digitálně jen pár vteřin a on může pohodlně zaplatit, aniž by s sebou musel vozit firemní peníze ve velkém v hotovosti pro strýčka příhodu.

Autodopravci používají Fidoo karty

Správci budov v suchu

Původní stav
Po celé republice mají facility firmy správce objektů, aby se starali o jejich budovy a vše tak bez problému fungovalo bez přítomnosti majitele. A tak tito správci potřebují finance, aby mohli tady zaplatit za opravu něčeho, támhle pravidelnou kontrolu něčeho jiného anebo jen za běžnou údržbu. I v tomto případě se může stát neočekáváná událost – např. praskne potrubí, kdy je potřeba, aby měl správce pro jistotu větší objem financí. A pak také každý měsíc následuje pravidelné vyúčtování, které s sebou většinou přináší protáhle obličeje všech zúčastněných a pořádné papírování. Doposud tuto problematiku firmy řešily hotovostními zálohami v řádech stovek tisíc korun, kdy musela pověřená osoba distribuovat částky správcům osobně. Pro firmu to znamená spoustu peněz v luftu, což se podepíše na cashflow firmy. Zároveň vybírání hotovosti a distribuce přináší nebezpečí a nedostatečnou možnost kontroly nad nákupy správců.

Nyní
Všem správcům budovy byly rozdány karty, na které je možné nabíjet pravidelnou částku, ale také flexibilně dobít jakoukoliv částku v případě potřeby, po schválení pověřenou osobou. Pro lepší cashflow, lze také finance odbít, pokud má určitý správce budovy na kartě výrazný přebytek nebo nevyužije dané finance k původním účelům, které se vzhledem k okolnostem změnily. Flexibilita a kontrola nad firemními financemi, to je oč tu běží.

Správa budovy

Zajištěné pobočky domova pro seniory

Původní stav
Mateřská firma domova pro seniory leží mimo naši republiku v Rakousku, vlastní u nás velké množství poboček. Jaké se jim nabízelo řešení pro distribuci financí do jednotlivých poboček? Paní jednatelka vybere finance v bankomatu a vesele objíždí všechny pobočky a předává jim peníze. Tak takhle by to nešlo, to by pak nedělala nic jiného, navíc to s sebou kromě nevhodně využitého časového fondu paní jednatelky přináší stejné obtíže jako u přechozích dvou firem.

Nyní
Díky kartám vydaných do jednotlivých poboček nad nimi mají kontrolu a zároveň možnost pružně reagovat na potřebu vyšší částky a během pár minut poslat. Vyúčtování je pak hotové raz dva, a tak má mateřská firma v Rakousku vše přehledně pod kontrolou a výdaje jsou minimální ve srovnání s časem paní jednatelky a riziky s distribucí v hotovosti s tím spojené.

V pobočkách domovů pro seniory využívají Fidoo

Vidíte, různé firmy, podobný problém, jednoduché řešení. Možná by něco takového pomohlo i vám. Koneckonců je vidět, že firmám přinesla tato změna větší efektivitu a vyřešila jejich potíže s distribucí hotovosti. Byl to jejich krok směrem k digitalizaci firmy a zbavení se papírování. Ať už šlo o oproštění se od hotovosti, ulehčení od administrativních úkonů či zvýšenou kontrolu online.
Pojďte do toho taky.

Správa firemních financí dostala nový kabát

Je to tak. I na firemní finance došlo a dali jsme jim nový vzhled, a vypadají tak stejně jako jiné části naší appky. Věříme, že jsou nyní přehlednější a zobrazují podstatné informace na jednom místě. A co přesně se měnilo?

Fidoo účet

Informace o zůstatcích na Fidoo účtu, jeho dobíjení či vybíjení, přehledy o zůstatcích na kartách, výpisy, exporty – to vše nyní máme na jednom místě.

Fidoo účet nový vzhled

  1. Nabití a vybití prostředků na Fidoo účtu – pomocí těchto dvou tlačítek můžete řídit objem financí v celém ekosystému Fidoo. Na jedné obrazovce najdete informace, jak provést jednorázovou platbu, jak si nastavit Chytré inkaso nebo požádat o jednorázové inkaso. Vedle toho si v rámci vybití prostředků z Fidoo účtu vybíráte mezi celkovým vybitím nebo částečným a můžete připojit poznámku s uvedením důvodu vybití.
  2. Exporty transakcí na Fidoo účtu jsou také součástí této jedné obrazovky. Vedle Filtru transakcí najdete stejně jako jinde v aplikaci tlačítko pro export transakcí. Data, která jste si vyhledali pomocí nastavení filtrů, vám následně připravíme do exportů ve formátech XLSX nebo XML.
    Export transakcí políčko ve Fidoo
  3. Také Výpisy transakcí a Přehledy účtu a karet v PDF jsme přemístili právě do nové sekce Fidoo účet.
  4. A nového designu se dočkaly také Souhrnné přehledy nad Fidoo účtem. Zobrazované informace zůstávají stejné.

Nastavení Fidoo účtu

Nastavení Chytrého inkasa a upozornění na nízký zůstatek na Fidoo účtu jsme přesunuli do sekce Nastavení (1) -> Firma (2) -> Fidoo účet (3) tak, abychom zachovali logiku celého Fidoo, takže veškerá nastavení najdete na jednom místě.

Fakturace a poplatky

Faktury za služby Fidoo a Měsíční výpisy poplatků našly své nové místo přímo v sekci Firemní finance (1) -> Faktury a poplatky (2).

Původní vs. nové aneb kam jsme přesunuli původní nabídku

  • Transakce na účtu – všechny informace najdete v agendě Fidoo účet.
  • Finance -> Finanční toky – informace o zůstatku Fidoo účtu a možnosti jeho dobití a vybití naleznete v agendě Fidoo účet.
  • Finance -> Nastavení účtu – nastavení chytrého inkasa a možnosti upozornění na nízký zůstatek jsou nově umístěné v sekci Nastavení -> Firma -> Fidoo účet.
  • Finance -> Fakturace a poplatky – tato sekce má své nové místo přímo v sekci Firemní finance.

Novinky ve Fidoo aplikaci k 15. 10. 2020

Pro nás ve Fidoo je extrémně důležité, aby byla naše aplikace příjemná a užitečná pro všechny uživatele. Proto jsme se tentokrát zaměřili na účetní agendu, se kterou pracují primárně účetní, a na práci s firemními financemi, kterými ve svém Fidoo disponujete.

Účetní agenda se nám rozrostla o dva exporty a možnost již připravené exporty smazat

Exporty v účetní agendě primárně slouží k dalšímu zpracování dat z Fidoo, například k nahrání do účetního systému. Tyto exporty obsahují právě ty položky, které už jsou pro nahrání do účetního systému připravené. Proto rozšiřujeme oblasti, které je možné exportovat. Nyní zde nově najdete exporty karetních transakcí a transakcí na Fidoo účtu.

Export účetní agendy ve Fidoo

Oproti běžným exportům se dané položky obsažené v účetní agendě zamknou a znovu se již nevyexportují. Zabraňujeme tak tomu, abyste si do účetního systému nahráli stejné položky vícekrát.

Již vytvořené exporty v účetní agendě můžete nově také smazat. Po smazání vybraného exportu se položky, které v něm byly obsaženy, „odemknou“, a jsou tak připraveny k novému vyexportování. Exporty tak můžete vytvářet opakovaně, dokud s nimi nebudete maximálně spokojeni.

Smazání výdajů v účetní agendě ve Fidoo

Sjednocujeme možnosti exportů napříč celým Fidoo a umíme XLSX i XML formáty

Potřebujete si vyfiltrovat a stáhnout konkrétní položky a údaje z Fidoo? Třeba ty, které ještě nejsou schválené nebo dokončené? U většiny agend můžete najít tato dvě tlačítka –první „NASTAVIT FILTR“ umožňuje vyfiltrovat si přesně ta data, která potřebujete, a to druhé „ikona stahování“ vám je připraví do souboru ve vámi následně zvoleném formátu – XLSx pro Excel nebo XML pro strojové zpracování. Pak už stačí jen stisknout „EXPORTOVAT“.

Tyto možnosti najdete v agendách Výdaje, Karetní transakce, Hotovostní transakce a Transakce na Fidoo účtu.

 

Přehled o Fidoo účtu v novém kabátu

Na základě vašich podnětů a komentářů přinášíme vylepšený přehled o Fidoo účtu, kdy bylo naším cílem mít přehled o Fidoo účtu na jednom místě, zjednodušit jeho ovládání a zobrazovat praktické informace. Všechny detaily a novinky jsme sepsali do tohoto článku.

Nový přehled o Fidoo účtu