Navitec systems si užívá plně automatizované zpracování účtenek

Kompletní automatizace zpracování účtenek       

Navitec systems s.r.o.

Navitec systems si užívá plně automatizované zpracování účtenek

Přehrát video

O společnosti

Logo Navitec

Společnost pomáhá svým klientům optimalizovat své hospodaření a procesy zavedením podnikového systému Microsoft Dynamics 365 Business central (dříve Microsoft Dynamics NAV nebo ještě dříve Navision) a dalších obchodních a kancelářských aplikací Microsoftu.

Sídlo

Ševcovská 3667
760 01 Zlín

Velikost firmy

15 zaměstnanců

Odvětví

IT

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zdlouhavé vydávání platebních karet a pozdně dodané účtenky

Společnosti Navitec systems s.r.o. nevyhovovalo vydávání platebních karet ze strany banky, protože bylo moc zdlouhavé a zároveň nechtěli udělit plný přístup přímo k firemnímu bankovnímu účtu každému zaměstnanci.

Podle finančního ředitele Daniela Barneta také kontinuálně řešili problémy s dokládáním papírových účtenek, které se nedostávaly včas do účtárny. V horším případě se dokonce ztrácely, což potom přinášelo další práci účetnímu oddělení, které muselo obvolávat a obepisovat jednotlivé dodavatele, kteří účtenky vystavovali.

Konkrétně mě štvalo to, že jsem neměl vůbec přehled v čase o vynaložených výdajích, jak na služební cesty nebo ostatní výdaje spojené například s platbou hardwarových prvků, které si zaměstnanci nakupují sami.

Daniel Barnet, Finanční manažer v Navitec systems s.r.o.

Kostrbaté řešení archivace účtenek

Uchovávání účtenek bylo velmi kostrbaté, protože účtárna musela účtenku nejdřív naskenovat a poté uložit ve formě PDF někde na sdílený disk nebo uložiště, ke kterému měl Daniel přístup. Stejně však řešil, jak se k těmto jednotlivým účtenkám dostat jednoduše. Vývoj a propojení informačního systému na sdílené uložiště přestavovalo spoustu úsilí.

Na řešení Fidoo narazili skrze obchodního zástupce . Když  byl Danielovi a jeho týmu  produkt představen, bez jakéhokoliv váhání se rozhodli,  že ho chtějí vyzkoušet. Agendy, které nyní ve Fidoo využívají, probíhají plně automaticky

Plně automatické zpracování a okamžitý přehled

Zaměstnanec provede výdaj například za pohonné hmoty nebo za placení balíku na dobírku. V tom okamžiku už vyfotí účtenku nebo fakturu a ta se během 10 minut dostává do informačního systému Navitec SystemsJak scan této účtenky, tak podklady pro zaúčtování pro účtárnu.

V reálném čase se tak Daniel může podívat na provedený výdaj a získává okamžitou informaci, jestli není náhodou přečerpaný rozpočet pro daného zaměstnance. 

Méně starostí a snížení nákladů

Dlouhodobě má používání Fidoo dopad především na snížení nákladů na účetní služby, protože najednou zaúčtování účtenky trvá 3 minuty namísto 20 minut.

Archivace těchto dokladů probíhá elektronicky víceméně bez zapojení jakéhokoliv účastníka mimo daného zaměstnance, který má zodpovědnost pouze ofotit účtenku. Automatizace ve spojení s Fidoo znamená pro Daniela a jeho kolegy na účtárně daleko méně starostí.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

V TATRA DEFENCE VEHICLE už zvládají měsíční účetní závěrku bez stresu

Kompletní zrušení hotovosti        

TATRA DEFENCE VEHICLE a.s.

V TATRA DEFENCE VEHICLE už zvládají účetní měsíční závěrku bez stresu

Přehrát video

O společnosti

Společnost s unikátním know-how a schopnostmi v oblasti pozemní techniky, která vyvíjí a vyrábí vojenská a speciální pozemní vozidla především na kolových podvozcích a zabývá se i jejich opravami a modernizací. 

Sídlo

Areál Tatry 1450/1
742 21 Kopřivnice

Velikost firmy

154 zaměstnanců

Odvětví

Automotive

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Hotovost a administrativní procesy otravovaly celý tým

Hotovostní pokladna a s ní spojená neustálá potřeba zásoby hotovosti trápila společnost TATRA DEFENCE VEHICLE zejména z toho důvodu, že když hotovost chyběla, bylo nutné vyrazit do terénu a vybrat z bankomatu. 

Což otravovalo především účetní, které za hotovost zodpovídaly. Podle finančního manažera Lukáše Poštulky byl kámen úrazu, nejen ve zdržování procesu zmíněnými výběry z bankomatu, ale v provázanosti se spoustou zdlouhavých administrativních úkonů.

Štvala mě především administrativa. Jelikož celý proces vyúčtování byl zdlouhavý a holky na účtárně musely mít vždy připravenou hotovost. Celé jsme to chtěli zjednodušit tak, abychom ono kolečko s hotovostí nemuseli absolvovat a nemělo to negativní dopad na účetní měsíční závěrku.

Lukáš Poštulka, Finanční manažer v TATRA DEFENCE VEHICLE, a.s.

Pryč s hotovostní pokladnou

A tak Lukášův tým začal hledat cestu, jak  ulehčit všem zúčastněným stranám.  O nástroji Fidoo se dozvěděl v rámci skupiny CZECHOSLOVAK GROUP, kam společnost patří. Lukáš proto oslovil pracovníky na oddělení Treasury, kteří ze své vlastní zkušenost doporučili tuto platformu.

Ve firmě pak vybraným zaměstnancům rozdali předplacené Fidoo karty, které jim umožňují platit bezhotovostně. Díky tomu už  nyní hotovostní pokladnu nepotřebují. Na kartách mají zaměstnanci nastavený limit, který nemohou překročit, pokud jim jej vedoucí pracovník nezvýší.

Vše rychleji a online

Navíc se veškerá data nahrávají do online systému Fidoo, kde potom tito zaměstnanci vše najdou. Účtenku k vytvořenému výdaji vyfotí na telefon nebo naskenují, a mohou  různě upravovat a doplňovat informace k uskutečněným výdajům. Následně posílají ke schválení vedoucímu pracovníkovi, který všechno vidí přehledně a ví, co se utratilo, co se zaplatilo apod.

Díky tomu se zrychlily jednotlivé administrativní procesy. Už se nemusí manuálně vyplňovat žádné cestovní nebo vyúčtovací příkazy a nejezdí se do bankomatu vybírat hotovost. Celkově to pozitivně ovlivnilo měsíční účetní závěrku.

Měsíční účetní závěrka v klidu a přehled odkudkoliv

Ve společnosti si stanovili termín, do kdy se za daný měsíc musí vše zprocesovat. Zaměstnanci jsou tak zodpovědní za nahrání všech jejich uskutečněných výdajů a s nimi spojených dokladů,  které uplynulý měsíc proběhly, do Fidoo.

Lukášův tým pak může s podklady dále pracovat a vše promítnout do  měsíční účetní závěrky. Odstranění firemní pokladny navíc představuje minimalizaci rizik.

Z dlouhodobého hlediska hodnotí Lukáš zavedení Fidoo velmi pozitivně. Ve firmě nemusejí mít hotovost, zrychlili administrativní úkony a celkově získali nad zaměstnaneckými výdaji větší přehled. Navíc mají vedoucí pracovníci včetně Lukáše tyto informace k dispozici odkudkoliv třeba i z mobilu. 

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků