Novinky ve Fidoo aplikaci

Pokud se vám již někdy stalo, že jste si Fidoo kartu při placení zablokovali po třetím neúspěšném pokusu o zadání PINu, neměli jste jinou možnost než kontaktovat zákaznickou linku Fidoo, abychom vám PIN karty odblokovali. To se však stává minulostí a nyní vám přinášíme významné vylepšení, které vám zpříjemní a zefektivní užívání vaší Fidoo karty.

Pokud si kartu zablokujete 3x chybně zadaným PINem, dozvíte se to okamžitě dle nastavení svých preferovaných notifikací, a to e-mailem anebo push-notifikací na mobilu. Zároveň si budete moci PIN karty sami ihned odblokovat ve webové nebo mobilní Fidoo aplikaci, aniž byste museli kontaktovat zákaznickou linku Fidoo, a to kdykoliv a odkudkoliv.

Pokud jste pouze držitelem karty bez přístupu do Fidoo aplikace, můžete si nechat PIN karty odblokovat také správcem karet ve vaší společnosti. Toto vylepšení vás již nikdy a nikde nenechá na holičkách, protože ve spojení se stávající možností zobrazit si ve Fidoo appce i zapomenutý PIN ještě před vlastním odblokováním karty je vždy zárukou, že Fidoo kartou zaplatíte, i když vás zradí vlastní paměť.

Úpravy public API endpointů, importů a exportů

• Doplnili jsme atribut „depositCurrency“ do dvou Public API endpointů u cesťáků (tj. /v2/travel/get-travel-reports a /v2/travel/get-travel-requests), abyste získali kromě informace o záloze také měnu zálohy, kterou jste v aplikaci zadali. 
• V návaznosti na nedávnou úpravou a rozšíření importu vozidel o položku „employeeNumber“ přidáváme také do XLSX exportu vozidel nový sloupec „user_employee_number“ a dále si vás v této souvislosti dovolujeme upozornit, že jsme museli přejmenovat sloupec „user“ na „user_email“. 
• V minulém vydání releasových novinek jsme vás informovali o možnosti exportu projektů z Fidoo aplikace do XML formátu. Nyní jsme si pro vás připravili také avizované rozšíření v podobě možnosti exportu projektů také do XLSX formátu. 
• Do existujícího XML elementu <cardNumber> v exportu výdajů nově přidáváme maskovaná čísla externích (KB) karet, která máte k dispozici v exportech, abyste měli nově také možnost identifikovat konkrétní externí kartu použitou k úhradě konkrétního výdaje, pokud externí karty využíváte. 
• Abychom vám mohli v XLSX exportu transakcí na Fidoo účtu zobrazovat jméno a příjmení držitele týmové karty stejně jako tomu je u osobní karty, přidáváme tam nově toto jméno držitele. Zároveň tam doplňujeme i jméno a příjmení osoby, která požadavek na dobití/vybití karty iniciovala. V XML exportu již uvedeno je.

Abychom vám usnadnili práci a v aplikaci zobrazovali všechny důležité informace, přidali jsme vám do Fidoo aplikace do detailu hotovostního výdaje u zahraničního cesťáku i informaci, jaký kurz je u daného cizoměnového výdaje použit včetně data přepočtu tímto kurzem (viz. Obrázek 1).

V historii aktivit budou evidovány eventy týkající se změn kurzu (např. připojením konkrétního cizoměnového hotovostního výdaje k cesťáku).

Dojde-li k odpojení tohoto výdaje od cesťáku, tento výdaj se znovu přepočítá na původní kurz platný ke dni uskutečnění výdaje a v historii aktivit bude zobrazen další event týkající se změny kurzu včetně uvedení důvodu. 

Obrázek 1

PDF osobní vyúčtování

Pro lepší přehlednost a práci s osobním vyúčtováním jsme pro vás zapracovali hned několik úprav a vylepšení do PDF-dokumentu „Osobní vyúčtování“.

Došlo k oddělení karetních a hotovostních výdajů do samostatných sekcí, čímž sjednocujeme i podobu dokumentu se zobrazením v aplikaci, do dokumentu jsme vám dále doplnili také „shortID“ výdaje i cesťáku. V případě plateb KB-kartou je nově za názvem karetního výdaje zobrazena i ikona „EXT“ pro viditelnější odlišení těchto externích výdajů.

Jedná-li se o hromadný cesťák, pak vám v dokumentu uvádíme nově počet cest, místo a města. 

V případech, kdy máte vyplněno nákladové středisko/projekt na jednotlivých položkách výdajů, vám v dokumentu zobrazujeme v závorce nově i počet položek, na kterých je tento údaj vyplněn.

Nově možnost importu i exportu projektů

Věděli jste, že firemní výdaje můžete ve Fidoo aplikaci schvalovat nejen podle týmů, ale také podle projektů? Abychom vám práci nad projekty ještě více usnadnili, zaměřili jsme se tentokrát na vylepšení v importu a exportu projektů.

Importovat projekty bylo dříve možné jen pomocí CSV souboru a pokud v importovaném souboru byla chyba, nebylo možné zjistit, v čem se vyskytuje. Proto zde nově najdete pravidla pro importy, importovaný soubor se nahrává ve formátu XLSX a ihned po jeho nahrání se dozvíte, kolik položek importujete. Pokud uděláte v souboru nějakou chybu, kvůli které nepůjdou data naimportovat, tak se z aplikace hned dozvíte, který řádek a kterou položku je potřeba upravit.

Novou funkcionalitou je také možnost exportu projektů z Fidoo aplikace. Chceme vám nabídnout možnost stáhnout si nejen přehled projektů, ale také dalších informací o budgetech a jejich čerpání nebo o přiřazených projektových manažerech. Aktuálně nasazujeme možnost exportu v XML formátu a již pro vás chystáme rozšíření v podobě exportu i do XLSX formátu.

Pro lepší přehlednost jsme opravili řazení vrácených položek v API callech níže uvedeným způsobem, abychom uživatelům zpřehlednili výstupy z následujících endpointů:

• /v2/cash-transactions/get-cash-transactions
  • nově se řadí od nejstaršího po nejnovější dle „createTransactionDate“
• /v2/mvc-transaction/get-transactions
  • nově se řadí od nejstaršího dle „transactionCreateDate“ namísto původního „transactionld“
• /v2/expense/get-expenses
  • nově se řadí dle „EX-x“ (jako řazení čísel)
• /v2/travel/get-travel-reports
  • nově se řadí dle „EX-x“ (jako řazení čísel)

Vytvořili jsme také nový endpoint /v2/user/get-user-by-employeeNumber, který umožňuje vypsání informací o uživateli na základě čísla zaměstnance a přidali jsme atribut „deactivated“ do všech users public API  endpointů a atribut „amountCzk“ (tj. částku výdaje v CZK) do public API endpointu výdajů.

Vylepšení importů dat a úpravy XML exportu u karetních transakcí

Pokračujeme také ve vylepšování možností importování dat do Fidoo aplikace a tentokrát jsme se zaměřili na nákladová střediska. Dříve bylo možné importovat nákladová střediska pomocí csv souboru. Nově je import nákladových středisek doplněný o pravidla importu, nahrává se soubor xlsx a ihned po nahrání souboru se klient dozví, kolik položek importuje. Pokud udělá v souboru nějakou chybu, kvůli které nepůjdou data naimportovat, tak se z aplikace hned dozví, který řádek a kterou položku je potřeba upravit. 

Obecný XML export u karetních transakcí jsme rozšířili o poznámku (pole „note“) pro nabití/vybití Fidoo karty. 

Vylepšení přehlednosti aplikace

Aby byla aplikace přehlednější pro uživatele, došlo ke sjednocení barvy názvů všech položek menu určených pro mazání či zablokování. Názvy takových položek jsou v aplikaci vždy zvýrazněny červeně. 

Zároveň Vám připomínáme, že služba Prémiové integrace bude vypnuta k 31. 1. 2023, jak již bylo oznámeno dříve.

Nastavení marketingového souhlasu šlo provést při převzetí karty nebo pak v profilu uživatele. Zároveň s tím bylo možné nastavit preference taky v patičce e-mailu obsahujícího obchodní sdělení. Z důvodu zjednodušení správy jsme nastavení z aplikace odstranili a už je možné změnit preference pouze z patičky e-mailu s Fidoo obchodním sdělením kliknutím na odkaz zde:

Změna v generickém exportu karetních transakcí

Jak jsme vás informovali na konci roku, upravili jsem xlsx export karetních transakcí tak, že do pole transaction_id nově plníme dlouhé ID transakce a ne zkrácené, jak tomu bylo dříve. Ve struktuře xml exportu nedojde ke změně ve struktuře, pouze se přestane plnit element shortTransactionId. 

Máte nastaveno dvouúrovňové schvalování? Pak zpozorněte

V rámci dvouúrovňového schvalování jsme měli v aplikaci několik nedostatků. Třeba ten, že dvěma schvalovatelům nechodili notifikace o výdajích a cesťácích ke schválení. To jsme opravili. A taky jsme ošetřili, že pokud je nastaveno dvouúrovňové schvalování, musí být nastaven první schvalovatel, pokud je nastaven druhý.

V zahraničním hromadném cesťáku nově zobrazujeme všechny kurzy, které aplikujeme pro výpočet náhrad. Možná jste je už dříve viděli v pdf cesťáku. V detailu cesťáku je nově zobrazujeme úplně stejně.

V aplikaci vidíte, že je karta připravena k aktivaci

Některé z vás mátlo, že po objednání karty se na stavové lince karta nikdy nedostane do stavu Doručená a tak jste nevěděli, jestli ji můžete aktivovat, přestože ji již máte fyzicky v ruce. Nově se karta přepne do stavu K aktivaci ve chvíli, kdy vytvoříme úkol na převzetí karty. Jakmile vám kartu váš pošťák doručí, nic vám nebude bránit v její aktivaci. 

Správce týmových karet už se nemusí bát notifikací

Opravili jsme chybu, kterou nám dříve hlásili správci týmových karet. V rámci běžných operací s kartou (zamknutí, odemknutí, dobití, vybití) jsme notifikace odesílali správcům a ne držitelům karet. Tuto chybu jsme opravili a správci už si tak můžou zase zapnout notifikace.

Úpravy v exportech a integracích

Pokud jste ve Fidoo Hlavním správcem, najdete nově ve spodní části aplikace ikonu žárovky, která skrývá nejen průvodce, jak nastavit Fidoo, ale také veškeré návody. Když si s něčím nebudete vědět rady, můžete to napsat do vyhledávače, který vám zobrazí dostupné návody, popřípadě průvodce. Také se nově budete moci podílet na nových fičurách. A to tak, že nám na ně budete moci dát svůj názor a případně projevit zájem o podílení se na větším detailu.

Víte, jak fungují jednotlivé povolené operace v nastavení karet?

V nastavení karty může hlavní správce nebo správce karty nastavit, který typ plateb může být kartou prováděn. Jestli má fungovat jen pro výběry, jestli pouze fyzicky u obchodníků nebo pouze pro platby na internetu, případně si tyto možnosti může libovolně kombinovat. Karty ale mají svá specifika a proto občas karta zafunguje s nastavením omezení i tehdy, kdy na první pohled nemá. Je důležité zmínit, že se nejedná o specifikum pouze Fidoo karet, ale o běžné chování. Nově najdete u jednotlivých operací v nastavení karet i popisky, ve kterých se dozvíte to, co nemusí být jasné. 

Víte, o co přicházíte, když nepoužíváte osobní vyúčtování?

Sekce Účetní agenda je určená pro vaši účetní k tomu, aby měla vše na jednom místě a aby viděla po jednotlivých uživatelích, jaké udělal výdaje a cesťáky, mohla je doplnit, zkontrolovat a pouzavírat, ale také především ve vyúčtování vidí to, jaké z nich plynou závazky nebo pohledávky za zaměstnancem. Ano, i tohle Fidoo aplikace umí a účetní tak nemusí tahle čísla nikde složitě počítat bokem, ale na první dobrou přesně ví, jak na tom jednotliví zaměstnanci jsou. A pokud má radši pdfka, může si každé vyúčtování převést do přehledného pdfka.

Pokud vám ve Fidoo chyběla možnost filtrovat a následně exportovat výdaje, tak vás tato novinka potěší. Od teď můžete filtrovat výdaje podle projektů a nákladových středisek v sekcích Moje finance, Týmové finance a Firemní finance.

Filtr vám najde výdaje jak podle projektu a střediska v hlavičce výdaje, tak taky na položkách. A tento výběr si jednoduše vyexportujete.

Souhrnný přehled nad uživateli

Pokud se ve Fidoo aplikaci trošku orientujete, víte, že v sekci Nastavení -> Lidé byla na pravé straně informace o cestovním pojištění. Tento prostor se nám nezdál dostatečně využitý a tak jsme se zamysleli nad tím, co by vám pomohlo nejvíce a vytvořili jsme souhrnný přehled nad uživateli. Zjistíte v něm, kolik uživatelů je ve stavu Nový, což znamená, že si ještě nenastavil heslo a nezaktivoval se, kolik uživatelů už ve Fidoo nějak funguje a taky počet deaktivovaných uživatelů, pokud máte funkci deaktivace aktivní.

A ptáte se, co se stalo s cestovkem? To můžete pořád jednoduše objednat přes výběr a kliknutím na tlačítko objednat pojištění nebo před profil uživatele a záložku Produkty.

První, již dříve existující možností, je vytvoření uživatelů přímo v aplikaci jednoho po druhém. To byl doteď jediný možný způsob, jak na to.
Aktuální druhou možností je hromadný import v aplikaci. Je to novinka, která funguje na podobném principu jako ostatní importy. Stáhnete si vzorový soubor a pokud dodržíte strukturu a pravidla pro import, po nahrání vyplněného souboru se vytvoří všichni uživatelé ze souboru. Přímo v aplikaci jsou sepsaná základní pravidla pro import a kdybyste chtěli vědět víc, můžete se podívat na náš web: Pravidla pro import uživatelů | Fidoo.

Již brzy budete moci využívat také možnosti importu a editace uživatelů přes public API. O zprovoznění této funkcionality vám dáme včas vědět.

Odbíjení Fidoo účtu s dvojím ověřením

Určitě jste se už ve Fidoo aplikaci setkali při platbě Fidoo kartou s dvoufaktorovým ověřením. To jsme z legislativních důvodů rozšířili také na vybíjení Fidoo účtu. Nečeká vás nic složitého. V aplikaci zadáte požadavek, přijde vám smska, a poté zadáte heslo a kód z smsky. My až poté požadavek přijmeme a provedeme.

Zamítání přehledně

Od některých z vás se k nám donesla zpráva, že když zamítáte výdaje nebo cesťáky, text v poznámce se nijak nezalamuje a je nepřehledný. Pole pro poznámku jsme tedy upravili a text se nyní nejen zalamuje, ale celé poznámkové pole si můžete zvětšit dle libosti.

Vyslyšeli jsme prosby schvalovatelů, kteří v rámci schvalování výdajů občas potřebují nějakou drobnost poupravit. Od teď může každý schvalovatel v rámci schvalování editovat pole název, poznámka, nákladové středisko a projekt. A to jak v hlavičce výdaje, tak i na položkách. Tato funkcionalita je už teď přístupná jak ve webové aplikaci, tak taky v nové verzi mobilní aplikace. Nezapomeňte si ji aktualizovat.

Údaje o vozidlech si můžete jednoduše zaktualizovat pomocí exportu a importu

O možnosti exportovat vozidla do xml jsme vám říkali už minule. Nyní můžete vyexportovat vozidla také do xlsx, upravit si údaje podle potřeby a excel naimportovat zpět do Fidoo. Tím se údaje zaktualizují. Ale pozor na duplicity. Pokud by se stalo, že máte ve Fidoo dvě stejné registrační značky, aktualizace údajů nebude fungovat. Nejdříve bude potřeba se duplicit zbavit a to uděláte tak, že jedno z vozidel smažete.

Čas letí jako voda a máme tady výročí prvních propojení s Komerční bankou. A s ním musíme vyřešit i první obnovy propojení. Z důvodu bezpečnosti musíme mít každý rok udělený znovu souhlas s tím, že můžeme načítat výdaje z karet, které máte ve Fidoo aplikaci propojené. A abychom vás nějak nepřekvapili, budete včas informovaní mailem a taky přímo v aplikaci po přihlášení. A poté budete pokračovat dle instrukcí přímo v aplikaci. Je to jednoduché a je to hned. A nemusíte se bát, účty i karty zůstanou propojeny a přiřazeny jednotlivým uživatelům.

Po importu vozidel přicházíme s jejich exportem

V minulých novinkách jsme vám zpřístupnili import vozidel a nyní přicházíme s exportem. Export vozidel je zatím dostupný pouze v XML, ze kterého právě teď vyrábíme taky xlsx. A co to pro vás bude znamenat? Že bude možné do Fidoo všechny auta naimportovat a když budete potřebovat udělat větší změny, budete mít možnost všechna vozidla vyexportovat, provést potřebné úpravy a zpět je naimportovat. Tím se stane to, že vozidla zaktualizujete podle svých potřeb a nebudete to muset naklikávat jedno po druhém.

Stav peněženky k určitému dni už nemusíte marně hledat

Nějakou dobu jsme slyšeli, že účetní potřebují mít ve Fidoo k dispozici stav peněženky k určitému dni, který si samy nastaví. Do dnes se k tomuto údaji dostávaly docela obtížně. A protože co bychom pro naše účetní neudělali, vytvořili jsme novou možnost filtrace nad hotovostní peněženkou.

V sekci Firemní finance – Hotovost – Peněženky lze nastavit filtr na konkrétního uživatele a taky na stav k určitému dni. 

V poslední fázi úprav v notifikačním centru jsme se vrhli na úpravy a vylepšení, která jste dlouhodobě poptávali.

1. Nastavení frekvence notifikací – tato možnost se týká pouze některých notifikací (informace o výdajích/cesťácích ke schválení a upomínací notifikace).

   Jaké frekvence lze nastavit?
   – ihned – pouze schvalovatelské, odesílají se ihned po odeslání výdaje/cesťáku ke schválení
   – denně – odesíláme v 9:00 ráno každý den
   – týdně – odesíláme vždy v pondělí v 9:00 ráno
   – měsíčně – odesíláme vždy 1. den v měsíci v 9:00 ráno
   

2. Upomínací notifikace – Přidali jsme dvě notifikace pro uživatele. Připomenutí na nevyúčtovaný cesťák a nezpracovaný výdaj. U obojího lze nastavit frekvenci posílání těchto připomenutí. ​​​​​​​
   
3. Push notifikace schvalovateli cesťáků – nově si může schvalovatel nastavit zasílání pushek nejen u výdajů, ale i u cesťáků ke schválení.

Vyzkoušejte si nový import vozidel

Nově je možné do Fidoo naimportovat všechna vozidla a to nejen excelem v aplikaci, ale taky přes public API. Všechno má svá pravidla a platí to i pro import vozidel. Tyto pravidla jsou popsaná ve vzorovém souboru, návodech a taky v technickém popisu API.

Zadávání zemí mimo EU už ve Fidoo není tak pracné, zemi si můžete vyhledat

Především u cesťáků bylo zadávání zemí v rámci zahraničních přechodů dost bolestivé v případě, že uživatel cestoval mimo EU. Proto jsme na všechna místa v aplikaci, kde se zadává země, přidali možnost fulltextového vyhledávání podle názvu a kódu země.

Úpravy v exportech a integracích

• XLSX hotovostních transakcí – doplnění URL linku na doklad u nabití a vybití peněženky do nového listu
• XML výdaje – úprava propisu nákladových středisek a projektů na položky. Nově se položky z hlavičky nepropisují na jednotlivé položky, ale zobrazuje se pouze to, co je zadáno v položkách + doplnění názvů ke kódům

V notifikačním centru si nově můžete také zvolit, zda chcete posílat notifikace v případě, že kolegovi, kterého zastupujete, přijde nějaký úkol ke schválení.
Jak si tuto novou funkci zapnout se dozvíte v našich návodech.

Předvyplňujeme dopravní prostředek v průběhu cesty

 Nově je možné naimportovat předkontace dvojím způsobem:

1. ​​​​​​​import v aplikaci pomocí excelu

   
   

2. ​​​import přes API

Rozšířili jsme pro vás naše API. O možnosti importu přes API si můžete přečíst více na našem webu ve Specifikace API – předkontace.

U agendy přidání nového výdaje v rámci vyplňování cesťáků najdete několik změn:

• Rozdělili jsme přidávání nových a existujících výdajů. “Přidat existující výdaj” funguje zcela totožně jako dřív. Po kliknutí na “Vytvořit nový výdaj” se otevře formulář pro vytvoření nového výdaje. Tento výdaj nelze Odeslat ke schválení, lze ho pouze uložit a automaticky se přiřadí k cesťáku.
  
  

• Jakmile uživatel odešle cesťák ke schválení, odešleme ke schválení také připojené výdaje, pokud mají vyplněna všechna povinná pole. Pokud u některých výdajů chybí něco vyplněné, uživatele na to upozorníme a tento výdaj ke schválení neodešleme.
• Výdaj se nově dá otevřít z detailu cesťáku (dřív to bylo možné pouze z náhledu).