Novinky ve Fidoo aplikaci
Pravidelně aktualizovaný seznam zapracovaných změn
Rádi bychom vás informovali o změnách v akceptaci Fidoo karet na nových terminálech s čtečkami karetních čipů.
Přes tyto terminály projde nejlépe “bezkontaktní platba” přiložením karty na příslušný symbol (obrázek níže). Pokud kartu do terminálu se čtečkou karetních čipů zasunete, transakce nemusí být uskutečněna.
Co je důvodem?
Od roku 2024 již nebude povinnost mít na kartách MasterCard magnetický proužek. Statická karetní data z magnetického proužku nahradí bezpečnější čipová. Proto jsou platební terminály dlouhodobě celosvětově vybavovány čtečkami karetních čipů. Jde o inovaci ze strany MasterCard, která má vést k menšímu výskytu zneužití karet a ke zvýšení bezpečnosti ve světě platebních karet.
Jak to řešíme ve Fidoo?
Na bezpečí finančních prostředků našich klientů nám velice záleží a proto jsou naše karty nastaveny tak, že všude tam, kde je možnost zaplatit čipem, bude magnetický proužek odmítnut. K placení musí být použit čip karty.
V této souvislosti jste mohli zaznamenat potíže s platbami a to například ve Francii na dálnicích, kde donedávna byly starší typy terminálů. To se nyní mění a tak se stává, že někde zaplatíte tak, jak jste byli dosud zvyklí a někde musíte využít jinou, čipovou možnost platby.
Co tedy dělat?
Znamená to dívat se po symbolu bezkontaktní platba (na obrázku níže), podle kterého snadno rozlišíte “nový terminál” od starého. Na novém terminálu výdaj uhraďte bezkontaktně přiložením karty.
Prosíme, informujte uživatele Fidoo karet o těchto nových terminálech – například takto:
“Pokud na terminálu zahlédnete symbol “bezkontaktní platba”, výdaj uhraďte přiložením karty na tento symbol – předejdete tak komplikacím v podobě neuskutečněných transakcí.”
V případě jakýchkoli dotazů se neváhejte obrátit na naši zákaznickou linku +420 290 290 290 nebo nám napište na info@fidoo.com. Děkujeme za spolupráci.
V tomto sprintu vám nabízíme nové funkcionality:
- export nákladových středisek
- export předkontací
A aby se vám Fidoo aplikace používala ještě lépe, provedli jsme i úpravu v importu předkontací. Další drobná vylepšení a oprava chyb ve Fidoo aplikaci byly samozřejmostí. Pojďme se na to podívat blíže.
Nové: Export nákladových středisek
Vzhledem k tomu, že vám ve Fidoo aplikaci chyběla možnost exportu nákladových středisek, rozhodli jsme se to napravit a nabídnout vám možnost i tohoto exportu.
Tím vám umožníme vytvořit si podklad třeba jen pro kontrolní přehled anebo pro aktualizaci existujících nákladových středisek ve Fidoo aplikaci. Jednoduše, rychle a efektivně. Aktuálně je možné export provést ve formátu XML, na formátu XLSX již pracujeme.
Export nákladových středisek je dostupný v sekci Nastavení/Výdaje/Nákladová střediska.
Nové: Export předkontací
Možnost exportu předkontací je ve Fidoo aplikaci také čerstvou novinkou, takže si budete moci jednoduše vyexportovat i seznam předkontací.
Stejně, jako u nákladových středisek, máte nově možnost si vytvořit podklad třeba jen pro kontrolní přehled anebo pro aktualizaci existujících předkontací ve Fidoo aplikaci. Export je nyní možné provést ve formátu XML, na formátu XLSX již pracujeme.
Export předkontací si můžete během okamžiku stáhnout v sekci Nastavení/Výdaje/Předkontace.
Úprava importu Předkontací
Import předkontací již z Fidoo aplikace dobře znáte, pokud jej využíváte. V takovém případě pro vás máme další dobrou zprávu.
Současný import předkontací byl doposud možný jen přes CSV soubor. A abychom vám nabídli jednodušší formát, bude import předkontací nově probíhat přes XLSX soubor, a to stejně jako je tomu např. u importu nákladových středisek, projektů anebo vozidel.
Vypnutí exportu podkladů pro mzdy
Jak jsme již dříve avizovali, k 2. 3. 2023 došlo k vypnutí exportu podkladů pro mzdy.
Měli jsme k tomu následující důvody:
- neaktuálnost tohoto exportu, resp. plnil se nepřesnými daty
- nahradil jej export osobního vyúčtování, který obsahuje všechna data z exportu podkladů pro mzdy.
Jak nově získáte potřebná data pro svou mzdovou účetní?
Jakmile uzavřete osobní vyúčtování jednotlivých uživatelů, zpřístupní se vám jejich export, ve kterém budou potřebná data k dispozici viz obrázek níže.
Záleží nám na tom, aby pro vás bylo Fidoo opravdovým pomocníkem ve vaší každodenní práci – ať už jste běžným uživatelem, finančním správcem anebo účetní.
Vyšli jsme tedy vstříc vašim požadavkům a zavedli ve výdajích možnost vytvoření účetních kategorií.
Účetní kategorie slouží k jednoduchému a rychlému rozlišení výdajů uživatelem a tím i k následnému zefektivnění práce a úspoře času účetních.
Nové: Zavedení účetních kategorií výdajů
Účetní kategorie nyní najdete ve Fidoo aplikaci v menu Nastavení – Výdaje. K jednotlivým zadaným účetním kategoriím zde samozřejmě můžete přiřadit požadované předkontace a tím zejména účetním významně ulehčit a zpříjemnit každodenní práci částečnou automatizací zaúčtování.
V obrázku níže naleznete pro ukázku sadu účetních kategorií, které si ve Fidoo aplikaci můžete založit anebo si můžete vytvořit své vlastní:
A jaké výhody a možnosti nastavení vám toto řešení přináší?
- Výrazná úspora času a práce účetních
- Základní rozlišení výdaje zvládne každý uživatel
- Přiřazení účetní kategorie k výdaji i přes mobilní aplikaci
- Flexibilita řešení je samozřejmostí:
- Možnost přidat účetní kategorie do povinných položek
- Možnost vytvořit si vlastní sadu účetních kategorií dle svých potřeb
- Možnost editace, přidání, mazání jednotlivých položek kategorií
- Dostupné fulltextové vyhledávání pro výběr předkontace
V budoucnu bychom chtěli tuto novinku dále vylepšovat a nabídnout vám další užitečné funkcionality, např. možnost exportu/importu účetních kategorií či jejich přidávání přes public API, abychom vám umožnili editovat jednotlivé kategorie a přizpůsobovat si je svým potřebám a preferencím, a to jednoduše, rychle a pohodlně.
Nové: Úpravy exportu nákladových středisek a předkontací
V minulém vydání releasových novinek jsme vás informovali o možnosti exportu nákladových středisek a předkontací z Fidoo aplikace do XML formátu. Nyní jsme si pro vás připravili dříve avizované rozšíření v podobě možnosti exportu nákladových středisek i předkontací také do XLSX formátu.
Odblokování Fidoo karty po 3x chybně zadaném PINu již umí i Fidoo appka
Pokud se vám již někdy stalo, že jste si Fidoo kartu při placení zablokovali po třetím neúspěšném pokusu o zadání PINu, neměli jste jinou možnost než kontaktovat zákaznickou linku Fidoo, abychom vám PIN karty odblokovali. To se však stává minulostí a nyní vám přinášíme významné vylepšení, které vám zpříjemní a zefektivní užívání vaší Fidoo karty.
Pokud si kartu zablokujete 3x chybně zadaným PINem, dozvíte se to okamžitě dle nastavení svých preferovaných notifikací, a to e-mailem anebo push-notifikací na mobilu. Zároveň si budete moci PIN karty sami ihned odblokovat ve webové nebo mobilní Fidoo aplikaci, aniž byste museli kontaktovat zákaznickou linku Fidoo, a to kdykoliv a odkudkoliv.
Pokud jste pouze držitelem karty bez přístupu do Fidoo aplikace, můžete si nechat PIN karty odblokovat také správcem karet ve vaší společnosti. Toto vylepšení vás již nikdy a nikde nenechá na holičkách, protože ve spojení se stávající možností zobrazit si ve Fidoo appce i zapomenutý PIN ještě před vlastním odblokováním karty je vždy zárukou, že Fidoo kartou zaplatíte, i když vás zradí vlastní paměť.
Úpravy public API endpointů, importů a exportů
- Doplnili jsme atribut „depositCurrency“ do dvou Public API endpointů u cesťáků (tj. /v2/travel/get-travel-reports a /v2/travel/get-travel-requests), abyste získali kromě informace o záloze také měnu zálohy, kterou jste v aplikaci zadali.
- V návaznosti na nedávnou úpravou a rozšíření importu vozidel o položku „employeeNumber“ přidáváme také do XLSX exportu vozidel nový sloupec „user_employee_number“ a dále si vás v této souvislosti dovolujeme upozornit, že jsme museli přejmenovat sloupec „user“ na „user_email“.
- V minulém vydání releasových novinek jsme vás informovali o možnosti exportu projektů z Fidoo aplikace do XML formátu. Nyní jsme si pro vás připravili také avizované rozšíření v podobě možnosti exportu projektů také do XLSX formátu.
- Do existujícího XML elementu <cardNumber> v exportu výdajů nově přidáváme maskovaná čísla externích (KB) karet, která máte k dispozici v exportech, abyste měli nově také možnost identifikovat konkrétní externí kartu použitou k úhradě konkrétního výdaje, pokud externí karty využíváte.
- Abychom vám mohli v XLSX exportu transakcí na Fidoo účtu zobrazovat jméno a příjmení držitele týmové karty stejně jako tomu je u osobní karty, přidáváme tam nově toto jméno držitele. Zároveň tam doplňujeme i jméno a příjmení osoby, která požadavek na dobití/vybití karty iniciovala. V XML exportu již uvedeno je.
Kurzy cizoměnových výdajů u zahraničních cesťáků
Abychom vám usnadnili práci a v aplikaci zobrazovali všechny důležité informace, přidali jsme vám do Fidoo aplikace do detailu hotovostního výdaje u zahraničního cesťáku i informaci, jaký kurz je u daného cizoměnového výdaje použit včetně data přepočtu tímto kurzem (viz. Obrázek 1).
V historii aktivit budou evidovány eventy týkající se změn kurzu (např. připojením konkrétního cizoměnového hotovostního výdaje k cesťáku).
Dojde-li k odpojení tohoto výdaje od cesťáku, tento výdaj se znovu přepočítá na původní kurz platný ke dni uskutečnění výdaje a v historii aktivit bude zobrazen další event týkající se změny kurzu včetně uvedení důvodu.
Obrázek 1
PDF osobní vyúčtování
Pro lepší přehlednost a práci s osobním vyúčtováním jsme pro vás zapracovali hned několik úprav a vylepšení do PDF-dokumentu „Osobní vyúčtování“.
Došlo k oddělení karetních a hotovostních výdajů do samostatných sekcí, čímž sjednocujeme i podobu dokumentu se zobrazením v aplikaci, do dokumentu jsme vám dále doplnili také „shortID“ výdaje i cesťáku. V případě plateb KB-kartou je nově za názvem karetního výdaje zobrazena i ikona „EXT“ pro viditelnější odlišení těchto externích výdajů.
Jedná-li se o hromadný cesťák, pak vám v dokumentu uvádíme nově počet cest, místo a města.
V případech, kdy máte vyplněno nákladové středisko/projekt na jednotlivých položkách výdajů, vám v dokumentu zobrazujeme v závorce nově i počet položek, na kterých je tento údaj vyplněn.
Nově možnost importu i exportu projektů
Věděli jste, že firemní výdaje můžete ve Fidoo aplikaci schvalovat nejen podle týmů, ale také podle projektů? Abychom vám práci nad projekty ještě více usnadnili, zaměřili jsme se tentokrát na vylepšení v importu a exportu projektů.
Importovat projekty bylo dříve možné jen pomocí CSV souboru a pokud v importovaném souboru byla chyba, nebylo možné zjistit, v čem se vyskytuje. Proto zde nově najdete pravidla pro importy, importovaný soubor se nahrává ve formátu XLSX a ihned po jeho nahrání se dozvíte, kolik položek importujete. Pokud uděláte v souboru nějakou chybu, kvůli které nepůjdou data naimportovat, tak se z aplikace hned dozvíte, který řádek a kterou položku je potřeba upravit.
Novou funkcionalitou je také možnost exportu projektů z Fidoo aplikace. Chceme vám nabídnout možnost stáhnout si nejen přehled projektů, ale také dalších informací o budgetech a jejich čerpání nebo o přiřazených projektových manažerech. Aktuálně nasazujeme možnost exportu v XML formátu a již pro vás chystáme rozšíření v podobě exportu i do XLSX formátu.
Úprava exportu karetních transakcí
Do obecného XLSX a XLS exportu karetních transakcí jsme vám přidali pole Poznámka, abyste mohli exportovat i texty k nabití/vybití karet. V minulém sprintu jsme toto pole přidali do XML exportu.
Úpravy v importu vozidel
Vylepšili jsme pro vás hromadný import vozidel, abyste mohli přiřadit vozidla uživatelům ve Fidoo aplikaci nejen na základě e-mailu zaměstnance, ale také na základě osobního čísla zaměstnance. Tím vám umožníme v rámci importu přiřadit vozidla i zaměstnancům, kteří nemají přístup do aplikace anebo nemají e-mailovou adresu.
Hromadný import uživatelů – vytvoření nových public API endpointů
Vytvořili jsme nové Public API endpointy pro obsluhu agendy týkající se správy uživatelů ve Fidoo aplikaci. Jedná se o endpointy: add-user, update-user, delete-user, activate-application a deactivate-user.
Úprava v exportech, integracích a public API
Pro lepší přehlednost jsme opravili řazení vrácených položek v API callech níže uvedeným způsobem, abychom uživatelům zpřehlednili výstupy z následujících endpointů:
- /v2/cash-transactions/get-cash-transactions
- nově se řadí od nejstaršího po nejnovější dle „createTransactionDate“
- /v2/mvc-transaction/get-transactions
- nově se řadí od nejstaršího dle „transactionCreateDate“ namísto původního „transactionld“
- /v2/expense/get-expenses
- nově se řadí dle „EX-x“ (jako řazení čísel)
- /v2/travel/get-travel-reports
- nově se řadí dle „EX-x“ (jako řazení čísel)
Vytvořili jsme také nový endpoint /v2/user/get-user-by-employeeNumber, který umožňuje vypsání informací o uživateli na základě čísla zaměstnance a přidali jsme atribut „deactivated“ do všech users public API endpointů a atribut „amountCzk“ (tj. částku výdaje v CZK) do public API endpointu výdajů.
Vylepšení importů dat a úpravy XML exportu u karetních transakcí
Pokračujeme také ve vylepšování možností importování dat do Fidoo aplikace a tentokrát jsme se zaměřili na nákladová střediska. Dříve bylo možné importovat nákladová střediska pomocí csv souboru. Nově je import nákladových středisek doplněný o pravidla importu, nahrává se soubor xlsx a ihned po nahrání souboru se klient dozví, kolik položek importuje. Pokud udělá v souboru nějakou chybu, kvůli které nepůjdou data naimportovat, tak se z aplikace hned dozví, který řádek a kterou položku je potřeba upravit.
Obecný XML export u karetních transakcí jsme rozšířili o poznámku (pole „note“) pro nabití/vybití Fidoo karty.
Vylepšení přehlednosti aplikace
Aby byla aplikace přehlednější pro uživatele, došlo ke sjednocení barvy názvů všech položek menu určených pro mazání či zablokování. Názvy takových položek jsou v aplikaci vždy zvýrazněny červeně.
Zároveň Vám připomínáme, že služba Prémiové integrace bude vypnuta k 31. 1. 2023, jak již bylo oznámeno dříve.
Tentokrát jsme se zaměřili na následující funkcionality:
- implementace účetních kategorií k výdajům
- úpravy exportů nákladových středisek a předkontací
Nové: Zavedení účetních kategorií výdajů
Ve Fidoo nám záleží na tom, aby pro vás byla Fidoo aplikace a její funkcionality opravdovým pomocníkem ve vaší každodenní práci, ať už jste běžným uživatelem, finančním správcem anebo účetní. A protože si uvědomujeme jak obsáhlou a složitou agendu řeší právě účetní, chtěli jsme jim tentokrát věnovat další novinku a poptávanou vychytávku ve Fidoo aplikaci, protože jim dokáže zjednodušit práci a uspořit čas.
A o co se tedy jedná?
V rámci Fidoo aplikace, v menu Nastavení – Výdaje, jsme pro vás vytvořili novou sekci „Účetní kategorie“ s pokročilými možnostmi nastavení. K jednotlivým zadaným účetním kategoriím zde samozřejmě můžete přiřadit požadované předkontace a tím zejména účetním významně ulehčit a zpříjemnit každodenní práci částečnou automatizací zaúčtování.
V praxi tak bude využívání účetních kategorií ve vaší společnosti znamenat jen malý krok pro běžné uživatele aplikace, ale velký skok pro všechny účetní.
V obrázku níže naleznete pro ukázku sadu účetních kategorií, které si ve Fidoo aplikaci můžete založit anebo si můžete vytvořit své vlastní:
A jaké výhody a možnosti nastavení vám toto řešení přináší?
- Výrazná úspora času a práce účetních
- Základní rozlišení výdaje zvládne každý uživatel
- Přiřazení účetní kategorie k výdaji i přes mobilní aplikaci
- Flexibilita řešení je samozřejmostí:
- Možnost přidat účetní kategorie do povinných položek
- Možnost vytvořit si vlastní sadu účetních kategorií dle svých potřeb
- Možnost editace, přidání, mazání jednotlivých položek kategorií
- Dostupné fulltextové vyhledávání pro výběr předkontace
V budoucnu bychom chtěli tuto novinku dále vylepšovat a nabídnout vám další užitečné funkcionality, např. možnost exportu/importu účetních kategorií či jejich přidávání přes public API, abychom vám umožnili editovat jednotlivé kategorie a přizpůsobovat si je svým potřebám a preferencím, a to jednoduše, rychle a pohodlně.
Nové: Úpravy exportu nákladových středisek a předkontací
V minulém vydání releasových novinek jsme vás informovali o možnosti exportu nákladových středisek a předkontací z Fidoo aplikace do XML formátu. Nyní jsme si pro vás připravili dříve avizované rozšíření v podobě možnosti exportu nákladových středisek i předkontací také do XLSX formátu.
Nastavení marketingových souhlasů už v aplikaci nenajdete
Nastavení marketingového souhlasu šlo provést při převzetí karty nebo pak v profilu uživatele. Zároveň s tím bylo možné nastavit preference taky v patičce e-mailu obsahujícího obchodní sdělení. Z důvodu zjednodušení správy jsme nastavení z aplikace odstranili a už je možné změnit preference pouze z patičky e-mailu s Fidoo obchodním sdělením kliknutím na odkaz zde:
Změna v generickém exportu karetních transakcí
Jak jsme vás informovali na konci roku, upravili jsem xlsx export karetních transakcí tak, že do pole transaction_id nově plníme dlouhé ID transakce a ne zkrácené, jak tomu bylo dříve. Ve struktuře xml exportu nedojde ke změně ve struktuře, pouze se přestane plnit element shortTransactionId.
Máte nastaveno dvouúrovňové schvalování? Pak zpozorněte
V rámci dvouúrovňového schvalování jsme měli v aplikaci několik nedostatků. Třeba ten, že dvěma schvalovatelům nechodili notifikace o výdajích a cesťácích ke schválení. To jsme opravili. A taky jsme ošetřili, že pokud je nastaveno dvouúrovňové schvalování, musí být nastaven první schvalovatel, pokud je nastaven druhý.
Zobrazení kurzu v hromadném cesťáku
V zahraničním hromadném cesťáku nově zobrazujeme všechny kurzy, které aplikujeme pro výpočet náhrad. Možná jste je už dříve viděli v pdf cesťáku. V detailu cesťáku je nově zobrazujeme úplně stejně.
V aplikaci vidíte, že je karta připravena k aktivaci
Některé z vás mátlo, že po objednání karty se na stavové lince karta nikdy nedostane do stavu Doručená a tak jste nevěděli, jestli ji můžete aktivovat, přestože ji již máte fyzicky v ruce. Nově se karta přepne do stavu K aktivaci ve chvíli, kdy vytvoříme úkol na převzetí karty. Jakmile vám kartu váš pošťák doručí, nic vám nebude bránit v její aktivaci.
Správce týmových karet už se nemusí bát notifikací
Opravili jsme chybu, kterou nám dříve hlásili správci týmových karet. V rámci běžných operací s kartou (zamknutí, odemknutí, dobití, vybití) jsme notifikace odesílali správcům a ne držitelům karet. Tuto chybu jsme opravili a správci už si tak můžou zase zapnout notifikace.
Úpravy v exportech a integracích
- xlsx export výdajů – přidání pole Číslo KB účtu (externalAccountIban) a Název KB účtu (externalAccountName)
Po Novém roce plánujeme provést změnu v exportu karetních transakcí v xlsx i v xls formátu. Do pole transaction_id budeme nově plnit dlouhé ID transakce a ne zkrácené, jak tomu bylo doposud.
Hlavní správce se všechno dozví přímo v aplikaci
Pokud jste ve Fidoo Hlavním správcem, najdete nově ve spodní části aplikace ikonu žárovky, která skrývá nejen průvodce, jak nastavit Fidoo, ale také veškeré návody. Když si s něčím nebudete vědět rady, můžete to napsat do vyhledávače, který vám zobrazí dostupné návody, popřípadě průvodce. Také se nově budete moci podílet na nových fičurách. A to tak, že nám na ně budete moci dát svůj názor a případně projevit zájem o podílení se na větším detailu.
Víte, jak fungují jednotlivé povolené operace v nastavení karet?
V nastavení karty může hlavní správce nebo správce karty nastavit, který typ plateb může být kartou prováděn. Jestli má fungovat jen pro výběry, jestli pouze fyzicky u obchodníků nebo pouze pro platby na internetu, případně si tyto možnosti může libovolně kombinovat. Karty ale mají svá specifika a proto občas karta zafunguje s nastavením omezení i tehdy, kdy na první pohled nemá. Je důležité zmínit, že se nejedná o specifikum pouze Fidoo karet, ale o běžné chování. Nově najdete u jednotlivých operací v nastavení karet i popisky, ve kterých se dozvíte to, co nemusí být jasné. 
Víte, o co přicházíte, když nepoužíváte osobní vyúčtování?
Sekce Účetní agenda je určená pro vaši účetní k tomu, aby měla vše na jednom místě a aby viděla po jednotlivých uživatelích, jaké udělal výdaje a cesťáky, mohla je doplnit, zkontrolovat a pouzavírat, ale také především ve vyúčtování vidí to, jaké z nich plynou závazky nebo pohledávky za zaměstnancem. Ano, i tohle Fidoo aplikace umí a účetní tak nemusí tahle čísla nikde složitě počítat bokem, ale na první dobrou přesně ví, jak na tom jednotliví zaměstnanci jsou. A pokud má radši pdfka, může si každé vyúčtování převést do přehledného pdfka.
Úpravy v exportech a integracích
- nový export do xlsx nad agendou Lidé – starý jsme ponechali pod označením old
- xlsx export osobního vyúčtování – přidání pole Počet dní na cestě (travel_report_days_count)
- xml export výdajů – přidání pole Číslo KB účtu (externalAccountIban) a Název KB účtu (externalAccountName)
Filtrujte výdaje podle projektu a nákladového střediska
Pokud vám ve Fidoo chyběla možnost filtrovat a následně exportovat výdaje, tak vás tato novinka potěší. Od teď můžete filtrovat výdaje podle projektů a nákladových středisek v sekcích Moje finance, Týmové finance a Firemní finance.
Filtr vám najde výdaje jak podle projektu a střediska v hlavičce výdaje, tak taky na položkách. A tento výběr si jednoduše vyexportujete.
Souhrnný přehled nad uživateli
Pokud se ve Fidoo aplikaci trošku orientujete, víte, že v sekci Nastavení -> Lidé byla na pravé straně informace o cestovním pojištění. Tento prostor se nám nezdál dostatečně využitý a tak jsme se zamysleli nad tím, co by vám pomohlo nejvíce a vytvořili jsme souhrnný přehled nad uživateli. Zjistíte v něm, kolik uživatelů je ve stavu Nový, což znamená, že si ještě nenastavil heslo a nezaktivoval se, kolik uživatelů už ve Fidoo nějak funguje a taky počet deaktivovaných uživatelů, pokud máte funkci deaktivace aktivní.
A ptáte se, co se stalo s cestovkem? To můžete pořád jednoduše objednat přes výběr a kliknutím na tlačítko objednat pojištění nebo před profil uživatele a záložku Produkty.
Přinášíme další způsob založení uživatele
První, již dříve existující možností, je vytvoření uživatelů přímo v aplikaci jednoho po druhém. To byl doteď jediný možný způsob, jak na to.
Aktuální druhou možností je hromadný import v aplikaci. Je to novinka, která funguje na podobném principu jako ostatní importy. Stáhnete si vzorový soubor a pokud dodržíte strukturu a pravidla pro import, po nahrání vyplněného souboru se vytvoří všichni uživatelé ze souboru. Přímo v aplikaci jsou sepsaná základní pravidla pro import a kdybyste chtěli vědět víc, můžete se podívat na náš web: Pravidla pro import uživatelů | Fidoo.
Již brzy budete moci využívat také možnosti importu a editace uživatelů přes public API. O zprovoznění této funkcionality vám dáme včas vědět.
Odbíjení Fidoo účtu s dvojím ověřením
Určitě jste se už ve Fidoo aplikaci setkali při platbě Fidoo kartou s dvoufaktorovým ověřením. To jsme z legislativních důvodů rozšířili také na vybíjení Fidoo účtu. Nečeká vás nic složitého. V aplikaci zadáte požadavek, přijde vám smska, a poté zadáte heslo a kód z smsky. My až poté požadavek přijmeme a provedeme.
Zamítání přehledně
Od některých z vás se k nám donesla zpráva, že když zamítáte výdaje nebo cesťáky, text v poznámce se nijak nezalamuje a je nepřehledný. Pole pro poznámku jsme tedy upravili a text se nyní nejen zalamuje, ale celé poznámkové pole si můžete zvětšit dle libosti.
Schvalovatelé už nemusí výdaje hned zamítat, drobnosti upraví sami
Vyslyšeli jsme prosby schvalovatelů, kteří v rámci schvalování výdajů občas potřebují nějakou drobnost poupravit. Od teď může každý schvalovatel v rámci schvalování editovat pole název, poznámka, nákladové středisko a projekt. A to jak v hlavičce výdaje, tak i na položkách. Tato funkcionalita je už teď přístupná jak ve webové aplikaci, tak taky v nové verzi mobilní aplikace. Nezapomeňte si ji aktualizovat.
Údaje o vozidlech si můžete jednoduše zaktualizovat pomocí exportu a importu
O možnosti exportovat vozidla do xml jsme vám říkali už minule. Nyní můžete vyexportovat vozidla také do xlsx, upravit si údaje podle potřeby a excel naimportovat zpět do Fidoo. Tím se údaje zaktualizují. Ale pozor na duplicity. Pokud by se stalo, že máte ve Fidoo dvě stejné registrační značky, aktualizace údajů nebude fungovat. Nejdříve bude potřeba se duplicit zbavit a to uděláte tak, že jedno z vozidel smažete.
Obnova propojení s Komerční bankou snadno a rychle
Čas letí jako voda a máme tady výročí prvních propojení s Komerční bankou. A s ním musíme vyřešit i první obnovy propojení. Z důvodu bezpečnosti musíme mít každý rok udělený znovu souhlas s tím, že můžeme načítat výdaje z karet, které máte ve Fidoo aplikaci propojené. A abychom vás nějak nepřekvapili, budete včas informovaní mailem a taky přímo v aplikaci po přihlášení. A poté budete pokračovat dle instrukcí přímo v aplikaci. Je to jednoduché a je to hned. A nemusíte se bát, účty i karty zůstanou propojeny a přiřazeny jednotlivým uživatelům.
Po importu vozidel přicházíme s jejich exportem
V minulých novinkách jsme vám zpřístupnili import vozidel a nyní přicházíme s exportem. Export vozidel je zatím dostupný pouze v XML, ze kterého právě teď vyrábíme taky xlsx. A co to pro vás bude znamenat? Že bude možné do Fidoo všechny auta naimportovat a když budete potřebovat udělat větší změny, budete mít možnost všechna vozidla vyexportovat, provést potřebné úpravy a zpět je naimportovat. Tím se stane to, že vozidla zaktualizujete podle svých potřeb a nebudete to muset naklikávat jedno po druhém.
Stav peněženky k určitému dni už nemusíte marně hledat
Nějakou dobu jsme slyšeli, že účetní potřebují mít ve Fidoo k dispozici stav peněženky k určitému dni, který si samy nastaví. Do dnes se k tomuto údaji dostávaly docela obtížně. A protože co bychom pro naše účetní neudělali, vytvořili jsme novou možnost filtrace nad hotovostní peněženkou.
V sekci Firemní finance – Hotovost – Peněženky lze nastavit filtr na konkrétního uživatele a taky na stav k určitému dni.
Finální verze notifikačního centra je venku – nastavte si frekvenci i upomínky
V poslední fázi úprav v notifikačním centru jsme se vrhli na úpravy a vylepšení, která jste dlouhodobě poptávali.
- Nastavení frekvence notifikací – tato možnost se týká pouze některých notifikací (informace o výdajích/cesťácích ke schválení a upomínací notifikace).
Jaké frekvence lze nastavit?
– ihned – pouze schvalovatelské, odesílají se ihned po odeslání výdaje/cesťáku ke schválení
– denně – odesíláme v 9:00 ráno každý den
– týdně – odesíláme vždy v pondělí v 9:00 ráno
– měsíčně – odesíláme vždy 1. den v měsíci v 9:00 ráno
- Upomínací notifikace – Přidali jsme dvě notifikace pro uživatele. Připomenutí na nevyúčtovaný cesťák a nezpracovaný výdaj. U obojího lze nastavit frekvenci posílání těchto připomenutí.
- Push notifikace schvalovateli cesťáků – nově si může schvalovatel nastavit zasílání pushek nejen u výdajů, ale i u cesťáků ke schválení.
Vyzkoušejte si nový import vozidel
Nově je možné do Fidoo naimportovat všechna vozidla a to nejen excelem v aplikaci, ale taky přes public API. Všechno má svá pravidla a platí to i pro import vozidel. Tyto pravidla jsou popsaná ve vzorovém souboru, návodech a taky v technickém popisu API.
Zadávání zemí mimo EU už ve Fidoo není tak pracné, zemi si můžete vyhledat
Především u cesťáků bylo zadávání zemí v rámci zahraničních přechodů dost bolestivé v případě, že uživatel cestoval mimo EU. Proto jsme na všechna místa v aplikaci, kde se zadává země, přidali možnost fulltextového vyhledávání podle názvu a kódu země.
Úpravy v exportech a integracích
- XLSX hotovostních transakcí – doplnění URL linku na doklad u nabití a vybití peněženky do nového listu
- XML výdaje – úprava propisu nákladových středisek a projektů na položky. Nově se položky z hlavičky nepropisují na jednotlivé položky, ale zobrazuje se pouze to, co je zadáno v položkách + doplnění názvů ke kódům
Notifikace pro zástupce schvalovatele
V notifikačním centru si nově můžete také zvolit, zda chcete posílat notifikace v případě, že kolegovi, kterého zastupujete, přijde nějaký úkol ke schválení.
Jak si tuto novou funkci zapnout se dozvíte v našich návodech.
Předvyplňujeme dopravní prostředek v průběhu cesty
V rámci cesťáku už nemusíte zadávat několikrát ten samý dopravní prostředek, ale zadáte ho pouze na začátku a pokud vyplňujete další cíle, prostředek vám vyplníme. Prostě automaticky AUTOMATICKY.
Předkontace – po importu přidáváme taky vyhledávání
Mezi předkontacemi je dosti obtížně vyhledávat a orientovat se v nich. Proto jsme pro vás vyrobili vyhledávání nad předkontacemi.
Link ke stáhnutí dokladu u nabití vybití peněženky je součástí exportu hotovostních transakcí
Zatím pouze v XML a prostřednictvím API, XLSX bude následovat vzápětí.
Správa API klíčů součástí každého hlavního správce
Pokud chtěl hlavní správce získat právo na správu API klíčů, musel nám napsat/zavolat a my jsme mu toto právo udělili. A to bylo vlastně úplně zbytečné. Proto jsme všem hlavním správcům toto právo udělili.
Získání listingu uživatelů přes API
Do dnešního dne existovala možnost získat přes API informace pouze o jednotlivých uživatelích. Nově nabízíme možnost získat přes API listing uživatelů se základními údaji.
Zadávání předkontací téměř automaticky
Nově je možné naimportovat předkontace dvojím způsobem:
- import v aplikaci pomocí excelu
- import přes API
Rozšířili jsme pro vás naše API. O možnosti importu přes API si můžete přečíst více na našem webu ve Specifikace API – předkontace.
- Cesťáky – práce s výdaji v cesťáku
- Doplnění údajů do Fidoo faktury
- Obnova karet – úprava pravidel, komu odesíláme obnovenou kartu
- Předvyplnění uživatele, pokud objednávám kartu z jeho profilu
Vyladěné přiřazování výdajů do cesťáku a přidávání nového výdaje raz dva
U agendy přidání nového výdaje v rámci vyplňování cesťáků najdete několik změn:
- Rozdělili jsme přidávání nových a existujících výdajů. “Přidat existující výdaj” funguje zcela totožně jako dřív. Po kliknutí na “Vytvořit nový výdaj” se otevře formulář pro vytvoření nového výdaje. Tento výdaj nelze Odeslat ke schválení, lze ho pouze uložit a automaticky se přiřadí k cesťáku.
- Jakmile uživatel odešle cesťák ke schválení, odešleme ke schválení také připojené výdaje, pokud mají vyplněna všechna povinná pole. Pokud u některých výdajů chybí něco vyplněné, uživatele na to upozorníme a tento výdaj ke schválení neodešleme.
- Výdaj se nově dá otevřít z detailu cesťáku (dřív to bylo možné pouze z náhledu).
Fakturu jsme doplnili o údaje, které chyběly účetním
Ve faktuře najdou nově účetní v horní části také variabilní symbol. Dále jsme také přidali název firmy do předmětu fakturačního e-mailu.
Obnovená karta už nejde automaticky tomu, komu byla odeslaná před třemi lety
Jakmile se Fidoo karty blíží ke konci své platnosti, odesíláme hlavnímu správci seznam těchto karet s informací, že pokud je chce poslat jinam nebo někomu jinému, má údaj změnit v aplikaci. Stávalo se však, že daný uživatel, který je tam napsaný a kterému karta přišla před třemi lety, už ve firmě nepracuje nebo s touto kartou už nemá nic společného.
Nově automaticky nastavíme jako příjemce aktuálního držitele.
Karta z profilu uživatele
Pokud objednáváme kartu z profilu uživatele, předvyplňujeme ho.
- Zástup – zobrazení zakázaných akcí
- Schvalování cesťáků v mobilech – zobrazení všech relevantních cesťáků
- Úpravy v exportech a integracích
Zástupce nepřebírá všechna práva zastupovaného a včas se to dozví
V rámci role Zástup je vydefinováno, co jako zástupce můžete dělat a co ne. Jakmile se pokusíte provést akci, která v zástupu provést nelze, ihned vám to řekneme ještě před tím, než začnete cokoliv vyplňovat.
Schvalovatel vidí v mobilu všechny relevantní cesťáky
Jako schvalovatel nově uvidíte, jak hromadné cesťáky, tak všechny cesťáky s připojenými výdaji, které vám přišly ke schvalování.
Nová verze mobilní aplikace bude co nevidět dostupná na Appstoru a Google Play.
Úpravy v exportech a integracích
- XLSX export karet – přidání sloupce Blocked balance
- XLSX export cesťáků – přidání sloupce daysCount
- XLSX export výdajů – přidání částky v CZK do položek výdajů
- XML výdajů – odebrání zaokrouhlování u pole fxRate
- Zamezení časových překryvů cesťáků
- Výdaje – u středisek a projektů zobrazujeme za kódem i název
- Notifikační centrum – rozšíření pokrytých kanálů stávajících notifikací
- Úpravy v exportech a integracích
Uživatel už neudělá více cesťáku s překrývajícími se termíny
Nově vytvářený cesťák se nemůže časově krýt s jiným již existujícím cesťákem. A to nejen v případě, že uživatel vyváří cesťák sám sobě, ale taky pokud ho vytváří spolucestujícím nebo pokud si duplikuje cesťák a posouvá si ho jen termínově. Fidoo bude tak v tomto případě především účetním zase o něco nápomocnější.
Nadále bude však možné zadat dvě nepřekrývající se cesty v jednom dni. Tyto cesty (především pokud máte namixované vnitrostátní a mezistátní cesty) vám doporučujeme zadávat do hromadného cesťáku.
Středisko a projekt už není jen kód
V detailu výdaje vidíme nejen kód střediska a projektu ale taky název. Schvalovatel tedy při schvalování nemusí znát kódy nazpaměť.
Pokrýváme zbytek nepokrytých notifikačních kanálů
U některých druhů notifikací jste si nemohli zvolit oba kanály takže tam, kde to dávalo smysl, jsme vytvořili možnost nastavit si kanál, jaký jako uživatel/firma chcete.
Přidané notifikace zůstávají po nasazení vypnuté a je tedy jen na vás, jestli si změníte aktuální nastavení nebo ne.
Úpravy v exportech a integracích
- public API – přidání lokálního datumu a času transakce
- XML export cesťáků a XML export osobního vyúčtování – přidání elementu “daysCount” (počet dní)
- XML karetních transakcí – přidání elementu “mcc”
- Přiřazení úkolu na převzetí obnovené týmové karty
- Rozšíření vyhledávání v listingu výdajů, cesťáků a transakcí
- Uložení a schválení/uzavření výdaje v jednom tlačítku
- Osobní vyúčtování je responzivní
- Odstranění sekce Projekty z Nastavení -> Výdaje
- Úpravy v exportech a integracích
Obnovenou týmovou kartu v aplikaci přebírá aktuální držitel
Obnovenou týmovou kartu musel dříve přebírat vždy nastavený správce karty, což bylo mnohdy matoucí. Nově se úkol na převzetí a aktivaci vygeneruje vždy aktuálnímu držiteli karty a pokud se v procesu změní držitel, přesune se na něj úkol k aktivaci karty.
Vyhledávání v listingu podle částky a ID? Umíme!
Nejedenou jsme od vás slyšeli, že především pro účely controllingu a auditu potřebujete mít možnost vyhledávat výdaje také podle ID výdaje a částky.
Proto jsme vyhledávání rozšířili a nyní můžete lépe vyhledávat nejen ve výdajích, ale taky v cesťácích, hotovostních a karetních transakcích.
Podle čeho můžete hledat, se dozvíte vždy ve vyhledávacím okně. Například u výdajů:
Účetní dokáže uložit a uzavřít v jednom kroku
Od vašich účetních se k nám dostala zpráva, že jim nevyhovuje, že když editují výdaj nebo cesťák a chtějí ho uložit a uzavřít, tak nejdřív musí kliknout na Uložit, pak si to znovu otevřít a kliknout na Schválit. Je to pro ně několik kliknutí navíc. Udělali jsme tedy v detailu úpravu a pokud ve formuláři něco upraví, tlačítko Uzavřít se změní na Uložit a uzavřít.
Účetní agendu si můžete zobrazit taky na menších zařízeních
Do plné responzivity webové aplikace (všechno jde zobrazit na mobilu v prohlížeči – nemyslíme tím mobilní appku) nám chybělo doladit osobní vyúčtování. To jsme v tomto sprintu zresponzivněli taky, takže pokud bude chtít vaše účetní něco rychle zkontrolovat, když zrovna nebude u počítače, může se přihlásit z telefonu a dostane se ke všem informacím, které bude potřebovat.
Úpravy v exportech a integracích
- XML export cesťáků – Přidání měny a částky v původní měně.
- Money S3 – následující změny byly včas odkomunikovány klientům využívajících tuto integraci.
- Export výdajů (import do závazků a přijatých faktur) – ShortId EX-xxxx neplníme do pole Doklad, pole necháváme pro vyplnění nastavenou číselnou řadou v Money. ShortId bez EX se nadále plní do párovacího klíče a do variabilního symbolu.
- Export karetních transakcí (import do banky) – číslo výpisu se bere jako číslo měsíce (původně se plnila „0“).
- Export karetních transakcí (import do banky)- do popisu položky se přenáší identifikace protistrany (název obchodníka).
- Money S4, S5 – úprava, aby fee výběru nepřebíjelo transakci k výběru.
- API k cesťákům – doplnění chybějícího údaje allowanceTotalCzk.
Osobní vyúčtování v novém hávu
Osobní vyúčtování prošlo faceliftem a je pro vaše účetní přehlednější, dokáží si filtrovat na základě více parametrů a mají k dispozici srozumitelnější data. A jaké změny byly provedeny?
- Sjednocení hlavičky – vyúčtování jsme sjednotili se zbytkem aplikace a převlékli jsme ji do nového hávu.
- Rozdělení výdajů na karetní a hotovostní – protože se s těmito dvěma tipy výdajů pracuje odlišně a účetním by pomohlo mít je odděleny, rozdělili jsme sekci Výdaje na dvě samostatné sekce Karetní výdaje a Hotovostní výdaje.
- Úprava filtrů nad výdaji – zrušili jsme filtr po týdnech a zavedli jsme dva nové filtry. Pokud máte napojené externí karty a ve vyúčtování jsou i výdaje provedené touto kartou, objeví se možnost filtrovat podle toho, jestli se jedná o Fidoo nebo externí výdaj. A pokud je provedený výdaj v cizí měně, dokáže si vaše účetní filtrovat výdaje podle měn a celkový součet vedle filtrů je odrazem nastaveného filtru.
- Zobrazení informace o vyplnění údajů na položkách – do dnešního dne vaše účetní na výdajích jednoduše neviděla, jestli předkontace nebo projekt je nebo není vyplněný na položkách. Tento problém jsme ošetřili tak, že pokud je vyplněný údaj na položkách, zobrazujeme v závorce, na kolika položkách je tento údaj vyplněn.
- Pro lepší orientaci jsme přesunuli Sekci Hotovost mezi Výdaje a Náhrady z cest.
- Doplnili jsme sekci Hotovost o údaje z nabití a vybití peněženky a tím získáváte kompletní obraz o hotovosti u jednotlivých uživatelů.
- Náhrady z cest – za termín cesty jsme doplnili počet dní, kterých se cesta týkala.
Úpravy v exportech a integracích
- Prémiové integrace Pohoda:
- pole DPH se vždy vyplní podle toho, co je zadáno ve Fidoo,
- přenost předkontace rozpadu položky – omezení a popis maximálního počtu znaků,
- nové číslování výpisů ve formátu “0+číslo měsíce”,
- sjednocení – datum výpisu a datum platby bude vyplněno údajem Datum vytvoření.
