Novinky ve Fidoo aplikaci

Pravidelně aktualizovaný seznam zapracovaných změn

✅ Hlavní správce se všechno dozví přímo v aplikaci

Pokud jste ve Fidoo Hlavním správcem, najdete nově ve spodní části aplikace ikonu žárovky, která skrývá nejen průvodce, jak nastavit Fidoo, ale také veškeré návody. Když si s něčím nebudete vědět rady, můžete to napsat do vyhledávače, který vám zobrazí dostupné návody, popřípadě průvodce. Také se nově budete moci podílet na nových fičurách. A to tak, že nám na ně budete moci dát svůj názor a případně projevit zájem o podílení se na větším detailu.

 

✅ Víte, jak fungují jednotlivé povolené operace v nastavení karet?

V nastavení karty může hlavní správce nebo správce karty nastavit, který typ plateb může být kartou prováděn. Jestli má fungovat jen pro výběry, jestli pouze fyzicky u obchodníků nebo pouze pro platby na internetu, případně si tyto možnosti může libovolně kombinovat. Karty ale mají svá specifika a proto občas karta zafunguje s nastavením omezení i tehdy, kdy na první pohled nemá. Je důležité zmínit, že se nejedná o specifikum pouze Fidoo karet, ale o běžné chování. Nově najdete u jednotlivých operací v nastavení karet i popisky, ve kterých se dozvíte to, co nemusí být jasné. 


✅ Víte, o co přicházíte, když nepoužíváte osobní vyúčtování?

Sekce Účetní agenda je určená pro vaši účetní k tomu, aby měla vše na jednom místě a aby viděla po jednotlivých uživatelích, jaké udělal výdaje a cesťáky, mohla je doplnit, zkontrolovat a pouzavírat, ale také především ve vyúčtování vidí to, jaké z nich plynou závazky nebo pohledávky za zaměstnancem. Ano, i tohle Fidoo aplikace umí a účetní tak nemusí tahle čísla nikde složitě počítat bokem, ale na první dobrou přesně ví, jak na tom jednotliví zaměstnanci jsou. A pokud má radši pdfka, může si každé vyúčtování převést do přehledného pdfka.


 

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • nový export do xlsx nad agendou Lidé – starý jsme ponechali pod označením old
  • xlsx export osobního vyúčtování – přidání pole Počet dní na cestě (travel_report_days_count)
  • xml export výdajů – přidání pole Číslo KB účtu (externalAccountIban) a Název KB účtu (externalAccountName)

✅ Filtrujte výdaje podle projektu a nákladového střediska

Pokud vám ve Fidoo chyběla možnost filtrovat a následně exportovat výdaje, tak vás tato novinka potěší. Od teď můžete filtrovat výdaje podle projektů a nákladových středisek v sekcích Moje finance, Týmové finance a Firemní finance.

Filtr vám najde výdaje jak podle projektu a střediska v hlavičce výdaje, tak taky na položkách. A tento výběr si jednoduše vyexportujete.

 

✅ Souhrnný přehled nad uživateli

Pokud se ve Fidoo aplikaci trošku orientujete, víte, že v sekci Nastavení -> Lidé byla na pravé straně informace o cestovním pojištění. Tento prostor se nám nezdál dostatečně využitý a tak jsme se zamysleli nad tím, co by vám pomohlo nejvíce a vytvořili jsme souhrnný přehled nad uživateli. Zjistíte v něm, kolik uživatelů je ve stavu Nový, což znamená, že si ještě nenastavil heslo a nezaktivoval se, kolik uživatelů už ve Fidoo nějak funguje a taky počet deaktivovaných uživatelů, pokud máte funkci deaktivace aktivní.

A ptáte se, co se stalo s cestovkem? To můžete pořád jednoduše objednat přes výběr a kliknutím na tlačítko objednat pojištění nebo před profil uživatele a záložku Produkty.

✅ Přinášíme další způsob založení uživatele

První, již dříve existující možností, je vytvoření uživatelů přímo v aplikaci jednoho po druhém. To byl doteď jediný možný způsob, jak na to.
Aktuální druhou možností je hromadný import v aplikaci. Je to novinka, která funguje na podobném principu jako ostatní importy. Stáhnete si vzorový soubor a pokud dodržíte strukturu a pravidla pro import, po nahrání vyplněného souboru se vytvoří všichni uživatelé ze souboru. Přímo v aplikaci jsou sepsaná základní pravidla pro import a kdybyste chtěli vědět víc, můžete se podívat na náš web: Pravidla pro import uživatelů | Fidoo.

Již brzy budete moci využívat také možnosti importu a editace uživatelů přes public API. O zprovoznění této funkcionality vám dáme včas vědět.

✅ Odbíjení Fidoo účtu s dvojím ověřením

Určitě jste se už ve Fidoo aplikaci setkali při platbě Fidoo kartou s dvoufaktorovým ověřením. To jsme z legislativních důvodů rozšířili také na vybíjení Fidoo účtu. Nečeká vás nic složitého. V aplikaci zadáte požadavek, přijde vám smska, a poté zadáte heslo a kód z smsky. My až poté požadavek přijmeme a provedeme.

✅ Zamítání přehledně

Od některých z vás se k nám donesla zpráva, že když zamítáte výdaje nebo cesťáky, text v poznámce se nijak nezalamuje a je nepřehledný. Pole pro poznámku jsme tedy upravili a text se nyní nejen zalamuje, ale celé poznámkové pole si můžete zvětšit dle libosti.

✅ Schvalovatelé už nemusí výdaje hned zamítat, drobnosti upraví sami

Vyslyšeli jsme prosby schvalovatelů, kteří v rámci schvalování výdajů občas potřebují nějakou drobnost poupravit. Od teď může každý schvalovatel v rámci schvalování editovat pole název, poznámka, nákladové středisko a projekt. A to jak v hlavičce výdaje, tak i na položkách. Tato funkcionalita je už teď přístupná jak ve webové aplikaci, tak taky v nové verzi mobilní aplikace. Nezapomeňte si ji aktualizovat.

 

 

 

✅ Údaje o vozidlech si můžete jednoduše zaktualizovat pomocí exportu a importu

O možnosti exportovat vozidla do xml jsme vám říkali už minule. Nyní můžete vyexportovat vozidla také do xlsx, upravit si údaje podle potřeby a excel naimportovat zpět do Fidoo. Tím se údaje zaktualizují. Ale pozor na duplicity. Pokud by se stalo, že máte ve Fidoo dvě stejné registrační značky, aktualizace údajů nebude fungovat. Nejdříve bude potřeba se duplicit zbavit a to uděláte tak, že jedno z vozidel smažete.

✅ Obnova propojení s Komerční bankou snadno a rychle

Čas letí jako voda a máme tady výročí prvních propojení s Komerční bankou. A s ním musíme vyřešit i první obnovy propojení. Z důvodu bezpečnosti musíme mít každý rok udělený znovu souhlas s tím, že můžeme načítat výdaje z karet, které máte ve Fidoo aplikaci propojené. A abychom vás nějak nepřekvapili, budete včas informovaní mailem a taky přímo v aplikaci po přihlášení. A poté budete pokračovat dle instrukcí přímo v aplikaci. Je to jednoduché a je to hned. A nemusíte se bát, účty i karty zůstanou propojeny a přiřazeny jednotlivým uživatelům.

✅ Po importu vozidel přicházíme s jejich exportem

V minulých novinkách jsme vám zpřístupnili import vozidel a nyní přicházíme s exportem. Export vozidel je zatím dostupný pouze v XML, ze kterého právě teď vyrábíme taky xlsx. A co to pro vás bude znamenat? Že bude možné do Fidoo všechny auta naimportovat a když budete potřebovat udělat větší změny, budete mít možnost všechna vozidla vyexportovat, provést potřebné úpravy a zpět je naimportovat. Tím se stane to, že vozidla zaktualizujete podle svých potřeb a nebudete to muset naklikávat jedno po druhém.

✅ Stav peněženky k určitému dni už nemusíte marně hledat

Nějakou dobu jsme slyšeli, že účetní potřebují mít ve Fidoo k dispozici stav peněženky k určitému dni, který si samy nastaví. Do dnes se k tomuto údaji dostávaly docela obtížně. A protože co bychom pro naše účetní neudělali, vytvořili jsme novou možnost filtrace nad hotovostní peněženkou.

V sekci Firemní finance – Hotovost – Peněženky lze nastavit filtr na konkrétního uživatele a taky na stav k určitému dni. 

 

 

✅ Finální verze notifikačního centra je venku – nastavte si frekvenci i upomínky

V poslední fázi úprav v notifikačním centru jsme se vrhli na úpravy a vylepšení, která jste dlouhodobě poptávali.

  1. Nastavení frekvence notifikacítato možnost se týká pouze některých notifikací (informace o výdajích/cesťácích ke schválení a upomínací notifikace).

    Jaké frekvence lze nastavit?
    – ihned – pouze schvalovatelské, odesílají se ihned po odeslání výdaje/cesťáku ke schválení
    – denně – odesíláme v 9:00 ráno každý den
    – týdně – odesíláme vždy v pondělí v 9:00 ráno
    – měsíčně – odesíláme vždy 1. den v měsíci v 9:00 ráno

  2. Upomínací notifikace – Přidali jsme dvě notifikace pro uživatele. Připomenutí na nevyúčtovaný cesťák a nezpracovaný výdaj. U obojího lze nastavit frekvenci posílání těchto připomenutí. ​​​​​​​
  3. Push notifikace schvalovateli cesťáků nově si může schvalovatel nastavit zasílání pushek nejen u výdajů, ale i u cesťáků ke schválení.

✅ Vyzkoušejte si nový import vozidel

Nově je možné do Fidoo naimportovat všechna vozidla a to nejen excelem v aplikaci, ale taky přes public API. Všechno má svá pravidla a platí to i pro import vozidel. Tyto pravidla jsou popsaná ve vzorovém souboru, návodech a taky v technickém popisu API.

✅ Zadávání zemí mimo EU už ve Fidoo není tak pracné, zemi si můžete vyhledat

Především u cesťáků bylo zadávání zemí v rámci zahraničních přechodů dost bolestivé v případě, že uživatel cestoval mimo EU. Proto jsme na všechna místa v aplikaci, kde se zadává země, přidali možnost fulltextového vyhledávání podle názvu a kódu země.

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • XLSX hotovostních transakcí – doplnění URL linku na doklad u nabití a vybití peněženky do nového listu
  • XML výdaje – úprava propisu nákladových středisek a projektů na položky. Nově se položky z hlavičky nepropisují na jednotlivé položky, ale zobrazuje se pouze to, co je zadáno v položkách + doplnění názvů ke kódům


✅ Notifikace pro zástupce schvalovatele

V notifikačním centru si nově můžete také zvolit, zda chcete posílat notifikace v případě, že kolegovi, kterého zastupujete, přijde nějaký úkol ke schválení.
Jak si tuto novou funkci zapnout se dozvíte v našich návodech.

✅ Předvyplňujeme dopravní prostředek v průběhu cesty

V rámci cesťáku už nemusíte zadávat několikrát ten samý dopravní prostředek, ale zadáte ho pouze na začátku a pokud vyplňujete další cíle, prostředek vám vyplníme. Prostě automaticky AUTOMATICKY. 

✅ Předkontace – po importu přidáváme taky vyhledávání

Mezi předkontacemi je dosti obtížně vyhledávat a orientovat se v nich. Proto jsme pro vás vyrobili vyhledávání nad předkontacemi.

✅ Link ke stáhnutí dokladu u nabití vybití peněženky je součástí exportu hotovostních transakcí

Zatím pouze v XML a prostřednictvím API, XLSX bude následovat vzápětí.

✅ Správa API klíčů součástí každého hlavního správce

Pokud chtěl hlavní správce získat právo na správu API klíčů, musel nám napsat/zavolat a my jsme mu toto právo udělili. A to bylo vlastně úplně zbytečné. Proto jsme všem hlavním správcům toto právo udělili.

✅ Získání listingu uživatelů přes API

Do dnešního dne existovala možnost získat přes API informace pouze o jednotlivých uživatelích. Nově nabízíme možnost získat přes API listing uživatelů se základními údaji.

✅ Zadávání předkontací téměř automaticky

 Nově je možné naimportovat předkontace dvojím způsobem:

  1. ​​​​​​​import v aplikaci pomocí excelu


  2. ​​​import přes API

Rozšířili jsme pro vás naše API. O možnosti importu přes API si můžete přečíst více na našem webu ve Specifikace API – předkontace.

  • Cesťáky – práce s výdaji v cesťáku
  • Doplnění údajů do Fidoo faktury
  • Obnova karet – úprava pravidel, komu odesíláme obnovenou kartu
  • Předvyplnění uživatele, pokud objednávám kartu z jeho profilu

✅ Vyladěné přiřazování výdajů do cesťáku a přidávání nového výdaje raz dva

U agendy přidání nového výdaje v rámci vyplňování cesťáků najdete několik změn:

  • Rozdělili jsme přidávání nových a existujících výdajů. „Přidat existující výdaj“ funguje zcela totožně jako dřív. Po kliknutí na „Vytvořit nový výdaj“ se otevře formulář pro vytvoření nového výdaje. Tento výdaj nelze Odeslat ke schválení, lze ho pouze uložit a automaticky se přiřadí k cesťáku.

 

  • Jakmile uživatel odešle cesťák ke schválení, odešleme ke schválení také připojené výdaje, pokud mají vyplněna všechna povinná pole. Pokud u některých výdajů chybí něco vyplněné, uživatele na to upozorníme a tento výdaj ke schválení neodešleme.
  • Výdaj se nově dá otevřít z detailu cesťáku (dřív to bylo možné pouze z náhledu).
 

✅ Fakturu jsme doplnili o údaje, které chyběly účetním

Ve faktuře najdou nově účetní v horní části také variabilní symbol. Dále jsme také přidali název firmy do předmětu fakturačního e-mailu.

✅ Obnovená karta už nejde automaticky tomu, komu byla odeslaná před třemi lety

Jakmile se Fidoo karty blíží ke konci své platnosti, odesíláme hlavnímu správci seznam těchto karet s informací, že pokud je chce poslat jinam nebo někomu jinému, má  údaj změnit v aplikaci. Stávalo se však, že daný uživatel, který je tam napsaný a kterému karta přišla před třemi lety, už ve firmě nepracuje nebo s touto kartou už nemá nic společného.

Nově automaticky nastavíme jako příjemce aktuálního držitele.

✅ Karta z profilu uživatele
Pokud objednáváme kartu z profilu uživatele, předvyplňujeme ho.

  • Zástup – zobrazení zakázaných akcí 
  • Schvalování cesťáků v mobilech – zobrazení všech relevantních cesťáků
  • Úpravy v exportech a integracích

✅ Zástupce nepřebírá všechna práva zastupovaného a včas se to dozví

V rámci role Zástup je vydefinováno, co jako zástupce můžete dělat a co ne. Jakmile se pokusíte provést akci, která v zástupu provést nelze, ihned vám to řekneme ještě před tím, než začnete cokoliv vyplňovat.

Víte jak funkce Zástup funguje a jak ji nastavit? Podrobnější informace najdete v návodech.
 

✅ Schvalovatel vidí v mobilu všechny relevantní cesťáky

Jako schvalovatel nově uvidíte, jak hromadné cesťáky, tak všechny cesťáky s připojenými výdaji, které vám přišly ke schvalování.
Nová verze mobilní aplikace bude co nevidět dostupná na Appstoru a Google Play.

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • XLSX export karet – přidání sloupce Blocked balance
  • XLSX export cesťáků – přidání sloupce daysCount
  • XLSX export výdajů – přidání částky v CZK do položek výdajů
  • XML výdajů – odebrání zaokrouhlování u pole fxRate

  • Zamezení časových překryvů cesťáků
  • Výdaje – u středisek a projektů zobrazujeme za kódem i název
  • Notifikační centrum – rozšíření pokrytých kanálů stávajících notifikací
  • Úpravy v exportech a integracích

✅ Uživatel už neudělá více cesťáku s překrývajícími se termíny

Nově vytvářený cesťák se nemůže časově krýt s jiným již existujícím cesťákem. A to nejen v případě, že uživatel vyváří cesťák sám sobě, ale taky pokud ho vytváří spolucestujícím nebo pokud si duplikuje cesťák a posouvá si ho jen termínově. Fidoo bude tak v tomto případě především účetním zase o něco nápomocnější. 

Nadále bude však možné zadat dvě nepřekrývající se cesty v jednom dni. Tyto cesty (především pokud máte namixované vnitrostátní a mezistátní cesty) vám doporučujeme zadávat do hromadného cesťáku.

 

✅Středisko a projekt už není jen kód

V detailu výdaje vidíme nejen kód střediska a projektu ale taky název. Schvalovatel tedy při schvalování nemusí znát kódy nazpaměť.

✅ Pokrýváme zbytek nepokrytých notifikačních kanálů

U některých druhů notifikací jste si nemohli zvolit oba kanály takže tam, kde to dávalo smysl, jsme vytvořili možnost nastavit si kanál, jaký jako uživatel/firma chcete.

Přidané notifikace zůstávají po nasazení vypnuté a je tedy jen na vás, jestli si změníte aktuální nastavení nebo ne.

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • public API – přidání lokálního datumu a času transakce
  • XML export cesťáků a XML export osobního vyúčtování – přidání elementu „daysCount“ (počet dní)
  • XML karetních transakcí – přidání elementu „mcc“
  • Přiřazení úkolu na převzetí obnovené týmové karty
  • Rozšíření vyhledávání v listingu výdajů, cesťáků a transakcí
  • Uložení a schválení/uzavření výdaje v jednom tlačítku
  • Osobní vyúčtování je responzivní
  • Odstranění sekce Projekty z Nastavení -> Výdaje
  • Úpravy v exportech a integracích

 

✅ Obnovenou týmovou kartu v aplikaci přebírá aktuální držitel

Obnovenou týmovou kartu musel dříve přebírat vždy nastavený správce karty, což bylo mnohdy matoucí. Nově se úkol na převzetí a aktivaci vygeneruje vždy aktuálnímu držiteli karty a pokud se v procesu změní držitel, přesune se na něj úkol k aktivaci karty.

 

✅ Vyhledávání v listingu podle částky a ID? Umíme!

Nejedenou jsme od vás slyšeli, že především pro účely controllingu a auditu potřebujete mít možnost vyhledávat výdaje také podle ID výdaje a částky.

Proto jsme vyhledávání rozšířili a nyní můžete lépe vyhledávat nejen ve výdajích, ale taky v cesťácích, hotovostních a karetních transakcích.

Podle čeho můžete hledat, se dozvíte vždy ve vyhledávacím okně. Například u výdajů: 

 

✅ Účetní dokáže uložit a uzavřít v jednom kroku

Od vašich účetních se k nám dostala zpráva, že jim nevyhovuje, že když editují výdaj nebo cesťák a chtějí ho uložit a uzavřít, tak nejdřív musí kliknout na Uložit, pak si to znovu otevřít a kliknout na Schválit. Je to pro ně několik kliknutí navíc. Udělali jsme tedy v detailu úpravu a pokud ve formuláři něco upraví, tlačítko Uzavřít se změní na Uložit a uzavřít.

 

✅ Účetní agendu si můžete zobrazit taky na menších zařízeních

Do plné responzivity webové aplikace (všechno jde zobrazit na mobilu v prohlížeči – nemyslíme tím mobilní appku) nám chybělo doladit osobní vyúčtování. To jsme v tomto sprintu zresponzivněli taky, takže pokud bude chtít vaše účetní něco rychle zkontrolovat, když zrovna nebude u počítače, může se přihlásit z telefonu a dostane se ke všem informacím, které bude potřebovat. 

 

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • XML export cesťáků – Přidání měny a částky v původní měně.
  • Money S3 – následující změny byly včas odkomunikovány klientům využívajících tuto integraci.
    • Export výdajů (import do závazků a přijatých faktur) – ShortId EX-xxxx neplníme do pole Doklad, pole necháváme pro vyplnění nastavenou číselnou řadou v Money. ShortId bez EX se nadále plní do párovacího klíče a do variabilního symbolu.
    • Export karetních transakcí (import do banky) – číslo výpisu se bere jako číslo měsíce (původně se plnila „0“).
    • Export karetních transakcí (import do banky)- do popisu položky se přenáší identifikace protistrany (název obchodníka).
  • Money S4, S5 – úprava, aby fee výběru nepřebíjelo transakci k výběru.
  • API k cesťákům – doplnění chybějícího údaje allowanceTotalCzk.

✅ Osobní vyúčtování v novém hávu

Osobní vyúčtování prošlo faceliftem a je pro vaše účetní přehlednější, dokáží si filtrovat na základě více parametrů a mají k dispozici srozumitelnější data. A jaké změny byly provedeny?

  • Sjednocení hlavičky – vyúčtování jsme sjednotili se zbytkem aplikace a převlékli jsme ji do nového hávu.
  • Rozdělení výdajů na karetní a hotovostní – protože se s těmito dvěma tipy výdajů pracuje odlišně a účetním by pomohlo mít je odděleny, rozdělili jsme sekci Výdaje na dvě samostatné sekce Karetní výdaje a Hotovostní výdaje.
  • Úprava filtrů nad výdaji – zrušili jsme filtr po týdnech a zavedli jsme dva nové filtry. Pokud máte napojené externí karty a ve vyúčtování jsou i výdaje provedené touto kartou, objeví se možnost filtrovat podle toho, jestli se jedná o Fidoo nebo externí výdaj. A pokud je provedený výdaj v cizí měně, dokáže si vaše účetní filtrovat výdaje podle měn a celkový součet vedle filtrů je odrazem nastaveného filtru.

  • Zobrazení informace o vyplnění údajů na položkách – do dnešního dne vaše účetní na výdajích jednoduše neviděla, jestli předkontace nebo projekt je nebo není vyplněný na položkách. Tento problém jsme ošetřili tak, že pokud je vyplněný údaj na položkách, zobrazujeme v závorce, na kolika položkách je tento údaj vyplněn.

  • Pro lepší orientaci jsme přesunuli Sekci Hotovost mezi Výdaje a Náhrady z cest.
  • Doplnili jsme sekci Hotovost o údaje z nabití a vybití peněženky a tím získáváte kompletní obraz o hotovosti u jednotlivých uživatelů.
  • Náhrady z cest – za termín cesty jsme doplnili počet dní, kterých se cesta týkala.

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • Prémiové integrace Pohoda:
    • pole DPH se vždy vyplní podle toho, co je zadáno ve Fidoo,
    • přenost předkontace rozpadu položky – omezení a popis maximálního počtu znaků,
    • nové číslování výpisů ve formátu „0+číslo měsíce“,
    • sjednocení – datum výpisu a datum platby bude vyplněno údajem Datum vytvoření.

✅ Notifikační centrum

Nově si můžete sami přizpůsobit nastavení notifikačních e-mailů a push notifikací na jednom místě. V tuto chvíli umožňujeme jejich vypnutí a zapnutí

Toto nastavení lze provést na úrovni firmy ale také na úrovni uživatelů individuálně. Více informací o jednotlivých možnostech nastavení naleznete v návodech pro běžného uživatele: Můj profil | Fidoo a hlavního správce: Firma | Fidoo a Úprava uživatelů | Fidoo.

Centrum vypadá následovně:

A co dalšího by vás mohlo zajímat?

  • Nastavení notifikací na úrovni karet jsme přenesli do notifikačního centra na úroveň uživatele – z nastavení karet tedy tato část zmizela.

  • Výchozí nastavení – notifikace se řídí nastavením na úrovni firmy a všechny notifikace jsou zapnuté.
  • Jakmile firma založí nového uživatele, řídí se defaultně notifikace nastavením na úrovni firmy.
  • Do budoucna chystáme rozšíření notifikací na základě vaší zpětné vazby. 

✅ Načítání plateb MVC už provádíme i v noci

Do dnešního dne jsme platby, které byly v KB přičteny od 20:00 do 6:00, načetli až po šesté hodině ráno. Nově dokážeme platby připisovat na váš sběrný účet i v průběhu noci

Je však potřeba si uvědomit, že my ve Fidoo nedokážeme ovlivnit, za jak dlouho po odeslání peněz z vašeho účtu, připíše Komerční banka platbu na účet. Dokážeme ovlivnit pouze to, za jak dlouho po přijetí v KB, jsou peníze připsány na vaše MVC.

✅ Úpravy v exportech a integracích

  • XLSX pro osobní vyúčtování 
  • XML pro osobní vyúčtování – rozšíření exportu

✅ Už si zadáte i elektropohon

Dříve jste si mohli elektropohon do Fidoo zadat pouze jako Jiné palivo. Od dnešního dne lze elektroauta do Fidoo zadávat pod správným typem paliva, v následných procesech a výstupech pak odpovídají jednotky a u soukromých vozidel počítáme se správnými sazbami.

Přidání vozidla:

✅ Účetní může zadat vlastní sazby i do minulosti

Především po novém roce, ale klidně i během roku,  se stávalo, že jste nezadali vlastní sazby hned v den jejich platnosti, ale dostali se k tomu později. Nešlo to, protože to naše aplikace nepovolovala. Nově lze zadat sazby i do minulosti.

✅ Zahraniční stravné zaokrouhlujeme na celé jednotky

Podle zákonných pravidel musí být sazba zahraničního stravného zaokrouhlena na celé jednotky příslušné měny. A proto i my v naší aplikaci zaokrouhlujeme při přepočtech stravného hodnoty na celé jednotky nahoru.

✅ Účetní už si neláme hlavu s tím, která žádost je vyúčtovaná a která ne

Nejedna účetní nám dávala zpětnou vazbu k cesťákům, kdy si stěžovala, že nepozná, která žádost už má vytvořenou zprávu a která ne. Vytvořili jsme nový filtr, díky kterému poznáte, které žádosti nemají vytvořenou navazující zprávu.

✅ Uživatel v seznamu cesťáku jasně vidí, který cesťák byl zamítnut

Zamítnutý cesťák nově odlišujeme stejně jako třeba u výdajů „zpětnou“ šipkou.

✅ Ze seznamu výdajů je zřejmé, jak výdaj byl zaplacen

Mátlo vás, že jste ve výdajích hned nepoznali, jestli se jedná o hotovostní nebo karetní výdaj? Přidali jsme tedy do seznamu ikony, díky kterým budete hned vědět.


✅ Úpravy v exportech a integracích
Nad osobním vyúčtováním máme jak XML tak XLS

Představujeme vám novinky v cesťácích




✅ Jako schvalovatel vidíte kompletní odhad nákladů na cestu 

Často  jsme od vás slyšeli, že žádost o peníze na cestu nevypovídá reálným předpokládaným nákladům a že byste potřebovali nějaké nové políčko, kam by se zadal odhad ceny ubytování, cena letenek apod. a schvalovatel  tak věděl, kolik firmu bude tato cesta stát a podle toho ji schválí nebo zamítne.

Jak jsme tedy žádost o cestu upravili?

  • Peníze na cestu už nejsou součástí počítaných nákladů, ale jsou z kalkulace odděleny.
  • Nově do kalkulace vstupuje Odhad dalších nákladů, který rozpadáme na Ubytování, Doprava a Ostatní.
  • Kategorie odhadu dalších nákladů lze zadat v různých měnách, finální součet odhadu je přepočten na koruny dle právě platného kurzu.

Jak to ovlivní schvalování?

Pokud není nastaven minimální limit pro schvalování, zůstává vše při starém, pouze Žádost o peníze na cestu není součástí celkového odhadu nákladů, je samostatně.

Pokud je nastaven minimální limit pro schvalování kontrolujeme zda nepřesáhl tento limit jak celkový odhad, tak taky celkový odhad bez odhadu ostatních nákladů sečten s penězi na cestu. Pokud jedna hodnota překročí nastavený limit, cesťák jde ke schválení.

A jak to vypadá?


✅ Přidávání spolucestujících a vytváření kopií

Úprava vychází také z vašich podnětů, kdy vám nevyhovovalo, že se kopie vytváří automaticky a že nejde přidat uživatele do již založeného cesťáku.

Způsobů, jak vytvořit kopii cesťáku je nově několik:

  • Z detailu cesťáku, kdy po vyplnění všech povinných polí a doplnění spolucestujích může po kliknutí na Odeslat ke schválení uživatel rozhodnout, zda se kopie spolucestujícím vytvoří nebo ne.

Tímto způsobem však dokážeme vytvořit pouze kopie cesťáků, které zadává přímo cestující a jsou ve stavu Otevřený. Pokud byl již cesťák zamítnut a uživatel ho odesílá podruhé ke schválení, není možné kopie cesťáku tímto způsobem znovu vytvořit.

A protože víme, že občas je potřeba vytvořit kopii také v jiných případech, než pro které odpovídá první způsob, je tady nově druhý způsob.

  • Vytvoření kopie z náhledu přes trojtečku. Tímto způsobem lze vytvořit kopii jakéhokoliv cesťáku. Po kliknutí na Odeslat kopii dalším cestujícím uživatel vybere, komu se má vytvořit kopie, a je to.

​​​​​​​
V obou případech odesíláme po vytvoření kopie cesťáku spolucestujícím e-mail s informací, že mají vytvořený cesťák a že ho mohou editovat a odeslat ke schválení.

Celý postup najdete v návodech Vytvoření cesťáku – žádost | Fidoo a Vytvoření cesťáku – zpráva | Fidoo.

✅ Účetní vidí, od kdy která sazba vlastně platila

 Přidali jsme do tabulky sloupec, ve kterém lze najít datum, od kdy daná vlastní sazba platila.

 

✅ Exporty

Prémiové integrace – oprava propisování položky „Fee“ (poplatek za výběr z ATM) u karetních transakcí.

✅ Zadávejte v žádosti o cestu ostatní předpokládané náklady cesťáku

Peníze na cestu z odhadu oddělíme a nově do něj přidáme Odhad dalších nákladů, který bude dál rozdělen na kategorie pro pohodlné a přehledné zadávání:

  • Ubytování
  • Doprava
  • Ostatní.

Pokud máte nastavený limit, kdy jde žádost ke schválení až od určité částky, bude tato výše posuzována, jak podle odhadu nákladů, tak podle žádosti o peníze na cestu. Pokud jedna z těchto částek dosáhne úrovně určené ke schvalování, vytvoří se úkol schvalovateli.

 

✅ Úpravy v přidávání spolucestujících a vytváření kopií

Tato úprava vychází také ze zpětné vazby, kdy vám nevyhovovalo, že se kopie cesťáku vytváří automaticky a nelze přidávat spolucestující do již založeného cesťáku. 

Úprav bude hned několik:

  • Spolucestující bude moci přidat uživatele i do již založeného cesťáku. Musí být však ve stavu Otevřený.
  • Při odeslání ke schválení, bude zadavatel dotázán,  jestli se mají vytvořit kopie pro spolucestující.
  • Pokud bude cesťák vrácen od schvalovatele, bude možné doplnit spolucestující, ale upravený cesťák nebude možné odeslat daným spolucestujícím přímo z formuláře. Původní spolucestující již své vytvořené kopie totiž začali zpracovávat, proto není vhodné vytvářet další kopie. Nově přidaným spolucestujícím lze kopii odeslat dále popsaným způsobem.
  • Kopie cesťáku půjde vytvořit různým uživatelům z náhledu cesťáku. Budete si moci vybrat kohokoliv, komu budete chtít vytvořit kopii a přeposlat.
  • Pokud budete chtít ze žádosti vygenerovat zprávu, nebude možné přímo z formuláře vygenerovat tuto zprávu i pro spolucestovatele. Protože každý z cestujících odeslal a také upravil původní žádost podle svého a měl by si ji tedy sám také vyúčtovat.
  • V seznamu/soupisu na první dobrou uvidíte, který cesťák si vytvořil uživatel sám a který byl vytvořen někým jiným.

 

✅ Jeden uživatel si nevytvoří cesťáky s překryvy časů

Abychom vám mohli náhrady z cest počítat opravdu správně, musíme v aplikaci zavést nový kontrolní prvek. Ten  bude spočívat v tom, že zabráníme v zakládání cesťáků s překryvy časů. Je přeci nemožné, aby byl uživatel v jednom čase na dvou různých cestách.

 

✅ Evidujte v cesťácích i firemní elektrovozidla

Aktuálně je ve Fidoo aplikaci možné do evidence vozidel zadat pouze pohon na benzín nebo naftu. Pokud ve vaší firmě používáte elektrovozidla, budete moct v budoucnu vybrat také elektropohon. Budeme přidávat také příslušné správné výpočty cestovních náhrad pro případ, že uživatel jezdí soukromým elektrovozidlem.

 

 

✅ Určete si stav nákladových středisek a projektů

Nově můžete hromadně určovat stav (AKTIVNÍ/NEAKTIVNÍ) jednotlivých nákladových středisek a projektů. Lze je tedy hromadně vypínat a zapínat podle toho, které aktuálně používáte. Kód je vždy unikátní a nelze tvořit duplicity. Pokud tedy importujete položku se stejným kódem, tak se název a stav zaktualizuje u již existující položky ve Fidoo. Zamezení tvorby duplicit funguje jak při importu přes excel, tak i při použití API. 

 

✅ Úpravy v exportech

XML výdajů – přidání elementu pozice uživatele označené jako „job“

✅ Nastavte si povinná pole i u cesťáků

Nově si můžete nastavit povinná pole cesťáků, které tak stejně jako výdaje nepůjdou odeslat bez toho, aniž by byla povinná pole vyplněna.
A jaká povinná pole si lze nastavit?

  • Nákladové středisko
  • Projekt
  • Doplňující informace

Aktuálně máte tato pole nastavena jako nepovinná a jejich výběr je jen na vás. Jak můžete vidět níže, nastavení vypadá stejně jako u výdajů.

 

✅ Zobrazte si v mobilní aplikaci kromě svých výdajů i ty týmové

Díky rozšíření filtrů nad výdaji si můžete zobrazit také výdaje lidí v týmu nebo dokonce všechny firemní výdaje, pokud na to máte dostatečné oprávnění. 
Manažeři se tedy nově mohou podívat i na firemní výdaje, každý výdaj si  rozkliknout a zkontrolovat jeho detail.
A jak to vypadá?


Na výchozí obrazovce vidíte své otevřené výdaje, ale v nastavení filtru si můžete nastavit pohled na všechny výdaje, na které máte oprávnění.

 

✅ Úpravy v exportech

Sjednocení obsahu XLSX a XML výdajů – do XLSX jsme přidali pole status výdaje.

Sjednocení XLS a XLSX karetních transakcí – přidání identifikace držitele karty (jméno, příjmení).

Money S3, S4 – změna řazení dle datumu vzestupně s pořadím záznamu – sladění s principem fungování účetního systému.

✅ Dobíjejte Fidoo účet z dalších firemních účtů

Fidoo účet můžete dobíjet pouze z těch firemních účtů, které máme ověřeny a víme, že jsou opravdu vaše. Nově můžeme evidovat více vašich ověřených firemních účtů a rozdělujeme je na hlavní účet a vedlejší, kterých může být neomezený počet. Všechny pak najdete společně v aplikaci.

Co znamená  rozdělení na hlavní a vedlejší účty?
Hlavní účet – lze z něj dobíjet chytrým inkasem a na tento účet budeme poukazovat prostředky v případě vybití Fidoo účtu.
Vedlejší účet – lze z něj pouze dobíjet Fidoo účet pouze manuálně klasickým převodem.

A jak můžete požádat o změnu v evidenci účtů nebo o přidání nového? Postup najdete ZDE v sekci nejčastější otázky.

✅ Vypnutí přístupů do E1

Jak jsme již v minulosti komunikovali, znepřístupnili jsme  přístup do E1.

✅ Nabíjejte a vybíjejte peněženku v mobilu

Nabíjet a odbíjet hotovostní peněženku ve Fidoo jde už nyní i z vašeho mobilu. Pokladní může pohodlně dobíjet peněženky zaměstnanců přímo z mobilu. Koukněte, jak to bude vypadat.

✅ Úpravy v exportech

Pohoda – oprava plnění jednoho pole v importu transakcí.

MoneyS3 – oprava na výdajích – vytvoření podmínky pro plnění popisu.

✅ Doplňková služba Prémiové integrace zpoplatněna

Od Nového roku jsme zpoplatnili službu Prémiové integrace částkou 500 Kč bez DPH. Kompletní popis prémiových integrací najdete na našem webu.

✅ Nové sazby cestovních náhrad na rok 2022

K novému roku jsme jako každý rok aktualizovali sazby cestovních náhrad podle aktuálně platné vyhlášky. Většina z vás se těmito doporučenými sazbami řídí, takže nemusíte dělat vůbec nic a cesťáky se vám již automaticky vypočítávají s těmito novými sazbami.

Těm z vás, kteří máte nastaveny vlastní sazby doporučujeme zkontrolovat, jestli aktuálně nejsou nižší než nové vyhláškové sazby. Pokud ano, přenastavte si je na hodnoty rovné nebo vyšší těm vyhláškovým.

✅ Úpravy v exportech

Všechny exporty – Projekty a Nákladová střediska měla omezené množství znaků, nově délku neomezujeme.

MT940 – oprava chyb.

Pohoda – pokud máme DIČ, tak ho nově automaticky doplníme.

MoneyS3 – pokud máme DIČ, tak ho nově automaticky doplníme, dále do pole „Popis“ plníme Poznámku a pokud není v aplikaci vyplněná, tak Název výdaje (toto je novinka, dříve pole zůstalo při nevyplněné poznámce prázdné.

✅ iOS se už neodhlašuje

Našli jsme chybu, která způsobovala odhlašování naší mobilní appky na iOSu a opravili jsme ji.

✅ Nové funkce peněženky a role Pokladní

  • V aplikaci vzniká mezi klíčovými osobami nová role Pokladní, která:
    • Má právo pouze nabíjet a vybíjet hotovostní peněženky.
    • Pokud chcete využívat funkci nabíjení /vybíjení peněženky, tuto roli obsazujete vy sami.
    • Rolí Pokladní mohou nastavit osoby v roli Statutár a Hlavního správce.
  • V sekci Firemní finance / Hotovost vidí Pokladní tlačítka Nabít peněženku a Vybít peněženku.
  •  Vždy při nabití je zapotřebí přiložit příjmový nebo výdajový pokladní doklad, aby bylo doložené, že k předání peněz pravdu došlo.
  • Ihned po nabití/vybití přijde uživateli e-mail a push notifikace s informací, že se změnil stav jeho Fidoo peněženky.

Více o peněžence a roli pokladní najdete v návodech.

✅ Doručovací údaje při objednání karty

Při objednání karty budete hned vědět, komu karta  přijde do rukou a zároveň to můžete jednoduše změnit.

 ✅Doporučení u exportů

Před exportováním dat z jednotlivých agend jsme vám sepsali doporučení, jak  s našimi exporty pracovat.