DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Digitalizace cesťáků a vyúčtování                                                                                                   

DEZA

DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Přehrát video

O společnosti

Firma DEZA je výrobcem základních organických látek určených pro další chemické využití. S roční zpracovatelskou kapacitou 450 000 tun černouhelného dehtu a 160 000 tun surového benzolu patří mezi významné podniky v oboru na světě.

Sídlo

Masarykova 753

757 01 Valašské Meziříčí – Krásno nad Bečvou

Velikost firmy

1000-1200 zaměstnanců

Odvětví

Chemický průmysl

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Jedna cesta, mnoho papírů

Firma DEZA je zpracovatelem černouhelného dehtu a surového benzolu, což jsou dva vedlejší produkty koksáren. Firma zaměstnává přes 1000 pracovníků, včetně těch, kteří mnohokrát vyrážejí na pracovní cesty a kvůli kterým často vznikaly nepříjemnosti spojené s papírovou byrokracií. Počínaje papírovým formulářem pro zažádání o pracovní cestu, až po její finální vyúčtování.

 

„Všechno znamenalo oběh mnoha dokumentů. Dále s tím bylo spojeno odstraňování spousta chyb, ve výpočtu cestovních náhrad, a ten celý proces byl komplikovaný a zaměstnal velké množství lidí.“

Cesťáky a výdaje

Na pracovní cestu vyjede každý rok bezmála 200 zaměstnanců, z nichž každý pracuje v jiné části areálu. Už jen přenos takových papírů je pro firmu zátěž. Pan Hruška se sám přiznává, že nemá rád papíry a činnosti s nimi spojené, jako je například archivace takovýchto dokumentů. Častokrát se stávalo, že se cesťák musel vyplnit dodatečně a samozřejmě docházelo k problémům při přiřazování jednotlivých výdajů k daným cestám. Samotné schvalování byl boj s časem, neboť jet na cestu, bez schváleného cesťáku je problém i z právního hlediska. A papírový formulář není dostatečně flexibilní, neboť ho musel někdo přinést, nechat si ho schválit a ztrácelo se tím mnoho času. Dnes už si zažádají zaměstnanci o schválení cesty pohodlně na dálku.

Fidoo od karet po cesťáky

„My s Fidoo začali již dávno, když ještě poskytovalo pouze platební karty, které pro nás byly výrazně levnější než ty z banky.“ svěřil se nám pan Hruška. Časem firma začala využívat nové funkce, které Fidoo postupně vydávalo.

Jak firma funguje dnes?

Dnes je pro zaměstnance velmi snadné zažádat o schválení pracovní cesty ještě z domu a stejně tak je pro nadřízené pohodlné tuto cestu schválit. Jen pomocí mobilu a během pár vteřin. Zároveň je velké plus, že když se na cestě vytvoří jakýkoli výdaj, zobrazí se ihned v aplikaci a není nutné ho do cesťáku nijak zpětně dokládat.  Cesťáky tak vznikají mnohem rychleji a nevznikají tak měsíční prodlevy, jaké DEZA měla v minulosti. Velká pomoc je to i pro účetní, kterým odpadá práce s kompletováním výdajů a zdlouhavou kontrolou a to zpracování je tedy mnohem rychlejší a příjemnější.

„... dlouhodobě jsem se snažila toto řešení prosadit a jsem ráda, že máme veškerý přehled a údaje na jednom místě.“

Účetní a důvěra k Fidoo

Účetní mají rádi papíry a přestup na digitalizaci zaměstnaneckých výdajů nebrali zrovna pozitivně. Zároveň všechno rádi kontrolují třikrát a trvalo celkem dlouho než si k Fidoo vytvořili důvěru, že jeho systém dává čísla spolehlivá, a že mu lze věřit. Po čase v něm ale našli značný přínos.

 

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Meopta našla řešení pro své cesťáky

Digitalizace cesťáků a vyúčtování                    

Meopta – optika, s.r.o.

Meopta našla řešení pro své cesťáky

Přehrát video

O společnosti

Nadnárodní firma Meopta – optika, s.r.o., jejíž historie sahá do roku 1933 se zabývá vývojem a výrobou optických zařízení pro průmysl, zdravotnictví, sport a dokonce i armádu. Jejich podniky se nachází jak v České republice, tak na Floridě v USA.

Sídlo

Kabelíkova 1
750 02 Přerov

Velikost firmy

1800 zaměstnanců

Odvětví

Technologie

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zefektivnění cesťáků, rušení hotovosti a větší přehlednost ve firmě

Firma Meopta – optika, s.r.o. je nadnárodní podnik z Přerova, který se pohybuje na špici ve vývoji, výrobě a montáži optických výrobků v oblasti polovodičového průmyslu, zdravotnictví či sportu. Díky jejich komplexní činnosti patří k jejich práci také mnoho cestování. To přináší potíže s vypisováním cesťáků a s jejich zpracováním.

Vzhledem k faktu, že ve firmě cestují nejen obchodníci, či marketingový tým, ale také nákupčí, vývojáři a konstruktéři. Mimo to má Meopta i svůj vlastní dispečink a autodopravu. To generuje mnoho papírování a vyplácení hotovosti na cesty.

 

„Z mé pozice mě nejvíc štvalo velké množství papírových formulářů potulujících se po firmě, a také velké množství hotovostních transakcí, které jsou spojeny s drobnými firemními výdaji.“

Cesťáky se potulovaly po firmě

Podle Tomáše Vagnera, ředitele účetnictví , firmu Meopta – optic nejvíce trápilo vytváření, schvalování a celkové nakládání s cestovními výkazy, které putovaly po firmě a nedostávaly se včas na svá místa. To generovalo velké množství hotovostních transakcí a zpomalovalo účetní ve své práci.

Shledání s Fidoo

První shledání s obchodníky z Fidoo bylo bohužel neúspěšné, neboť jsme firmě nenabídli řešení jejich problému. Po pár letech se naše firmy opět propojily a tentokrát to dopadlo mnohem lépe. Tomáš Vágner byl velmi rád za nové komplexní řešení jejich problému, které spočívalo ve vytváření a schvalování cesťáků, a celkové digitalizaci, přičemž Fidoo karty byly bonusem, který dopomohl k postupnému odbourávání hotovostních pokladen.

Současná práce s Fidoo

Fidoo začala firma „na ostro“ používat v lednu 2022 a za půl roku zpracovala necelých 300 cesťáků a skoro 1000 zaměstnaneckých výdajů. Na rozdíl od minulých let vše probíhá automaticky. Účetní nemusí vypočítávat nic na kalkulačkách a na konci měsíce probíhá hromadný import transakcí do firemního ERP systému. Navíc se všechny cestovní náhrady touto formou lehce proplácí ve mzdě.

Přehlednost a automatizace

Dlouhodobý přínos Fidoo do firmy je značný. Uživatelé již nemusí navštěvovat účetní a vše se řeší digitálně na dálku. Firma získala přehledné workflow a ví, kde váznou jejich cesťáky. Navíc se zbavila záloh na finanční cesty a tím zcela eliminovala hotovostní transakce.

„Už žádné papíry, už žádnou hotovost!“

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků