Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.
Doplňková služba Prémiové integrace zpoplatněna
Od Nového roku jsme zpoplatnili službu Prémiové integrace částkou 500 Kč bez DPH. Kompletní popis prémiových integrací najdete na našem webu.
Nové sazby cestovních náhrad na rok 2022
K novému roku jsme jako každý rok aktualizovali sazby cestovních náhrad podle aktuálně platné vyhlášky. Většina z vás se těmito doporučenými sazbami řídí, takže nemusíte dělat vůbec nic a cesťáky se vám již automaticky vypočítávají s těmito novými sazbami.
Těm z vás, kteří máte nastaveny vlastní sazby doporučujeme zkontrolovat, jestli aktuálně nejsou nižší než nové vyhláškové sazby. Pokud ano, přenastavte si je na hodnoty rovné nebo vyšší těm vyhláškovým.
Úpravy v exportech
Všechny exporty – Projekty a Nákladová střediska měla omezené množství znaků, nově délku neomezujeme.
MT940 – oprava chyb
Pohoda – pokud máme DIČ, tak ho nově automaticky doplníme.
MoneyS3 – pokud máme DIČ, tak ho nově automaticky doplníme, dále do pole „Popis“ plníme Poznámku a pokud není v aplikaci vyplněná, tak Název výdaje (toto je novinka, dříve pole zůstalo při nevyplněné poznámce prázdné).
3x hurá – iOS se neodhlašuje
Našli jsme chybu, která způsobovala odhlašování naší mobilní appky na iOSu a opravili jsme ji.
Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.
Dobíjejte a vybíjejte hotovostní peněženku snadno a rychle s novou rolí Pokladní
Co to pro vás ve firmě znamená?
V aplikaci vzniká mezi klíčovými osobami nová role Pokladní, která:
Má právo pouze nabíjet a vybíjet hotovostní peněženky.
Pokud chcete využívat funkci nabíjení /vybíjení peněženky, tuto roli obsazujete vy sami.
Rolí Pokladní mohou nastavit osoby v roli Statutár a Hlavního správce.
V sekci Firemní finance / Hotovost vidí Pokladní tlačítka Nabít peněženku a Vybít peněženku.
Vždy při nabití je zapotřebí přiložit příjmový nebo výdajový pokladní doklad, aby bylo doložené, že k předání peněz pravdu došlo.
Ihned po nabití/vybití přijde uživateli e-mail a push notifikace s informací, že se změnil stav jeho Fidoo peněženky.
Jaké situace tím řešíme?
Když si zaměstnanec vybere peníze svojí Fidoo kartou, zaplatí za zboží a nějaká hotovost mu zůstane jak v ruce, tak i ve Fidoo peněžence. Jde za Pokladní, peníze ji předá a ona mu je vybije z peněženky.
Drobné nákupy nebo nákupy tam, kde neberou kartu. Zaměstnanec jde za pokladní, ta mu vydá hotovost z firemní pokladny a nabije mu Fidoo peněženku. On zaplatí, zadá hotovostní výdaj, který mu zároveň sníží hotovost v peněžence. Funkce dobíjení a odbíjení peněženky zatím funguje pouze ve webové aplikaci.
Při objednávání karty už jasně vidíte, komu bude doručena
Při objednání karty budete hned vědět, komu karta přijde do rukou a zároveň to můžete jednoduše změnit.
PŘED
PO
Doporučení u exportů
Před exportováním dat z jednotlivých agend jsme vám sepsali doporučení, jak s našimi exporty pracovat.
Při schvalování ve více firmách víte už z pushky víte odkud vítr vane
Pokud figurujete ve více firmách a jste zároveň ve všech firmách schvalovatelem, dozvíte se každé ráno v 9 v naší push notifikaci nejen, že na vás čekají výdaje ke schválení, ale také konkrétní název dané firmy.
Podrobnosti výdaje v novém kabátě
V podrobnostech výdaje najdete na první dobrou všechny informace, které jsou u výdaje vyplněny a nemusíte zbytečně přecházet do hlubšího detailu.
Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.
Přidejte výdaj, vyplňte a odešlete ke schválení v jednom kroku
Upravili jsme přidání hotovostního výdaje ve Fidoo aplikaci tak, abyste nemuseli nejdřív zadat pár nejnutnějších údajů, uložit, jít do detailu výdaje, doplnit zbytek požadovaných věcí a až pak odeslat ke schválení.
Nově přidáte výdaj a odešlete ke schválení v jednom kroku. Po kliknutí na “Přidat” vám výdaj rovnou otevře detail výdaje, kde vidíte, které položky jsou povinné a které ne. Vše potřebné vyplníte a rovnou odesíláte ke schválení.
Před
Po
Nastavte si sami, komu budeme posílat faktury
Ode dneška si můžete nechat posílat Fidoo faktury na sběrný fakturační e-mail nebo na jakýkoliv jiný, který nemusí odpovídat žádnému uživateli ve Fidoo aplikaci.
Fakturu lze také posílat na konkrétní vybrané uživatele nebo role. Nastavení zvládne váš Hlavní správce sám přímo v aplikaci.
Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.
Úpravy ve faktuře
Na základě nových ceníků jsme přepracovali také naše faktury. Naplnili jsme je novými daty, upravili jsme strukturu, aby byla zase o trošku přehlednější a už tento měsíc ji můžete očekávat ve svých mailech.
Ve faktuře nenajdete informace o bonusech a slevách (uživatelé zdarma, udělená sleva). Tyto informace jsou dostupné v ceníku, který máte k dispozici i v aplikaci. V detailu se vše dozvíte v e-mailu, který vám s vaší fakturou přijde.
Už přesně víte, kdo přebírá a aktivuje kartu v aplikaci
Nejednou jsme se setkali s tím, že jste neměli jasno v tom, kdo kterou kartu v aplikaci přebírá. Osobní držitel, týmovou správce? Nebo je to naopak? Na toto téma jsme se proto zaměřili a pravidla sjednotili. Podle Fidoo má kartu (ať je týmová nebo osobní) vždy aktivovat držitel. Jedinou výjimku mají uživatele bez přístupu do aplikace. Tam zůstává převzetí a aktivace karty na správci.
Vylepšení detailu výdaje – začínáme od položek
Při změně detailu výdaje jsme se nejdříve zaměřili na rozpad položek a kontrolu částek výdaje.
Při rozpadu položek například nově kontrolujeme, jestli součet položek souhlasí s celkovou výší výdaje a pokud ne, jako uživatele vás na to upozorníme. Pak jsme také začali z celkové částky dopočítávat další položku, abyste ji nemuseli dopočítávat. A nakonec nám nově funguje i dopočítávání mínusové položky.
Zpoplatněné pluginy a Money S3 jako první vlaštovka
Klienty začínáme připravovat na novoroční zpoplatnění služby Prémiové integrace. Patří sem integrace, které jsou dělané na určitý účetní systém. Tato služba bude zpoplatněna jako celek, takže nebude záležet na počtu aktivních prémiových pluginů. Klient bude platit pevnou částku za měsíc, ve kterém bude mít aktivní minimálně jednu prémiovou integraci. Jako první zde najdete integraci na Money S3, ke které najdete detailní popisky na webu a můžete si tak vše bez problémů sami nastavit.
Úpravy exportů
v obecném XLSX exportu výdajů se chybně zobrazovalo nevyplněné DPH jako nula. Dva různé stavy pak ve výsledku vypadaly „stejně“. Nově při nevyplnění zůstane pole prázdné.
Cílem spojení startupu Direct Fidoo a KB je pomocí moderní aplikace pro zpracování a vyúčtování všech firemních výdajů usnadnit klientům banky digitalizaci a následnou automatizaci interních procesů. Nyní má KB díky této spolupráci nabízí exkluzivně jako jediná banka v ČR připojení svých firemních bankovních karet přímo do aplikace Fidoo.
„Digitalizace je jednou z klíčových aktivit Komerční banky. A stejně jako sama banka digitalizuje své produkty a služby, pomáhá v této oblasti i svým klientům“, uvádí Radka Turková, ředitelka Korporátního a municipálního bankovnictví v Komerční bance.
Díky tomuto partnerství získají klienti KB bezpečný a efektivní nástroj pro správu svých výdajů přímo navázaný i na produkt Komerční banky – KB firemní karty.
Zároveň si klienti mohou pořídit předplacené karty Fidoo, které je možné dobíjet jakýmikoli finančními částkami za pár vteřin. Každý zaměstnanec tak může platit firemní výdaje bezhotovostně. Firma tímto způsobem může nahradit hotovostní pokladny a výdej hotovostních záloh svým zaměstnancům, a to i v různých měnách.
Fidoo nabízí propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoli výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem chytrého telefonu. Výdaj je pak v systému digitálně schválen nadřízeným a přes propojení do účetního systému je kompletně zaúčtován. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky spočítá a přenese data přímo do účetního softwaru.
„Obliba Fidoo jako nástroje na digitalizaci agend spojených s firemními výdaji je podle klientů daná tím, že zbytečné papírování je opravdu časově velmi zatěžuje. Přebujelá administrativa není rozhodně důvod, proč založili a provozují svou firmu. Chtějí dělat byznys, a ne plýtvat časem schraňováním nejrůznějších výdajových dokladů a účtenek. Když jim ukážeme, jak například výdaj za tankování vznikne sám zaplacením kartou a s vyfocenou účtenkou propadne přímo k jejich účetní, jsou nadšeni,“ říká Petr Herzmann, CEO a spolumajitel Direct Fidoo a.s.
Direct Fidoo a.s., se zaměřuje na digitalizaci firemních výdajů. Uzavřené partnerství je pro Fidoo významným krokem při naplňování strategických cílů v oblasti rozšíření distribučních kanálů a novinka s propojenými KB kartami další fází fungující spolupráce. Více informací o podmínkách Fidoo v rámci KB získáte na webových stránkách: www.kb.cz/Fidoo.
Direct Fidoo a.s. má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Stillking Films, ŠKODA AUTO nebo Economia. Fidoo představuje propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem jejich smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k zaúčtování výdaje. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování.
Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.
Pohodlně proplujte vylepšenou správou Výdajů
V nové verzi aplikace najdete přehlednější sekci Výdaje, ve které je jen to, co opravdu potřebujete. Zaměřili jsme se na způsob, jakým přidáváte nebo editujete jednotlivé výdaje. Mění se tak proces po vytvoření výdaje. Nejdřív řešíte účtenku a až potom doplnění údajů, při kterém jednoznačně vidíte, co je povinné a co povinné není. Výdaj můžete pohodlně ihned odeslat ke schválení. Celý proces se stává mnohem jednodušší a rychlejší a vy se k výdaji už nebudete muset vracet. Pokud chcete začít využívat, stáhněte si prosím novou verzi Fidoo aplikace.
Podívejte se na video, jak to funguje. Podrobný postup najdete v našich návodech.
S prohlížečem Internet Explorer 11 se už do Fidoo nepřihlásíte
Z důvodu bezpečnosti jsme od 31. 8. 2021 ukončili podporu Internet Explorer 11. Nyní už se tedy do svého Fidoo přes tento prohlížeč nedostanete. Bez problému se lze přihlásit přes jeho nástupce Microsoft Edge, popřípadě přes jiný bezpečný prohlížeč. Poslední dva měsíce jsme o této změně informovali všechny uživatele na přihlašovací stránce právě ty z vás, kteří se přes prohlížeč Internet Explorer přihlašovali. Z tohoto důvodu doufáme, že vám tato úprava nepřinesla žádné komplikace.
Vyberte si hotovost na cestu v cizí měně
„V zahraničí jsou nám koruny k ničemu,“ tohle jsme slýchávali z více stran, a proto jsme v rámci cesťáků umožnili zažádat o peníze na cestu v hotovosti taky v cizí měně. Nově si stačí v žádosti o cestu zvolit, v jaké měně je budete chtít vyplatit a vybraná měna se pak propíše všude, kam má. Postup najdete v našem návodu.
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně zasílají jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají situace, kdy je potřeba jim nárazově poskytnout daleko větší částku kvůli nečekaným výdajům. Nikdo však neví, kdy taková situace zrovna nastane a zároveň je pak distribuce prostředků složitá.
Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Buďto distribuuje hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak výdaj doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo každému řidiči rozdá platební kartu. Představa, že postoupí klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přímý přístup k jeho firemnímu účtu, není nic pro klidné spaní. Navíc každý nově příchozí řidič, znamená novou kartu, což představuje zbytečně moc papírování.
Společnost Šmídl pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.
Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také nespočet řidičů, kterým, jak jsme zmiňovali výše, firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo jak administrativně, tak lidsky nepříjemnou agendu.
V návaznosti na akvizici společnosti Nika Logistic se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že vyměnili svoje původní karetní řešení za inovativnější. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je to snadno dohledatelné a následně lze se zaměstnancem obratem vyřešit.
Líbí se vám takové řešení a hodilo by se vám získat stejně jako společnosti Šmídl kontrolu nad firemními výdaji všech vašich zaměstnanců?
Startupy Fidoo a Cashbot zajistí firmám uvolnění peněz z vydaných faktur do 24 hodin bez ohledu na termín splatnosti.
Prostředky obratem připíšou na karty okamžitě připravené k použití. Odpadá tak zbytečné papírování a stres s financemi.
Česká fintechová spolupráce přináší také digitální vyúčtování výdajů. Služební cesty a další platby je nově možné vyřešit přímo v aplikaci propojené s účetním softwarem.
České firmy získají nový nástroj na to, jak dostat peníze z faktur ihned do provozu. Umožní jim to nová spolupráce fintechových startupů Fidoo a Cashbot. Ty nyní spojily síly, aby podnikatelům ještě více ulevily od nadbytečné administrativy, rychle zpřístupnily již vydělané peníze a ušetřily čas na rozvoj byznysu.
Cashbot umožňuje zkrátit splatnost vydaných faktur natolik, že firma má k dispozici už do druhého dne peníze, na něž by jinak čekala týdny či měsíce. Díky Fidoo kartám pak podnikatelé tyto prostředky snadno dostanou k dalším lidem ve firmě. Peníze tak velmi rychle poslouží přesně tam, kde jsou zrovna potřeba. Například při placení za palivo do služebního vozu. Jednoduché je pak také zaúčtování výdajů hrazených Fidoo kartou. Stačí pouze mobilním telefonem vyfotit pokladní doklad a schválení nadřízeným už probíhá přímo v aplikaci. Ta pak navíc automaticky přenese data do účetního softwaru.
„Papírování a stres s penězi podnikatele zdržují od toho, co je pro jejich firmu klíčové – získávání nových zakázek a jejich plnění v čase a kvalitě, kterou klienti ocení. Díky našemu partnerství s Cashbotem teď budou moci ještě lépe řídit svoje cashflow, protože peníze z vydaných faktur lze rovnou nabít na Fidoo karty,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Rychlost je v podnikání často rozhodující. Nedává smysl, aby firma musela brzdit svůj rozvoj jen proto, že čeká dlouhé týdny na peníze za práci, kterou už dávno odvedla. Naše spolupráce s Fidoo však nestojí jen na samotném uvolnění peněz z faktur do druhého dne. Firmám poskytuje také cennou nadstavbu v podobě digitalizace řady procesů, jež se dosud neobešly bez papírů,“ dodává Marek Hejdušek, zakladatel a spolumajitel Cashbotu.
Novou plně online službu mohou podnikatelé začít využívat už nyní. Zaregistrovat se lze na www.cashbot.cz či www.fidoo.com. Ve fintech oblasti v rámci České republiky se jedná o unikátní propojení dvou již existujících a praxí prověřených služeb, které přinášejí klientům nové možnosti, jak efektivně pracovat s financemi. Poptávka po podobných řešeních roste celosvětově a oba startupy si od spolupráce slibují, že zájem českých podnikatelů o výhody plynoucí z kombinace inovací na poli financí a technologií ještě posílí.
Direct Fidoo má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Škoda Auto, vydavatelství Economia, nebo produkční společnost Stillking Films. Klientům umožňuje zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku pomocí smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k automatickému zaúčtování. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování. Více na www.fidoo.com.
Cashbot je chytrá služba, která nabízí především živnostníkům a malým a středním podnikům možnost zkrátit dobu splatnosti vydaných nebo naopak odložit splatnost přijatých faktur a pomáhá jim tak vylepšit stav jejich bankovního konta. Startup byl založen v roce 2018 Markem Hejduškem. Klient si může službu zřídit přímo online v aplikaci, či prostřednictvím bankéřů specializovaných firemních center Raiffeisenbank nebo u poradců dalších partnerů jako např. Fincentrum & Swiss Life Select. Více informací a kontaktů naleznete na webové stránce www.cashbot.cz.
Schvalování představuje většinou zdlouhavý proces, zejména u velkých firem, kde je struktura schvalování složitější. S naším nástrojem je možné si práci ulehčit prostřednictvím jednoduchého schvalování odkudkoliv. Některým firmám, které pracují na bázi projektů, však nemusí vyhovovat nastavení schvalování v rámci týmů. Potřebují totiž schvalovat a kontrolovat finance na úrovni konkrétního projektu a třeba i vidět celkový rozpočet a jeho čerpání. Nelenili jsme a funkcionalitu projektové schvalování jsme dovyvinuli. Nyní ji přinášíme našim zákazníkům, abychom jim jejich práci ještě o něco zpříjemnili a usnadnili.
Kdo takové schvalování využije
Pro konkrétnější představu o tom, jakým firmám se vlastně taková funkcionalita hodí, si uvedeme pár příkladů.
„Čím dál častěji narážíme u našich klientů na potřebu řídit si své náklady na úrovni projektů, které mají mnohdy i jasně definovaný rozpočet. Projektové schvalování proto dává smysl takovým firmám, které dodávají projekty zákazníkům. Nezáleží na tom, jestli jde o stavbu, tvorbu reklamního videa nebo třeba vývoj aplikace. Základní parametr tvoří fakt, že všechny náklady, které vedou k realizaci daného projektu musíme někde zohlednit. Projektový manažeři mohou mít na starosti více různých projektů, kdy chtějí mít kontrolu a přehled nad čerpáním financí každého z nich zvlášť. Do projektů rovněž často vstupují lidi zvenčí jako IT odborníci, dělníci, herci apod. Kdybychom si měli vymezit obory, kterých se týká projektové schvalování především, patří mezi ně stavebnictví, filmové produkce, marketingové agentury, eventové agentury nebo IT firmy,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Na druhou stranu sem spadají i velké korporace, kde se na bázi projektů účtuje interně – najímají se konzultanti, řeší se cestovní náhrady, materiál, zasedačky, hotely apod. Dneska si to tyto firmy mohou řídit a taky řídí přes controlling, kde daný projekt mají jako příznak nebo nákladové středisko. To ale neumožňuje kontrolu projektových manažerů v reálném čase. Čerpání rozpočtu tak vidí až třeba na začátku dalšího měsíce, a nemohou flexibilně řídit náklady. Proto si většina projektových manažerů vede svoje pomocné evidence nákladů na projekt. V projektovém schvalování lze však všechny zmíněné nákladové položky zastřešit pod konkrétní projekt, řídit jeho náklady a zároveň mít možnost pracovat s daným rozpočtem, který mohou průběžně kontrolovat, “ dodává Petr.
Využití projektového schvalování cílí také na firmy, kde bychom to na první dobrou nemuseli čekat. Třeba takové sportovní oddíly, které využívají dotace. Dotace se totiž stejně jako projekt vztahují také k určitému rozpočtu na konkrétní účel. Daný rozpočet nesmí být překročen, což je něco, co se dá právě prostřednictvím projektového schvalování uhlídat.
Druhé takové nečekané odvětví představují neziskovky, které mohou pracovat rovněž na projektové bázi. Udělají například 10 projektů za rok, kde potřebují využívat různé lidi a nástroje, a následně za ně vykázat náklady a vyúčtovat je v rámci daného projektu. Zároveň se neziskovek týkají rovněž dotace stejně jako sportovních klubů.
Schvalování projektů pod lupou
Klienti si tedy v současné době mohou přepnout typ schvalování v případě, že se jim tato varianta hodí víc dle jejich konceptu podnikání, a získávají tak kontrolu nad čerpáním rozpočtů u konkrétních projektů. Jaký je však rozdíl mezi původním týmovým schvalováním a tím novým projektovým?
Týmové schvalování, které bylo ve Fidoo pro firmy doposud jedinou dostupnou možností, představuje proces, kdy je určen schvalovatel – většinou manažer týmu, který schvaluje výdaje v rámci svého týmu a má nad nimi tak kontrolu. Lze mít jiného schvalovatele pro celou firmu, pro konkrétní týmy nebo dokonce uživatele, ale je pro všechny výdaje daného celku stále stejný.
Projektové schvalování umožňuje sledovat výdaje a cesťáky k určitému projektu. Schvalovatelem již nemusí být manažer týmu, jako tomu bylo doposud, ale ve většině případů jde o projektového manažera, který svým schvalováním jednoduše řídí, jaké náklady si do projektu pustí a jaké ne. Fidoo pak takovému manažerovi poskytuje i jasný přehled, kolik už z projektového rozpočtu je vyčerpáno a kolik v něm ještě zbývá. Ze strany uživatele to pak znamená, že v závislosti na tom, jaký projekt vybere v cesťáku nebo výdaji, se změní schvalovatel.
Když se tedy rozhoduji v zájmu firmy, ať už jako CFO nebo CEO, jestli bych měl do projektového schvalování jít či ne, přijdou na přetřes benefity, které tato funkcionalita přináší.
Schvalování výdajů k projektům na dálku online – z aplikace v počítači nebo mobilu.
Mohu mít schvalovatele přímo nad projektem – tuto roli přebírá většinou projektový manažer a zároveň pod sebou může mít více projektů.
Přehledný rozpočet a jeho postupné čerpání v rámci daného projektu
Přehled všech projektů a jejich čerpání celkem – důležité především pro CFO, který může vidět všechny projekty firmy a mít tak přehled v reálném čase.
„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking films.
„Už teď si naši uživatelé ve Fidoo spojují v průměru necelých 10 % všech svých výdajů s definovanými projekty či zakázkami. Věříme, že se nová funkcionalita bude našim uživatelům líbit a využívání „Projektů“ ve Fidoo pro kategorizaci a řízení svých projektových nákladů bude ještě intenzivnější,“ komentuje Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
Všichni naši klienti mají již tuto funkcionalitu zpřístupněnou a je jen na nich, jestli si ji aktivují nebo ne. Aby si vše zvládli sami nastavit, připravili jsme pro ně video a webovou stránku, kde naleznou veškeré důležité informace a podklady.
Schvalování přes Fidoo obecně, ať už se jedná o týmové nebo projektové, znamená v tomto procesu až revoluční změnu, která přináší agendě zrychlení a zefektivnění. Záleží tedy na konceptu vašeho podnikání, jestli se vám více hodí schvalovat projektově nebo týmově. Pokud vás možnosti schvalování oslovily, ale stále si nejste jisti, jaká varianta se hodí právě k vám do firmy, není problém. Spojte se s námi a my vám rádi poradíme.
Úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů řešíme tu a tam všichni, a to nejen v dnešní době. Třeba takové filmové produkční společnosti vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak natáčí velkofilm, videoklip nebo reklama a rozdávají všem zálohy v hotovosti, je o zábavu postaráno. To se pak všechny účtenky pomalu nevejdou ani do pytle na odpad. Nevěříte?
Společnost Stillking Films zajišťuje mezinárodní produkci filmů, reklam, videí. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů a seriálů mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, „bondovka“ Casino Royale či Mission Impossible Ghost Protocol s Tomem Cruisem, Wanted s Angelinou Jolie, seriály jako Ponorka nebo Carnival Row.
Vezmeme to pěkně popořadě, ať máte představu, jak to v případě takové mezinárodní produkční společnosti funguje. Ve Stillking Films pracují s českými i zahraničními týmy a každý film, seriál nebo reklama je brán jako jeden konkrétní projekt. Na daný projekt potřebují produkční pravidelně uvolňovat finance. V minulosti jim bylo vypláceno téměř vše v hotovosti, jen pár z nich mělo platební kartu, což představovalo problémy spojené omezením ostatních bez karty, nepřehlednost a nedostatečnou možnost kontroly. Zkrátka, aby karty byly využívány na ty věci, na které byly určeny pouze v požadované míře. Částku si produkční vyzvedávali oproti podpisu v pokladně.
Velmi často se stávalo, že se za 3 měsíce během výroby jednoho filmu skrývala suma 38 milionů korun v účtenkách. Zdá se vám tato částka přehnaná? Uvádíme tedy pár příkladů, co všechno může obsahovat.
Uvedená suma zahrnuje od nákupu obědů přes nakoupení kostýmů pro herce i komparzisty, platby řidičům za objíždění filmových lokacích při jejich výběru nebo při přepravě rekvizit, pronájem ubytování, až po zajištění rekvizit. Když se při výrobě kulis a scén, cokoliv stane, je potřeba neprodleně koupit náhradu – řemeslníkům se rozbije vrtačka, musí se zajet pro novou apod.
Na konkrétní projekt je vždy přiřazen přesný rozpočet, který musí produkční hlídat a mít pod kontrolou, což bylo v této podobě velice časově náročné. Balík účtenek se tu stával realitou, kdy se produkční na konci projektu jen neradi ploužili k účetní. V takovém počtu bylo účtenky těžké uhlídat, občas některé chyběly, ztratily se při přepravě nebo poškodily. Účetní navíc museli tohle nepřeberné množství roztřídit, správně přiřadit k projektům a zadat do účetního systému. Všechno ručně.
Ve Stillking Films chtěli změnu, a tak začali používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným pracovníkům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), je hned zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Poté výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní.
Pro přehlednost a kontrolu nad rozpočty jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalování. Přiřazují tedy jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledují čerpání rozpočtu a uzavírají vyúčtování nad daným projektem. Právě vyúčtování už zvládají díky změně raz dva. Navíc mají vše propojené s účetním systémem, takže data rázem sama propadávají na určené místo.
“Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc na nové možnosti sledování nákladů u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.
A co se tedy pro Stillking Films změnilo v praxi? Digitalizace účtenek přináší v jejich případě hned několik výhod. Předplacené karty mohou rozdat komukoliv potřebují, ať už jde o produkční, kostyméry, asistenty nebo řidiče, jelikož na ně distribuují peníze dle potřeby, a mají tak kontrolu nad cashflow. Při zakoupení náhradního šroubováku držitel karty rovnou nafotí účtenku z Hornbachu do aplikace na mobilu a pošle svému nadřízenému ke schválení nebo přímo účetní. Ta si ji zpracuje v rámci vyúčtování nad projektem, a pak s ní rovnou do účetního systému. Plné kapsy účtenek s následným tříděním odpadají.
Využitím jednoho nástroje získala společnost pomocníka pro efektivnější řízení agend a jejich digitalizaci napříč celou firmou. Efekt pociťuje vedení, které má vše na pár kliků pod kontrolou a přehledně vidí, za co se, ve kterých projektech utrácí. O benefitu pro účetní a produkční zodpovědné za shromažďování dokladů a účtenek nemluvě.
Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?
