V Charitě ČR už řeší cesťáky a vyúčtování zcela digitálně

Digitalizace cesťáků a vyúčtování           

Charita ČR 

V Charitě ČR už řeší cesťáky a vyúčtování zcela digitálně

Přehrát video

O společnosti

Nejstarší dobročinná organizace s celostátní strukturou v České republice jsme rovněž největším nestátním poskytovatelem sociálních i zdravotních služeb. Naši síť tvoří více než 320 Charit různé velikosti. 

Sídlo

Vladislavova 12
110 00 Praha 1

Velikost firmy

78 zaměstnanců

Odvětví

Sociální služby

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zaměstnanci pomáhají po celé ČR a v zahraničí

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci Charity ČR poskytují služby po celé ČR a i v zahraničí, řešili řadu cestovních výdajů. Byla s tím spojena spousta administrativy a času. Hledali efektivní nástroj pro zpracování služebních cest a vyúčtování.

Podle Jitky Jandákové, vedoucí ekonomicko-správního oddělení, byla nejhorší neefektivita práce. A ta spočívala zejména v tom, že zaměstnancům, kteří jeli na služební cestu, trvalo vyplnění excelového souboru na služební cestu, žádosti a vyúčtování, spoustu času. Nepoužívali totiž aktuální formuláře, nedodávali účtenky, dodávali vše pozdě. A to poté obtěžovalo nebo komplikovalo práci kolegům Jitky v ekonomickém oddělením, kteří museli vše kontrolovat, vracet k doplnění a čekat na to.

Mně tam stručně řečeno štvala neefektivita práce. Když pracujete s dotacemi a projekty, tak veškeré procesy, které zdržují vyúčtování, jsou komplikované.

Jitka Jandáková, Vedoucí ekonomicko-správního oddělení v Charita ČR

Propojení s docházkovým systémem

V Charitě ČR zavedli docházkový systém a hledali takový systém, který s ním bude kompatibilní. Prošli výběrovým řízením, prověřili asi tři systémy a rozhodli se pro Fidoo.

Používají jej od roku 2O21, kdy nejprve začali pilotně pracovat na pár zaměstnancích. Zavedli 1-2 týmové karty, vše zkoušeli to a postupně přidali téměř všechny uživatele.

Dynamika procesu a napojení na účetní software

Veškerá agenda spojená se služebními cestami a jejich vyúčtováním teď podle Jitky probíhá dynamicky a bez papírůZaměstnanci mají čas na svoji práci místo toho, aby papírovali a vyplňovali formuláře.

Šlo o velkou změnu, ale jelikož byla žádaná odspodu, přesvědčit zaměstnance, aby se naučili nový systém nebylo tak složité. Sami totiž vnímali, že jim dosavadní systém nevyhovoval.

V Charitě ČR se ale v používání Fidoo posunuli ještě o krok dál a místo exportu dat v rámci vyúčtování a následného nahrávání do jejich účetního systému, funguje nyní Fidoo přes API s účetním softwarem napřímo.

Fidoo do celé sítě charit

Tuto pozitivní zkušenost se povedlo převést v rámci sítě mezi arcidiecézní a diecézní charity. Zaměstnancům pomáhá Fidoo nejenom při zpracování žádosti, ale také při archivaci účtenek.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve Fresenius Kabi Horatev minimalizují hotovost i papíry

Minimalizace hotovosti a papírů                                                           

Fresenius Kabi Horatev CZ s.r.o.

Ve Fresenius Kabi Horatev fungují bez hotovosti

Přehrát video

O společnosti

Celosvětová zdravotnická společnost, která se specializuje na výrobu a distribuci léčívých přípravků a zdravotnické technologie pro infuzi, transfúzi a klinickou výživu. Naše výrobky a služby slouží k péči o kriticky a chronicky nemocné pacienty.

Sídlo

Hořátev 104
289 13 Hořátev

Velikost firmy

500 zaměstnanců

Odvětví

Zdravotnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Opatření z korporátu: minimalizace hotovosti

Ve společnosti Fresenius Kabi Horátev řešili korporátní opatření, které vyžadovalo omezení hotovosti v pokladně. Konkrétní úkol zněl jasně: převeďte veškeré finanční transakce na bezhotovostní styk.

Tým generální ředitelky Ivy Mackové tak začal hledat řešení, které by těmto požadavkům vyhovovalo.

Vyřešit požadavek korporátu nebylo úplně snadné, protože my máme určenou banku v ČR, kterou používáme pro ostatní finanční služby, ale ta nevydává karty. Tak jsme tady museli najít partnera, který nám s tou situací pomůže.

Iva Macková, Generální ředitelka ve Fresenius Kabi Horatev

Bezhotovostní platební styk a zjednodušené služebky

Firma čítá přes 500 zaměstnanců, z čehož 100 jich pracuje v administrativě. Právě pro ně hledal Ivy tým řešení, jak pro zmíněný bezhotovostní platební styk, tak pro účely zjednodušení agendy spojené se služebními cestami, která byly administrativně  a časově náročná.

S aplikací Fidoo pracují ve společnosti  Fresenius Kabi Horátev už více než 10 let, kdy ještě fungovala pod názvem Expensa. Kolegyně Ivy z finančního oddělení tehdy udělala průzkum na internetu a na nástroj narazila.

Automatické dobíjení karet a nastavení pravidel

V současné době mají téměř všichni uživatelé kartu. Některé karty nejsou trvale nabity a firma si stanovuje maximální limity podle individuálních požadavků jednotlivých uživatelů. Nejvíce je využívají nákupčí. kteří mají karty trvale nabité.

Jakmile realizují nějakou platbu, vše  se objeví přímo v aplikaci. Později tam ještě v PDF formě nahrávají konkrétní účtenku. Ivy tým tak okamžitě vidí jaký je stav na jednotlivých kartách a díky tomu nikdo na nic nezapomene.

V případě služebních cest rovněž šetří spoustu papírů, protože žádosti o povolení služební cesty probíhají přímo v aplikaci. Opět lze vidět pohromadě  veškeré výdaje, které souvisely s danou služební cestou, ať jde o čerpání pohonných hmot, letenky, večeře apod.

Zrušení papírové dokumentace a bezchybnost účetních procesů.

Zavedení Fidoo aplikace pomohlo v Kabi Horatev především s úsporou lidských zdrojů ve finanční účtárně. Zaměstnanci oceňují uživatelskou přívětivost aplikace a  jsou rádi, že se zbavili  veškeré papírové dokumentace.

Účetnictví v tomto režimu lze  bez problému podrobit finančnímu auditu. Fidoo pro Ivu a její tým představuje i jakýsi kontrolní nástroj, který zaručuje bezchybnost účetních procesů.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

V DOSI Transport vyřešili distribuci hotovosti řidičům na cestách

Distribuce hotovosti na cestách       

DOSI Transport s.r.o.

V DOSI Transport vyřešili distribuci hotovosti řidičů na cestách

Přehrát video

O společnosti

Hlavní specializací firmy je od roku 2007 přeprava celovozových a částečných nákladů z České a Slovenské republiky do Švédska a Norska. Dále pak od roku 2018 do Dánska, od roku 2019 do Finska a od roku 2020 také do Lotyšska, Litvy a Estonska

Sídlo

Ostravská 506
735 81 Bohumín – Starý Bohumín

Velikost firmy

60 zaměstnanců

Odvětví

Logistika

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Komplikované vydávání financí řidičům na cestách

Logistická společnost DOSI Transport s.r.o. řešila, jak naložit s osobními financemi na cestách řidičů. Oslovili jejich banku, aby jim zřídila 20 platebních karet podle tehdejšího počtu zaměstnanců. To se však neobešlo bez komplikací.   

Banka s tím měla velké problémy a bylo nutné vytvořit plno osobních účtů nebo účty firemní a ke každému z nich 5 karet, což představovalo zbytečně komplikace z pohledu firmy. Tuto agendu má ve firmě na starosti  personální vedoucí Aleš Raško, kterému celý proces výrazně ubíral kapacitu.

Vadilo mi, že jsem s každým řidičem musel jet do banky a vytvořit jeho osobní identitu. Ze začátku při 10 zaměstnancích to bylo v pohodě, ale potom jak jsme se rozrostli na momentálně nějakých 60 zaměstnanců, tak se pro mě stal tento proces už logisticky nemožným.

Aleš Raška, Personální vedoucí v DOSI Transport s.r.o.

Nejen funkčnost řešení, ale i integrace systému

Jelikož řešení prostřednictvím banky bylo komplikované pro všechny strany, rozhodl se pan Raška vyhledat jiné možnosti. Přes internetový vyhledávač pátral podle požadavků, nejenom na základě funkcionalit z hlediska distribuce peněz řidičům, ale také z pohledu možnosti integrace daného systému a jeho další využití ve firmě

Narazil tak na Fidoo, oslovil obchodního zástupce a dohodli se na dalším postupu. Fidoo používají historicky již dlouho, od dob kdy ještě fungovalo pod názvem Expensa.

Automatické dobíjení karet a nastavení pravidel

V současné době proces probíhá tak, že když přijmou v DOSI Transport nového řidiče, pan Raška mu vytvoří profil ve Fidoo, objedná mu kartu a nastaví mu automatické dobíjení  karty s limitní částkou. Ta v tomto případě činí 5 000 Kč, kdy se při poklesu pod tuto částku automaticky dobije a dorovná,  měsíční limit je pak nastaven ve výši 40 000 Kč.

Tato pravidla  jsou ukotvena v interní  směrnici a řidiči jsou s nimi dopředu seznámeni. V případě,  že potřebuje některý z nich více peněz, dotazuje dispečera, který pak dává vědět panu Raškovi a ten mu kartu dobije na pár kliků. Takto nastavený proces se v DOSI Transport osvědčil a všichni jsou spokojení. 

Eliminace hotovosti

Dlouhodobý dopad Fidoo spatřuje pan Raška především v eliminaci hotovosti, kterou nemusí fyzicky vybírat, předávat ji řidičům, a posléze to nějakým způsobem zaúčtovávat a rozúčtovávat. Díky jedné kartě, která splňuje požadavky, se zjednodušilo přidělování financí zaměstnancům na cestách

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků