Digitalizace cesťáků a vyúčtování
Charita ČR
V Charitě ČR už řeší cesťáky a vyúčtování zcela digitálně

O společnosti

Nejstarší dobročinná organizace s celostátní strukturou v České republice jsme rovněž největším nestátním poskytovatelem sociálních i zdravotních služeb. Naši síť tvoří více než 320 Charit různé velikosti.
Sídlo
Vladislavova 12
110 00 Praha 1
Velikost firmy
78 zaměstnanců
Odvětví
Sociální služby
Hlavní potíže
- Zdlouhavá a komplikovaná agenda cesťáků
- Zdržení podkladů pro vyúčtování
- Neaktuální cesťákové formuláře
- Papírování
Řešení
- Předplacené karty pro zaměstnance
- Elektronické zasílání podkladů pro vyúčtování
- Digitální cesťáky
- Digitální archivace účtenek
Hlavní přínosy
- Digitalizace a automatizace procesu
- Eliminace papírování
- Zjednodušení distribuce podkladů od zaměstnanců
- Propojení se mzdovým a účetním systémem
Zaměstnanci pomáhají po celé ČR a v zahraničí
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci Charity ČR poskytují služby po celé ČR a i v zahraničí, řešili řadu cestovních výdajů. Byla s tím spojena spousta administrativy a času. Hledali efektivní nástroj pro zpracování služebních cest a vyúčtování.
Podle Jitky Jandákové, vedoucí ekonomicko-správního oddělení, byla nejhorší neefektivita práce. A ta spočívala zejména v tom, že zaměstnancům, kteří jeli na služební cestu, trvalo vyplnění excelového souboru na služební cestu, žádosti a vyúčtování, spoustu času. Nepoužívali totiž aktuální formuláře, nedodávali účtenky, dodávali vše pozdě. A to poté obtěžovalo nebo komplikovalo práci kolegům Jitky v ekonomickém oddělením, kteří museli vše kontrolovat, vracet k doplnění a čekat na to.
Mně tam stručně řečeno štvala neefektivita práce. Když pracujete s dotacemi a projekty, tak veškeré procesy, které zdržují vyúčtování, jsou komplikované.
Jitka Jandáková, Vedoucí ekonomicko-správního oddělení v Charita ČR
Propojení s docházkovým systémem
V Charitě ČR zavedli docházkový systém a hledali takový systém, který s ním bude kompatibilní. Prošli výběrovým řízením, prověřili asi tři systémy a rozhodli se pro Fidoo.
Používají jej od roku 2O21, kdy nejprve začali pilotně pracovat na pár zaměstnancích. Zavedli 1-2 týmové karty, vše zkoušeli to a postupně přidali téměř všechny uživatele.
Dynamika procesu a napojení na účetní software
Veškerá agenda spojená se služebními cestami a jejich vyúčtováním teď podle Jitky probíhá dynamicky a bez papírů. Zaměstnanci mají čas na svoji práci místo toho, aby papírovali a vyplňovali formuláře.
Šlo o velkou změnu, ale jelikož byla žádaná odspodu, přesvědčit zaměstnance, aby se naučili nový systém nebylo tak složité. Sami totiž vnímali, že jim dosavadní systém nevyhovoval.
V Charitě ČR se ale v používání Fidoo posunuli ještě o krok dál a místo exportu dat v rámci vyúčtování a následného nahrávání do jejich účetního systému, funguje nyní Fidoo přes API s účetním softwarem napřímo.
Fidoo do celé sítě charit
Tuto pozitivní zkušenost se povedlo převést v rámci sítě mezi arcidiecézní a diecézní charity. Zaměstnancům pomáhá Fidoo nejenom při zpracování žádosti, ale také při archivaci účtenek.
Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve společnosti Plaček přešli na digitalizaci finančního řízení firmy
Kompletní kontrola nad finančním řízení firmy