IT | Fidoo

Kompletní automatizace zpracování účtenek

Navitec systems s.r.o.

Navitec systems si užívá plně automatizované zpracování účtenek

O společnosti

Společnost pomáhá svým klientům optimalizovat své hospodaření a procesy zavedením podnikového systému Microsoft Dynamics 365 Business central (dříve Microsoft Dynamics NAV nebo ještě dříve Navision) a dalších obchodních a kancelářských aplikací Microsoftu.

Sídlo

Ševcovská 3667
760 01 Zlín

Velikost firmy

15 zaměstnanců

Odvětví

Hlavní potíže

Nevyhovující platební karty vydávané bankou
Prodleva v dodávání a následném zpracování podkladů
Neefektivní uchovávání účtenek
Složitý vývoj a řešení elektronického archivu
Nedostatek kontroly nad výdaji zaměstnanců

Řešení

Předplacené karty pro všechny zaměstnance
Elektronické zpracování účtenek
Elektronická archivace účtenek
Automatické zpracování výdajů
Okamžitý online přehled o zaměstnaneckých výdajích

Hlavní přínosy

Rychlejší a včasné zpracování výdajů a dokladů
Zrychlení účetní agendy
Digitalizace a automatizace procesu
Přehled nad zaměstnaneckými výdaji v reálném čase
Elektronická archivace

Zdlouhavé vydávání platebních karet a pozdně dodané účtenky

Společnosti Navitec systems s.r.o. nevyhovovalo vydávání platebních karet ze strany banky, protože bylo moc zdlouhavé a zároveň nechtěli udělit plný přístup přímo k firemnímu bankovnímu účtu každému zaměstnanci.

Podle finančního ředitele Daniela Barneta také kontinuálně řešili problémy s dokládáním papírových účtenek, které se nedostávaly včas do účtárny. V horším případě se dokonce ztrácely, což potom přinášelo další práci účetnímu oddělení, které muselo obvolávat a obepisovat jednotlivé dodavatele, kteří účtenky vystavovali.

Konkrétně mě štvalo to, že jsem neměl vůbec přehled v čase o vynaložených výdajích, jak na služební cesty nebo ostatní výdaje spojené například s platbou hardwarových prvků, které si zaměstnanci nakupují sami.

Daniel Barnet, Finanční manažer v Navitec systems s.r.o.

Kostrbaté řešení archivace účtenek

Uchovávání účtenek bylo velmi kostrbaté, protože účtárna musela účtenku nejdřív naskenovat a poté uložit ve formě PDF někde na sdílený disk nebo uložiště, ke kterému měl Daniel přístup. Stejně však řešil, jak se k těmto jednotlivým účtenkám dostat jednoduše. Vývoj a propojení informačního systému na sdílené uložiště přestavovalo spoustu úsilí.

Na řešení Fidoo narazili skrze obchodního zástupce . Když byl Danielovi a jeho týmu produkt představen, bez jakéhokoliv váhání se rozhodli, že ho chtějí vyzkoušet. Agendy, které nyní ve Fidoo využívají, probíhají plně automaticky.

Plně automatické zpracování a okamžitý přehled

Zaměstnanec provede výdaj například za pohonné hmoty nebo za placení balíku na dobírku. V tom okamžiku už vyfotí účtenku nebo fakturu a ta se během 10 minut dostává do informačního systému Navitec Systems. Jak scan této účtenky, tak podklady pro zaúčtování pro účtárnu.

V reálném čase se tak Daniel může podívat na provedený výdaj a získává okamžitou informaci, jestli není náhodou přečerpaný rozpočet pro daného zaměstnance.

Méně starostí a snížení nákladů

Dlouhodobě má používání Fidoo dopad především na snížení nákladů na účetní služby, protože najednou zaúčtování účtenky trvá 3 minuty namísto 20 minut.

Archivace těchto dokladů probíhá elektronicky víceméně bez zapojení jakéhokoliv účastníka mimo daného zaměstnance, který má zodpovědnost pouze ofotit účtenku. Automatizace ve spojení s Fidoo znamená pro Daniela a jeho kolegy na účtárně daleko méně starostí.