V Cemixu už řeší agendu spojenou s výdaji na dálku a za pár minu

Příběh společnosti Cemix

Efektivnější průběžné vyúčtování                   

LB Cemix, s.r.o.

V Cemixu už řeší agendu spojenou se zaměstnaneckými výdaji na dálku a za pár minut

Marta Langová z LB Cemix
Přehrát video o Marta Langová z LB Cemix

O společnosti

Cemix logo

Přední výrobce a dodavatel materiálů pro stavbu: zateplení, fasády, malty, stěrky, omítky, potěry, penetrace, lepidla, podlahové stěrky, sanační systémy, zahradní program. 

Sídlo

Tovární 36
373 12 Borovany

Velikost firmy

350 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zdlouhavé cesťáky a proplácení do mzdy

Ve společnosti Cemix se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácení náhrad zaměstnancům za hotovostní výdajeProblém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna.

Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

 

 

"Nejvíc mě na celém procesu štvalo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny."

Marta Langová, Manažer pro finance a účetnictví v LB Cemix

Tvrzení proti tvrzení

Často se pak stávalo, že  doklady nedorazily včas do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Potom byly různé dohady typu „já jsem to poslal“, „my jsme to nedostali“, takže jsme hledali zrychlení a zjednodušení procesu, jak se dostat k dokladům co nejdříve.

Zaměstnancům se nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. Zrušené pokladny na závodech po celé republice vedli  tedy také k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Poptávali  různě společnosti hlavně za účelem cestovních příkazů přes GPS, které v LB Cemix mají, ale bylo to kostrbaté a nešlo to vůbec napojit na účetnictví. V tu dobu se paní Langové ozval  obchodní zástupce Fidoo a začali spolu řešit cestovní výdaje, které byly tou dobou v přípravě. Zaměřili se tedy nejprve na hotovostní výdaje. 

Digitální cesťáky a karty místo pokladen

Začali ve Fidoo s hotovostními výdaji u manažerů. Agenda k cestovním příkazům pak byla připravena a jelikož mají v Cemixu hodně obchodních zástupců, začali využívat.

V současné době tedy probíhá tak, že poslední den v měsíci vyplní obchodní zástupce cestovní příkaz nebo dovyplní. Někteří zaměstnanci si to spravují  průběžně, někdo až na konci. Odešlou ke schválení nadřízenému a tým paní Langové už si může první nebo druhý pracovní den připravit podklady pro mzdovou účetní, která jim cestovní příkaz může vyplatit.

Kromě zmiňovaných cesťáků a hotovostních výdajů, objevili další možnost především v podobě distribuce peněz na jednotlivé závody. Používají k tomu předplacené karty jako alternativu k pokladně, kdy ji vzdálené dobíjejí a na místě  je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, který má danou agendu na starosti.

Průběžné vyúčtování

V případě okamžitých hotovostních výdajů, kdy nelze  kartou zaplatit, stačí zavolat paní Langové,  která jim dobije požadovanou částku na kartu a oni si jednorázově vyberou peníze bankomatu.  Tím si „dobíjí“ malou pokladničku, která není oficiální pokladnou, ale slouží k výplatě hotovostí přímo na závodě na drobné výdaje.

Potom nahrají účtenky do Fidoo a nemusí nikde nic hlídat, zadají středisko, nemusí nic vyplňovat, kdykoli si mohou zobrazit kolik vlastně v té peněžence ještě mají. Dříve agendu vedli v excelovských tabulkách a teď kliknou „Peněženka“, „Moje“ a vidí zůstatek, kolik jim tam ještě zbývá.

Účetní si může v průběhu měsíce kontrolovat, jestli už má výdaje připravené k zaúčtování, když jí to odsouhlasí nadřízený toho dotyčného zaměstnance, tak ona už si to může předpřipravit k účtování, uzavřít výdaj a nenahromadí se jí to na konci měsíce jako v minulosti. Když je potřeba, upomíná zaměstnance už v průběhu měsíce, že tam mají otevřenou účtenku, jestli by byli tak hodní a dokončili a poslali ke schválení.

Bezkontaktně za pár minut

V dnešní době lockdownů, homeofficů a hybridní možnosti práce nemusí díky Fidoo zaměstnanec řešit tyto agendy se svým nadřízeným nebo s účtárnou osobně,  nebo chodit na poštu, ale všechno proběhne v několika minutách.

Veškeré činnosti  jsou zaznamenány, takže lze dohledat, kdo schvaloval, zaúčtoval a i třeba, na čí straně došlo k zádrhelu.

Pro paní Langovou a LB Cemix znamená získaná automatizace hlavně zrychlení a zjednodušení celého procesu. Během krátké chvíle může dojít k zadání výdaje, k odsouhlasení a vlastně k zaúčtování nebo přípravě k exportu do účetnictví.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Příběh společnosti Capexus

Zrušení papírových účtenek               

CAPEXUS s.r.o.

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Tereza Mádrová ze společnosti Capexus
Přehrát video

O společnosti

Capexus Logo

CAPEXUS navrhuje a vytváří jedinečné kancelářské interiéry.
Po dobu deseti let na trhu změnili pracovní prostředí pro více než 400 společností, od malých dynamických start-upů po velké korporace. 

Sídlo

Nuselská 419/92

140 00 Praha 4 – Michle

Velikost firmy

100 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek

Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství. Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS,  to představovalo významnou administrativní zátěž.   

Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi v CAPEXu  dokonce jednoho dedikovaného člověka.

"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem. "

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS

Začali jsme s kartami na tankování

Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.

Nejprve si v  řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují  tankovat na všech  benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic. 

Všechno funguje v podstatě samo

Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že  všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál. 

CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů. 

Dneska funguje všechno automaticky

Řešení  se velmi osvědčilo  v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.

 

"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky."
Tereza Mádrová ze společnosti Capexus
Tereza Mádrová
Finanční ředitelka

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků