Stavebnictví

30. 8. 20222. 9. 2022

V Heidelberg Cement již neřeší hotovost

Kompletní zrušení hotovosti

HeidelbergCement

HeidelbergCement již neřeší hotovost

O společnosti

Jedna z největších firem dovážející stavební materiál po celé Evropě. Mezi její vývozní artikl patří transport beton a s ním spojený cement a štěrk. V České republice vlastní 3 společnosti pod doménou Českomoravský beton, Českomoravský cement a Českomoravský štěrk.

Sídlo

Beroun 660
266 01 Beroun

Velikost firmy

500-1000 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Rušení hotovostních pokladen a zefektivnění zaměstnaneckých výdajů.

Firma HeidelbergCement Group patří mezi největší vývozce stavebního materiálu na světě a s tím se pojí množství výdajů, které zdržovaly jejich ekonomiku. Mezi jejich vývozní artikl patří hlavně transport beton a s ním spojený cement, štěrk a písek.

Jejich závody jsou ovšem rozmístěné po celé Evropě a hotovostní financování jednotlivých pískoven a cementáren bylo pro firmu obtížné. Česká dceřiná firma HeidlbergCement ČR se proto rozhodla najít možnost, jak zefektivnit zaměstnanecké výdaje v terénu.

„Pro kolegy z finančního oddělení to bylo komplikované, protože museli všechno ručně evidovat, zadávat, vyplácet hotovost a tohle je celkové zjednodušení celého procesu.“

Marek Tláskal, ředitel úseku komunikace a udržitelnosti

Zdlouhavá evidence a vyplácení hotovosti

Podle Marka Tláskala, tiskového mluvčího české pobočky HeidlbergCement ČR, firmu nejvíce sužovala ruční evidence, zadávání všech požadavků spojených s vyplácením a následné vyplácení v hotovosti. Cílem bylo zrušení ručních pokladen a přechod na zcela automatizované řešení.

Řešení nalezené ve Fidoo

Zde Fidoo dokázalo pomoct se zaměstnaneckými kartami, které putovaly do všech závodů po celé České republice. Zaměstnanci už nemusejí žádat o finance u pokladen, ale mají vlastní karty, se kterými platí kdykoliv a kdekoliv a zefektivnila se tak práce ve všech podnicích.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Průmysl

DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

Chovatelské potřeby

Ve společnosti Plaček přešli na digitalizaci finančního řízení firmy

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

Průmysl

Meopta našla řešení pro své cesťáky

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

25. 3. 202228. 6. 2022

V Cemixu už řeší agendu spojenou s výdaji na dálku a za pár minut

Efektivnější průběžné vyúčtování

LB Cemix, s.r.o.

V Cemixu už řeší agendu spojenou se zaměstnaneckými výdaji na dálku a za pár minut

O společnosti

Přední výrobce a dodavatel materiálů pro stavbu: zateplení, fasády, malty, stěrky, omítky, potěry, penetrace, lepidla, podlahové stěrky, sanační systémy, zahradní program.

Sídlo

Tovární 36
373 12 Borovany

Velikost firmy

350 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Distribuce hotovosti do jednotlivých závodů
Zdlouhavý proces a prodleva ve zpracování podkladů
Komplikovaná agenda cesťáků
Složité vyrovnávání mezi zaměstnancem a firmou
Nutnost fyzického předávání dokladů do sídla společnosti

Řešení

Předplacené karty pro jednotlivé závody
Efektivní nabíjení peněz na karty
Elektronické zpracování účtenek
Schvalování v mobilu
Průběžné zpracování vyúčtování
Zrušení papírové části procesu

Hlavní přínosy

Zdlouhavé cesťáky a proplácení do mzdy

Ve společnosti Cemix se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácení náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna.

Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

"Nejvíc mě na celém procesu štvalo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny."

Marta Langová, Manažer pro finance a účetnictví v LB Cemix

Tvrzení proti tvrzení

Často se pak stávalo, že doklady nedorazily včas do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Potom byly různé dohady typu “já jsem to poslal”, “my jsme to nedostali”, takže jsme hledali zrychlení a zjednodušení procesu, jak se dostat k dokladům co nejdříve.

Zaměstnancům se nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. Zrušené pokladny na závodech po celé republice vedli tedy také k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Poptávali různě společnosti hlavně za účelem cestovních příkazů přes GPS, které v LB Cemix mají, ale bylo to kostrbaté a nešlo to vůbec napojit na účetnictví. V tu dobu se paní Langové ozval obchodní zástupce Fidoo a začali spolu řešit cestovní výdaje, které byly tou dobou v přípravě. Zaměřili se tedy nejprve na hotovostní výdaje.

Digitální cesťáky a karty místo pokladen

Začali ve Fidoo s hotovostními výdaji u manažerů. Agenda k cestovním příkazům pak byla připravena a jelikož mají v Cemixu hodně obchodních zástupců, začali využívat.

V současné době tedy probíhá tak, že poslední den v měsíci vyplní obchodní zástupce cestovní příkaz nebo dovyplní. Někteří zaměstnanci si to spravují průběžně, někdo až na konci. Odešlou ke schválení nadřízenému a tým paní Langové už si může první nebo druhý pracovní den připravit podklady pro mzdovou účetní, která jim cestovní příkaz může vyplatit.

Kromě zmiňovaných cesťáků a hotovostních výdajů, objevili další možnost především v podobě distribuce peněz na jednotlivé závody. Používají k tomu předplacené karty jako alternativu k pokladně, kdy ji vzdálené dobíjejí a na místě je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, který má danou agendu na starosti.

Průběžné vyúčtování

V případě okamžitých hotovostních výdajů, kdy nelze kartou zaplatit, stačí zavolat paní Langové, která jim dobije požadovanou částku na kartu a oni si jednorázově vyberou peníze bankomatu. Tím si “dobíjí” malou pokladničku, která není oficiální pokladnou, ale slouží k výplatě hotovostí přímo na závodě na drobné výdaje.

Potom nahrají účtenky do Fidoo a nemusí nikde nic hlídat, zadají středisko, nemusí nic vyplňovat, kdykoli si mohou zobrazit kolik vlastně v té peněžence ještě mají. Dříve agendu vedli v excelovských tabulkách a teď kliknou “Peněženka”, “Moje” a vidí zůstatek, kolik jim tam ještě zbývá.

Účetní si může v průběhu měsíce kontrolovat, jestli už má výdaje připravené k zaúčtování, když jí to odsouhlasí nadřízený toho dotyčného zaměstnance, tak ona už si to může předpřipravit k účtování, uzavřít výdaj a nenahromadí se jí to na konci měsíce jako v minulosti. Když je potřeba, upomíná zaměstnance už v průběhu měsíce, že tam mají otevřenou účtenku, jestli by byli tak hodní a dokončili a poslali ke schválení.

Bezkontaktně za pár minut

V dnešní době lockdownů, homeofficů a hybridní možnosti práce nemusí díky Fidoo zaměstnanec řešit tyto agendy se svým nadřízeným nebo s účtárnou osobně, nebo chodit na poštu, ale všechno proběhne v několika minutách.

Veškeré činnosti jsou zaznamenány, takže lze dohledat, kdo schvaloval, zaúčtoval a i třeba, na čí straně došlo k zádrhelu.

Pro paní Langovou a LB Cemix znamená získaná automatizace hlavně zrychlení a zjednodušení celého procesu. Během krátké chvíle může dojít k zadání výdaje, k odsouhlasení a vlastně k zaúčtování nebo přípravě k exportu do účetnictví.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Průmysl

DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

Chovatelské potřeby

Ve společnosti Plaček přešli na digitalizaci finančního řízení firmy

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

Průmysl

Meopta našla řešení pro své cesťáky

Digitalizace cesťáků a vyúčtování

1000+

21. 2. 20227. 11. 2022

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Zrušení papírových účtenek

CAPEXUS s.r.o.

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

O společnosti

CAPEXUS navrhuje a vytváří jedinečné kancelářské interiéry.
Po dobu deseti let na trhu změnili pracovní prostředí pro více než 400 společností, od malých dynamických start-upů po velké korporace.

Sídlo

Moulíkova 1b

150 00 Praha 5

Velikost firmy

100 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek

Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství. Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS, to představovalo významnou administrativní zátěž.

Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi v CAPEXu dokonce jednoho dedikovaného člověka.

"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem. "

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS

Začali jsme s kartami na tankování

Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.

Nejprve si v řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují tankovat na všech benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic.

Všechno funguje v podstatě samo

Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál.

CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů.

Dneska funguje všechno automaticky

Řešení se velmi osvědčilo v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.

"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky."