Efektivnější průběžné vyúčtování
V Cemixu už řeší agendu spojenou se zaměstnaneckými výdaji na dálku a za pár minut
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti LB Cemix, která zcela změnila způsob, jak realizuje vyúčtování výdajů.
O společnosti
Přední výrobce a dodavatel materiálů pro stavbu: zateplení, fasády, malty, stěrky, omítky, potěry, penetrace, lepidla, podlahové stěrky, sanační systémy, zahradní program.
Sídlo
Tovární 36
373 12 Borovany
Velikost firmy
350 zaměstnanců
Odvětví
Stavebnictví
Hlavní potíže
- Distribuce hotovosti do jednotlivých závodů
- Zdlouhavý proces a prodleva ve zpracování podkladů
- Komplikovaná agenda cesťáků
- Složité vyrovnávání mezi zaměstnancem a firmou
- Nutnost fyzického předávání dokladů do sídla společnosti
Řešení
- Předplacené karty pro jednotlivé závody
- Efektivní nabíjení peněz na karty
- Elektronické zpracování účtenek
- Schvalování v mobilu
- Průběžné zpracování vyúčtování
- Zrušení papírové části procesu
Hlavní přínosy
- Zjednodušení práce pro všechny zaměstnance
- Rychlejší a průběžné vyúčtování celého měsíce
- Digitalizace a automatizace procesu
- Snadná dostupnost dokladů
Zdlouhavé cesťáky a proplácení do mzdy
Ve společnosti Cemix se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácení náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna.
Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.
"Nejvíc mě na celém procesu štvalo předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny."
Tvrzení proti tvrzení
Často se pak stávalo, že doklady nedorazily včas do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Potom byly různé dohady typu “já jsem to poslal”, “my jsme to nedostali”, takže jsme hledali zrychlení a zjednodušení procesu, jak se dostat k dokladům co nejdříve.
Zaměstnancům se nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. Zrušené pokladny na závodech po celé republice vedli tedy také k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.
Poptávali různě společnosti hlavně za účelem cestovních příkazů přes GPS, které v LB Cemix mají, ale bylo to kostrbaté a nešlo to vůbec napojit na účetnictví. V tu dobu se paní Langové ozval obchodní zástupce Fidoo a začali spolu řešit cestovní výdaje, které byly tou dobou v přípravě. Zaměřili se tedy nejprve na hotovostní výdaje.
Digitální cesťáky a karty místo pokladen
Začali ve Fidoo s hotovostními výdaji u manažerů. Agenda k cestovním příkazům pak byla připravena a jelikož mají v Cemixu hodně obchodních zástupců, začali využívat.
V současné době tedy probíhá tak, že poslední den v měsíci vyplní obchodní zástupce cestovní příkaz nebo dovyplní. Někteří zaměstnanci si to spravují průběžně, někdo až na konci. Odešlou ke schválení nadřízenému a tým paní Langové už si může první nebo druhý pracovní den připravit podklady pro mzdovou účetní, která jim cestovní příkaz může vyplatit.
Kromě zmiňovaných cesťáků a hotovostních výdajů, objevili další možnost především v podobě distribuce peněz na jednotlivé závody. Používají k tomu předplacené karty jako alternativu k pokladně, kdy ji vzdálené dobíjejí a na místě je většinou asistentka nebo vedoucí závodu, který má danou agendu na starosti.
Průběžné vyúčtování
V případě okamžitých hotovostních výdajů, kdy nelze kartou zaplatit, stačí zavolat paní Langové, která jim dobije požadovanou částku na kartu a oni si jednorázově vyberou peníze bankomatu. Tím si “dobíjí” malou pokladničku, která není oficiální pokladnou, ale slouží k výplatě hotovostí přímo na závodě na drobné výdaje.
Potom nahrají účtenky do Fidoo a nemusí nikde nic hlídat, zadají středisko, nemusí nic vyplňovat, kdykoli si mohou zobrazit kolik vlastně v té peněžence ještě mají. Dříve agendu vedli v excelovských tabulkách a teď kliknou “Peněženka”, “Moje” a vidí zůstatek, kolik jim tam ještě zbývá.
Účetní si může v průběhu měsíce kontrolovat, jestli už má výdaje připravené k zaúčtování, když jí to odsouhlasí nadřízený toho dotyčného zaměstnance, tak ona už si to může předpřipravit k účtování, uzavřít výdaj a nenahromadí se jí to na konci měsíce jako v minulosti. Když je potřeba, upomíná zaměstnance už v průběhu měsíce, že tam mají otevřenou účtenku, jestli by byli tak hodní a dokončili a poslali ke schválení.
Bezkontaktně za pár minut
V dnešní době lockdownů, homeofficů a hybridní možnosti práce nemusí díky Fidoo zaměstnanec řešit tyto agendy se svým nadřízeným nebo s účtárnou osobně, nebo chodit na poštu, ale všechno proběhne v několika minutách.
Veškeré činnosti jsou zaznamenány, takže lze dohledat, kdo schvaloval, zaúčtoval a i třeba, na čí straně došlo k zádrhelu.
Pro paní Langovou a LB Cemix znamená získaná automatizace hlavně zrychlení a zjednodušení celého procesu. Během krátké chvíle může dojít k zadání výdaje, k odsouhlasení a vlastně k zaúčtování nebo přípravě k exportu do účetnictví.
