s.Oliver už neřeší blednoucí účtenky a vyúčtování

Příběh společnosti s.Oliver

Nahrazení soukromé hotovosti kartami      

s.Oliver

s.Oliver už neřeší blednoucí účtenky a zdlouhavé vyúčtování

Robert Husák ze společnosti s.Oliver
Přehrát video

O společnosti

s.Oliver logo

s. Oliver je německá módní společnost, která po celém světě prodává oblečení, obuv, doplňky, šperky, vůně a brýle.

Sídlo

Želetavská 1449/9

140 00 Praha 4 – Michle

Velikost firmy

200 zaměstnanců

Odvětví

Móda

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Pryč se zkostnatělým zpracováním zaměstnaneckých výdajů

Ve společnosti s. Oliver byla agenda spojená se zaměstnaneckými výdaji hodně zkostnatělá. V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým  zaměstnancům v rámci platebního příkazu. 

Celý proces tak podle finančního ředitele Roberta Husáka  trval hodně dlouho a představoval administrativně náročnou zátěž.  Místo své odborné práce se zaměstnanci věnovali papírování kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože  jsou z papíru, který rychle bledne

"Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun."

Robert Husák, Finanční ředitel ve společnosti s. Oliver

Potřebný obnos na kartě pro každého zaměstnance

Přestože si Robert už přesně nevybavuje, jak se o Fidoo vlastně dozvěděl,  je rád, že k tomu došlo a  nástroj celé jeho firmě pomáhá s řešením dříve útrpných agend

Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim Robertův tým nahrává potřebnou hotovost.  V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a  k doplnění základních informací jako je  např.: nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou ke schválení nadřízenému, který po schválení zasílá doklad na účtárnu k finálnímu zaúčtování

Zjednodušení a zefektivnění celého procesu

Nejčastější výdaj zaměstnanců v s. Oliveru  představuje ubytování v rámci služebních cest nebo výdaje, který není možné hradit na fakturu. Celý proces se  teď řeší průběžně, místo toho, aby trval celé týdny. Zjednodušil se, zrychlil a hlavně zdigitalizoval

Archiv už nepraská ve švech

Robertovi se ukazuje, že zrušení  hotovosti bylo správnou volbou i ve fyzickém světě.  Jedno měsíční vyúčtování obsahovalo cca 10 papírů, které jsou jako firma povinni archivovat a schraňovat je. Archiv už proto poměrně bobtnal, ale teď je vše elektronicky uložené v aplikaci.

Doklady jsou tak pohodlně kdykoliv k dispozici i k náhledu, ať už pro účetní nebo Roberta samotného.

"Podařilo se nám odstranit potíže a administrativní zátěž spojenou s používáním osobních zdrojů zaměstnanců za firemní výdaje a navíc zcela zautomatizovat agendu s tím spojenou. Krásně jsme tak nahradili původní neefektivitu a zkostnatělost, zjednodušeným procesem, kteří oceňují všichni zaměstnanci."
Robert Husák ze společnosti s.Oliver
Robert Husák
Finanční ředitel

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Příběh společnosti Capexus

Zrušení papírových účtenek               

CAPEXUS s.r.o.

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Tereza Mádrová ze společnosti Capexus
Přehrát video

O společnosti

Capexus Logo

CAPEXUS navrhuje a vytváří jedinečné kancelářské interiéry.
Po dobu deseti let na trhu změnili pracovní prostředí pro více než 400 společností, od malých dynamických start-upů po velké korporace. 

Sídlo

Nuselská 419/92

140 00 Praha 4 – Michle

Velikost firmy

100 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek

Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství. Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS,  to představovalo významnou administrativní zátěž.   

Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi v CAPEXu  dokonce jednoho dedikovaného člověka.

"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem. "

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS

Začali jsme s kartami na tankování

Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.

Nejprve si v  řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují  tankovat na všech  benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic. 

Všechno funguje v podstatě samo

Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že  všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál. 

CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů. 

Dneska funguje všechno automaticky

Řešení  se velmi osvědčilo  v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.

 

"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky."
Tereza Mádrová ze společnosti Capexus
Tereza Mádrová
Finanční ředitelka

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků