Schvalování výdajů a cesťáků dle projektu

Jak si zapnout schvalování dle projektu

Pro zapnutí schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu je potřeba:

  • vytvořit si ve Fidoo seznam projektů a nastavit u nich schvalovatele (a případně budget)
  • doplnit Projekt ve všech neuzavřených výdajích a cesťácích (ve stavu Ke schválení, K uzavření), ve kterých není vybrán Projekt:
    • Jednou z možností je vrátit takový výdaj/cesťák zpět zadavateli s komentářem o doplnění projektu.
    • Uživatel s rolí Účetní může projekt doplnit, aniž by bylo potřeba výdaj/cesťák zamítat a vracet zpět zadavateli k doplnění.

Přepnutím schvalování na Projektové schvalování se pole Projekt stane povinným a uživatel bude muset vždy tento údaj vyplnit.

Nastavení schvalování dle projektů

Nastavení schvalování podle projektů
Nastavení schvalování podle projektů

Schvalování výdajů a cesťáků podle přiřazeného projektu provedete v sekci Nastavení – Firma (1) – Schvalování (2) přepnutím na volbu Projektové schvalování (3).  Volbu potvrďte tlačítkem „Uložit nastavení“.

Nastavení projektů a schvalovatelů

Nastavení projektů a schvalovatelů

V Nastavení (1) -> Projekty (2) můžete přidávat nebo upravovat číselník projektů ve Fidoo. Kliknutím na řádek s projektem (3) se v pravé části zobrazí jeho profil, nastavení a možnost nastavovat schvalování projektu (4).

Podobně jako jinde ve Fidoo i zde je možné uplatňovat schvalování podle nastavení na úrovni Firmy nebo nastavit vlastní schvalovatele pro tento konkrétní projekt (5).

 

Jak naimportovat projekty do Fidoo? Detailní postup najdete v samostatném návodu týkající se importu projektů.

Hromadné odeslání výdajů ke schválení

Přihlašte se do mobilní aplikace.

  1. Klikněte na Vybrat v horním pravém rohu.
  2. Vyberte výdaje, které chcete odeslat ke schválení.
  3. Klikněte na tlačítko Odeslat ke schválení.
  4. Potvrďte odeslání.
  5. Výdaje byly úspěšně odeslány ke schválení.

Odeslání výdaje ke schválení

V tomto návodu se dozvíte, jak pomocí aplikace Fidoo odešlete výdaj ke schválení.

Nastavení ve webové aplikaci

  1. V aplikaci v sekci Moje finance vyberte záložku Výdaje.
  2. Klikněte na libovolný výdaj. V pravé části obrazovky se zobrazí detail výdaje.
  3. V tomto rozhraní klikněte na zelené tlačítko Odeslat ke schválení.
  4. Výdaje je tímto odeslán k vašemu schvalovateli.

 

Nastavení schvalování na úrovni firmy

Pro nastavení schvalovacích procesů na úrovni firmy postupujte dle níže uvedeného návodu.

  1. Zvolte sekci Nastavení → Firma → Schvalování.
  2. Nyní se nacházíte v rozhraní, kde si můžete nastavit schvalovací procesy a aplikovat je na všechny uživatele a karty.
  3. Vyberte, zda chcete fungovat v rámci jednoúrovňového, či dvoúrovňového schvalování.
  4. Do jednotlivých polí vyplňte uživatele, kteří budou schvalovateli jednotlivých operací.
  5. Pomocí tlačítka Přepsat všechna individuální nastavení aplikujete nastavení na všechny uživatele a karty.

Nastavení schvalování na úrovni týmu

  1. Schvalovací procesy na úrovni týmu nastavíte v sekci Nastavení → Týmy.
  2. V tomto rozhraní zvolíte tým, na kterém chcete schvalování nastavit.
  3. Následně v pravé části obrazovky klikněte na záložku Schvalování.

V této záložce můžete vybírat mezi dvěma možnostmi;

  • Schvalování na úrovni firmy
  • Individuální schvalování

Pokud zvolíte první možnost, na úrovni firmy, do nastavení se propíší informace přednastavené na celou firmu. Jak tyto informace nastavit, se dozvíte zde.

Individuální schvalování se nastavuje přímo v detailu zvolené záložky vyplněním konkrétního uživatele, který tak roli schvalovatele získá.

Změna čísla účtu

Změnu čísla účtu, ze kterého si zasíláte finanční prostředky na Fidoo účet (tzv. Smluvní účet), je možná. Pro tuto změnu potřebujeme, aby osoba s klíčovou rolí Statutárního zástupce či Finančního správce doložila vlastnictví bankovního účtu. Ten musí být veden na jméno společnosti, která o změnu žádá.
Doložení vlastnictví může firma provést zasláním potvrzení, že je účet uveden v Registru plátců DPH nebo doložením dokumentu, který dokazuje vlastnictví bankovního účtu firmou. To může například pomocí bankovního výpisu (částky zde mohou být začerněné, důležitá je hlavička výpisu), potvrzení o platbě, potvrzení o vedení účtu či smlouvu o běžném účtu.

Schvalovací procesy ve Fidoo

Možnosti nastavení

Nastavení schvalování může ve Fidoo provést osoba s rolí Hlavního správce mnoha způsoby. Obecně lze nastavit schvalování jednoúrovňové, nebo dvouúrovňové. Tzn. můžete zvolit, zda bude ke schválení všech výdajů uživatele zapotřebí dvou nadřízených, nebo budete požadovat dvouúrovňové schválení až od určité částky.

Dále můžete mít nastavené různé schvalovatele pro každou z těchto oblastí: Výdaje, Cesťáky, Dobíjení karet, Správa karet a Notifikace o dobití karty.

Schvalování mnohdy nemusí být stejné u všech osob napříč firmou. Z toho důvodu si jej můžete u jednotlivých uživatelů nastavit individuálně. Jak to provést se dozvíte v tomto návodu.

Pro nastavení schvalování na úrovni celé firmy, přejděte do tohoto návodu.

Schvalovací proces

Pokud uživatel vytvoří výdaj a patřičně jej upraví (přiložení účtenky, poznámky), odešle ho ke schválení svému schvalovateli výdajů. Po odeslání ho nemůže už nijak editovat. Schvalovatel výdaj v ideálním případě schválí, čímž se výdaj v procesu posouvá k účetnímu schválení. Pokud Účetní zjistí jakýkoliv nedostatek, může (stejně jako schvalovatel) výdaj zamítnout, čímž se dostane k uživateli, který jej vytvořil. 

Pokud si nepřejete využívat funkci schvalování, aplikace můžete nastavit dle tohoto návodu.

Chytré inkaso

Ve Fidoo aplikaci může osoba s rolí Správce financí nastavit Chytré inkaso. Jedná se o funkci, kdy se peníze automaticky převedou, jakmile zůstatek na Fidoo účtu klesne pod hranici, kterou si sami nastavíte. Převod finančních prostředků může trvat 5 pracovních dnů. 

  1. Pokud si přejete inkaso využívat, nejdřív si nastavte souhlas s inkasem u své banky.
  2. Následně jej nastavíte ve webové Fidoo aplikaci v  sekci Nastavení →  Firma → Fidoo účet.
  3. V poli Chytré inkaso klikněte na tlačítko Změnit nastavení.
  4. Zvolte buď pravidelné či automatické dobíjení.
  5. Potvrďte.

V souhlasu s inkasem nesmí být předvyplněn variabilní ani specifický symbol. Dále nesmí být vložena žádná poznámka či limit, který nekoresponduje s nastavenou částkou v aplikaci. Je také potřeba si dát pozor na časové omezení souhlasu s inkasem. Do souhlasu se nesmí vyplňovat variabilní symbol, který od Fidoo klient má.  

Fidoo API a jeho nastavení

API je zabezpečeno pomocí staticky generovaného klíče, který využívá oprávnění uživatele pod jehož Fidoo účtem byl vygenerován. V závislosti na úrovni oprávnění tohoto uživatele je možné API klíč využít pouze pro čtení nebo i pro zápis/změnu dat.

Aktivace možnosti generování API klíčů je podmíněno kontaktem s Centrem péče o klienty.

  1. Uživatel pomocí svého e-mailu (který je současně přihlašovacím jménem do Fidoo) žádá o aktivaci možnosti generování klíčů zasláním e-mailu na adresu info@fidoo.com.
  2. Uživateli je po potvrzení od Centra péče o klienty zobrazena nová sekce NastaveníFirmaSpráva API klíčů, ve které si může vygenerovat jeden nebo více API klíčů.

    Fidoo API nastavení
    Fidoo API nastavení
  3. API klíč je nutné vložit do hlavičky X-Api-Key v provolávaných dotazech.

Testovací data

Pokud máte zájem o testovací prostředí, kontaktujte naše Centrum péče o klienty (info@fidoo.com). Ochotně vám zřídíme testovací prostředí Fidoo, které bude schopno komunikovat s testovacím API z úložiště: https://api-preprod.fidoo.com/v2

Zamítnutí výdaje

Tento návod vám ukáže, jak pomocí aplikace zamítnout výdaj.

Nastavení ve webové aplikaci

  1. Po přihlášení v aplikaci v levém horním rohu vyberte záložku Schvalování.
  2. Klikněte na zaměstnance, u kterého chcete výdaje/cesťáky zamítnout.
  3. Zaškrtněte konkrétní výdaje/cesťáky, které chcete zamítnout.
  4. Klikněte na červené tlačítko Zamítnout vybrané.
  5. Do poznámky uveďte důvod zamítnutí.

Nastavení v mobilní aplikaci

Přihlaste se do mobilní aplikace.

  1. Klikněte na Schvalování (spodní menu).
  2. Vyberte výdaj.
  3. Zkontrolujte všechny údaje.
  4. Klikněte na Zamítnout.
  5. Vyplňte důvod zamítnutí.
  6. Klikněte na Zamítnout.

Poznámka o zamítnutí se uživateli zobrazí společně s oznámením, že byl výdaj zamítnut.