DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Digitalizace cesťáků a vyúčtování                                                                                                   

DEZA

DEZA zefektivnila zpracování svých cesťáků

Přehrát video

O společnosti

Firma DEZA je výrobcem základních organických látek určených pro další chemické využití. S roční zpracovatelskou kapacitou 450 000 tun černouhelného dehtu a 160 000 tun surového benzolu patří mezi významné podniky v oboru na světě.

Sídlo

Masarykova 753

757 01 Valašské Meziříčí – Krásno nad Bečvou

Velikost firmy

1000-1200 zaměstnanců

Odvětví

Chemický průmysl

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Jedna cesta, mnoho papírů

Firma DEZA je zpracovatelem černouhelného dehtu a surového benzolu, což jsou dva vedlejší produkty koksáren. Firma zaměstnává přes 1000 pracovníků, včetně těch, kteří mnohokrát vyrážejí na pracovní cesty a kvůli kterým často vznikaly nepříjemnosti spojené s papírovou byrokracií. Počínaje papírovým formulářem pro zažádání o pracovní cestu, až po její finální vyúčtování.

 

„Všechno znamenalo oběh mnoha dokumentů. Dále s tím bylo spojeno odstraňování spousta chyb, ve výpočtu cestovních náhrad, a ten celý proces byl komplikovaný a zaměstnal velké množství lidí.“

Cesťáky a výdaje

Na pracovní cestu vyjede každý rok bezmála 200 zaměstnanců, z nichž každý pracuje v jiné části areálu. Už jen přenos takových papírů je pro firmu zátěž. Pan Hruška se sám přiznává, že nemá rád papíry a činnosti s nimi spojené, jako je například archivace takovýchto dokumentů. Častokrát se stávalo, že se cesťák musel vyplnit dodatečně a samozřejmě docházelo k problémům při přiřazování jednotlivých výdajů k daným cestám. Samotné schvalování byl boj s časem, neboť jet na cestu, bez schváleného cesťáku je problém i z právního hlediska. A papírový formulář není dostatečně flexibilní, neboť ho musel někdo přinést, nechat si ho schválit a ztrácelo se tím mnoho času. Dnes už si zažádají zaměstnanci o schválení cesty pohodlně na dálku.

Fidoo od karet po cesťáky

„My s Fidoo začali již dávno, když ještě poskytovalo pouze platební karty, které pro nás byly výrazně levnější než ty z banky.“ svěřil se nám pan Hruška. Časem firma začala využívat nové funkce, které Fidoo postupně vydávalo.

Jak firma funguje dnes?

Dnes je pro zaměstnance velmi snadné zažádat o schválení pracovní cesty ještě z domu a stejně tak je pro nadřízené pohodlné tuto cestu schválit. Jen pomocí mobilu a během pár vteřin. Zároveň je velké plus, že když se na cestě vytvoří jakýkoli výdaj, zobrazí se ihned v aplikaci a není nutné ho do cesťáku nijak zpětně dokládat.  Cesťáky tak vznikají mnohem rychleji a nevznikají tak měsíční prodlevy, jaké DEZA měla v minulosti. Velká pomoc je to i pro účetní, kterým odpadá práce s kompletováním výdajů a zdlouhavou kontrolou a to zpracování je tedy mnohem rychlejší a příjemnější.

„... dlouhodobě jsem se snažila toto řešení prosadit a jsem ráda, že máme veškerý přehled a údaje na jednom místě.“

Účetní a důvěra k Fidoo

Účetní mají rádi papíry a přestup na digitalizaci zaměstnaneckých výdajů nebrali zrovna pozitivně. Zároveň všechno rádi kontrolují třikrát a trvalo celkem dlouho než si k Fidoo vytvořili důvěru, že jeho systém dává čísla spolehlivá, a že mu lze věřit. Po čase v něm ale našli značný přínos.

 

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků

Ve společnosti Plaček přešli na digitalizaci finančního řízení firmy

Digitalizace cesťáků a vyúčtování                               

Plaček Pet Products s.r.o. 

Ve společnosti Plaček přešli na digitalizaci finančního řízení firmy

Přehrát video

O společnosti

Firma Plaček je provozovatelem prodejen Super zoo, které provozuje ve 4 evropských zemích. Mimo to má i velkoobchodní prodej a provozuje e-commers. Jejich obchod se zaobírá prodejem krmiv a chovatelských potřeb pro domácí mazlíčky.

Sídlo

Revoluční 1381/III

290 01 Poděbrady

Velikost firmy

2000 zaměstnanců

Odvětví

Chovatelské potřeby

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Velká firma hledala řešení pro obchodníky

Firma Plaček stojí za obchody prodejen Super zoo, které se zabývají prodejem krmiv a chovatelských potřeb pro domácí mazlíčky. Ty jsou rozesety po celém Česku, Slovensku, Polsku a Lotyšsku a je jich dohromady okolo 300.

Jejich obchodníci často jezdí po celé republice a kontrola nad jejich výdaji a cesťáky byla velmi složitá. Zejména kvůli nesjednocenému systému.

 

„Mě především štvala neproduktivita a neefektivita celého procesu. Navíc mě konkrétně i relativní absence kontroly, protože vše bylo v papíru, nebylo to v jednotném systému. Kontrola byla tedy těžší a špatně dohledatelná.“

Kontrola a archivace

Asi největší potíž podle Karla Čermáka, CFO skupiny Plaček, bylo nakládání s účtenkami. Složitá byla jejich distribuce od obchodníků k účetním, ale zároveň i jejich archivace. Účtenky se tedy museli dovážet, skenovat, fotit a tisknout. Účetní zase musely hledat místo pro jejich uskladnění a navíc byl tento systém nesjednocený a kontrola nemohla být natolik kvalitní. Vše tedy vedlo k velké neefektivitě celého procesu.

Příchod Fidoo do firmy

Jak nám Karel Čermák prozradil, Fidoo do firmy zavedl již jeho předchůdce. Začátky směřovaly hlavně k využívání platebních karet a digitální distribuci účtenek do účtárny. Vše vedlo ke zefektivnění práce, a tak se samozřejmě postoupilo i ke kompletní digitalizaci účtenkového archivu.

Jak firma funguje dnes?

Dnes je ve firmě Plaček využíváno Fidoo na maximum. Ke kartám přibylo i řešení firemních cesťáků, se kterými byl také velký problém. Zaměstnanci museli vyplňovat papírové formuláře, vypočítávat si diety, vše vkládali do tabulek a nechávali kontrolovat. Dnes už vyplní cesťák ve Fidoo a aplikace vypočítá vše za ně. Navíc ke schválení dochází v pracovním workflow elektronicky a nedochází tak ke zbytečným časovým prodlevám. Vše je tedy digitalizováno.

„Jsou to hodiny času jak na straně uživatelů, tak na straně backoffice.“

Budoucnost a spolupráce s Fidoo

„Stejně jak se systém Fidoo vyvíjí, tak my se vyvíjíme s nimi a pomalu přicházíme k digitalizaci finančního řízení firmy,“ říká Karel Čermák. Dle jeho slov by rád uvítal i možnosti v podobě předplacených karet, business inteligent analýzy či knihy jízd. Vzhledem k evropskému přesahu firmy by také rád expandoval s Fidoo i do jiných zemí.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků