Výdaje Pohoda

Schema

Obecný popis

Integrace Fidoo na software Pohoda je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro software Pohoda.

Tento specifický export Výdajů je určen pro datový přenos Výdajů (účetních dokladů) z Direct Fidoo do software Pohoda od společnosti Stormware. V Pohodě se z výdajů stanou přijaté faktury a závazkové doklady dle pravidel uvedených níže.
Výdaje se do Pohody importují do dvou různých agend, a to konkrétně do agendy „Závazky“ a do agendy „Faktury přijaté“. Jako závazek je brán každý  korunový (tuzemský) výdaj s částkou do 10 000 Kč včetně. Naproti tomu výdaje v cizí měně či korunové výdaje s částkou nad 10 000 Kč se do Pohody dostávají jako přijaté faktury.
Součástí importního souboru je i seznam použitých předkontací (definice agendy, zkratka, účet Má dáti a účet Dal). Pokud některá z použitých předkontací není v systému Pohoda zavedena, tak bude automaticky při importu založena.

Nafocené a naskenované účtenky se přenášejí do Pohody také a to formou připojeného dokumentu, který obsahuje odkaz na úložiště ve Fidoo. Náhled na originál účtenky se tedy otevírá přímo v Pohodě, ale účtenka leží fyzicky ve Fidoo a nezabírá místo uživateli v Pohodě. 

Transformační pravidla

  1. Pravidla pro práci s cizí měnou a výší dokladu nad 10.000 Kč
    Do agendy „Ostatní závazky“ jsou importovány tuzemské i zahraniční výdaje do hodnoty 10 000 bez ohledu na měnu. Pokud je importovaný záznam bez položek, importuje se závazek s jednou položkou v hodnotě dokladu. Pokud má záznam položky, importuje se závazek s položkami. 
    Do agendy „Přijaté faktury“ jsou importovány tuzemské i zahraniční výdaje nad hodnotu 10 000 bez ohledu na měnu.
  2. Společná pravidla pro faktury přijaté i pro závazky
    – Popis dokladu v Pohodě – použije se řetězec Název výdaje, plus poznámka z Fidoo.
    – Variabilní symbol – odpovídá krátkému ID výdaje bez předpony „EX-“.
    – Datum zápisu – plníme z data vytvoření výdaje. 
    – Datum ODP./DORUC. – pokud je taxable date vyplněno, pak plníme taxable date, pokud ne, plníme z data vytvoření výdaje.
    – Datum úč. případu – plníme z data vytvoření výdaje. 
    – Datum splatnosti – určuje účetní systém Pohoda. 
    – U předkontace (předkontaci bereme od položky základu daně), členění DPH, střediska a zakázky se přebírají zkratky. 
    – V oddílu Dodavatel vyplňujeme Název obchodníka; jméno plníme Vlastníkem výdaje, Ulice plníme celou adresou obchodníka, PSČ, obec prázdné. 
    – Pole forma ukazuje, zda je výdaj „Hotově“ nebo „Plat. kartou“. 
    – Ostatní pole se importují beze změn a transformací. 
  3. Pravidla pro faktury přijaté
    – „Poznámku“ v položce dokladu v Pohodě plníme „Popisem položky“ z Fidoo 
    – Sazby DPH přebíráme z položek 
    – Množství plníme vždy „1“ 
    – Jedn. cena je stejná jako částka, tj. základ daně. 
    – Předkontace, členění, nákladová střediska přebíráme. 
    – Záložka Poznámky, pole Interní poznámky obsahuje URL účtenky. 
    – Ostatní údaje se přebírají bez podmínek. 
  4. Příklad naimportovaných položek a aplikace pravidel:

    Fakturace – Ostatní závazky

    Příklad s položkami:

    Příklad bez položek:

    Fakturace – Přijaté faktury
    Příklad s >10k EUR:

    Příklad s >10k CZK:

Struktura a popis dat

Název   interní / XML Popis pole Vzor dat
invoiceHeader
invoiceType receivedInvoice
number
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“
FP21
number
symVar EX-2740
originalDocument/
centre
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“
DOG
centre
contract
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“
FP4
contract
contractName
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/schema/
version_2/type.xsd“>NázevFPu4
contractName
date 27.07.2021
dateAccounting 27.07.2021
dateTax 27.07.2021
accounting
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“/
accounting
classificationVAT
<typ:idsxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“/
classificationVAT
partnerIdentity
<typ:addressxmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“
<typ:company Obchodní
<typ:name Michal Diviš
<typ:city/
<typ:street středa
<typ:zip/
<typ:ico/
address
partnerIdentity
text BububuPolanský
paymentType
<typ:paymentTypexmlns:typ=“http://www.stormware.cz/
schema/version_2/type.xsd“
cashtyp
paymentType
intNote
invoiceHeader
invoiceDetail
invoiceItem
payVAT true
rateVAT
quantity 1
homeCurrency
73738.00
homeCurrency
invoiceItem
invoiceDetail
invoiceSummary
roundingDocument none
invoiceSummary

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Transakce na kartách – Pohoda

Schema

Obecný popis

Integrace Fidoo na software Pohoda je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro software Pohoda. 

Tento specifický export Karetních transakcí je určen pro datový přenos Karetních transakcí z Direct Fidoo do software Pohoda od společnosti Stormware. V Pohodě se z Karetních transakcí stanou Bankovní doklady. 

Karetní transakce se typicky do Pohody dostávají až v případě, že jsou bankou tzv. „zúčtovány“ a tím pádem se v budoucnu už nebudou měnit. Pokud je transakce zatím ve stavu „blokace“ a může se do budoucna měnit, tak se z Fidoo nevyexportuje. Tuto kontrolu provádí Fidoo při exportu z Účetní agendy (viz dále v návodu v části „Export z Fidoo“). 

Importované Bankovní doklady a Přijaté faktury / Závazky z Fidoo lze v Pohodě automatizovaně napárovat (čili „zlikvidovat“) přes párovací znak, kterým je „Short ID“ výdaje z Fidoo plněný do variabilního znaku bankovního dokladu. 

Funkce importu Bankovních dokladů pomocí formátu XML je podporována v Pohodě od verze „Říjen 2021, release 12900“. Zkontrolujte si, že máte software Pohoda této verze nebo novější. 

Transformační pravidla

  • Bankovní doklady budou dle globálního nastavení v Pohodě automaticky číslovány bez použití číselných řad (viz Nastavení v Pohodě umístěné zde: Globální nastavení -> Doklady -> Číslování).
  • Pokud je transakce ve stavu „blokace“ (tj. není ještě bankou „zúčtována“), tak se ve Fidoo vůbec nenabídne k exportu a do Pohody se nepřenese. Je to proto, že taková transakce se do budoucna může ještě měnit a nemá tedy v účetnictví zatím co dělat. 
  • Datum účetního případu, plnění DPH, příp. uplatnění DPH je shodný jako datum platby.
  • Datum vystavení je plněno datumem vzniku transakce v aplikaci Fidoo.
  • Všechny doklady se importují vždy v CZK měně. 
  • Importují se bankovní doklady s variabilním symbolem, který slouží jako párovací znak. Do variabilního symbolu je v případě Fidoo karet propisována číselná část Short ID výdaje z Fidoo (Pokud je Short ID např. EX-1234, do VS je propsán párovací znak ve tvaru 1234). 
  • Importují se zvlášť i poplatky vůči aplikaci Fidoo, které jsou bez VS, tudíž se nedají s ničím párovat. 
  • Bankovní doklady se importují s konkrétní zkratkou účtu, která je zadaná v aplikaci Fidoo. 
  • Zkratka musí být shodná se zkratkou banky v Pohodě. Není-li zkratka banky ve Fidoo vyplněna, nebo je-li vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není zavedena, tak budou při importu bankovní doklady vloženy do výchozí banky nastavené v Pohodě. 
  • Pomocí nastavení zkratky banky v konfiguraci importního formátu Pohoda ve Fidoo na transakcích z karet a z Fidoo účtu lze ovlivňovat, zda se „karetní účet“ a „Fidoo účet“ povede v Pohodě jako dva separátní účty (každý se svým zůstatkem), nebo zda se vše bude „slévat“ v Pohodě na jeden bankovní účet, kde bude veden celkový zůstatek všech vašich finančních prostředků ve Fidoo. 
  • Párování (v Pohodě „Likvidace“) takto importovaných bankovních dokladů na přijaté faktury probíhá přes párovací znak „Short ID“ výdaje z Fidoo (resp. jeho číselnou část) propsanou do položky „párovací znak“. 

Struktura a popis dat

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Transakce na Fidoo účtu – Pohoda

Schema

Obecný popis

Integrace Fidoo na software Pohoda je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro software Pohoda.

Tento specifický export Transakcí na Fidoo účtu je určen pro datový přenos Transakcí na Fidoo účtu z Direct Fidoo do software Pohoda od společnosti Stormware. V Pohodě se z Transakcí na Fidoo účtu stanou Bankovní doklady.

Funkce importu Bankovních dokladů pomocí formátu XML je podporována v Pohodě od verze „Říjen 2021, release 12900“. Zkontrolujte si, že máte software Pohoda této verze nebo novější.

Transformační pravidla

  • Bankovní doklady budou dle globálního nastavení v Pohodě automaticky číslovány bez použití číselných řad (viz Nastavení v Pohodě umístěné zde: Globální nastavení – Doklady – Číslování).
  • Importované bankovní doklady z transakcí na Fidoo účtu jsou bez vyplněného variabilního symbolu a nepárují/nelikvidují se tedy s žádnými Přijatými fakturami ani Závazky.

  • Rozlišují se druhy všech transakcí (Jednorázové nabití karty, Odbití prostředků na Fidoo účet atd.).

  • Datum účetního případu, plnění DPH, příp. uplatnění DPH je shodný jako datum platby.

  • Datum vystavení je plněno datumem vzniku transakce v aplikaci Fidoo.

  • Všechny doklady se importují vždy v CZK měně.

  • Importují se zvlášť i poplatky vůči aplikaci Fidoo, které jsou také bez VS, tudíž se nedají s ničím párovat.

  • Bankovní doklady se importují s konkrétní zkratkou účtu, která je zadaná v aplikaci Fidoo.

  • Zkratka musí být shodná se zkratkou banky v Pohodě. Není-li zkratka banky ve Fidoo vyplněna, nebo je-li vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není zavedena, tak budou při importu bankovní doklady vloženy do výchozí banky nastavené v Pohodě.

  • Pomocí nastavení zkratky banky v konfiguraci importního formátu Pohoda ve Fidoo na transakcích z karet a z Fidoo účtu lze ovlivňovat, zda se „karetní účet“ a „Fidoo účet“ povede v Pohodě jako dva separátní účty (každý se svým zůstatkem), nebo zda se vše bude „slévat“ v Pohodě na jeden bankovní účet, kde bude veden celkový zůstatek všech vašich finančních prostředků ve Fidoo.

Struktura a popis dat

 

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Transakce na hotovosti – Pohoda

Schema

Obecný popis

Integrace Fidoo na Pohodu je řešena exportními soubory ve specifickém formátu XML pro Pohodu. 

Tento specifický export Hotovostních transakcí je určen pro datový přenos Hotovostních transakcí z Direct Fidoo do software Pohoda od společnosti Stormware. V Pohodě se z Hotovostních transakcí stanou Pokladní doklady. 

Funkce importu Pokladních dokladů pomocí formátu XML je podporována v Pohodě od verze „Říjen 2021, release 12900“. Zkontrolujte si, že máte software Pohoda této verze nebo novější. 

Transformační pravidla

  • Jako číselná řada pro importované pokladní doklady bude použita výchozí číselná řada pokladních dokladů nastavená v Pohodě. 
  • Datum účetního případu, plnění DPH, příp. uplatnění DPH je shodný jako datum platby. 
  • Datum vystavení je plněno datem vzniku transakce v aplikaci Fidoo.
  • Importují se pokladní doklady s variabilním symbolem, který slouží jako párovací znak. Do variabilního symbolu je v případě Fidoo hotovostních transakcí propisován „Short ID“ výdaje z Fidoo (Resp. jeho číselná část. Pokud je Short ID např. EX-1234, do VS je propsán párovací znak ve tvaru 1234).
  • Pokladní doklady se importují s konkrétní zkratkou pokladny, která je zadaná v aplikaci Fidoo. 
  • Zkratka pokladny v nastavení Fidoo musí být shodná se zkratkou pokladny v Pohodě. 
  • Párování takto importovaných pokladních dokladů na přijaté faktury a závazkové dokumenty probíhá přes párovací znak „Short ID“ výdaje z Fidoo (resp. jeho číselnou část) propsané do Pohody do položky pokladního dokladu „variabilní symbol“ nebo „párovací znak“. 

Struktura a popis dat

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Nastavení výdajů – Pohoda

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte. 
    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Výdaje“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne). 
          b) Prefix pro číselnou řadu Závazků, která se použije při importu pro výdaje z Fidoo 
    (v případě, že zde bude vyplněn prefix, který v Pohodě není definovaný, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí číselná řada Závazků nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.
          c) Prefix pro číselnou řadu Faktur Přijatých, která se použije při importu pro výdaje z Fidoo 
    (v případě, že zde bude vyplněn prefix, který v Pohodě není definovaný, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí číselná řada Faktur Přijatých nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.
    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda
  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeNákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeČlenění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajePředkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě.
    (NastaveníProjekty

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující oblasti: 

  •  Přidat (či zvolit existující) číselnou řadu pro Závazky 
  • Přidat (či zvolit existující) číselnou řadu pro Faktury Přijaté
  1. Z menu „Nastavení“ jděte na „Seznamy“ a dále na „Číselné řady“. 


  2. V definici číselných řad zvolte agendu číselných řad pro „Ostatní Závazky“. Zde vytvořte novou číselnou řadu pro Ostatní závazky z Fidoo. V rámci čísla si zvolte prefix a počet číslic dané řady a dále zvolte Název číselné řády. Zvolený prefix číselné řady Ostatních závazků vložte také do Fidoo do nastavení integrace na Pohodu, do části „Výdaje“. (Viz Příprava a nastavení na straně Fidoo). Vytvořený záznam uložte.

  3. Dále zvolte agendu číselných řad pro „Přijaté faktury„. Zde vytvořte novou číselnou řadu pro Přijaté faktury z Fidoo. V rámci čísla si zvolte prefix a počet číslic dané řady a dále zvolte Název číselné řády. Zvolený prefix číselné řady Přijatých faktur vložte také do Fidoo do nastavení integrace na Pohodu, do části „Výdaje“. (Viz Příprava a nastavení na straně Fidoo). Vytvořený záznam uložte. 


    Nyní jsou nastavení potřebná pro import výdajů z Fidoo do závazků a faktur přijatých v Pohodě připravena. 

Export z Fidoo

Exportovat Výdaje lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad jakýmkoliv seznamem výdajů (např. Firemní Finance – Výdaje).
2. V účetní agendě v části „Export výdaje“.

Rozdíl je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly zamezující vyexportovat výdaje duplicitně a karetní výdaje, které nemají svou karetní transakci ještě zúčtovanou. Nad běžným seznamem výdajů kdekoliv v aplikaci se žádné kontroly neaplikují a lze tak vyexportovat libovolnou skupinu výdajů dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem výdajů 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam výdajů 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem Výdajů zvolte volbu „Export“ 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Pohoda, zvolte si, zda chcete společně s datovým exportním souborem vyexportovat i naskenované obrázky účtenek a výběr potvrďte zeleným tlačítkem „Exportovat“. 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceVýdaje).

     

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze výdaje, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou z hlediska schvalovacího procesu ve stavu „Vyúčtovaný“ (tj. jsou součástí uzavřeného osobního vyúčtování).

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte „Export výdajů„. 
  2. Zvolte Nový export. Pomocí filtru si můžete omezit seznam výdajů, které budete exportovat. 
    Výchozí hodnoty filtru jsou zde nastaveny tak, aby výběr obsahoval všechny výdaje, které už jsou připraveny k exportu a ještě před tím nebyly exportovány (Doporučujeme neměnit). 
    Zkontrolujte počet výdajů, které se chystáte vyexportovat a exportovací proces započněte zeleným tlačítkem „Exportovat“. 

  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet. 

  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko „Stáhnout data“. 
  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory výdajů ve všech dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici včetně scanů účetních dokladů. 
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Pohodu a uložte si ho na disk počítače, kde ho později budete schopni najít.


    Export výdajů je hotov.

Import do Pohody

  1. horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace a dále XML import/export„.  


  2. Nejprve označíme Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíme tlačítkem se třemi tečkami. 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujeme si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrdíme tlačítkem „Další“. 


  5. Zvolíme, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahájíme import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import výdajů z Fidoo do Přijatých faktur a Ostatních závazků v Pohodě.


  6. Po dokončení importu se nám zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrdíme tlačítkem „Dokončit“.


  7. Import Ostatních závazků z výdajů ve Fidoo do Pohody je dokončen a v sekci Ostatní závazky jsou všechny naimportované závazky vidět.




  8. Zároveň je dokončen i import Přijatých faktur z výdajů ve Fidoo a v sekci Přijaté faktury jsou vidět i všechny naimportované Přijaté Faktury.




    Import výdajů z Fidoo do Ostatních závazků a Přijatých Faktur v Pohodě je hotov.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení karetních transakcí – Pohoda

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte. 
    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Karetní transakce“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne). 
          b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
    Pokud si v Pohodě založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce „Karetní transakce“ a zkratku druhého do části „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda

  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeNákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeČlenění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajePředkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě 
    (NastaveníProjekty

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující oblasti: 

  • Přidat (či zvolit existující) Banku, kam budete importovat karetní transakce z Fidoo a zkratku této banky následně propsat do nastavení ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

Pokud nebude v Pohodě vybrána a ve Fidoo nastavena žádná konkrétní zkratka banky, nebo pokud bude nastavena zkratka banky, která v Pohodě není definována, Pohoda při importu zařadí bankovní doklady do výchozí banky nastavené v Pohodě. 

Pokud jste tyto nastavení již provedli v rámci importu Transakcí na Fidoo účtu, nemusíte už nic dalšího nastavovat. Import karetních transakcí bude v pořádku fungovat. 

TIP: Pokud si nastavíte stejnou Banku pro „Karetní transakce“ i „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do této jedné Banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
Pokud si v Pohodě pro Fidoo založíte 2 bankovní účty, jeden z nich použijete pro „Karetní transakce“ a druhý pro „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

  1. V horním menu zvolte „nastavení a dále „Bankovní účty“. 
  2. Zde přidejte nový bankovní účet pro bankovní doklady z Fidoo. Pomocí ikony „Nový“ založte nový záznam a v něm vyplňte zkratku, číslo účtu a banku (pozn.: Číslo Fidoo účtu najdete ve Fidoo v menu Firemní financeFidoo účet), dále si zkontrolujte vhodný analytický účet a nový záznam uložte. Zvolenou zkratku založeného bankovního účtu nezapomeňte propsat do nastavení integrace ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

    Nyní jsou nastavení potřebná pro import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě připravena. 

Export z Fidoo

Exportovat Karetní transakce lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad jakýmkoliv seznamem karetních transakcí (např. Firemní Finance – Karty – Transakce).
2. V účetní agendě v části „Export karetních transakcí“.

Rozdíl je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly zamezující vyexportovat transakce duplicitně. Nad běžným seznamem karetních transakcí kdekoliv v aplikaci se žádné kontroly neaplikují a lze tak vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam transakcí na kartě
    (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – KartyTransakce)

  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – KartyTransakce)

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na kartách zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceKartyTransakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Pohoda a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceKartyTransakce).

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou bankou zúčtovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export transakcí na kartě. 

     

  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a proces exportu započněte zeleným tlačítkem Exportovat.
  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
  5. Stáhne se vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na kartách ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Pohodu a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.

    Export karetních transakcí je hotov.

Import do Pohody

  1. horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace a dále XML import/export„.  

     

  2. Nejprve označíme Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíme tlačítkem se třemi tečkami . 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrďte tlačítkem „Další“. 
  5. Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě.

     
  6. Po dokončení importu se zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“. 
  7. Import Bankovních dokladů z Karetních transakcí ve Fidoo do Pohody je dokončen a v sekci Banka jsou všechny importované Bankovní doklady vidět.


    Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Pohodě je hotov.  

  8. Pro automatickou likvidaci (neboli párování) bankovních dokladů s přijatými fakturami a závazky z Fidoo si nejprve označte bankovní doklady, které chcete likvidovat a pak jděte na tlačítko „Operace“ a zvolte položku „Automatická likvidace“. 
  9. V prvním okně průvodce pro automatickou likvidaci nechte zvolená pravidla pro „výpisy“ a pokračujte tlačítkem další.
  10. Zkontrolujte si výsledky procesu likvidace a průvodce ukončete tlačítkem „Další“.
  11. Likvidace bankovních dokladů je úspěšně hotova. U bankovních dokladů, které byly úspěšně zlikvidovány Pohoda přepíše text bankovního dokladu na popis způsobu likvidace („Úhrada …“) a ve sloupci „Likv.hradí“ je uvedena částka, která byla bankovním dokladem zlikvidována. Text, který byl původně na bankovním dokladu najdete v původním znění v poli „Poznámka“. O nic tedy tímto krokem nepřijdete.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení transakcí na Fidoo účtu – Pohoda

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní., případně jej zapněte. 
    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Transakce na Fidoo účtu“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne).
          b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části „Karetní transakce“ a zároveň v části „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
    Pokud si v Pohodě založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce „Karetní transakce“ a zkratku druhého do části „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda)

  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeNákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeČlenění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajePředkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě 
    (NastaveníProjekty

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující oblasti: 

  • Přidat (či zvolit existující) Banku, kam budete importovat transakce z Fidoo účtu a zkratku této banky následně propsat do nastavení ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

Pokud nebude v Pohodě vybrána a ve Fidoo nastavena žádná konkrétní zkratka banky, nebo pokud bude nastavena zkratka banky, která v Pohodě není definována, Pohoda při importu zařadí bankovní doklady do výchozí banky nastavené v Pohodě. 

Pokud jste tyto nastavení již provedli v rámci importu Karetních transakcí, nemusíte už nic dalšího nastavovat. Import Transakcí na Fidoo účtu bude v pořádku fungovat.

TIP: Pokud si nastavíte stejnou Banku pro „Karetní transakce“ i „Transakce na Fidoo účtu“, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do této jedné Banky v Pohodě a vy na tomto bankovním účtu v Pohodě uvidíte přehled a stav, kolik máte všech finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách dohromady). 
Pokud si v Pohodě pro Fidoo založíte 2 bankovní účty, jeden z nich použijete pro „Karetní transakce“ a druhý pro „Transakce na Fidoo účtu“, tak docílíte toho, že Pohoda povede odděleně přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a odděleně na Fidoo účtu. 

  1. V horním menu zvolte „nastavení a dále „Bankovní účty“. 
  2. Zde přidejte nový bankovní účet pro bankovní doklady z Fidoo. Pomocí ikony „Nový“ založte nový záznam a v něm vyplňte zkratku, číslo účtu a banku (pozn.: Číslo Fidoo účtu najdete ve Fidoo v menu Firemní financeFidoo účet), dále si zkontrolujte vhodný analytický účet a nový záznam uložte. Zvolenou zkratku založeného bankovního účtu nezapomeňte propsat do nastavení integrace ve Fidoo (Viz Nastavení na straně Fidoo).

    Nyní jsou nastavení potřebná pro import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě připravena.

Export z Fidoo

Exportovat transakce na Fidoo účtu lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad seznamem transakcí na Fidoo účtu (Firemní Finance Fidoo účet Transakce).
2. V účetní agendě v části Export Fidoo účtu.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně.
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem transakcí na Fidoo účtu v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem transakcí na Fidoo účtu 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad seznam transakcí na Fidoo účtu.
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export.
    (Firemní Finance Fidoo účet – Transakce).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na Fidoo účtu zvolte volbu Export
    (Firemní FinanceFidoo účetTransakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce).

    Vyexportuje se vám exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export Fidoo účtu.

     
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a exportní proces započněte zeleným tlačítkem Exportovat.

     

  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.

     

  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.

     

  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na Fidoo účtu ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Pohodu a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.

    Export transakcí na Fidoo účtu je hotov.

Import do Pohody

  1. horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace a dále XML import/export„.  
  2. Nejprve označte Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíte tlačítkem se třemi tečkami . 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrďte tlačítkem „Další“. 
  5. Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě.

     

  6. Po dokončení importu se nám zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“. 

     

  7. Import Bankovních dokladů z Transakcí na Fidoo účtu do Pohody je dokončen a v sekci Banka jsou všechny importované Bankovní doklady vidět.


    Import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Pohodě je hotov.  

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení transakcí na hotovosti – Pohoda

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Pohodu zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte. 
    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda)
  2. V detailu nastavení exportního formátu pro Pohodu si v komponentě „Hotovostní transakce“ nastavte: 
          a) IČ Vaší firmy shodné s IČ Vaší firmy nastavené v Pohodě (v případě rozdílných IČ v tomto nastavení import do Pohody vůbec neproběhne).
          b) zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označenou příslušnou banku v Pohodě (v případě, že zde bude vyplněna zkratka banky, která v Pohodě není definovaná, případně nebude vyplněno nic, tak se při importu do Pohody použije Výchozí Banka nastavená v Pohodě) – viz „Příprava a nastavení na straně Pohody“.

     

    (NastaveníIntegraceSpecifický formát Pohoda

  3. (Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeNákladová střediska)
  4. (Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajeČlenění DPH)
  5. (Volitelně) Vytvořte si seznam Předkontací shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Předkontací v Pohodě. 
    (NastaveníVýdajePředkontace)
  6. (Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Pohodě. 
    (NastaveníProjekty

Příprava a nastavení na straně Pohody

V aplikaci Pohoda je potřeba zkontrolovat případně nastavit zejména následující:

  • Přidat (či zvolit existující) Hotovostní Pokladnu, kam budete importovat hotovostní transakce z Fidoo.
  • Zkontrolovat (či nastavit novou) výchozí číselnou řadu pro Pokladní doklady.
  1. V horním menu zvolte „Nastavení a dále „Hotovostní pokladny“. 
  2. Zde si pro pokladní doklady z Fidoo založte novou pokladnu. Zvolte si její zkratku, název a vyhovující analytický účet. Nový záznam o pokladně uložte.
    Zvolenou zkratku pokladny vložte do Nastavení integrace na Pohodu ve Fidoo.
  3. Z menu „Nastavení“ jděte na „Seznamy“ a dále na „Číselné řady“.
  4. Zde zkontrolujte, zda máte založenou výchozí číselnou řadu pro Pokladní doklady. Pokud ne, založte si novou tlačítkem „Nová“.
  5. U nové číselné řady zvolíme Agendu „Pokladna“ a dále vyplňte v číslu řady prefix a počet číselných pozic, které budou pro číslování použity, dále název řady a jako Pokladnu zvolte dříve vytvořenou pokladnu pro Pokladní doklady z Fidoo. Novou číselnou řadu uložte tlačítkem „Uložit“.

    Nyní jsou nastavení potřebná pro import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě připravena. 

Export z Fidoo

Exportovat hotovostní výdaje lze ve Fidoo v sekci Firemní finance / Týmové finance / Moje finance – Hotovost – Transakce.
Export z Fidoo nad seznamem hotovostních transakcí 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam hotovostních transakcí.
    (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – HotovostTransakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export                                                     (Firemní Finance / Týmové finance / Moje finance – HotovostTransakce)

     

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem hotovostních transakcí zvolte volbu Export 
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceHotovostTransakce).
  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní Finance / Týmové Finance / Moje FinanceKartyTransakce).

    Vytvoří se exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Import do Pohody

  1. horním menu „Soubor“ zvolte položku „Datová komunikace a dále XML import/export„.  
  2. Nejprve označte Exportní soubor z Fidoo jako „Vstupní soubor“ pro Import do Pohody. Hledání souboru zahájíte tlačítkem se třemi tečkami . 


  3. Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce „Export z Fidoo„). Výběr potvrďte tlačítkem „Otevřít“. 


  4. Zkontrolujte si, že umístění pro výstupní zprávu je nazvané jinak než vstupní soubor (aby se vstupní soubor výstupní zprávou nepřepsal) a potvrdíme tlačítkem „Další“. 
  5. Zvolte, co se má stát s importním souborem po dokončení importu a zahajte import tlačítkem Dokončit. Tím se spustí import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě.

     
  6. Po dokončení importu se zobrazí výsledná zpráva o tom, jak import dopadl. Potvrďte tlačítkem „Dokončit“. 
  7. Import Pokladních dokladů z Hotovostních transakcí ve Fidoo do Pohody je dokončen a v sekci Pokladna jsou všechny importované Pokladní doklady vidět.

    Import Hotovostních transakcí z Fidoo do Pokladních dokladů v Pohodě je hotov.  

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.