Práva a role uživatelů

Klíčové role a jejich práva

Běžný uživatel

  • vytváří, edituje a odesílá ke schválení své výdaje (karetní i hotovostní)

Účetní

  • nastavuje výdaje (předkontaci, členění DPH, …) 
  • může upravovat a zamítat výdaje a cesťáky všech uživatelů 
  • uzavírá veškeré výdaje a osobní vyúčtování 
  • vyrovnává hotovost 
  • nastavuje integraci do účetního systému
  • provádí exporty do účetních a mzdových systémů 

AML zmocněnec

  • ověřuje (provádí identifikaci) držitelů karet na základě zmocnění od Fidoo

Finanční správce

  • dobíjí a odbíjí Fidoo účet 
  • nastavuje inkasa a Fidoo účet 
  • dostává informace o poklesu Fidoo účtu
  • může objednat cestovní pojištění 

Hlavní správce

  • přidává, upravuje a maže uživatele
  • objednává, dobíjí a odbíjí, zamyká a blokuje karty
  • nastavuje schvalování
  • nastavuje omezení na kartách
  • nastavuje týmy
  • nastavuje cesťáky (stravné a kapesné)
  • nastavuje vozidla
  • nastavuje integraci do účetního systému
  • spravuje API klíč
  • objednává cestovní pojištění
  • může měnit korespondenční adresu firmy
  • může přidat uživatele do klíčové role Účetní

Statutární zástupce

  • určuje klíčové role v aplikaci – jako jediný může přidávat a odebírat klíčové role (kromě účetní, tu může přiřadit i Hlavní správce). 

Vytvoření a nastavení uživatele

Vytvoření nového uživatele ve Fidoo

  1. Sekce Nastavení – Lidé – Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
  2. Vyplňte všechna pole a zvolte, zda se jedná o uživatele s/bez přístupu do aplikace. .
  3. Zadejte Přidat uživatele.

Přihlašovací údaje pro uživatele

Každý nový uživatel obdrží aktivační e-mail, který má platnost 30 dní. Nový aktivační e-mail můžete kdykoliv odeslat z aplikace.

  1. Sekce Nastavení – Lidé – klikněte na osobu, které chce e-mail odeslat.
  2. Klikněte na odkaz Odeslat aktivační e-mail.

Super user - nastavení uživatele ve více společnostech

  1. Sekce Nastavení Lidé Přidat uživatele (uprostřed nahoře).
  2. Uveďte e-mail, který uživatel používá pro přihlášení do aplikace a počkejte na ověření unikátnosti. 
  3. Potvrďte tlačítkem Přidat uživatele

Nastavení zástupu

  1. Ve webové aplikaci klikněte na vaše jméno (vpravo nahoře) – Zástup.
  2. Zvolte Přidat zástup, vyberte zástupce ze seznamu uživatelů a zadejte dobu zástupu.
  3. Potvrďte tlačítkem Nastavit.

Nejčastější dotazy k uživatelům

Manažer týmu má podobně jako schvalovatel viditelnou agendu Týmové finance (navíc rozšířenou o karty a hotovost) a v nastavení uvidí i Týmy. Oproti Hlavnímu správci je ale nemůže editovat.

V Týmových financích pak najde manažer přehled o všem, co mají ve své agendě Moje finance členové jeho týmu. Veškerý přehled o jejich kartách, výdajích, hotovosti i cesťácích. Dostává tak do rukou kompletní přehled toho, co se v jeho týmu děje.

Změnu telefonního čísla uživatele může provést Hlavní správce aplikace.

  1. V sekci Nastavení → Lidé vybere uživatele, u kterého chce číslo změnit.
  2. V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a záložka Profil.
  3. Klikne na zelený text Upravit profil a otevře se okno, kde můžete telefonní číslo změnit.

Telefonní číslo slouží k přihlášení do aplikace a zároveň pro platby online jako bezpečnostní prvek, tzv. 3D secure SMS.

Změnu práv uživatele může hlavní správce provést provést ve webové aplikaci.

  1. V sekci Nastavení → Lidé vyberte uživatele, u kterého chce práva přenastavit.
  2. V pravé části obrazovky se zobrazí detail uživatele a tlačítko se třemi tečkami.
  3. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí list, ve kterém kliknete na možnost Upravit práva.
  4. V tomto rozhraní vidíte, jaká práva lze uživateli nastavit a jaké akce bude moci uživatel s příslušným nastavením práv provádět.
  5. Vyberte balíček práv a výběr uložte.

Karty

Objednání osobní karty

Objednání osobní karty
Přehrát video
  1. Sekce NastaveníKartyObjednat kartu (uprostřed nahoře).
  2. Zvolte Osobní karta a Objednat.
  3. Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.

Objednání týmové karty

Objednání týmové karty
Přehrát video
  1. Sekce NastaveníKartyObjednat kartu (uprostřed nahoře).
  2. Zvolte Týmová karta a Objednat.
  3. Vyplňte potřebné údaje, zvolte adresu dodání a klikněte na Objednat kartu.

Nastavení karty

  1. Sekce NastaveníKarty – vyberte kartu, kterou chcete nastavit.
  2. Klikněte na Ikona nastavení a zvolte Upravit nastavení.

Dobíjení karty

  • Manuální – uživatel musí poslat žádost o dobití karty.
  • Automatické – karta se při poklesu pod uvedenou hranici automaticky nabije na určenou částku. Zapnutím/vypnutím možnosti nastavíte i limit za dané časové období (týden nebo měsíc).
  • Pravidelné – karta bude dobíjena na určenou částku každý týden nebo měsíc.

Povolené operace kartou

  • Výběr z bankomatu – zakazuje/povoluje výběry z bankomatů v ČR a cizině.
  • Platby u obchodníků – zakazuje/povoluje platby u obchodníků.
  • Platby online – zakazuje/povoluje platby na internetu.

Omezení funkčnosti platební karty

  • Pouze pro platby spojené s dopravou – po aktivaci omezuje platby u obchodníka pouze na ty, kteří jsou spojeni s dopravou (mýtné brány, benzínky, parkovací automaty apod.). 
  • Omezit použití karty jen na vybrané dny – po aktivaci můžete zaškrtnout dny, ve kterých si přejete, aby byla karta používaná.

Posílat oznámení držiteli

  • Při dobití karty – držitel obdrží e-mail, že karta byla dobita.
  • Při schválení žádosti o dobití – držitel obdrží e-mail, že karta byla dobita.
  • Po každé transakci – držitel obdrží e-mail o aktuálním disponibilním zůstatku na kartě.

Nejčastější dotazy k Fidoo kartám

Pokud si přejete právě objednanou kartu zrušit, můžete tak učinit nejpozději do 21:00 dne, kdy jste kartu objednali a to zablokováním dané karty. Tato karta tímto nepůjde do výroby. Pro navrácení poplatku za výrobu karty kontaktujte Centrum péče o klienty.

Jedná se pomocný identifikátor, který se zobrazuje pouze v aplikaci a reportu výdajů. Tento prvek nebude embosován na kartě a můžete jej kdykoliv změnit. Často se jedná např. o číslo zaměstnance, či SPZ vozidla.

Správce karty je uživatel, který může v aplikaci předat týmovou kartu jinému uživateli. Zároveň vidí v sekci Týmové finance → Karty → Transakce veškeré pohyby na spravované kartě a jaká osoba transakci provedla. Dále si může kdykoliv kartu uzamknout, či zablokovat a nastavit její parametry

Schvalovatel karty schvaluje nebo odmítá žádosti o nabití karty. Správce kartu může upravovat (měnit její nastavení, upravovat schéma automatického dobíjení a limity). Držitel karty je jediný, kdo může s kartou fyzicky nakládat – platit (i online) nebo si zobrazit PIN.

V rámci aplikace se denní limit na kartě nastavit nedá, ten je určen částkou dobitou na Fidoo kartu.

Dobité prostředky jsou na kartě ihned po dobití (v případě že máte dostatek prostředků na Fidoo účtu). Odbití probíhá okamžitě zpět na Fidoo účet.

Výdaje

Vytvoření členění DPH

  1. Sekce Nastavení – Výdaje – Členění DPH.
  2. Klikněte na Nové členění DPH, doplňte název a zkratku a Uložte.

Úprava členění DPH

  1. Sekce Nastavení Výdaje Členění DPH.
  2. Klikněte na a vypněte/zapněte použití členění.
  3. Klikněte na Tlačítko upravit, upravte název nebo zkratku a Uložte.

Smazání členění DPH

  1. Sekce Nastavení Výdaje Členění DPH.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat členění DPH.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat členění DPH.

Vytvoření předkontace

  1. Sekce Nastavení Výdaje Předkontace.
  2. Klikněte na Nová předkontace, vyplňte údaje a Uložte.

Úprava předkontace

  1. Sekce Nastavení Výdaje Předkontace.
  2. Klikněte na Přepínač možností a vypněte/zapněte použití předkontace.
  3. Klikněte na , upravte a Uložte.

Smazání předkontace

  1. Sekce Nastavení Výdaje Předkontace.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat předkontaci.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat předkontaci.

Vytvoření nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení Výdaje Nákladová střediska.

    Ruční nastavení

  2. Klikněte na Nové nákladové středisko.
  3. Doplňte název a zkratku a Uložte.

    Import seznamu středisek

  4. Klikněte na Ikona nastavení – Importovat střediska.
  5. Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor.
  6. Klikněte na Vložit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat.

Úprava nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení Výdaje Nákladová střediska.
  2. Klikněte na Přepínač možností a vypněte/zapněte použití nákladového střediska.
  3. Klikněte na , upravte název nebo zkratku a Uložte.

Smazání nákladového střediska

  1. Sekce Nastavení Výdaje Nákladová střediska.
  2. Klikněte na  a zvolte Smazat.
  3. Potvrďte tlačítkem Smazat středisko.

Nastavení povinných polí

  1. Sekce Nastavení Výdaje Povinná pole.
  2. Pomocí tlačítka Přepínač možností vypněte/zapněte povinnost doplňovat konkrétní údaj k výdaji.

Cesťáky

Nastavení stravného

Sazby stravného uvedeného v aplikaci, jsou nastavené podle zákoníku práce. Můžete je však upravit na vyšší následovně:

  1. Sekce NastaveníCesťáky StravnéVytvořit nové (vpravo nahoře).
  2. Napište název a zvolte platnost, doplňte nové sazby tuzemského stravného.

    Zahraniční stravné můžete upravit:
    a) Hromadně – zadejte procentuální výši stravného a zvolte Přepočítat.
    b) Jednotlivě – do vyhledávacího okna napište zemi, u které  chcete stravné upravit a změňte sazbu u vybrané země.

  3. Uložte.

Nastavení kapesného pro zahraniční cestu

  1. Sekce Nastavení Cesťáky Kapesné – aktivujte Kapesné v systému (vpravo nahoře).
  2. Zvolte výpočet kapesného Před krácením zahraničních diet nebo Po krácení zahraničních diet.
  3. Zadejte procentuální výši kapesného a zvolte Přepočítat.
  4. Uložte.

Týmy

Tvorba týmu

  1. Sekce NastaveníTýmyPřidat tým (uprostřed nahoře) .
  2. Pojmenujte tým, zvolte jeho manažera a klikněte na Přidat tým.
    Přidání nového týmu ve Fidoo
  3. Klikněte na  , zvolte Přidat členy týmu a vyberte je ze seznamu uživatelů v aplikaci.
  4. Potvrďte tlačítkem Přidat vybrané.

Nastavení týmu

Sekce Nastavení – Týmy – klikněte na tým, který chcete nastavit. 

  1. Záložka Schvalování
    a. Zvolte Individuální schvalování.
    Nastavení týmů
    b. Rolováním a výběrem vyberte jednotlivé schvalovatele a Uložte nastavení.
  2. Záložka Nastavení
    a. Zvolte Individuální nastavení tohoto týmu.
    b. Rolováním vyberte nákladová střediska a projekty a Uložte.

Projekty

Vytvoření projektu

  1. Sekce NastaveníProjekty.
    Ruční nastavení
  2. Klikněte na Přidat projekt (uprostřed nahoře) .
  3. Vyplňte potřebná pole a zvolte Uložit projekt.
    Import seznamu projektů
  4. Klikněte na Importovat projekty.
  5. Stáhněte a vyplňte připravený vzorový soubor.
  6. Klikněte na Vložit soubor, najděte jej ve vašem počítači a zvolte Importovat.

Nastavení schvalování projektu

  1. Sekce Nastavení – Projekty – klikněte na projekt, který chcete nastavit.
  2. Zvolte záložku Schvalovatelé (pravá část obrazovky).
  3. Zaškrtněte Individuální nastavení a zvolte možnost Jedno nebo Dvouúrovňového schvalování.
  4. Vyberte schvalovatele, limit schvalování a Uložte nastavení.

Vozidla

Nastavení vozidel

  1. Sekce NastaveníVozidla Přidat  vozidlo (uprostřed nahoře).
    Přidání vozidla do Fidoo
  2. Vyplňte potřebné údaje a Uložte.

Integrace

Nastavení integrace pro Money S3

  1. Sekce NastaveníIntegrace.
  2. Klikněte na , doplňte název pokladny a účtu a Uložte.

Firma

Změna korespondenční adresy

  1. Sekce Nastavení Firma Informace o firmě.
  2. Klikněte na Změna korespondenční adresy
  3. Zadejte novou adresu a zvolte Potvrdit.

Nastavení generování automatických výpisů z Fidoo účtu

  1. Sekce Nastavení Firma Fidoo účet.
  2. Klikněte na Změnit nastavení a tlačítkem Přepínač možností aktivujte nastavení.
  3. Zvolte formát, frekvenci a příjemce oznámení a Potvrďte.

Nastavení zasílání faktur

  1. Sekce Nastavení Firma Fakturace.
  2. Tlačítkem Přepínač možností aktivujete/deaktivujete zasílání faktur e-mailem. 
  3. Zaškrtnutím klíčové role, volbou uživatele nebo zadáním adresy zvolte, komu bude zasílána faktura e-mailem a Uložte změny. 

Přidání uživatele do klíčové role účetní

  1. Sekce Nastavení Firma Klíčové osoby.
  2. V řádku po účetní klikněte na Přidat (vpravo).
  3. Vyberte ze seznamu a zvolte Pokračovat a Ano, potvrzuji.

Smazání uživatele z role účetní

  1. Sekce Nastavení Firma Klíčové osoby.
  2. V řádku pro účetní klikněte na Tlačítko odstranit a zvolte Ano, potvrzuji.

Stažení smluvních dokumentů

  1. Sekce Nastavení Firma Dokumenty.
  2. Klikněte na dokument a najděte jej ve stažených souborech.

Nastavení schvalování

  1. Sekce Nastavení Firma Schvalování.
  2. Zaškrtněte, jaké schvalování budete používat a kolik bude mít úrovní.
  3. Výběrem ze seznamu uživatelů určete schvalovatele, správce karet a příjemce notifikace a Potvrďte.

Nastavení osobního vyúčtování

  1. Sekce Nastavení Firma Osobní vyúčtování.
  2. Zaškrtněte vámi zvolené vyúčtování a Uložte.

Správa API klíčů

  1. Zašlete žádost o přidělení práva správy API klíčů na info@fidoo.com.
  2. Po potvrzení žádosti zvolte sekci NastaveníFirmaSpráva API klíčů.
  3. Klikněte na Přidat API klíč, vyplňte název, uživatele, zvolte možnosti použití a zvolte Vytvořit.
  4. Zkopírujte celý API klíč a někam si jej uložte. Poté klikněte na OK.