Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně zasílají jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají situace, kdy je potřeba jim nárazově poskytnout daleko větší částku kvůli nečekaným výdajům. Nikdo však neví, kdy taková situace zrovna nastane a zároveň je pak distribuce prostředků složitá.
Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Buďto distribuuje hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak výdaj doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo každému řidiči rozdá platební kartu. Představa, že postoupí klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přímý přístup k jeho firemnímu účtu, není nic pro klidné spaní. Navíc každý nově příchozí řidič, znamená novou kartu, což představuje zbytečně moc papírování.
Společnost Šmídl pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.
Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také nespočet řidičů, kterým, jak jsme zmiňovali výše, firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo jak administrativně, tak lidsky nepříjemnou agendu.
V návaznosti na akvizici společnosti Nika Logistic se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že vyměnili svoje původní karetní řešení za inovativnější. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je to snadno dohledatelné a následně lze se zaměstnancem obratem vyřešit.
Líbí se vám takové řešení a hodilo by se vám získat stejně jako společnosti Šmídl kontrolu nad firemními výdaji všech vašich zaměstnanců?
Startupy Fidoo a Cashbot zajistí firmám uvolnění peněz z vydaných faktur do 24 hodin bez ohledu na termín splatnosti.
Prostředky obratem připíšou na karty okamžitě připravené k použití. Odpadá tak zbytečné papírování a stres s financemi.
Česká fintechová spolupráce přináší také digitální vyúčtování výdajů. Služební cesty a další platby je nově možné vyřešit přímo v aplikaci propojené s účetním softwarem.
České firmy získají nový nástroj na to, jak dostat peníze z faktur ihned do provozu. Umožní jim to nová spolupráce fintechových startupů Fidoo a Cashbot. Ty nyní spojily síly, aby podnikatelům ještě více ulevily od nadbytečné administrativy, rychle zpřístupnily již vydělané peníze a ušetřily čas na rozvoj byznysu.
Cashbot umožňuje zkrátit splatnost vydaných faktur natolik, že firma má k dispozici už do druhého dne peníze, na něž by jinak čekala týdny či měsíce. Díky Fidoo kartám pak podnikatelé tyto prostředky snadno dostanou k dalším lidem ve firmě. Peníze tak velmi rychle poslouží přesně tam, kde jsou zrovna potřeba. Například při placení za palivo do služebního vozu. Jednoduché je pak také zaúčtování výdajů hrazených Fidoo kartou. Stačí pouze mobilním telefonem vyfotit pokladní doklad a schválení nadřízeným už probíhá přímo v aplikaci. Ta pak navíc automaticky přenese data do účetního softwaru.
„Papírování a stres s penězi podnikatele zdržují od toho, co je pro jejich firmu klíčové – získávání nových zakázek a jejich plnění v čase a kvalitě, kterou klienti ocení. Díky našemu partnerství s Cashbotem teď budou moci ještě lépe řídit svoje cashflow, protože peníze z vydaných faktur lze rovnou nabít na Fidoo karty,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Rychlost je v podnikání často rozhodující. Nedává smysl, aby firma musela brzdit svůj rozvoj jen proto, že čeká dlouhé týdny na peníze za práci, kterou už dávno odvedla. Naše spolupráce s Fidoo však nestojí jen na samotném uvolnění peněz z faktur do druhého dne. Firmám poskytuje také cennou nadstavbu v podobě digitalizace řady procesů, jež se dosud neobešly bez papírů,“ dodává Marek Hejdušek, zakladatel a spolumajitel Cashbotu.
Novou plně online službu mohou podnikatelé začít využívat už nyní. Zaregistrovat se lze na www.cashbot.cz či www.fidoo.com. Ve fintech oblasti v rámci České republiky se jedná o unikátní propojení dvou již existujících a praxí prověřených služeb, které přinášejí klientům nové možnosti, jak efektivně pracovat s financemi. Poptávka po podobných řešeních roste celosvětově a oba startupy si od spolupráce slibují, že zájem českých podnikatelů o výhody plynoucí z kombinace inovací na poli financí a technologií ještě posílí.
Direct Fidoo má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Škoda Auto, vydavatelství Economia, nebo produkční společnost Stillking Films. Klientům umožňuje zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku pomocí smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k automatickému zaúčtování. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování. Více na www.fidoo.com.
Cashbot je chytrá služba, která nabízí především živnostníkům a malým a středním podnikům možnost zkrátit dobu splatnosti vydaných nebo naopak odložit splatnost přijatých faktur a pomáhá jim tak vylepšit stav jejich bankovního konta. Startup byl založen v roce 2018 Markem Hejduškem. Klient si může službu zřídit přímo online v aplikaci, či prostřednictvím bankéřů specializovaných firemních center Raiffeisenbank nebo u poradců dalších partnerů jako např. Fincentrum & Swiss Life Select. Více informací a kontaktů naleznete na webové stránce www.cashbot.cz.
Zjistěte, do jakého účetního systému budete data přenášet.
Podívejte se na naše webové stránky Přenos do účetnictví a zjistěte, jaký způsob přenosu dat pro váš účetní systém nabízíme.
Kontaktujte vaše IT oddělení a požádejte o nastavení. V případě, že si s integrací neví rady, kontaktujte vašeho obchodního zástupce.
Podporované systémy
Money S3
Sekce Nastavení – Integrace.
Klikněte na , doplňte název pokladny a účtu a Uložte.
PoznámkaTyto údaje následně doplňujeme do exportů pro Money S3 tak, aby si s nimi účetní program věděl rady.
Money S4 a S5
Při vytváření speciálního exportu pro přenos výdajů do Money S4 / S5 používáme následující pravidla:
Výdaje do 10.000 CZK a pouze ty v CZK označujeme jako „ostatní závazky“.
Výdaje nad 10.000 CZK a všechny v zahraničních měnách označujeme za „přijaté faktury“.
Pohoda
Pro přenos výdajů budete potřebovat tzv „transformační šablonu“, kterou vám na vaši žádost připravíme. Při její objednávce informujte obchodního zástupce, jakou číselnou řadu v systému Pohoda v daný rok používáte pro přijaté faktury a ostatní závazky.
Při nahrávání do Pohody se uplatní tato pravidla:
Výdaj nad 10.000 Kč nebo výdaj v jakékoliv výši v cizí měně se nahraje do agendy Přijaté faktury.
Výdaj do 10.000 Kč se nahraje do agendy Ostatní závazky.
Nákladová střediska, projekty a předkontace přenášíme z hlavičky výdaje.
Přenáší se měna výdaje a částka (u zahraničních výdajů tedy částka v původní měně).
Ostatní účetní systémy
Import dat je možný v případě, že váš účetní program umí importovat data přes API nebo ručně přes Excel nebo XML.
Export Excel nebo XML
Tento export slouží zejména k dalšímu zpracování dat na straně účetního systému nebo Excelu. Při vytvoření exportu se položka výdaje označí jako exportovaná a není možné jí opakovaně vyexportovat, čímž zabráníte duplicitě. Jakmile export smažete, položky se znovu odemknou a je možné připravit nový export a znovu tyto položky vyexportovat.
Napojení přes API
Fidoo public API poskytuje komplexní informace o datech, které jsou obsaženy v cloudové aplikaci Fidoo a mohou být díky tomuto API distribuovány a vyměňovány s libovolných systémem. Současná verze Fidoo API je umístěna na https://api.fidoo.com/v2/ a obsahuje:
Sledování karetních transakcí
Přehledy o uživatelích aplikace
Přehled o Fidoo kartách
Orientace v parametrech a zůstatcích na Fidoo kartách
Vytvoření nového uživatele a objednání osobní Fidoo karty
Dobití a odbití osobní a týmové karty
Pro přístup k datům přes public API je potřeba získat API klíč. Ten může vygenerovat hlavní správce v aplikaci Fidoo.
Schvalování představuje většinou zdlouhavý proces, zejména u velkých firem, kde je struktura schvalování složitější. S naším nástrojem je možné si práci ulehčit prostřednictvím jednoduchého schvalování odkudkoliv. Některým firmám, které pracují na bázi projektů, však nemusí vyhovovat nastavení schvalování v rámci týmů. Potřebují totiž schvalovat a kontrolovat finance na úrovni konkrétního projektu a třeba i vidět celkový rozpočet a jeho čerpání. Nelenili jsme a funkcionalitu projektové schvalování jsme dovyvinuli. Nyní ji přinášíme našim zákazníkům, abychom jim jejich práci ještě o něco zpříjemnili a usnadnili.
Kdo takové schvalování využije
Pro konkrétnější představu o tom, jakým firmám se vlastně taková funkcionalita hodí, si uvedeme pár příkladů.
„Čím dál častěji narážíme u našich klientů na potřebu řídit si své náklady na úrovni projektů, které mají mnohdy i jasně definovaný rozpočet. Projektové schvalování proto dává smysl takovým firmám, které dodávají projekty zákazníkům. Nezáleží na tom, jestli jde o stavbu, tvorbu reklamního videa nebo třeba vývoj aplikace. Základní parametr tvoří fakt, že všechny náklady, které vedou k realizaci daného projektu musíme někde zohlednit. Projektový manažeři mohou mít na starosti více různých projektů, kdy chtějí mít kontrolu a přehled nad čerpáním financí každého z nich zvlášť. Do projektů rovněž často vstupují lidi zvenčí jako IT odborníci, dělníci, herci apod. Kdybychom si měli vymezit obory, kterých se týká projektové schvalování především, patří mezi ně stavebnictví, filmové produkce, marketingové agentury, eventové agentury nebo IT firmy,” říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
“Na druhou stranu sem spadají i velké korporace, kde se na bázi projektů účtuje interně – najímají se konzultanti, řeší se cestovní náhrady, materiál, zasedačky, hotely apod. Dneska si to tyto firmy mohou řídit a taky řídí přes controlling, kde daný projekt mají jako příznak nebo nákladové středisko. To ale neumožňuje kontrolu projektových manažerů v reálném čase. Čerpání rozpočtu tak vidí až třeba na začátku dalšího měsíce, a nemohou flexibilně řídit náklady. Proto si většina projektových manažerů vede svoje pomocné evidence nákladů na projekt. V projektovém schvalování lze však všechny zmíněné nákladové položky zastřešit pod konkrétní projekt, řídit jeho náklady a zároveň mít možnost pracovat s daným rozpočtem, který mohou průběžně kontrolovat, “ dodává Petr.
Využití projektového schvalování cílí také na firmy, kde bychom to na první dobrou nemuseli čekat. Třeba takové sportovní oddíly, které využívají dotace. Dotace se totiž stejně jako projekt vztahují také k určitému rozpočtu na konkrétní účel. Daný rozpočet nesmí být překročen, což je něco, co se dá právě prostřednictvím projektového schvalování uhlídat.
Druhé takové nečekané odvětví představují neziskovky, které mohou pracovat rovněž na projektové bázi. Udělají například 10 projektů za rok, kde potřebují využívat různé lidi a nástroje, a následně za ně vykázat náklady a vyúčtovat je v rámci daného projektu. Zároveň se neziskovek týkají rovněž dotace stejně jako sportovních klubů.
Schvalování projektů pod lupou
Klienti si tedy v současné době mohou přepnout typ schvalování v případě, že se jim tato varianta hodí víc dle jejich konceptu podnikání, a získávají tak kontrolu nad čerpáním rozpočtů u konkrétních projektů. Jaký je však rozdíl mezi původním týmovým schvalováním a tím novým projektovým?
Týmové schvalování, které bylo ve Fidoo pro firmy doposud jedinou dostupnou možností, představuje proces, kdy je určen schvalovatel – většinou manažer týmu, který schvaluje výdaje v rámci svého týmu a má nad nimi tak kontrolu. Lze mít jiného schvalovatele pro celou firmu, pro konkrétní týmy nebo dokonce uživatele, ale je pro všechny výdaje daného celku stále stejný.
Projektové schvalování umožňuje sledovat výdaje a cesťáky k určitému projektu. Schvalovatelem již nemusí být manažer týmu, jako tomu bylo doposud, ale ve většině případů jde o projektového manažera, který svým schvalováním jednoduše řídí, jaké náklady si do projektu pustí a jaké ne. Fidoo pak takovému manažerovi poskytuje i jasný přehled, kolik už z projektového rozpočtu je vyčerpáno a kolik v něm ještě zbývá. Ze strany uživatele to pak znamená, že v závislosti na tom, jaký projekt vybere v cesťáku nebo výdaji, se změní schvalovatel.
Když se tedy rozhoduji v zájmu firmy, ať už jako CFO nebo CEO, jestli bych měl do projektového schvalování jít či ne, přijdou na přetřes benefity, které tato funkcionalita přináší.
Schvalování výdajů k projektům na dálku online – z aplikace v počítači nebo mobilu.
Mohu mít schvalovatele přímo nad projektem – tuto roli přebírá většinou projektový manažer a zároveň pod sebou může mít více projektů.
Přehledný rozpočet a jeho postupné čerpání v rámci daného projektu
Přehled všech projektů a jejich čerpání celkem – důležité především pro CFO, který může vidět všechny projekty firmy a mít tak přehled v reálném čase.
„Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc těšíme na třešničku na dortu ve formě grafů a možnosti sledování u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking films.
„Už teď si naši uživatelé ve Fidoo spojují v průměru necelých 10 % všech svých výdajů s definovanými projekty či zakázkami. Věříme, že se nová funkcionalita bude našim uživatelům líbit a využívání „Projektů“ ve Fidoo pro kategorizaci a řízení svých projektových nákladů bude ještě intenzivnější,“ komentuje Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.
Všichni naši klienti mají již tuto funkcionalitu zpřístupněnou a je jen na nich, jestli si ji aktivují nebo ne. Aby si vše zvládli sami nastavit, připravili jsme pro ně video a webovou stránku, kde naleznou veškeré důležité informace a podklady.
Schvalování přes Fidoo obecně, ať už se jedná o týmové nebo projektové, znamená v tomto procesu až revoluční změnu, která přináší agendě zrychlení a zefektivnění. Záleží tedy na konceptu vašeho podnikání, jestli se vám více hodí schvalovat projektově nebo týmově. Pokud vás možnosti schvalování oslovily, ale stále si nejste jisti, jaká varianta se hodí právě k vám do firmy, není problém. Spojte se s námi a my vám rádi poradíme.
Úskalí spojená s fyzickým předáváním hotovosti a dokladů řešíme tu a tam všichni, a to nejen v dnešní době. Třeba takové filmové produkční společnosti vyplácejí zálohy na jednotlivé projekty externistům i interním zaměstnancům. Když se pak natáčí velkofilm, videoklip nebo reklama a rozdávají všem zálohy v hotovosti, je o zábavu postaráno. To se pak všechny účtenky pomalu nevejdou ani do pytle na odpad. Nevěříte?
Společnost Stillking Films zajišťuje mezinárodní produkci filmů, reklam, videí. Sídlí v Praze, Londýně, Budapešti, Bukurešti a Kapském městě. Natáčí velké množství filmů a seriálů mezi které pro představu patří například filmy od MARVELu, „bondovka“ Casino Royale či Mission Impossible Ghost Protocol s Tomem Cruisem, Wanted s Angelinou Jolie, seriály jako Ponorka nebo Carnival Row.
Vezmeme to pěkně popořadě, ať máte představu, jak to v případě takové mezinárodní produkční společnosti funguje. Ve Stillking Films pracují s českými i zahraničními týmy a každý film, seriál nebo reklama je brán jako jeden konkrétní projekt. Na daný projekt potřebují produkční pravidelně uvolňovat finance. V minulosti jim bylo vypláceno téměř vše v hotovosti, jen pár z nich mělo platební kartu, což představovalo problémy spojené omezením ostatních bez karty, nepřehlednost a nedostatečnou možnost kontroly. Zkrátka, aby karty byly využívány na ty věci, na které byly určeny pouze v požadované míře. Částku si produkční vyzvedávali oproti podpisu v pokladně.
Velmi často se stávalo, že se za 3 měsíce během výroby jednoho filmu skrývala suma 38 milionů korun v účtenkách. Zdá se vám tato částka přehnaná? Uvádíme tedy pár příkladů, co všechno může obsahovat.
Uvedená suma zahrnuje od nákupu obědů přes nakoupení kostýmů pro herce i komparzisty, platby řidičům za objíždění filmových lokacích při jejich výběru nebo při přepravě rekvizit, pronájem ubytování, až po zajištění rekvizit. Když se při výrobě kulis a scén, cokoliv stane, je potřeba neprodleně koupit náhradu – řemeslníkům se rozbije vrtačka, musí se zajet pro novou apod.
Na konkrétní projekt je vždy přiřazen přesný rozpočet, který musí produkční hlídat a mít pod kontrolou, což bylo v této podobě velice časově náročné. Balík účtenek se tu stával realitou, kdy se produkční na konci projektu jen neradi ploužili k účetní. V takovém počtu bylo účtenky těžké uhlídat, občas některé chyběly, ztratily se při přepravě nebo poškodily. Účetní navíc museli tohle nepřeberné množství roztřídit, správně přiřadit k projektům a zadat do účetního systému. Všechno ručně.
Ve Stillking Films chtěli změnu, a tak začali používat vlastní předplacené platební karty ve spojení s aplikací. Distribuce hotovosti byla nahrazena rozdáním zmíněných karet vybraným pracovníkům, ať už interním či externím. Kouzlo usnadňující dokládání účtenek a faktur tkví právě ve spojení karty a aplikace. Když totiž proběhne jakákoliv transakce uskutečněná kartou (platba na terminálu či výběr hotovosti), je hned zaznamenána, a dotyčný pak už jen snadno nahraje odpovídající platební doklad. Poté výdaj putuje ke schválení, pokud je to tak podle firemní kultury nastaveno, a následně k účetní.
Pro přehlednost a kontrolu nad rozpočty jednotlivých projektů využívá Stillking Films projektové schvalování. Přiřazují tedy jednotlivé výdaje pod konkrétní projekty, sledují čerpání rozpočtu a uzavírají vyúčtování nad daným projektem. Právě vyúčtování už zvládají díky změně raz dva. Navíc mají vše propojené s účetním systémem, takže data rázem sama propadávají na určené místo.
“Možnost schvalování projektů pro nás byla stěžejní, jelikož naši producenti mohou pracovat na více projektech a výdaj je nutné řádně identifikovat a schválit tou správnou cestou. S řešením od Fidoo jsme spokojeni, testujeme dle našich nároků a požadavků a už se moc na nové možnosti sledování nákladů u Projektového schvalování a na další funkce, které Fidoo vyvíjí,“ uvádí Radek Wrana, finanční manažer společnosti Stillking Films.
A co se tedy pro Stillking Films změnilo v praxi? Digitalizace účtenek přináší v jejich případě hned několik výhod. Předplacené karty mohou rozdat komukoliv potřebují, ať už jde o produkční, kostyméry, asistenty nebo řidiče, jelikož na ně distribuují peníze dle potřeby, a mají tak kontrolu nad cashflow. Při zakoupení náhradního šroubováku držitel karty rovnou nafotí účtenku z Hornbachu do aplikace na mobilu a pošle svému nadřízenému ke schválení nebo přímo účetní. Ta si ji zpracuje v rámci vyúčtování nad projektem, a pak s ní rovnou do účetního systému. Plné kapsy účtenek s následným tříděním odpadají.
Využitím jednoho nástroje získala společnost pomocníka pro efektivnější řízení agend a jejich digitalizaci napříč celou firmou. Efekt pociťuje vedení, které má vše na pár kliků pod kontrolou a přehledně vidí, za co se, ve kterých projektech utrácí. O benefitu pro účetní a produkční zodpovědné za shromažďování dokladů a účtenek nemluvě.
Jste také v agenturním módu a zaujala vás možnost projektového schvalování na dálku nebo posílání financí na vlastní předplacené karty vašich zaměstnanců? Zajímá vás v detailu možnost vaší vlastní digitalizace?
Od letošního ledna započala spolupráce českého startupu Direct Fidoo a.s. s jednou z největších bank na našem trhu – Komerční bankou. Banka tak prostřednictvím Fidoo nabídne svým firemním klientům za zvýhodněných podmínek moderní aplikaci pro digitalizaci procesu zpracování a vyúčtování všech firemních výdajů.
„Vzhledem k aktuální zkušenosti s pandemií koronaviru, se potřeba digitalizovat a fungovat na dálku projevila snad ve všech oborech činnosti našich firemních klientů. Poptávka po bezhotovostních platbách, ať již z hygienických či provozních důvodů, se dostala do popředí zájmu i při placení firemních výdajů. Jsem ráda, že s touto novou nabídkou získají firmy nejen bezpečný ale i efektivní nástroj pro správu svých výdajů,“ říká Radka Turková, ředitelka Korporátního a municipálního bankovnictví v Komerční bance.
Velké množství firemních výdajů, dle průzkumů až 45 %, je stále hrazeno hotově. Díky předplaceným kartám Fidoo lze efektivněji a prakticky okamžitě poslat peníze na dálku komukoliv ve firmě a zbavit se tak hotovosti. Vyúčtování hotovostních záloh, plateb kartou či cestovních příkazů se díky Fidoo aplikaci stává jednoduchou operací, která firmám ušetří nejen čas ale i peníze.
„Obliba Fidoo jako nástroje na digitalizaci firemních financí je daná tím, že klienti přiznávají, že papírování je opravdu časově zatěžuje. Říkají nám, že to přeci není důvod, proč založili a provozují svou firmu. Chtějí dělat business, a ne pálit čas i náklady papírováním. Když jim ukážeme, jak například výdaj za tankování vznikne sám zaplacením kartou a s vyfocenou účtenkou propadne přímo k jejich účetní, jsou nadšení,“ uvádí Petr Herzmann, spolumajitel Direct Fidoo a.s.
Direct Fidoo a.s., se zaměřuje na digitalizaci firemních financí a odstranění zbytečné byrokratické a papírové práce. Uzavřené partnerství je pro Fidoo významným krokem při naplňování strategických cílů v oblasti rozšíření distribučních kanálů. Více informací o podmínkách Fidoo v rámci spolupráce s KB získáte na webových stránkách: www.kb.cz/Fidoo
Direct Fidoo a.s. má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Stillking Films, ŠKODA AUTO nebo Economia. Fidoo představuje propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem jejich smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k zaúčtování výdaje. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování.
Česká národní banka, jako orgán dohledu nad finančním trhem v České republice, tentokrát varuje na téma bezpečnosti v online prostředí. Upozorňuje na zásadní techniky, na které bychom si měli v dnešní digitální době dávat pozor. Zvláště pak teď v období vánočních nákupů, kdy nejen, že nákupů v e-shopech obecně přibývá, ale navíc je letos nárůst online nakupování umocněný pandemií covid-19. Zjistěte, jak předcházet zneužití vašich osobních údajů prostřednictvím tzv. phishingu a co děláme my ve Fidoo, abychom zajistili co největší bezpečnost našich klientů?
Co si tedy můžeme představit pod tzv. phishingovým útokem? Jedná se o získání vašich citlivých osobních údajů (např. PINU, čísla platební karty nebo potvrzovacích kódu) prostřednictvím klamavého e-mailu, SMS nebo třeba zprávy na sociálních sítích. Užijte si vánoční pohodu bez zbytečných nepříjemností a díky videu od ČNB zjistěte, jak se takovému podvodu ubránit.
U nás ve Fidoo tvoří bezpečnost jednu z našich hodnot. Bereme bezpečnostní opatření vážně, a proto se jimi sami řídíme a zároveň podnikáme kroky směrem ke klientům, aby pro ně digitalizace nejen v naší režii byla co nejbezpečnější.
Jak vypadá naše doporučení klientům, aby se nestávaly oběťmi podvodného jednání:
Dostatečná informovanost – při komunikaci s klienty vždy zdůrazňujeme, že po nich nikdy nechceme citlivé údaje do e-mailu ani telefonu.
Vlastní dokumenty – pro klienty jsme připravili naše bezpečnostní desatero, kde jsou přehledně v deseti bodech shrnuty podstatné bezpečnostní zásady.
Transparentnost – díky push notifikaci a osobnímu vyúčtování ve Fidoo máte online kontrolu nad pohyby financí na vašem Fidoo účtu. Díky push notifikaci, která uživateli přichází hned po zaplacení kartou, si můžete v podstatě okamžitě všimnout podezřelé platby. Zároveň lze kdykoliv i z mobilu do svého osobního vyúčtování, kde přehledně vidíte, jaké platby proběhly a v případě jakýchkoliv pochyb můžete svoji kartu velice rychle zamknout či zablokovat.
Bezpečnost karetních plateb na druhou – online platby většinou vyžadují 3D Secure kód, který přijde uživateli SMSkou a při jehož zadání uživatel transakci autorizuje.
V novém roce chceme nadělit našim klientům bezpečnostní dárek v podobě spuštění dvoufaktorového ověření karetních transakcí na internetu, které pomůže chránit finanční prostředky našich zákazníků ještě o něco víc. Nejsnadnější a nejrychlejší způsob autorizace plateb na internetu bude s využitím mobilní aplikace Fidoo, a to pomocí biometriky či vstupního PINu do mobilní aplikace. Tato forma nahradí současné potvrzení plateb SMS kódem. Stáhněte si mobilní aplikaci Fidooco nejdříve a autorizujte platby pohodlně přímo z mobilu.
XML, XLS, API, SQL, JSON, PHP – jsme účetní, ale nerozumět těmto zkratkám znamená nerozumět našim klientům. Dnes je účetní z poloviny IT specialista.
Proto dnes přinášíme desatero nezbytných IT pojmů, které by měla za nás každá účetní znát!
Elektronická archivace – dejte klientům jejich dokumenty, kdykoliv si vzpomenou, ať jste kdekoliv na světě. Už žádné papíry v šanonech!
Sdílení fakturačního e-mailu – klient si zřídí e-mail fakturace@klient.cz -> napíše dodavatelům ať sem zasílá všechny doklady -> nasdílí ho své účetní –> TA DÁÁÁÁÁÁ, doklady máte ihned po vystavení a nestojí to ani Vás ani klienta, ani minutu drahocenného času,
VPN, RDP – další zábavné zkratky, které vám i klientovi umožní dostat se do vašeho účetního systému nebo k dokumentům bezpečně, vzdáleně a kdykoliv.
Zoom, Team, Hangouts – nástroje na online schůzky, které šetří čas váš i klienta.
OCR, AI – aneb metody, které se používají při vytěžování dat z faktur. Víme, že ve 21. století se doklady nepřepisují, ale vyčítají, že?! My spolupracujeme s Rossum.ai
Digitalizace firemních financí může pro každou společnost znamenat něco jiného. Bojíte se ve svojí firmě začít, protože vlastně nevíte jak? Pojďme si na konkrétních příkladech firem ukázat, v jakých oblastech pomohla digitalizace firemních financí zrovna jim. Třeba se v tom najdete.
Sejde se vedení autodopravců, facility managementu a domova pro seniory… Ne, to není začátek vtipu. Všichni zmínění mají totiž jednu věc společnou, potřebují nějakým způsobem distribuovat peníze mezi velké množství subjektů – ať už se jedná o jejich řidiče, správce budov nebo manažery dané pobočky. Jaké problémy měly dané firmy při distribuci financí a jak se jim je podařilo vyřešit?
Dostupné finance pro řidiče kdekoliv na světě
Původní stav
Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně potřebují posílat jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají nečekané situace, kdy je potřeba vydat jim daleko větší částku. Nikdo ale neví, kdy to zrovna nastane a kdy nikoliv.
Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Distribuovat hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo všem řidičům rozdám platební kartu. Ale představa, že dá klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přístup k firemnímu účtu, by ho nejspíš nenechala klidně spát. Navíc s každým nově příchozím řidičem je to nová karta, a to je zbytečně moc papírování.
Nyní
Což takhle vydávat všem řidičům nabitou kartu, aby mohli mít v jakékoliv situaci peníze za pár vteřin na jakémkoliv místě naší zeměkoule. Zní to neuskutečnitelně, ale řešení je právě takové. Všichni řidiči dostanou svoji kartu s nabitou částkou. Pak se jednomu z nich po cestě něco porouchá a potřebuje v tu ránu peníze navíc, které neměl dobité. Firma disponuje dispečery, kteří sedí na drátě 24/7, a mají tak možnost schválit a dobít požadovanou částku, která putuje k řidiči digitálně jen pár vteřin a on může pohodlně zaplatit, aniž by s sebou musel vozit firemní peníze ve velkém v hotovosti pro strýčka příhodu.
Správci budov v suchu
Původní stav
Po celé republice mají facility firmy správce objektů, aby se starali o jejich budovy a vše tak bez problému fungovalo bez přítomnosti majitele. A tak tito správci potřebují finance, aby mohli tady zaplatit za opravu něčeho, támhle pravidelnou kontrolu něčeho jiného anebo jen za běžnou údržbu. I v tomto případě se může stát neočekáváná událost – např. praskne potrubí, kdy je potřeba, aby měl správce pro jistotu větší objem financí. A pak také každý měsíc následuje pravidelné vyúčtování, které s sebou většinou přináší protáhle obličeje všech zúčastněných a pořádné papírování. Doposud tuto problematiku firmy řešily hotovostními zálohami v řádech stovek tisíc korun, kdy musela pověřená osoba distribuovat částky správcům osobně. Pro firmu to znamená spoustu peněz v luftu, což se podepíše na cashflow firmy. Zároveň vybírání hotovosti a distribuce přináší nebezpečí a nedostatečnou možnost kontroly nad nákupy správců.
Nyní
Všem správcům budovy byly rozdány karty, na které je možné nabíjet pravidelnou částku, ale také flexibilně dobít jakoukoliv částku v případě potřeby, po schválení pověřenou osobou. Pro lepší cashflow, lze také finance odbít, pokud má určitý správce budovy na kartě výrazný přebytek nebo nevyužije dané finance k původním účelům, které se vzhledem k okolnostem změnily. Flexibilita a kontrola nad firemními financemi, to je oč tu běží.
Zajištěné pobočky domova pro seniory
Původní stav
Mateřská firma domova pro seniory leží mimo naši republiku v Rakousku, vlastní u nás velké množství poboček. Jaké se jim nabízelo řešení pro distribuci financí do jednotlivých poboček? Paní jednatelka vybere finance v bankomatu a vesele objíždí všechny pobočky a předává jim peníze. Tak takhle by to nešlo, to by pak nedělala nic jiného, navíc to s sebou kromě nevhodně využitého časového fondu paní jednatelky přináší stejné obtíže jako u přechozích dvou firem.
Nyní
Díky kartám vydaných do jednotlivých poboček nad nimi mají kontrolu a zároveň možnost pružně reagovat na potřebu vyšší částky a během pár minut poslat. Vyúčtování je pak hotové raz dva, a tak má mateřská firma v Rakousku vše přehledně pod kontrolou a výdaje jsou minimální ve srovnání s časem paní jednatelky a riziky s distribucí v hotovosti s tím spojené.
Vidíte, různé firmy, podobný problém, jednoduché řešení. Možná by něco takového pomohlo i vám. Koneckonců je vidět, že firmám přinesla tato změna větší efektivitu a vyřešila jejich potíže s distribucí hotovosti. Byl to jejich krok směrem k digitalizaci firmy a zbavení se papírování. Ať už šlo o oproštění se od hotovosti, ulehčení od administrativních úkonů či zvýšenou kontrolu online. Pojďte do toho taky.
(vpravo nahoře) a zvolte Duplikovat Žádost/Zprávu.
