Minimalizace hotovosti a papírů
Ve Fresenius Kabi Horatev fungují bez hotovosti
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Fresenius Kabi Horatev, která se zbavila hotovosti.
O společnosti
Celosvětová zdravotnická společnost, která se specializuje na výrobu a distribuci léčívých přípravků a zdravotnické technologie pro infuzi, transfúzi a klinickou výživu. Naše výrobky a služby slouží k péči o kriticky a chronicky nemocné pacienty.
Sídlo
Hořátev 104
289 13 Hořátev
Velikost firmy
500 zaměstnanců
Odvětví
Zdravotnictví
Hlavní potíže
- Nevyhovující platební karty vydávané bankou
- Požadavek korporátu na minimalizaci hotovosti
- Složitá agenda spojená se služebními cestami
Řešení
- Předplacené karty pro zaměstnance
- Distribuce peněz na karty na pár kliků
- Digitální cesťáky
Hlavní přínosy
- Digitalizace a automatizace procesu
- Eliminace hotovosti
- Zjednodušení distribuce financí k zaměstnancům
- Přehled nad veškerými výdaji
Opatření z korporátu: minimalizace hotovosti
Ve společnosti Fresenius Kabi Horátev řešili korporátní opatření, které vyžadovalo omezení hotovosti v pokladně. Konkrétní úkol zněl jasně: převeďte veškeré finanční transakce na bezhotovostní styk.
Tým generální ředitelky Ivy Mackové tak začal hledat řešení, které by těmto požadavkům vyhovovalo.
Vyřešit požadavek korporátu nebylo úplně snadné, protože my máme určenou banku v ČR, kterou používáme pro ostatní finanční služby, ale ta nevydává karty. Tak jsme tady museli najít partnera, který nám s tou situací pomůže.
Bezhotovostní platební styk a zjednodušené služebky
Firma čítá přes 500 zaměstnanců, z čehož 100 jich pracuje v administrativě. Právě pro ně hledal Ivy tým řešení, jak pro zmíněný bezhotovostní platební styk, tak pro účely zjednodušení agendy spojené se služebními cestami, která byly administrativně a časově náročná.
S aplikací Fidoo pracují ve společnosti Fresenius Kabi Horátev už více než 10 let, kdy ještě fungovala pod názvem Expensa. Kolegyně Ivy z finančního oddělení tehdy udělala průzkum na internetu a na nástroj narazila.
Automatické dobíjení karet a nastavení pravidel
V současné době mají téměř všichni uživatelé kartu. Některé karty nejsou trvale nabity a firma si stanovuje maximální limity podle individuálních požadavků jednotlivých uživatelů. Nejvíce je využívají nákupčí. kteří mají karty trvale nabité.
Jakmile realizují nějakou platbu, vše se objeví přímo v aplikaci. Později tam ještě v PDF formě nahrávají konkrétní účtenku. Ivy tým tak okamžitě vidí jaký je stav na jednotlivých kartách a díky tomu nikdo na nic nezapomene.
V případě služebních cest rovněž šetří spoustu papírů, protože žádosti o povolení služební cesty probíhají přímo v aplikaci. Opět lze vidět pohromadě veškeré výdaje, které souvisely s danou služební cestou, ať jde o čerpání pohonných hmot, letenky, večeře apod.
Zrušení papírové dokumentace a bezchybnost účetních procesů.
Zavedení Fidoo aplikace pomohlo v Kabi Horatev především s úsporou lidských zdrojů ve finanční účtárně. Zaměstnanci oceňují uživatelskou přívětivost aplikace a jsou rádi, že se zbavili veškeré papírové dokumentace.
Účetnictví v tomto režimu lze bez problému podrobit finančnímu auditu. Fidoo pro Ivu a její tým představuje i jakýsi kontrolní nástroj, který zaručuje bezchybnost účetních procesů.
