Novinky ve Fidoo aplikaci k 24. 11. 2021

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.

Přidejte výdaj, vyplňte a odešlete ke schválení v jednom kroku

Upravili jsme přidání hotovostního výdaje ve Fidoo aplikaci tak, abyste nemuseli nejdřív zadat pár nejnutnějších údajů, uložit, jít do detailu výdaje, doplnit zbytek požadovaných věcí a až pak odeslat ke schválení.

Nově přidáte výdaj a odešlete ke schválení v jednom kroku. Po kliknutí na „Přidat“ vám výdaj rovnou otevře detail výdaje, kde vidíte, které položky jsou povinné a které ne. Vše potřebné vyplníte a rovnou odesíláte ke schválení.

Před

Po

Nastavte si sami, komu budeme posílat faktury

Ode dneška si můžete nechat posílat Fidoo faktury na sběrný fakturační e-mail nebo na jakýkoliv jiný, který nemusí odpovídat žádnému uživateli ve Fidoo aplikaci.

Fakturu lze také posílat na konkrétní vybrané uživatele nebo role. Nastavení zvládne váš Hlavní správce sám přímo v aplikaci.

 

 

Novinky ve Fidoo aplikaci k 2. 11. 2021

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.

Úpravy ve faktuře

Na základě nových ceníků jsme přepracovali také naše faktury. Naplnili jsme je novými daty, upravili jsme strukturu, aby byla zase o trošku přehlednější a už tento měsíc ji můžete očekávat ve svých mailech.

Ve faktuře nenajdete informace o bonusech a slevách (uživatelé zdarma, udělená sleva). Tyto informace jsou dostupné v ceníku, který máte k dispozici i v aplikaci. V detailu se vše dozvíte v e-mailu, který vám s vaší fakturou přijde.

Už přesně víte, kdo přebírá a aktivuje kartu v aplikaci

Nejednou jsme se setkali s tím, že jste neměli jasno v tom, kdo kterou kartu v aplikaci přebírá. Osobní držitel, týmovou správce? Nebo je to naopak? Na toto téma jsme se proto zaměřili a pravidla sjednotili. Podle Fidoo má kartu (ať je týmová nebo osobní) vždy aktivovat držitel. Jedinou výjimku mají uživatele bez přístupu do aplikace. Tam zůstává převzetí a aktivace karty na správci.

Vylepšení detailu výdaje – začínáme od položek

Při změně detailu výdaje  jsme se nejdříve zaměřili na rozpad položek a kontrolu částek výdaje.
Při rozpadu položek například nově kontrolujeme, jestli součet položek souhlasí s celkovou výší výdaje a pokud ne, jako uživatele vás na to upozorníme. Pak jsme také začali z celkové částky dopočítávat další položku, abyste ji nemuseli dopočítávat. A nakonec nám nově funguje i dopočítávání mínusové položky.

Zpoplatněné pluginy a Money S3 jako první vlaštovka

Klienty začínáme připravovat na novoroční zpoplatnění služby Prémiové integrace. Patří sem integrace, které jsou dělané na určitý účetní systém. Tato služba bude zpoplatněna jako celek, takže nebude záležet na počtu aktivních prémiových pluginů. Klient bude platit pevnou částku za měsíc, ve kterém bude mít aktivní minimálně jednu prémiovou integraci. Jako první zde najdete integraci na Money S3, ke které najdete detailní popisky na webu a můžete si tak vše bez problémů sami nastavit.

Úpravy exportů

v obecném XLSX exportu výdajů se chybně zobrazovalo nevyplněné DPH jako nula. Dva různé stavy pak ve výsledku vypadaly „stejně“. Nově při nevyplnění zůstane pole prázdné.

 

Zástup aneb když potřebujete delegovat práci ve Fidoo aplikaci

Práce s Fidoo aplikací je snadná a zbavuje mnohdy pracného a zdlouhavého papírování ve firemních financích. Přesto někteří naši uživatelé jednou za čas ocení, když jim může i s touto jednoduchou agendou ve Fidoo pomoci kolega či kolegyně. Přesně pro tyto situace jsme vytvořili novou funkci „Zástup“. 

Díky funkci Zástup si můžete ve Fidoo zvolit jiného uživatele (např. vaši asistentku) jako svůj zástup, který se bude moci přihlásit do vašeho uživatelského účtu ve Fidoo. Daný zástup je pak za vás oprávněný provádět většinu úkonů jako např. schvalování nebo vyúčtovávání.

 

 

Zástup může ve vašem uživatelském účtu obstarat téměř vše. Existují však výjimky, které z bezpečnostních či datově citlivých důvodů nebudou ve vašem účtu pro Zástup dostupné. K takovým funkcím řadíme např. zobrazení si PINu vaší platební karty nebo ovládání Fidoo účtu a peněz na něm uložených. Úplný výčet dostupných funkcí pro zástup naleznete společně s postupem k nastavení zástupu v našich návodech, jak pro hlavního správce, tak pro uživatele.

 

A jaké jsou při nastavování Zástupu vaše možnosti?

  • Každý uživatel si může nastavit neomezený počet zástupců.
  • Jeden zastupující může zastupovat neomezený počet uživatelů.
  •  Ve stejném období můžete mít více zástupců a můžete také zastupovat více uživatelů.
  • Zástup lze nastavit na dobu určitou nebo bez časového omezení.
  • Hlavní správce může nastavovat funkci Zástup nejenom pro sebe, ale i pro všechny ostatní uživatele v systému Fidoo.

 

A co mobilní appka a Zástup?

Udělení role zástupce jde sice jenom na desktopu, ale schvalovat za kolegu na dovolené můžete pohodlně i ze svého mobilu. Jako Zástup se na mobilu přepnete do zastupovaného profilu a je to.

Věříme, že funkce Zástup bude užitečným pomocníkem nejenom v situaci, kdy chce přetížený manažer delegovat některé činnosti na svou asistentku, ale i v mnoha jiných případech. A co sem může všechno patřit? Zástup lze využít při nákupu letenek mou kartou pro jiné kolegy, vyúčtovávání služebních cest pro zaměstnance bez přístupu k počítači, vyúčtovávání výdajů z týmových karet či sdílených služebních automobilů anebo také zastoupení v době dovolených.

 

Fidoo úspěšně propojilo svou aplikaci s kartami Komerční banky

Komerční banka

Cílem spojení startupu Direct Fidoo a KB je pomocí moderní aplikace pro zpracování a vyúčtování všech firemních výdajů usnadnit klientům banky digitalizaci a následnou automatizaci interních procesů. Nyní má KB díky této spolupráci nabízí exkluzivně jako jediná banka v ČR připojení svých firemních bankovních karet přímo do aplikace Fidoo.

„Digitalizace je jednou z klíčových aktivit Komerční banky. A stejně jako sama banka digitalizuje své produkty a služby, pomáhá v této oblasti i svým klientům“, uvádí Radka Turková, ředitelka Korporátního a municipálního bankovnictví v Komerční bance.

Díky tomuto partnerství získají klienti KB bezpečný a efektivní nástroj pro správu svých výdajů přímo navázaný i na produkt Komerční banky – KB firemní karty.

Zároveň si klienti mohou pořídit předplacené karty Fidoo, které je možné dobíjet jakýmikoli finančními částkami za pár vteřin. Každý zaměstnanec tak může platit firemní výdaje bezhotovostně. Firma tímto způsobem může nahradit hotovostní pokladny a výdej hotovostních záloh svým zaměstnancům, a to i v různých měnách.

Fidoo nabízí propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoli výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem chytrého telefonu. Výdaj je pak v systému digitálně schválen nadřízeným a přes propojení do účetního systému je kompletně zaúčtován. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky spočítá a přenese data přímo do účetního softwaru.

Obliba Fidoo jako nástroje na digitalizaci agend spojených s firemními výdaji je podle klientů daná tím, že zbytečné papírování je opravdu časově velmi zatěžuje. Přebujelá administrativa není rozhodně důvod, proč založili a provozují svou firmu. Chtějí dělat byznys, a ne plýtvat časem schraňováním nejrůznějších výdajových dokladů a účtenek. Když jim ukážeme, jak například výdaj za tankování vznikne sám zaplacením kartou a s vyfocenou účtenkou propadne přímo k jejich účetní, jsou nadšeni,“ říká Petr Herzmann, CEO a spolumajitel Direct Fidoo a.s.

Direct Fidoo a.s., se zaměřuje na digitalizaci firemních výdajů. Uzavřené partnerství je pro Fidoo významným krokem při naplňování strategických cílů v oblasti rozšíření distribučních kanálů a novinka s propojenými KB kartami další fází fungující spolupráce. Více informací o podmínkách Fidoo v rámci KB získáte na webových stránkách: www.kb.cz/Fidoo.

Direct Fidoo a.s. má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Stillking Films, ŠKODA AUTO nebo Economia. Fidoo představuje propracovanou službu, která klientům umožní zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku fotoaparátem jejich smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k zaúčtování výdaje. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování.

Novinky ve Fidoo aplikaci k 7. 9. 2021

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled nejnovějších novinek.

Pohodlně proplujte vylepšenou správou Výdajů

V nové verzi aplikace najdete přehlednější sekci Výdaje, ve které je jen to, co opravdu potřebujete. Zaměřili jsme se na způsob, jakým přidáváte nebo editujete jednotlivé výdaje. Mění se tak proces po vytvoření výdaje. Nejdřív řešíte účtenku a až potom doplnění údajů, při kterém jednoznačně vidíte, co je povinné a co povinné není. Výdaj můžete pohodlně ihned odeslat ke schválení. Celý proces se stává mnohem jednodušší a rychlejší a vy se k výdaji už nebudete muset vracet. Pokud chcete začít využívat,  stáhněte si prosím novou verzi Fidoo aplikace.

Podívejte se na video, jak to funguje. Podrobný postup najdete v našich návodech.

S prohlížečem Internet Explorer 11 se už do Fidoo nepřihlásíte

Z důvodu bezpečnosti jsme od 31. 8. 2021 ukončili podporu Internet Explorer 11. Nyní už se tedy do svého Fidoo přes tento prohlížeč nedostanete. Bez problému se lze přihlásit přes jeho nástupce Microsoft Edge, popřípadě přes jiný bezpečný prohlížeč. Poslední dva měsíce jsme o této změně informovali všechny uživatele na přihlašovací stránce právě ty z vás, kteří se  přes prohlížeč Internet Explorer přihlašovali. Z tohoto důvodu doufáme, že vám tato úprava nepřinesla žádné komplikace.

Vyberte si hotovost na cestu v cizí měně

„V zahraničí jsou nám koruny k ničemu,“ tohle jsme slýchávali z více stran, a proto jsme v rámci cesťáků umožnili zažádat o peníze na cestu v hotovosti taky v cizí měně. Nově si stačí v žádosti o cestu zvolit, v jaké měně je budete chtít vyplatit a vybraná měna se pak propíše všude, kam má. Postup najdete v našem návodu.

Jak jako finanční manažer získat kontrolu nad utrácením ve firmě

3 tipy, jak může Fidoo karta ušetřit čas vašemu marketingu

Jako finanční manažer ve firmě mimo jiné bedlivě střežíte každou utracenou korunu, která jde z firemního rozpočtu. Musí však býti dosti obtížné mít o všech útratách přehled. Možná se divíte, jelikož vám přijde, že kontrolu máte, protože přeci pravidelně každý měsíc dostáváte finanční reporty. Zkusili jste si však někdy položit otázku, jestli právě v tuto chvíli víte, kolik peněz v hotovosti mají zaměstnanci vaší firmy u sebe? Nebo kolik je vyplaceno na zálohách? Přehledně zesumírované souhrny zmíněných položek v bankovnictví nenajdete. A kde máte vedenou hotovost? Ať už u controllingového oddělení v Excelu nebo v ERP systému, přístup k těmto datům a orientace v nich také nějaký čas zabere. Na těchto pár uvedených příkladech můžeme pozorovat, že mít absolutní transparentní kontrolu nad firemním utrácením není tak jednoduché, jak se možná zprvu zdálo.

Ale čím to je? Nejprve si představme první situaci, kdy vyplácíme hotovostní zálohy zaměstnancům na jejich drobné útraty například v podobě nákupu kancelářský potřeb. Z praxe víme, že se většinou pro jistotu vyplácí větší záloha. Následně je pak z pohledu zaměstnance nutné účetním na konci měsíce dokládat účtenky, které jsou leckdy zmačkané, natržené nebo dokonce ztracené. Zaměstnanec spolu s účtenkou vrací zbylou částku, většinou ze svojí peněženky, kde má smíchanou osobní a firemní hotovost, což je také kovbojka. Zároveň je tímto způsobem v průběhu měsíce spousta peněz blokována na místech, kde v danou chvíli leží ladem.

Když se naopak zaměříme na vybrané zaměstnance, kteří dostali platební karty spojené s firemním účtem, existuje tu zpětná kontrola při pohledu na výpis z účtu, kterou pravděpodobně provádí vaše účetní jednou do měsíce. K tomu jednomu firemnímu účtu se však pojí všechny karty k němu vydané, takže ve výpisu najdete útraty z karet všech jejich vlastníků pěkně pospolu. Následně tedy pro analýzu výdajů můžete podle jednotlivých karet dohledávat kdo, kde, kolik i jak zaplatil. Je to dostatečně transparentní a jednoduché? Může se totiž stát, že zpočátku, třeba i náhodou, zaměstnanec při platbě nedělního obědu s rodinou omylem vytáhne kartu firemní místo osobní. Zpětně to vykáže jako firemní výdaj a když zjistí, že si toho nikdo nevšiml a prošlo mu to, možná to vyzkouší opakovaně. Jak potom takovou situaci řešit, respektive jak na ni vůbec přijít?

S ohledem na vaši rozsáhlou pracovní náplň je zcela pochopitelné, že i při dnešních vymoženostech jako je upozornění při pohybech na bankovním účtu, neřešíte jako hlídací pes platby jednotlivě, ale až jejich sumář v určitém období v měsíci. Nejste v tom sami, spousta firem čelí obdobným potížím s dostatečnou kontrolou nad utrácením svých zaměstnanců.

Jako jeden z příkladů firmy, která řešila takovou situaci, je společnost z oboru správy nemovitostí, která řeší bezpečnost, údržbu, energetiku a úklid nemovitostí.

Tato společnost zaměstnává velké množství vedoucích údržby po celé České republice, kteří museli v hotovosti proplácet drobné výdaje spojené s haváriemi, nákupem materiálu či běžnými opravami. Tím pádem měla firma mezi zaměstnanci velké množství hotovosti, která se obtížně korigovala a kontrolovala.

S tím byla spojena celé řada větších či menších útrap. Ať už šlo od omezenou kontrolu nad výběry bankovních karet ve výpisech pouze jednou za měsíc, obtíže při nutnosti zaplatit vyšší částku, než byla poskytnuta, protože je nejednou vedoucí údržby neměl z čeho zaplatit. A právě kvůli těmto situacím si vedoucí údržby často vytvářeli hotovostní rezervy pro strýčka příhodu. Následné při vyúčtování, kdy jsou potřeba účtenky, bylo nutné je shromažďovat po jednotlivých stavbách a převážet na účtárnu, kde ke všem účtenkám musel vznikat pomocný excel.

V této firmě chtěli změnit velkou řádku věcí, aby kontrolu nad firemními útratami získali a obsáhli všechny problémové oblasti. Jejich cílem bylo získat lepší a častější kontrolu nad tokem firemních peněz, zamezit složité evidenci výběrů z bankovního účtu a stavů hotovosti. Potřebovali mít možnost flexibilně dobíjet peníze jednotlivým vedoucím údržby dle jejich potřeby a zamezit umělému vytváření rezerv, které nebyly nutné. Také chtěli nějakým způsobem zajistit přenos všech účtenek z jednotlivých staveb do účtárny. A v neposlední řadě omezit evidenci účtenek v Excelu.

Možná se nacházíte v podobné situaci, takže si to dokážete barvitě představit. Jaké řešení se vám tedy nabízí? Pokud to není váš případ, tak vás ale třeba i tak bude zajímat, jak se s tím popasovala naše firma.

Obecně lze předejit problémům s kontrolou prostřednictvím co největšího množství aktuálních dat a navíc přehledně uspořádaných. To znamená, že na jednom místě najdu aktuální přehled, co se s firemními prostředky děje právě teď. Jak ale shromažďovat všechna potřebná data na konkrétní místo? Možnost představují předplacené firemní karty provázané s aplikací. Můžete na ně nabíjet a odbíjet finance dle potřeby a zároveň zajistíte bezpečí svému firemnímu bankovnímu účtu, na jehož obsah ani při platbách předplacenými kartami nikdo nedosáhne. Následně díky propojení s aplikací vidíte na jednom místě veškeré uskutečněné výdaje. Lze takto také lépe monitorovat hotovost, jelikož jakýkoliv výběr z bankomatu je rovněž zaznamenáván.

Jak se dá zabránit tomu, aby zaměstnanci kartou neplatili osobní výdaje? Předplacenou kartu můžete nastavením omezit. A to jak na různé částky, pravidelné dobíjení nebo termínové omezení, kdy zaměstnancům zakážete vybírat z bankomatu o víkendu apod. Zároveň lze podle schvalovací hierarchie určit, jak budete ve vaší firmě schvalovat výdaje. Jestli podle projektů nebo podle týmů. Což vám umožní sledovat čerpání konkrétních rozpočtů. Každý výdaj tedy projde schvalovacím kolečkem, kdy lze hned vypozorovat, o jaký výdaj se jedná, a zároveň k němu musí daná osoba přiložit účtenku. Vše je dostupné na pár kliků, klidně teď hned.

A jak tedy vyřešila svoje problémy firma z oblasti facility managementu? Využili platformu, která jim pomohla pokrýt různorodou škálu jejich potíží, které spojuje jeden klíčový pojem: KONTROLA.

Právě díky použití platformy, kde funguje propojení předplacené firemní karty, aplikace a případného napojení dalších nástrojů, se jim povedlo zkrotit chaos. Mohli tak vydat vedoucím údržby předplacené platební karty, na které jim distribuují peníze bez nutnosti evidovat pokladnu. Když už vzniká hotovost výběrem z bankomatů, mapují ji. Pokud má někdo z vedoucích údržby nečekaný problém, např. prasklé potrubí ve spravované budově, zažádá o peníze přes aplikaci a do pár minut je má připravené na kartě k placení. Následně stačí dodat k výdaji účtenku, vše je zaznamenané a může putovat k účetní. Jejich CFO pak vše přehledně vidí ve webové aplikaci, kde můžete spravovat jednotlivé karty, procházet si výdaje vedoucích údržby a sledovat jejich rozpočty. Může například i od jednoho vedoucího údržby, který má na kartě nadbytek, odbít určitou částku, a naopak ji nabít tomu, který ji potřebuje. A to vše díky jedné platformě, která jim tak umožňuje získat kontrolu nad firemním utrácením.

Každá firma je individuální, ale přesto jste možná našli paralelu mezi situacemi, se kterými se potýkáte vy a těmi v námi uvedené společnosti. Na jejich příkladu lze dobře vidět, že přestože se zezačátku jejich potíže v této oblasti jevili jako neřešitelné a obsáhlé, díky využití komplexní platformy zvládli pokrýt všechny problematické oblasti.

A to se může snadno podařit i vám. Řešení představuje přehled, který mám pod kontrolou v reálném čase. Z něj už mohu vyvodit konkrétní opatření, která jsou potřeba nastavit, aby nedocházelo ke zbytečnému úniku peněz. Takzvaně utáhnete peněžní kohoutky tam, kde to nyní kape, a získáte absolutní kontrolu nad utrácením ve firmě.

 

Novinky ve Fidoo aplikaci k 30. 6. 2021

Dvoufaktorové ověření

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě pohodlnější, rozšiřujeme možnosti využití a upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled našich novinek.

Vytvářejte cesťáky hromadně jedna radost

Jezdíte na služebku pravidelně v pondělí, úterý nebo třeba celý týden? Hromadné cesťáky jsou pro vás ideální volbou. Fungují jako rozšířená možnost stávajícího cesťáku, takže se nemusíte bát, protože se v jejich tvorbě snadno a rychle zorientujete. Hromadný cesťák funguje jak v žádostech, tak ve zprávách. Vytváříte ho stejně, jak jste zvyklí, akorát zvolíte možnost „opakovat cestu“ a už můžete v kalendáři vybírat dny dle potřeby. Podrobný postup najdete v připraveném návodu.

Vše jsme nastavili a doladili tak, aby se vám to nejenom líbilo, ale také bylo v souladu s aktuální legislativou. Ať už jste v roli cestovatele, schvalovatele, a v neposlední řadě účetní, ušetří vám tahle funkcionalita práci.

Aktivujte kartu pohodlně z mobilu

Už kvůli aktivaci karty nemusíte usedat k PC. Nově stačí vzít telefon, udělat pár kliků a můžete ihned začít platit Fidoo kartou. Takže už to zvládnete klidně na prodejně těsně před zaplacením, stejně snadno jako v našem videu.

Hotovostní transakce a osobní vyúčtování naleznete nově v Public API

Public API je rozhraní určené pro komunikaci dvou systémů mezi sebou, v našem případě mezi Fidoo a vašim účetním nebo mzdovým systémem. Protože Public API využívá stále více z vás, neustále rozšiřujeme námi poskytované údaje. Nově tak můžete touto cestou získávat data také o hotovostních transakcích a osobních vyúčtováních. Zeptejte se své účetní, jestli jsou pro vás tato data relevantní a podle toho API nastavte.

Rozdělte práva na správu uživatelů a karet

Dříve jsme měli v rámci uživatelského balíčku na správu uživatelů a karet zahrnuté oprávnění na jejich dobíjení a odbíjení. Oprávněný uživatel měl tudíž možnost nabíjet a odbíjet peníze ze sběrného Fidoo účtu na karty. Od vás, našich klientů, jsme ale dostali zpětnou vazbu, že často má správu karet a uživatelů na starosti vaše asistentka nebo HR a vy nechcete, aby mohla zároveň posílat na karty firemní finance. Tato práva tedy oddělujeme a můžete si ve Fidoo směle zvolit, komu chcete právo na dobíjení a odbíjení karet udělit. Pokud jste měli ve Fidoo tento balíček aktivní, nic se pro vás přepnutím na nový formát nemění, ale pokud chcete, můžete zmiňované oprávnění odškrtnout u vámi zvolených uživatelů.

 

 

Šmídl s.r.o. už rozpozná, kdy řidič kamionu zaplatí firemní kartou za osobní výdaj

Kontrola firemních výdajů

Autodopravci mají velkou síť zaměstnanců v podobě řidičů, kterým pravidelně zasílají jistý příliv firemních financí. Navíc nastávají situace, kdy je potřeba jim nárazově poskytnout daleko větší částku kvůli nečekaným výdajům. Nikdo však neví, kdy taková situace zrovna nastane a zároveň je pak distribuce prostředků složitá.

Co s tím? Autodopravce má dvě možnosti. Buďto distribuuje hotovost řidičům v obálkách, kdy se však může stát, že část řidič utratí, a pak nebude mít, jak výdaj doložit, protože „ztratí“ účtenku. Nebo každému řidiči rozdá platební kartu. Představa, že postoupí klasickou debetní kartu všem svým řidičům a oni tak budou mít přímý přístup k jeho firemnímu účtu, není nic pro klidné spaní. Navíc každý nově příchozí řidič, znamená novou kartu, což představuje zbytečně moc papírování.

Společnost Šmídl pokrývá celý rozsah služeb v oblasti vnitrostátního i mezinárodního transportu, logistiky, skladování zboží a dalších outsourcingových služeb v oboru. Na trhu působí již 30 let a disponuje odborníky z oblasti logistiky a rozsáhlou flotilou vozidel.

Při takto velkém množství vozidel je potřeba zaměstnávat také nespočet řidičů, kterým, jak jsme zmiňovali výše, firma pravidelně distribuuje firemní finance. Ti při svém fungování standardně využívali debetní bankovní karty. Bohužel však občas docházelo k jejich zneužití pro soukromé účely. Vymáhání peněz od řidičů pak představovalo jak administrativně, tak lidsky nepříjemnou agendu.

V návaznosti na akvizici společnosti Nika Logistic se ve společnosti Šmídl seznámili s řešením předplacených platebních karet. Snadno definovatelný limit karet, jednoduchá žádost o peníze i její následné schválení zaujalo firmu natolik, že vyměnili svoje původní karetní řešení za inovativnější. Díky této změně, která umožňuje transparentnost transakcí a s tím spojenou kontrolu, lze velice snadno odhalit, o jaký výdaj jde. Když přece jen některý z řidičů uhradí osobní výdaj firemní kartou nebo penězi, je to snadno dohledatelné a následně lze se zaměstnancem obratem vyřešit.

Líbí se vám takové řešení a hodilo by se vám získat stejně jako společnosti Šmídl kontrolu nad firemními výdaji všech vašich zaměstnanců?

To chci do své firmy

Buďte v obraze. Novinky ve Fidoo aplikaci, které by vám neměly uniknout

Novinky ve Fidoo

Aby se pro vás používání naší webové i mobilní Fidoo aplikace stalo ještě praktičtější a chytřejší, rozšiřujeme možnosti využití a stále častěji upravujeme aplikaci na základě vaší zpětné vazby. Projděte si přehled novinek a vylepšení za první měsíce roku 2021.

Schvalujte výdaje a cesťáky podle přirazeného projektu

Řada našich klientů eviduje a zpracovává výdaje a cesťáky na bázi projektů a stejnou optikou je potřebují i schvalovat. Možná mezi ně patříte i vy. Stávající schvalování podle týmů, tedy „liniové“ schvalování, vám tak nemusí plně vyhovovat. Potřebujete schvalovat a kontrolovat finance na úrovni konkrétního projektu a třeba i vidět celkový rozpočet a jeho čerpání. Nelenili jsme a funkcionalitu projektové schvalování jsme dovyvinuli. Zpříjemněte a usnadněte si práci ještě o něco víc s tímto typem schvalování.
Tento nový pohled na schvalování umožňuje přiřadit ke každému výdaji anebo cesťáku projekt. U projektu můžete mít nastavenou zodpovědnou osobu, typicky „projekťáka“, který následně tyto výdaje a cesťáky schvaluje.
Jestli je pro vás projektové schvalování to pravé ořechové, detailní informace najdete na našich stránkách.

Nahrávejte výpisy z Fidoo účtu nově ve formátech ABO a MT940 do vašeho účetního systému

Chcete jednoduše přenášet data z Fidoo přímo do vašeho účetního systému? To je náš cíl. V některých případech umíme přenášet data bez zásahu uživatele, v jiných je potřeba data z Fidoo vyexportovat a export následně nahrát do účetního systému. 

Také proto nyní umožňujeme nastavit si a využívat automaticky vytvářené výpisy z Fidoo účtu ve formátech ABO a MT940, které jsou univerzálními formáty pro řadu ERP a účetních systému. 

Zajímají vás detaily? Máme je pro vás na našem webu Pohyby na Fidoo účtu.

Plánujete dovolenou nebo potřebujete delegovat svou práci ve Fidoo na někoho jiného? Využijte redesignovanou funkci Zástup.

Díky funkci Zástup si ve Fidoo zvolíte jiného uživatele (např. vaši asistentku) za svůj Zástup, který se bude moci přihlásit do vašeho uživatelského účtu ve Fidoo a provádět většinu úkonů, jako je např. schvalování nebo vyúčtovávání, za vás.

Zástup může za vás ve vašem uživatelském účtu vykonávat téměř vše, co vy. Jsou však funkce, které z bezpečnostních či datově citlivých důvodů nebudou ve vašem účtu pro Zástup dostupné. Mezi takové funkce patří např. zobrazení si PINu Vaší platební karty nebo ovládání Fidoo účtu a peněz na něm uložených. Pro úplný výčet nedostupných funkcí pro zástup viz naše návody v sekci Podpora.

Odhalte nové možnosti ve služebních cestách

Ačkoliv tomu situace příliš nepřeje, agenda služebních cest je téma, které vás zajímá a cesťáky jsou jedním z řady důvodů, proč volíte pro jejich evidenci a zpracování právě Fidoo. Stále usilujeme o maximální jednoduchost a co nejširší funkčnost a použití. Přidali jsme proto do cesťáků několik funkcionalit:

  • Při vytváření cesťáku (žádosti i zprávy) můžete uživatele (cestovatele i spolucestující) lépe rozlišit pomocí zaměstnaneckého čísla uživatele, kdy tento údaj v seznamu uživatelů nově zobrazujeme. Je to praktická pomůcka v situaci, kdy máte ve firmě více lidí se stejným jménem. Také výběr projektů a nákladových středisek je praktičtější díky fulltextovému vyhledávání podle názvu.
  • Do cesťáku (žádosti i zprávy) přidejte libovolný dokument, což je praktické např. máte-li od zaměstnance podepsané vyslání na služební cestu v papírové podobě nebo vám zaměstnanec dokládá splnění mise 😊 např. fotografiemi apod.
  • Výdaje připojené do zprávy ze služební cesty se odesílají ke schválení spolu s cesťákem na jeden klik – máte-li ke služební cestě připojené výdaje a odesíláte tento cesťák ke schválení, odešlou se automaticky ke schválení i tyto připojené výdaje. A v případě, kdy je odeslat nelze (protože nemají vyplněné povinné údaje), upozorníme vás.
  • Peníze na cestu přehledněji a bez detektivní práce – ve Fidoo už nyní zjistíte, zda cestovatel o peníze na cestu žádal a zda dobití požadované částky na kartu skutečně proběhlo. A to vše jak v žádosti, tak ve zprávě a třeba i v PDF.

Koukněte se Fidoo kartám na zoubek

  • Sjednotili jsme napříč Fidoo aplikací zobrazované informace o tom, kdo dobil Fidoo kartu. Jak v detailu transakce na kartě, tak i v detailu transakce na Fidoo účtu
  • Končí platnost vaší Fidoo karty? Nemějte obavy! Automaticky zařídíme její obnovu a pokud se sami nerozhodnete obnovení karty zrušit, zašleme novou kartu na korespondenční adresu vaší společnosti. Hlavní správce může samozřejmě adresu změnit, případně obnovu zrušit. Bližší informace se dozvíte tady.
  • Mezi nejčastěji používané funkce u karet patří zobrazení PINu karty a její dobití. Proto jsme tyto možnosti přesunuli z menu pod třemi tečkami rovnou do okna s detaily ke kartě.
  • Automaticky Fidoo kartu vybijeme v situacích, kdy nepotřebujete, aby na kartě byly prostředky. Konkrétně se jedná o situaci, kdy:
    – Rušíte uživatele, který má na sebe navázanou blokovanou kartu.
    – Zrušíte obnovu karty a po její expiraci nedojde k její obnově.
    V obou případech převedeme prostředky z Fidoo karty na Fidoo účet a vy je můžete použít třeba pro jiného uživatele.

Projekty, nákladová střediska se vytvářejí automaticky a člení se ve Fidoo přesně podle vašeho účetního systému? Ano, a nejen to přes naše Public API.

Public API je rozhraní určené pro komunikaci dvou systémů mezi sebou, v našem případě mezi Fidoo a vašim účetním systémem (pokud tuto formu výměny dat podporuje). Námi poskytované údaje přes Public API neustále rozšiřujeme a také jsme přidali možnost automatizovaně vytvářet, upravovat nebo mazat projekty, nákladová střediska, ale i členění DPH. Tato funkce přináší možnost automatizované synchronizace číselníků mezi vašim účetním systémem a Fidoo.
Detaily, která data public API poskytuje a dokumentaci najdete u nás na webu.

Díky nové spolupráci českých fintechových startupů dostanou firmy do druhého dne peníze přesně tam, kam potřebují

Cashbot a Fidoo
  • Startupy Fidoo a Cashbot zajistí firmám uvolnění peněz z vydaných faktur do 24 hodin bez ohledu na termín splatnosti.
  • Prostředky obratem připíšou na karty okamžitě připravené k použití. Odpadá tak zbytečné papírování a stres s financemi.
  • Česká fintechová spolupráce přináší také digitální vyúčtování výdajů. Služební cesty a další platby je nově možné vyřešit přímo v aplikaci propojené s účetním softwarem.

České firmy získají nový nástroj na to, jak dostat peníze z faktur ihned do provozu. Umožní jim to nová spolupráce fintechových startupů Fidoo a Cashbot. Ty nyní spojily síly, aby podnikatelům ještě více ulevily od nadbytečné administrativy, rychle zpřístupnily již vydělané peníze a ušetřily čas na rozvoj byznysu.

Cashbot umožňuje zkrátit splatnost vydaných faktur natolik, že firma má k dispozici už do druhého dne peníze, na něž by jinak čekala týdny či měsíce. Díky Fidoo kartám pak podnikatelé tyto prostředky snadno dostanou k dalším lidem ve firmě. Peníze tak velmi rychle poslouží přesně tam, kde jsou zrovna potřeba. Například při placení za palivo do služebního vozu. Jednoduché je pak také zaúčtování výdajů hrazených Fidoo kartou. Stačí pouze mobilním telefonem vyfotit pokladní doklad a schválení nadřízeným už probíhá přímo v aplikaci. Ta pak navíc automaticky přenese data do účetního softwaru.

Papírování a stres s penězi podnikatele zdržují od toho, co je pro jejich firmu klíčové – získávání nových zakázek a jejich plnění v čase a kvalitě, kterou klienti ocení. Díky našemu partnerství s Cashbotem teď budou moci ještě lépe řídit svoje cashflow, protože peníze z vydaných faktur lze rovnou nabít na Fidoo karty,“ říká Petr Herzmann, CEO Direct Fidoo.

Rychlost je v podnikání často rozhodující. Nedává smysl, aby firma musela brzdit svůj rozvoj jen proto, že čeká dlouhé týdny na peníze za práci, kterou už dávno odvedla. Naše spolupráce s Fidoo však nestojí jen na samotném uvolnění peněz z faktur do druhého dne. Firmám poskytuje také cennou nadstavbu v podobě digitalizace řady procesů, jež se dosud neobešly bez papírů,“ dodává Marek Hejdušek, zakladatel a spolumajitel Cashbotu.

Novou plně online službu mohou podnikatelé začít využívat už nyní. Zaregistrovat se lze na www.cashbot.cz či www.fidoo.com. Ve fintech oblasti v rámci České republiky se jedná o unikátní propojení dvou již existujících a praxí prověřených služeb, které přinášejí klientům nové možnosti, jak efektivně pracovat s financemi. Poptávka po podobných řešeních roste celosvětově a oba startupy si od spolupráce slibují, že zájem českých podnikatelů o výhody plynoucí z kombinace inovací na poli financí a technologií ještě posílí.


Direct Fidoo má na českém trhu již stálou klientelu, kam patří například Škoda Auto, vydavatelství Economia, nebo produkční společnost Stillking Films. Klientům umožňuje zaplatit kartou jakýkoliv výdaj a vyfotit účtenku pomocí smartphonu. Výdaj přímo v aplikaci schvaluje nadřízený a přes propojení do účetního systému dochází k automatickému zaúčtování. V případě služebních cest se do vyúčtování zařadí i výdaje za stravné, zálohy za ubytování či letenky a jízdné. Aplikace pak vše automaticky propočítá a přenese data přímo do účetního softwaru. Veškeré zmíněné procesy jsou tak urychleny a bez zbytečného papírování. Více na www.fidoo.com.

Cashbot je chytrá služba, která nabízí především živnostníkům a malým a středním podnikům možnost zkrátit dobu splatnosti vydaných nebo naopak odložit splatnost přijatých faktur a pomáhá jim tak vylepšit stav jejich bankovního konta. Startup byl založen v roce 2018 Markem Hejduškem. Klient si může službu zřídit přímo online v aplikaci, či prostřednictvím bankéřů specializovaných firemních center Raiffeisenbank nebo u poradců dalších partnerů jako např. Fincentrum & Swiss Life Select. Více informací a kontaktů naleznete na webové stránce www.cashbot.cz.