Nahrazení soukromé hotovosti kartami
s.Oliver už neřeší blednoucí účtenky a zdlouhavé vyúčtování
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti s.Oliver, která zrychlila celý proces firemního vyúčtování.
O společnosti
s. Oliver je německá módní společnost, která po celém světě prodává oblečení, obuv, doplňky, šperky, vůně a brýle.
Sídlo
Želetavská 1449/9
140 00 Praha 4 – Michle
Velikost firmy
200 zaměstnanců
Odvětví
Móda
Hlavní potíže
- Placení firemních výdajů ze soukromých zdrojů
- Zdlouhavý proces zpracování podkladů
- Velká zátěž týmu kvůli zpracování
- Nutnost uchovávat účtenky papírově
Řešení
- Vlastní karta pro zaměstnance
- Efektivní nabíjení peněz na karty
- Zrušení papírové části procesu
- Placení všech cestovních a drobných výdajů přes karty
- Průběžné vyúčtování výdajů zaměstnanců
Hlavní přínosy
- Zjednodušení práce pro všechny zaměstnance
- Rychlejší vyúčtování celého měsíce
- Digitalizace procesu a archivace
- Snadná dostupnost dokladů
Pryč se zkostnatělým zpracováním zaměstnaneckých výdajů
Ve společnosti s. Oliver byla agenda spojená se zaměstnaneckými výdaji hodně zkostnatělá. V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým zaměstnancům v rámci platebního příkazu.
Celý proces tak podle finančního ředitele Roberta Husáka trval hodně dlouho a představoval administrativně náročnou zátěž. Místo své odborné práce se zaměstnanci věnovali papírování kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože jsou z papíru, který rychle bledne.
"Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun."
Potřebný obnos na kartě pro každého zaměstnance
Přestože si Robert už přesně nevybavuje, jak se o Fidoo vlastně dozvěděl, je rád, že k tomu došlo a nástroj celé jeho firmě pomáhá s řešením dříve útrpných agend.
Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim Robertův tým nahrává potřebnou hotovost. V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a k doplnění základních informací jako je např.: nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou ke schválení nadřízenému, který po schválení zasílá doklad na účtárnu k finálnímu zaúčtování.
Zjednodušení a zefektivnění celého procesu
Nejčastější výdaj zaměstnanců v s. Oliveru představuje ubytování v rámci služebních cest nebo výdaje, který není možné hradit na fakturu. Celý proces se teď řeší průběžně, místo toho, aby trval celé týdny. Zjednodušil se, zrychlil a hlavně zdigitalizoval.
Archiv už nepraská ve švech
Robertovi se ukazuje, že zrušení hotovosti bylo správnou volbou i ve fyzickém světě. Jedno měsíční vyúčtování obsahovalo cca 10 papírů, které jsou jako firma povinni archivovat a schraňovat je. Archiv už proto poměrně bobtnal, ale teď je vše elektronicky uložené v aplikaci.
Doklady jsou tak pohodlně kdykoliv k dispozici i k náhledu, ať už pro účetní nebo Roberta samotného.
"Podařilo se nám odstranit potíže a administrativní zátěž spojenou s používáním osobních zdrojů zaměstnanců za firemní výdaje a navíc zcela zautomatizovat agendu s tím spojenou. Krásně jsme tak nahradili původní neefektivitu a zkostnatělost, zjednodušeným procesem, kteří oceňují všichni zaměstnanci."
