Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

Zrušení papírových účtenek

CAPEXUS s.r.o.

Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry

O společnosti

CAPEXUS navrhuje a vytváří jedinečné kancelářské interiéry.
Po dobu deseti let na trhu změnili pracovní prostředí pro více než 400 společností, od malých dynamických start-upů po velké korporace.

Sídlo

Nuselská 419/92

140 00 Praha 4 – Michle

Velikost firmy

100 zaměstnanců

Odvětví

Stavebnictví

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek

Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství. Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS, to představovalo významnou administrativní zátěž.

Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi v CAPEXu dokonce jednoho dedikovaného člověka.

"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem. "

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS

Začali jsme s kartami na tankování

Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.

Nejprve si v řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují tankovat na všech benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic.

Všechno funguje v podstatě samo

Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál.

CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů.

Dneska funguje všechno automaticky

Řešení se velmi osvědčilo v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.

"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky."