Zrušení papírových účtenek
Ve firmě CAPEXUS už neshánějí účtenky a nelepí je na papíry
Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti CAPEXUS a zjistěte, jak přestali lepit účtenky.
O společnosti
CAPEXUS navrhuje a vytváří jedinečné kancelářské interiéry.
Po dobu deseti let na trhu změnili pracovní prostředí pro více než 400 společností, od malých dynamických start-upů po velké korporace.
Sídlo
Moulíkova 1b
150 00 Praha 5
Velikost firmy
100 zaměstnanců
Odvětví
Stavebnictví
Hlavní potíže
- Zdlouhavé zpracování účtenek
- Velká zátěž týmu kvůli hotovosti
- Složitá evidence v hotovostních pokladnách
- Obtížná kontrola
Řešení
- Vlastní karta pro zaměstnance
- Zrušení hotovosti a hotovostních pokladen
- Placení všech drobných výdajů přes karty
- Digitální vyúčtování výdajů zaměstnanců
Hlavní přínosy
- Jednoduchá kontrola všech dat
- Zjednodušení práce pro účetní tým
- Průběžné vyúčtování celého měsíce
- Šetření nákladů
Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek
Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství. Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS, to představovalo významnou administrativní zátěž.
Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi v CAPEXu dokonce jednoho dedikovaného člověka.
"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem. "
Začali jsme s kartami na tankování
Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.
Nejprve si v řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují tankovat na všech benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic.
Všechno funguje v podstatě samo
Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál.
CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů.
Dneska funguje všechno automaticky
Řešení se velmi osvědčilo v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.
"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky."
