Museli jsme mít jednoho dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek

Společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizaci jedinečných kancelářských interiérů, čítá kolem 100 spolupracovníků. Drobných výdajů spojených s kancelářemi a stavbou se tak vytváří opravdu velké množství.
Pro tým Terezy Mádrové, finanční ředitelky společnosti CAPEXUS,
to představovalo významnou administrativní zátěž.   

Tereza velmi vnímala neefektivitu procesu, jak v rámci hotovostní pokladny, tak i kolem sbírání účtenek z platebních karet od kolegů. Časová náročnost těchto úkonů se zvýšila natolik, že na tyto agendy museli mít určité fázi
v CAPEXu  dokonce jednoho dedikovaného člověka.

"Štvala mě především ta administrativní zátěž, která způsobovala,
že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem." 

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS

Začali jsme s kartami na tankování

Tereza se o Fidoo dozvěděla díky doporučení a jelikož jí narůstající stav nevyhovoval, rozhodli se nástroj v CAPEXu vyzkoušet.

Nejprve si v  řešení otestovali pro účely tankování na předplacených kartách, které rozdali kolegům využívající služební auta . V minulosti používali klasické palivové karty, ale upřednostnili ty od Fidoo, protože jim umožňují tankovat
na všech benzinových stanicích bez omezení. Šetří tím náklady, jelikož je lze použít u těch velmi levných čerpacích stanic. 

Všechno funguje v podstatě samo

Po ověření fungování karet tímto způsobem je v CAPEXu začali využívat
i pro další provozní účely. V současné době probíhá proces tak, že všichni uživatelé mají aplikaci v mobilním telefonu, kde se jim uskutečněné výdaje přímo zobrazí a k tomu nafotí účtenku. Informace pak digitálně putuje
na účetní oddělení, kde ji zpracovávají dál. 

CAPEXUS už díky tomu vůbec neuchovává účtenky v papírové podobě, ale pouze v té digitální. V současné době využívají 53 karet a 42 uživatelů. 

Dneska funguje všechno automaticky

Řešení  se velmi osvědčilo  v období Covidu, kdy se povedlo úplně odstranit fyzickou pokladnu a zaměstnanci fungují už jenom přes karty. Pro Terezin tým představuje řešení dlouhodobě snížení administrativní zátěže a plynulejší chod firmy.

"Podařilo se nám odstranit fyzickou pokladnu a jedeme už jenom přes karty. Celé vyúčtování je tak mnohem jednodušší a rychlejší. Přechod na karty se nám osvědčil hlavně v průběhu Covidu, protože jsme mohli na dálku posílat peníze a zároveň získávat digitální účtenky." 

Tereza Mádrová, Finanční ředitelka ve společnosti CAPEXUS