Search
Close this search box.

Navitec systems enjoys fully automated receipt processing

Kompletní automatizace zpracování účtenek       

Úvod 2022 04

Navitec systems si užívá plně automatizované zpracování účtenek

Podívejte se na zákaznický příběh ze společnosti Navitec systems, která kompletně automatizuje vše kolem účtenek.

O společnosti

Logo Navitec

Společnost pomáhá svým klientům optimalizovat své hospodaření a procesy zavedením podnikového systému Microsoft Dynamics 365 Business central (dříve Microsoft Dynamics NAV nebo ještě dříve Navision) a dalších obchodních a kancelářských aplikací Microsoftu.

Sídlo

Ševcovská 3667
760 01 Zlín

Velikost firmy

15 zaměstnanců

Odvětví

IT

Hlavní potíže

Řešení

Hlavní přínosy

Zdlouhavé vydávání platebních karet a pozdě dodávané účtenky

Společnosti Navitec systems s.r.o. nevyhovovalo vydávání platebních karet ze strany banky, protože bylo moc zdlouhavé a zároveň nechtěli udělit plný přístup přímo k firemnímu bankovnímu účtu každému zaměstnanci.

Podle finančního ředitele Daniela Barneta také kontinuálně řešili problémy s dokládáním papírových účtenek, které se nedostávaly včas do účtárny. V horším případě se dokonce ztrácely, což potom přinášelo další práci účetnímu oddělení, které muselo obvolávat a obepisovat jednotlivé dodavatele, kteří účtenky vystavovali.

Konkrétně mě štvalo to, že jsem neměl vůbec přehled v čase o vynaložených výdajích, jak na služební cesty nebo ostatní výdaje spojené například s platbou hardwarových prvků, které si zaměstnanci nakupují sami.

Kostrbaté řešení archivace účtenek

Uchovávání účtenek bylo velmi kostrbaté, protože účtárna musela účtenku nejdřív naskenovat a poté uložit ve formě PDF někde na sdílený disk nebo uložiště, ke kterému měl Daniel přístup. Stejně však řešil, jak se k těmto jednotlivým účtenkám dostat jednoduše. Vývoj a propojení informačního systému na sdílené uložiště přestavovalo spoustu úsilí.

Na řešení Fidoo narazili skrze obchodního zástupce . Když  byl Danielovi a jeho týmu  produkt představen, bez jakéhokoliv váhání se rozhodli,  že ho chtějí vyzkoušet. Agendy, které nyní ve Fidoo využívají, probíhají plně automaticky

Plně automatické zpracování a okamžitý přehled

Zaměstnanec provede výdaj například za pohonné hmoty nebo za placení balíku na dobírku. V tom okamžiku už vyfotí účtenku nebo fakturu a ta se během 10 minut dostává do informačního systému Navitec SystemsJak scan této účtenky, tak podklady pro zaúčtování pro účtárnu.

V reálném čase se tak Daniel může podívat na provedený výdaj a získává okamžitou informaci, jestli není náhodou přečerpaný rozpočet pro daného zaměstnance. 

Méně starostí a snížení nákladů

Dlouhodobě má používání Fidoo dopad především na snížení nákladů na účetní služby, protože najednou zaúčtování účtenky trvá 3 minuty namísto 20 minut.

Archivace těchto dokladů probíhá elektronicky víceméně bez zapojení jakéhokoliv účastníka mimo daného zaměstnance, který má zodpovědnost pouze ofotit účtenku. Automatizace ve spojení s Fidoo znamená pro Daniela a jeho kolegy na účtárně daleko méně starostí.

Inspirujte se dalšími příběhy zákazníků