Popis Microsoft NAV

Schema

Obecný popis

Verze 211014_001_MJI

Integraci Fidoo na Microsoft NAV (dříve Microsoft Navision) doporučujeme řešit modulem Navitec Fidoo Bridge (NFB) od společnosti Navitec, který se implementuje přímo do Vašeho systému Microsoft NAV. 

Modul NFB zajistí obohatí systém Microsoft NAV o nové funkcionality, které zajistí on-line propojení aplikace Direct Fidoo s podnikovým informačním systémem Microsoft Dynamics NAV. 

  • Jedná se o samostatný modul/program, který se implementuje přímo do klientova NAV, jako tzv. plug-in čili rozšiřující modul, který obohacuje funkcionalitu NAV.
  • NFB se aktivně napojuje na Fidoo přes API a stahuje si z Fidoo data. 
  • NFB stahuje z Fidoo data o výdajích, karetních transakcích, transakcích na Fidoo účtu, náhradách z cesťáků a uživatelích.
  • NFB si samo obohacuje stažená data pomocí mappingu o další účetní data přímo ze systému NAV a velmi tak pomáhá automatizovanému správnému zaúčtování všech podkladů z Fidoo do NAV na správné účty.
  • NFB je snadno uživatelsky konfigurovatelné a mapping (tj. pravidla pro automatizaci zaúčtovávání) si uživatel může v NFB nastavovat sám

    Modul NFB zpřístupňuje následující nové funkce v systému Microsoft NAV: 

  • On-line propojení NAV a Direct Fidoo
  • Real-time přehled nad hospodařením zaměstnanců ve Fidoo přímo v NAV
  • Automatický import karetních transakcí do NAV
  • Automatický import transakcí do finančního deníku +
  • Automatické párování na základě nastavených kritérií
  • Automatický import transakcí na Fidoo účtu do bankovního výpisu 
  • Automatický import výdajů do NAV včetně originální  naskenované účtenky z výdaje
  • Automatický import cestovních příkazů do finančního deníku + párování na základě nastavených kritérií 
  • Automatický import uživatelů 
  • Automatický import platebních karet Fidoo 
  • Možnost nastavení automatizačních pravidel pro doplňování a párování transakcí při importu do NAV

    Technické předpoklady

    • Microsoft Dynamics NAV 2015 a vyšší nebo NAV – Dynamics Business Central 
    • Na databázi NAV pro verze 2015, 2016, 2017 a 2018 je nutno mít implementován Cumulative Update 18 nebo novější.

Transformační pravidla

Verze 211014_001_MJI

Transformační pravidla pro vyplňování detailu příchozích transakcí a rozúčtovávání v NAV se definují přímo v nastavení modulu NFB v Microsoft Navision a každý zákazník si tak může nastavit pravidla dle své potřeby a účetních metod. Tyto pravidla jsou typicky nastavována během implementace NFB do Microsoft NAV. 

Struktura a popis dat

Verze 211014_001_JMA

Struktura a popis přenášených dat zde není dostupný. 

 

Ukázkový exportní soubor ke stažení

Verze 211014_001_MJI

Komunikace mezi systémy Direct Fidoo a Microsoft NAV probíhá automaticky pomocí API.  
Exportní soubory zde nejsou potřeba. 

Nastavení Microsoft NAV

Verze 211014_001_MJI

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba vygenerovat API klíč, který bude modul NFB používat pro autorizaci při komunikaci s Fidoo.

  1. Na lince Péče o klienty Fidoo (+420 290 290 290) si zažádejte o zpřístupnění funkce Správa API klíče v aplikaci Fidoo pro zvoleného uživatele. 
    Uživatel Fidoo, kterému necháte zpřístupnit funkci generování API klíče, musí mít ve Fidoo roli Hlavní správce.

  2. V nastavení Správa API klíčů si vygenerujte nový API klíč tlačítkem Přidat API klíč
    (NastaveníFirma -> Správa API klíčů). 


  3. Zvolte si libovolný název klíče, zvolte oprávněného uživatele, na jehož účet bude klíč vytvořen (musí mít roli hlavního spráce) a nastavte oprávnění klíče pro čtení i zápis. Potvrďte tlačítkem Vytvořit
    (NastaveníFirmaSpráva API klíčů).


  4. Vygenerovaný API klíč si zkopírujte do „schránky“ a zabezpečeným způsobem ho předejte pracovníkům firmy Navitec, kteří ho použijí pro nastavení přístupu modulu NFB v rámci implementace NFB do systému Microsoft NAV. 

Ve Fidoo nic dalšího není potřeba nastavovat. Nastavení na straně Fidoo je hotovo.

Příprava a nastavení na straně Microsoft NAV (a modulu NFB)

V první řadě je potřeba, aby firma Navitec provedla implementaci modulu NFB do Vašeho systému Microsoft NAV. 
Jakmile je modul naimplementován, je možno provést následující nastavení. 
 
Veškeré úlohy spojené s Fidoo nalezne uživatel v menu Fidoo.

Základní nastavení

  1. Základní nastavení provedeme v obrazovce Fidoo Nastavení.
  2. Pomocí tlačítka Použít výchozí nastavení nebo Použít výchozí testovací nastavení provedeme základní nastavení API služeb.
  3. Po použití výchozího nastavení se aktuální nastavení smaže a vytvoří se nové nastavení dle pevně definovaných parametrů v systému. Následně musí vyplnit API klíč, který byl přidělen službou Fidoo.
  4. Po provedení základního nastavení spustíme první synchronizaci dat. 

  5. Tato akce provede načtení všech uživatelů, karet, výdajů a transakcí k těmto kartám. 

    Pozn.: Z důvodů možných restrikcí na straně API služeb se provede načtení prvních 100 záznamu od každého typu. Zbytek záznamů se načte postupně pomocí fronty úloh – viz Pravidelná aktualizace dat.
     

Nastavení mapování

Aby bylo možné načítat položky transakcí do finančního deníku, musíme nejprve nastavit mapování pro jednotlivé typy a kategorie transakcí. Mapování se zakládá automaticky. Uživatel nastaví pouze účty a dimenze.  
Pokud chce uživatel nastavit výchozí účty a dimenze již při založení, může ve „Fidoo nastavení“ na záložce účtování nastavit výchozí hodnoty. 
Chce-li uživatel nastavit odlišné hodnoty dle uživatelů, může vytvořit další mapování a zadat „Fidoo ID uživatele“. Systém poté toto nastavení bere pro daného uživatele prioritně.

Pravidelná aktualizace dat

  1. Aby se data pravidelně stahovali z API služeb Fidoo, je nutné nastavit frontu úloh. Toto se provádí v Nastavení Fidoo pomocí zatržítka Fronta úloh povolena.
  2. V okně Karta položky fronty úloh může uživatel změnit dny a frekvenci spouštění aktualizace.

Práce s modulem NFB v Microsoft NAV

Import transakcí do finančního deníku

  1. Ve finančním deníku se načtou transakce pomocí tlačítka Vygenerovat karetní transakce. 

    Po stisknutí tlačítka může uživatel zafiltrovat transakce v sekci Fidoo Transakce. 

  2. Po stisknutí OK se naplní deník položkami. Zde uživatel provede kontrolu, případné doplnění údajů, které nebyly doplněny z účtů nebo z mapování a transakce zaúčtuje.

    Pozn.: Systém načte vždy jen ty transakce, které nejsou načteny ve finančním deníku a nebyly doposud účtovány, případně se nejedná o historickou položku. Chceme-li označit některé položky jako historické, můžeme toto provést v tabulce transakcí označením položek a stisknutím tlačítka Zavřít historickou položku.

Import výpisu sběrného účtu

Na kartě bankovního výpisu banky, pod kterou je evidován sběrný účet, načte uživatel soubor s transakcemi sběrného účtu pomocí tlačítka Import Fidoo sběrný účet
Soubor uživatel vygeneruje z portálu Fidoo. 


Po načtení řádků postupuje uživatel totožně jako při zpracování bankovního výpisu jiné banky. 

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.

Nastavení Helios iNuvio

Verze 211014_001_MJI

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba vygenerovat API klíč, který bude modul FISFIB používat pro autorizaci při komunikaci s Fidoo.

  1. Na lince Péče o klienty Fidoo (+420 290 290 290) si zažádejte o zpřístupnění funkce Správa API klíče v aplikaci Fidoo pro zvoleného uživatele. 
    Uživatel Fidoo, kterému necháte zpřístupnit funkci generování API klíče, musí mít ve Fidoo roli Hlavní správce.

  2. V nastavení Správa API klíčů si vygenerujte nový API klíč tlačítkem Přidat API klíč
    (NastaveníFirma -> Správa API klíčů). 


  3. Zvolte si libovolný název klíče, zvolte oprávněného uživatele, na jehož účet bude klíč vytvořen (musí mít roli hlavního spráce) a nastavte oprávnění klíče pro čtení i zápis. Potvrďte tlačítkem Vytvořit
    (NastaveníFirmaSpráva API klíčů).


  4. Vygenerovaný API klíč si zkopírujte do „schránky“ a zabezpečeným způsobem ho předejte pracovníkům firmy First IS, kteří ho použijí pro nastavení přístupu modulu FISFIB v rámci implementace FISFIB do systému HELIOS iNuvio. 

Ve Fidoo nic dalšího není potřeba nastavovat. Nastavení na straně Fidoo je hotovo.

Příprava a nastavení na straně Helios iNuvio (a modulu FISFIB)

V první řadě je potřeba, aby firma First IS provedla implementaci modulu FISFIB do Vašeho systému HELIOS iNuvio.

Další nastavení modulu FISFIB bude provedeno pracovníky First IS na míru pracovním postupům a účetním metodám zákazníka při implemantaci FISIFB do systému HELIOS.

Práce s modulem FISFIB v Helios iNuvio

Nové přehledy v Heliosu

Po nainstalování doplňku FISFIB se v nabídce stromové struktury v Heliosu objeví nové přehledy týkající se aplikace Fidoo.

HELIOS – Zakázky – přehled zakázek, které se z Heliosu přenáší do Fidoo buď automaticky – při 
založení zakázky do Heliosu, nebo ručně – pomocí akce Fidoo v přehledu zakázek. Zaškrtnutím 
příslušného záznamu se v stanoveném intervalu odešle zakázka do aplikace Fidoo. Zakázky 
v Heliosu jsou ve Fidoo označované jako projekty. 
 
HELIOS – Střediska – přehled středisek, které se z Heliosu přenáší do Fidoo buď automaticky 
nebo ručně – pomocí akce Fidoo v přehledu Organizační struktura. Zaškrtnutím příslušného 
záznamu se v stanoveném intervalu odešle zakázka do aplikace Fidoo. 
Nastavení automatického nebo ručního odesílání zakázek a středisek do Fidoo se nakonfiguruje 
při implementaci řešení. 
 
Fidoo – Karty – přehled karet používaných ve Fidoo. Jsou zde všechny důležité informace o 
kartě – typ karty, název, aktuální, disponibilní, účetní zůstatek, datum expirace, … 
 
Fidoo – Výdaje – přehled všech výdajů – hotovostních i placených kartou – stažených z Fidoo do 
Heliosu. Stahování probíhá průběžně. 
 
Fidoo – Cesťáky (zprávy) – přehled cestovních příkazů (cesťáků), stažených z Fidoo do 
Heliosu. Do Heliosu se stahují pouze cestovní příkazy vyplněné po uskutečněné cestě, ve Fidoo 
jsou označované jako zprávy. Stahování probíhá průběžně. 

Akce nad přehledy

Akce nad přehledem Fidoo – Výdaje 

 

Zpracuj výdaj – tato akce generuje účetní doklady do účetního deníku. Uživatel označí výdaje, 
které chce zpracovat a vybere deník, do kterého se budou výdaje účtovat. Po proběhnutí akce se 
objeví hláška o ukončení akce. O zpracovaných záznamech je uživatel informován atributem 
Zpracovaný – zeleným semaforem, případně datem zpracování – atribut Datum zpracování

 

Zpracované záznamy se pak hromadně převedou z pomocné importní tabulky do zvoleného 
účetního deníku: 
Účetní deníkImport/Export – akce Import – označení záznamů – akce Převod označených 
dokladů 

 

Položky výdajů – zobrazí se položky výdajů, včetně účetních předkontací 
 
Zruš příznak zpracování – použije se v případě, že zpracovaný výdaj byl z účetního deníku 
vymazán a je nutné tento výdaj opětovně poslat do účetního deníku. 
 
Dokumenty – zde se zobrazují ofocené platební doklady 
 
Akce nad přehledem Fidoo – Cesťáky 

 

Zpracuj cesťák (zprávu) – akce generuje účetní doklady do účetního deníku. Uživatel označí 
cestovní příkazy, které chce zpracovat a zprávy se automaticky zpracují do přednastaveného 
deníku. Po proběhnutí akce se objeví hláška o ukončení akce. O zpracovaných záznamech je 
uživatel informován atributem Zpracovaný – zeleným semaforem, případně datem zpracování 
– atribut Datum zpracování.

 

Zpracované záznamy se pak hromadně převedou z pomocné importní tabulky do zvoleného 
účetního deníku: 
Účetní deníkImport/Export – akce Import – označení záznamů – akce Převod označených 
dokladů 

 

Detail jízdy – zobrazí detailní informace o jízdě 
 
Přehled výdajů – zobrazí výdaje náležící k danému cesťáku 
 
Zruš příznak zpracování – použije se v případě, že zpracovaný cesťák byl z účetního deníku 
vymazán a je nutné ho opětovně poslat do účetního deníku. 
 
Dokumenty – zobrazí ofocené platební doklady 

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.