Letní provoz ve firmě? 5 tipů, jak přežít bez chaosu ve výdajích
Léto ve firmě je jako jízda v poloprázdném autobuse. Jede se, ale někdo vždy chybí. Dovolené, zástupy, zpomalený provoz a do toho výdaje, které nemá kdo schválit. Ztracené účtenky leží zatížené miskou zmrzliny a do kanclu přišel nečekaný nákup, o kterém nikdo nevěděl. Aby vaše firemní finance přežily letní provoz bez nadměrného stresu, přinášíme 5 jednoduchých, ale účinných tipů, jak nastavit v těchto měsících výdajový režim.
1. Aktivujte dočasné schvalovatele
Dovolené by měly znamenat odpočinek, ne zablokovaný tok firemních výdajů. Ve Fidoo si můžete snadno nastavit dočasné schvalovatele, kteří přebírají schvalování, když je někdo mimo kancelář. Ať už jde o kolegu, který ví o projektu vše, nebo o zástupce z vedení, systém to zvládne hladce. Výdaje se nezastaví a nikdo nemusí řešit, kdo má „zrovna přístup do tabulky.”
2. Karty nastavte na tým, ne na jméno
Když kolega s jedinou kartou odjede na dva týdny surfovat, nikdo další si bez ní nic nekoupí. Předplacené karty Fidoo ale nemusí být navázané jen na jméno. Můžete je přiřadit i k projektu nebo týmu. To znamená, že zástupce může kartou platit, aniž by řešil změnu oprávnění nebo čekal, až se původní držitel vrátí z pláže.
3. Foťte účtenky hned, když vzniknou
Léto je zrádné. Nejen počasím, ale i tím, že účtenky z nákupů se snadno ztratí v batohu, peněžence nebo hotelovém šuplíku. Nejjednodušší pravidlo? Vyfoť a nahraj hned. S mobilní aplikací Fidoo to trvá pár vteřin a účetní pak nemusí lovit výdaje z paměti. A hlavně – účtenky zůstávají na správném místě, ne v kufru mezi suvenýry
4. Nastavte rozpočet a dobijte jen, co je potřeba
Pokud přes léto běží jen základní provoz, není důvod držet vysoké nastavené částky na kartách. V aplikaci snadno upravíte dobíjení, třeba jen na konkrétní období. Ať už máte méně lidí v kanceláři, nebo chcete mít výdaje prostě více pod kontrolou, s Fidoo to zvládnete na pár kliknutí.
5. Reportujte průběžně, ne až v srpnu
Odkládání výdajů na „až se vrátíme z dovolené“ je recept na chaos. Díky přehledům ve Fidoo vidíte výdaje průběžně, můžete sledovat čerpání rozpočtů, schvalovací fronty i nedodanou dokumentaci. Účetní má klid, vedení má data a všichni ví, že i v červenci má firma výdaje pod kontrolou.
S Fidoo si vše nastavíte podle toho, kdo je zrovna v kanceláři – a kdo na dece.