Připravte firmu na podzimní event sezónu bez záloh a papírování
Veletrhy, konference a networking jsou pro malou firmu na podzim skvělá příležitost, ale i logistická zkouška. Z každé konference se vrací štůsek účtenek, hotovostní zálohy je potřeba vyrovnat a přehled o tom, kolik konkrétní akce skutečně stála, přichází až po jejím skončení. V nejnabitějším období se ale kontrola nákladů na cesty v reálném čase hodí ze všeho nejvíc. Jak procesy zjednodušit dřív, než naplno vypukne říjnová vlna akcí?
Proč zálohy komplikují každou cestu
Hotovostní záloha vypadá jako rychlé řešení, ve skutečnosti ale vytváří práci na obou stranách. Někdo musí zálohu schválit, vyplatit a evidovat. Zaměstnanec ji pak musí do koruny vyúčtovat a vrátit rozdíl. A s každým dalším člověkem na veletrhu se to celé násobí.
Lidé totiž neradi financují firmu ze svého a čekání na proplacení nákladů vnímají jako vlastní půjčku zaměstnavateli. Firma zároveň ztrácí přehled o tom, kolik konkrétní akce skutečně stála, protože doklady dorazí až po návratu, navíc často neúplné.
Co se sesype na účtárnu po návratu
Skutečná zátěž přijde ve chvíli, kdy se tým vrátí a doklady je potřeba dát dohromady. Většinou se přitom sejde hned několik komplikací najednou:
- Ztracené a vybledlé účtenky – Papírový doklad snadno zůstane v kapse nebo vybledne v peněžence, takže se do vyúčtování vůbec nedostane.
- Ruční přepisování – Každou platbu musí někdo opsat do cestovního příkazu a zařadit ke správné cestě. To je několik hodin čistě mechanické práce.
- Párování dokladů s výdaji – Ke každé transakci se dohledává odpovídající účtenka, u zahraničních akcí je navíc potřeba přepočítat měnu.
- Shánění chybějících podkladů – Když doklady přijdou od více lidí najednou a část z nich chybí, účtárna je musí zpětně obcházet po jednotlivcích.
- Uvíznutá uzávěrka – Dokud nejsou všechny cesty vyúčtované, protahuje se měsíční uzávěrka a firma nemá účetně uzavřenou žádnou z proběhlých akcí.
A to celé padá na účtárnu zrovna v období, kdy má dokladů a cest nejvíc. Místo práce s čísly tak řeší jejich shánění a přepisování.
Udržte si přehled i v nejnáročnějším období
Dobrá zpráva je, že tenhle scénář dnes není nutný. Aplikace Expense Management pokrývá celou cestu výdaje od zaplacení až po export do účetnictví:
- Zaměstnanec zaplatí firemní kartou s předem nastaveným limitem.
- Účtenku vyfotí přímo v aplikaci a doklad se spáruje s platbou.
- Manažer výdaj schválí z mobilu, bez čekání na návrat do kanceláře.
- Cestovní náhrady vzniknou online, bez excelových tabulek a v souladu s legislativou.
- Data přetečou do účetnictví, protože se výdaje automaticky exportují do ERP i účetních systémů.
Žádné hotovostní zálohy, žádné čekání na proplacení nákladů. Každý krok běží průběžně, takže po skončení akce zbývá jen pár kliknutí. Jak jednotlivé části fungují do detailu, ukazují následující sekce.
Firemní karty s limity místo záloh
Každý člen týmu dostane firemní kartu s limitem, který nastavíte hned podle několika kritérií:
- Podle role – Obchodník na třídenním veletrhu má jiný rámec než kolega na jednodenní konferenci.
- Podle konkrétní akce – Limit sedne přesně na rozpočet dané cesty a po jejím skončení ho snadno upravíte.
- Podle kategorie – Odděleně pohlídáte dopravu, ubytování i reprezentaci, takže víte, kam peníze jdou.
Platba Fidoo kartou znamená, že náklad je od první vteřiny zaznamenaný a přiřazený ke správnému člověku. Nikdo nesahá do vlastní peněženky a útratu vidíte průběžně, ne až po skončení akce. Karta funguje doma i v zahraničí, takže na zahraničním veletrhu se nákup řeší stejně snadno jako doma.
Účtenku vyfotíte rovnou u stánku
Papírové účtenky z cest se často ztrácejí. Expense Management to řeší tím, že doklad naskenujete v momentě, kdy ho dostanete. Stačí telefon a foto přímo v aplikaci. OCR z účtenky vyčte částku, datum i dodavatele a spáruje ji s odpovídající transakcí na kartě. Zaměstnanec tak nemusí nic přepisovat.
Schvalování a přehled v reálném čase
Během veletrhu nemusíte řešit, co kdo utrácí. Náklady se objevují v systému průběžně, takže finanční tým vidí aktuální stav rozpočtu akce kdykoliv během ní. Když se útrata blíží ke stropu, poznáte to včas.
Schvalovací workflow běží podle pravidel, která si nastavíte. Výdaj putuje ke správné osobě, ta ho odsouhlasí z mobilu a doklad je připravený k zaúčtování. Manažer nemusí sedět u počítače a účtárna nemusí obcházet kolegy s otázkou, co byla která platba.
Napojení na účetnictví a rychlejší uzávěrka
Po návratu z akce nezačíná kolečko s papírovými cestovními příkazy a formuláři na vyúčtování služební cesty. Doklady jsou už roztříděné, schválené a připravené k exportu. Expense Management se napojí na váš účetní systém, takže data přetečou rovnou tam, kam patří.
Výsledkem je uzávěrka, kterou zvládnete až o 50 procent rychleji. U stočlenné firmy dokáže celý proces ušetřit kapacitu odpovídající až jednomu člověku na plný úvazek.
Nastavte limity, rozdejte karty a zbytek nechte na automatizaci. Lidé se soustředí na klienty na stáncích, účtárna dostává čistá data průběžně a vy máte přehled o nákladech každé akce ještě předtím, než skončí. Přesně tohle je most, který malou firmu bez potíží převede přes nejrušnější měsíce v roce.
Nejčastější otázky (FAQ)
Jak funguje proplácení nákladů bez záloh?
Tým platí firemními kartami s předem nastaveným limitem. Náklad se zaznamená přímo při platbě, takže odpadá hotovostní záloha i následné dohadování rozdílu. Není co proplácet zpětně, protože zaměstnanec nikdy neplatí ze svého.
Musí zaměstnanci na veletrhu platit z vlastní kapsy?
Ne. Každý má firemní kartu, kterou hradí dopravu, ubytování, jídlo i reprezentaci. Nikdo nefinancuje firmu ze svých peněz a nečeká týdny na proplacení.
Jak Expense Management nahradí papírový cestovní příkaz a vyúčtování?
Doklady se digitalizují průběžně přímo v aplikaci a schvalují podle nastavených pravidel. Po návratu jsou už roztříděné a připravené k zaúčtování, takže ruční vyplňování formulářů na vyúčtování pracovní cesty odpadá.
Jak nastavím a pohlídám limity na firemních kartách?
Limity zadáte podle role, konkrétní akce i kategorie výdaje. Útratu vidíte v reálném čase, takže poznáte včas, když se náklady blíží ke stropu, a v případě potřeby limit upravíte.
Co když se ztratí účtenka z konference?
Účtenku doporučujeme naskenovat hned na místě, telefonem přímo v aplikaci. OCR z ní vyčte částku, datum i dodavatele a spáruje ji s platbou na kartě. Papírový originál tím ztrácí na důležitosti a riziko ztráty klesá.
Funguje to i na zahraniční služební cestě?
Ano. Firemní karty i skenování dokladů fungují v zahraničí stejně jako v tuzemsku. Zahraniční výdaje se zaznamenávají průběžně a máte o nich přehled během celé cesty.
Jak rychle proběhne vyúčtování po návratu z akce?
Většina práce je hotová už během cesty, protože doklady jsou naskenované a schválené průběžně. Po návratu stačí data exportovat do účetnictví. Měsíční uzávěrku díky tomu zvládnete až o 50 procent rychleji.
Jak se Expense Management napojí na naše účetnictví?
Nabízí propojení s účetními systémy, takže schválená a roztříděná data přetečou do účetnictví bez ručního přepisování. U stočlenné firmy dokáže celý proces ušetřit kapacitu až jednoho člověka na plný úvazek.
Celou podzimní event sezónu zvládnete v klidu s aplikací Expense Management.