Jak dostat účtenky ze stavby do účtárny bez urgování
Konec měsíce a účetní zase shání doklady od party na stavbě. Kde je účtenka za hmoždinky, kdo tankoval v úterý, za co byla ta platba ve čtvrtek. Něco se najde hned, něco se dohledává a na pár dokladů se přijde až po chvíli. Není to nedbalost, papírování prostě není práce, kterou by chtěl někdo v terénu řešit. Když ale stavební personál účtenku vyfotí mobilem a rovnou odešle, dorazí do účetnictví hned, čistá a čitelná. Nikde se neválí papír, který by šlo ztratit nebo poškodit, a práce ubyde na obou stranách.
Kde vyúčtování ze stavby nejčastěji vázne
Účtenky jsou pro člověka v terénu práce navíc. Vyžadují pozornost a pečlivost přesně ve chvíli, kdy má plné ruce jiné práce, takže logicky končí až na posledním místě. A přesně tady vzniká většina problémů s výdaji ze stavby:
- Náklady na zakázku znáte pozdě – Dokud nejsou doklady pohromadě, nikdo přesně neví, kolik konkrétní stavba stála. Kalkulace další nabídky pak stojí na odhadu, ne na reálných číslech.
- Chybí podklad pro DPH – Papírová účtenka na stavbě dlouho nevydrží. Bez ní firma nemá nárok na odpočet a nákup ji tím vyjde dráž, než musel.
- Nad hotovostí chybí kontrola – U plateb z pokladny nebo ze zálohy není jasné, kdo, kdy a za co utratil. Vzniká prostor pro chyby i pro nákupy, které do zakázky nepatří.
Každý z těch bodů vypadá sám o sobě jako maličkost. Jenže na stavbě se nakupuje denně a přes celou zakázku se z drobných účtenek nasčítá slušná částka. Když se u ní ztratí přehled, doplácí na to obě strany. Člověk v terénu řeší papíry po večerech a účtárna skládá čísla, která nesedí.
Řešení je udělat celý úkon tak snadný, aby ho každý zvládl přímo na place a hned. Vyfotit, potvrdit, poslat. Tři kroky, které se dají udělat rovnou u kasy dřív, než se doklad stihne ztratit.
Tři kliknutí a účtenka je vyřízená
V aplikaci Expense Management vyřídíte stavební výdaje snadno a hned po zaplacení. Z celého vyúčtování zůstanou tři kliknutí přímo na místě:
- Vyfotit – Účtenku vyfotíte v aplikaci hned u kasy. Částka, datum i DPH se z ní automaticky propíšou do výdaje a doklad se rovnou spáruje s platbou kartou. Ruční přepisování odpadá.
- Potvrdit – Zkontrolujete, že načtené hodnoty souhlasí, případně je opravíte. Je to jediné místo, kde se od vás něco chce, a zabere to pár vteřin.
- Poslat – Výdaj odešlete a tím to pro vás končí. Papírovou účtenku už nemusíte schovávat, digitální verze je uložená v souladu s legislativou.
Žádné přihlašování do systému u počítače, žádné čekání na konec měsíce. Pro člověka v terénu je to pár vteřin, pro firmu čistý a hotový doklad.
Karta místo hotovosti a záloh
Aby člověk na stavbě nemusel platit z vlastního a čekat na proplacení, dostane vlastní firemní kartu s limitem. Ten nastavíte podle člověka, party nebo konkrétní zakázky a kdykoli ho upravíte. Karty jsou předplacené a oddělené od firemního účtu, takže i kdyby se karta na stavbě ztratila, v sázce je jen nabitá částka, ne firemní peníze. A když je potřeba, zablokujete ji v aplikaci na jedno kliknutí.
Platba kartou navíc rovnou vzniká jako záznam v systému. Účtenka se k ní jen připojí fotkou a výdaj se přiřadí ke správné zakázce. Odpadá tím obálka s hotovostí, zálohy i dohadování, kdo co koupil za peníze z pokladny.
Co z toho má účtárna a firma
Zatímco pro člověka v terénu je vyúčtování otázkou pár vteřin, na druhé straně z toho vzniká hotová práce. Doklady dorazí do účtárny průběžně, čisté a spárované, takže účetní nic nepřepisuje ani neurguje. Data jsou navíc připravená k exportu do účetního nebo ERP systému, takže uzávěrka se nezdržuje čekáním na chybějící účtenky.
Firma tím získává hlavně přehled ve správný čas. Náklady na zakázku vidí průběžně, ne až po jejím dokončení, a další nabídku pak staví na reálných číslech. A protože je u každého výdaje doklad i přiřazení k zakázce, sedí i podklady pro DPH.
Rychlé nasazení a okamžitý přehled
Aplikaci Expense Management dostanete do provozu během chvilky, bez velkého projektu a školení. Placení kartou vypadá u kasy stejně jako dřív, jen místo hotovosti a papírku to bude jedno vyfocení účtenky. Pro člověka v terénu tím vyúčtování zabere pár vteřin, pro firmu z toho vzniká okamžitý přehled o výdajích přiřazených ke správné zakázce.
Nejčastější otázky (FAQ)
Jak dlouho zabere vyřízení jedné účtenky?
Řádově pár vteřin. Účtenku vyfotíte hned po zaplacení, částka, datum i DPH se z ní automaticky propíšou do výdaje a vy je jen potvrdíte a odešlete. Nic se nepřepisuje ručně a nemusíte čekat na konec měsíce.
Musí si zaměstnanec schovávat papírové účtenky?
Nemusí. Po vyfocení se doklad uloží do digitálního archivu, který splňuje požadavky české legislativy. Papírovou účtenku pak lze rovnou vyhodit, v případě potřeby ji jde z aplikace i vytisknout.
Co když se u focení splete?
Nic se neděje. Před odesláním jen zkontrolujete údaje, které se z účtenky načetly, a případně je opravíte. Teprve pak výdaj odešlete, takže se chyba podchytí hned na místě.
Platí zaměstnanec ze svého?
Ne. Dostane firemní kartu s limitem, takže nakupuje z firemních peněz a nečeká na proplacení. Karta je předplacená a oddělená od firemního účtu, takže i při ztrátě je v sázce jen nabitá částka.
Jak nastavím, kolik může na stavbě zaměstnanec utratit?
Limit na kartě zadáte podle člověka, party nebo konkrétní zakázky a kdykoli ho upravíte. Kartu při ztrátě nebo na konci prací zablokujete v aplikaci na jedno kliknutí.
Jak se výdaj přiřadí ke správné zakázce?
Výdaj se v aplikaci označí ke konkrétní zakázce, týmu nebo projektu. Firma tak vidí náklady po jednotlivých stavbách průběžně a nemusí je zpětně dohledávat a rozřazovat.
Jak se účtenky dostanou do účetnictví?
Automaticky. Po odeslání se doklad spáruje s platbou, zařadí do kategorie a připraví k exportu do účetního nebo ERP systému. Účetní tak nic nepřepisuje ani neshání.
Zbavte lidi na stavbě papírování a mějte účtenky pod kontrolou s aplikací Expense Management.