Konec cestovních záloh: proplácejte služební cesty v reálném čase
Finanční tým dnes potřebuje vidět firemní výdaje průběžně, ne až po uzávěrce. U služebních cest to ale často nejde. Zálohy, hotovost a papírové účtenky způsobují, že skutečné náklady cesty jsou známé až týden po návratu. Služební cesty se přitom dají proplácet v reálném čase a bez jediné zálohy.
Proč drobné výdaje dělají velkou administrativu
Taxi z letiště, parkovné u klienta, rychlý oběd mezi schůzkami. Jednotlivě jde o drobnosti, jenže každá z nich znamená účtenku, kterou někdo musí dohledat, přepsat a zaúčtovat. Po pár cestách se z nich stane hromada práce pro finanční tým a firma jen těžko odhaduje, kolik ji cesty doopravdy stály.
Právě tomu se na konferenci Travel Payment & Finance Conference věnoval náš obchodní ředitel Ondřej Janda v přednášce „Drobné výdaje, velké dopady: jak získat real-time přehled a zbavit se hotovosti.“ Jak naznačuje její název, řešení stojí na okamžitém přehledu o výdajích a co nejmenším množství hotovosti.
Jak dnes fungují služební cesty
Zákoník práce dává zaměstnanci na předložení dokladů 10 pracovních dnů od konce cesty a zaměstnavateli dalších 10 na vyúčtování. Mezitím vyúčtování schvaluje vedoucí a účetní dopočítává stravné, u zahraničních cest i přepočet měny. Služebka z konce měsíce se tak do uzávěrky často nevejde.
Samotné stravné přitom není jedna pevná částka. U tuzemských cest se odvíjí od toho, jestli cesta trvala 5 až 12 hodin, 12 až 18 hodin, nebo déle. Pokud měl zaměstnanec během cesty zajištěnou snídani, oběd nebo večeři, stravné se krátí. Sazby se navíc každý rok mění vyhláškou, takže účetní musí pokaždé počítat s aktuálními čísly.
Skryté náklady cestovních záloh
Záloha vypadá jako jednoduché řešení. Ve skutečnosti s sebou nese starosti, které se táhnou od odjezdu až po uzávěrku:
- Peníze zamrznou dopředu – Záloha odchází z účtu dřív, než se začne utrácet. Firma tak drží peníze, které by mohla použít jinde.
- Hotovost je bez kontroly – Co se za ni koupí, se firma dozví až z účtenek po návratu. Do té doby nemá jak zasáhnout, když se výdaje vymykají plánu.
- Účtenky se ztrácejí – Papírový doklad z taxi nebo zahraničního hotelu málokdy přežije celou cestu. Bez něj chybí podklad pro proplacení i pro účetnictví.
- Zaměstnanec platí ze svého – Když záloha nestačí nebo žádná není, doplácí cestu z vlastní kapsy a na peníze čeká týdny.
Všechny tyhle potíže mají společný kořen. Peníze a doklady se na cestě pohybují mimo systém. Zálohu přitom zákoník práce předpokládá jen jako výchozí stav, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodnou jinak. Firma ji tedy může nahradit způsobem, při kterém výdaj vzniká rovnou v systému a doklad k němu přibude hned na místě.
Firemní karta místo zálohy a hotovosti
Prvním krokem je nahradit zálohy a hotovost Fidoo kartou s limitem. Zaměstnanec s ní platí přímo na cestě, doma i v zahraničí, a nemusí sahat do vlastní peněženky. Limit nastavíte podle člověka nebo konkrétní cesty a kdykoli ho změníte. Fidoo karta navíc myslí i na to, co zaměstnanec na cestách řeší nejčastěji:
- Platba mobilem i hodinkami – Kartu si nahrajete do telefonu nebo hodinek a zaplatíte bezkontaktně, i když peněženka zůstane v hotelu.
- Benefity Mastercard Business – S kartou Fidoo získáte Fast Track na letišti zdarma, zvýhodněný vstup do letištních salonků, asistenci 24/7 a lékařskou konzultaci přes službu uLékaře.cz.
- Levnější tankování – Na více než 400 vybraných čerpacích stanicích v Česku natankujete o 2,50 Kč/l levněji.
- Okamžitý přehled o platbách – Každou transakci vidíte v aplikaci hned po zaplacení a notifikace zaměstnanci připomenou, co je potřeba doložit.
- Správa přístupů – Určíte, kdo může vytvářet karty, schvalovat výdaje nebo spravovat firemní finance.
- Napojení na účetnictví – Transakce z karet se automaticky přenesou do vašeho účetního nebo ERP systému.
Karty jsou předplacené a oddělené od firemního účtu. Když se karta na cestě ztratí, v sázce je jen nabitá částka. Každá platba navíc rovnou vzniká jako záznam v systému, takže zúčtování záloh úplně odpadá. Nikdo nevrací nevyčerpanou hotovost ani nedoplácí rozdíl.
Doklad vyřízený hned po zaplacení
Druhým krokem je vyřídit doklad ve chvíli, kdy výdaj vznikne. V aplikaci Expense Management zaměstnanec účtenku po zaplacení vyfotí mobilem. Údaje z ní se automaticky přenesou do výdaje a doklad se spáruje s platbou kartou. Na cestách se hodí i další funkce aplikace:
- Stravné a kilometry se spočítají samy – Cestovní příkaz zaměstnanec vyplní online za pár minut a v souladu s legislativou. Stravné i ujeté kilometry aplikace dopočítá automaticky, bez tabulek a ručního zadávání.
- Poznámka přímo k výdaji – K účtence lze připsat doplňující informace, například s kým byl pracovní oběd. Účetní se pak nemusí na nic doptávat.
- Oddělení soukromé útraty – Když zaměstnanec kartou zaplatí i něco soukromého, třeba minibar v hotelu, označí tuto část výdaje jako soukromou. Pokud částky nesedí, aplikace ho upozorní ještě před odesláním.
- Schválení z mobilu – Vedoucí vidí výdaj hned po odeslání. Přímo v telefonu ho schválí, zamítne, nebo vrátí k úpravě.
- Evidence hotovosti – Když se na cestě hotovosti vyhnout nedá, zaměstnanec v aplikaci zaeviduje i hotovostní výdaj, takže nic nezůstane mimo systém.
- Digitální archiv dokladů – Vyfocená účtenka se uloží do archivu, který splňuje požadavky české legislativy. Papírové doklady proto není nutné skladovat.
Po návratu tak zaměstnanec nemá co dohánět. Desetidenní lhůta na předložení dokladů přestává hrát roli, protože doklady jsou v systému dřív, než cesta skončí.
Bez záloh už od příští služební cesty
Přechod nevyžaduje složitou implementaci. Firma se se zaměstnanci dohodne, že zálohy nahradí firemní karta, a promítne to do směrnice o cestovních náhradách. Účet ve Fidoo založíte online, fyzické karty dorazí do 5–7 dní a napojení na účetní systém zabere pár dní. První služební cesta bez zálohy tak může proběhnout ještě tento měsíc.
Nejčastější otázky (FAQ)
Proč se vyplatí zrušit cestovní zálohy?
Záloha váže firemní peníze dopředu a po návratu se musí zúčtovat. Firemní karta s limitem ji nahradí: zaměstnanec platí přímo z firemních prostředků, nic nevrací a vyúčtování záloh odpadá.
Jak proplácet služební cesty v reálném čase?
Zaměstnanec platí na cestě firemní kartou a účtenku hned vyfotí do aplikace. Výdaj se okamžitě propíše do systému a spáruje s platbou, takže finanční tým vidí náklady průběžně a nemusí čekat na vyúčtování po návratu.
Platí zaměstnanec na cestě ze svého?
Ne. Dostane firemní kartu s limitem a platí přímo z firemních peněz. Nemusí sahat do vlastní peněženky ani čekat týdny na proplacení.
Co se stane, když se karta na cestě ztratí?
Karta je předplacená a oddělená od firemního účtu, takže v sázce je jen nabitá částka, ne firemní prostředky. Navíc ji kdykoli zablokujete v aplikaci jedním kliknutím.
Jak vyřešit cestovní příkaz?
Cestovní příkaz vyplníte online v aplikaci za pár minut a v souladu s legislativou. Stravné i ujeté kilometry aplikace dopočítá automaticky, takže nic nemusíte skládat na papíře ani ručně přepočítávat.
Co s papírovými účtenkami z cest?
Stačí je vyfotit do aplikace hned po zaplacení. Doklad se uloží do digitálního archivu, který splňuje požadavky české legislativy, takže papírové účtenky už nemusíte skladovat.
Jak nad cestami udrží kontrolu finanční tým?
Limit na kartě určuje, kolik lze na cestu utratit, a každá platba se propíše do systému hned. Finanční tým tak vidí výdaje v reálném čase a náklady na konkrétní cestu zná průběžně.
Zbavte se cestovních záloh a proplácejte služební cesty v reálném čase s aplikací Expense Management.