Search
Close this search box.
Úvod Podpora Expense management Účetní Exporty a integrace Money S3 s modulem XML DE Profi Návody na integrace – Money S3 XML DE export Transakcí na Fidoo účtu

Návody na integrace – Money S3 XML DE export Transakcí na Fidoo účtu

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

  1. Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S3 zapnutý a aktivní, případně jej zapněte.
    (NastaveníIntegraceMoney S3).
  2. Nastavte si zkratku bankovního účtu shodně tak, jak je máte označené v Money S3.

    TIP: Pokud si nastavíte stejnou zkratku bankovního účtu v části “Karetní transakce” a zároveň v části “Transakce na Fidoo účtu”, budou se vám transakce z obou částí Fidoo importovat do stejné banky v Money S3 a vy na tomto bankovním účtu v Money S3 uvidíte přehled a stav, kolik máte finančních prostředků celkem ve Fidoo (tj. na Fidoo účtu i na kartách).

    Pokud si v Money S3 založíte 2 bankovní účty, zkratku jednoho z nich vyplníte zde v nastavení do sekce Transakce na Fidoo účtu a zkratku druhého do části Karetní transakce, tak docílíte toho, že Money S3 povedete zvlášť přehled finančních prostředků a pohybů na kartách a zvlášť na Fidoo účtu (NastaveníIntegraceMoney S3).

Příprava a nastavení na straně Money S3

V Money S3 je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

  • při importu je potřeba zadat typ dokladu pro příjmy i výdaje,
  • typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
    • číselnou řadu, 
    • předkontaci v případě potřeby zaúčtování,
    • členění DPH v případě potřeby zaúčtování.

Pozn.: Toto jedno nastavení se provádí pro importování všech tří transakčních exportů z Fidoo. Pro Transakce na kartách, pro transakce na Fidoo účtu i pro Hotovostní transakce.
Pokud jste už toto nastavení jednou provedli pro import karetních transakcí z Fidoo, nemusíte nastavovat nic nového a nastavení provedené pro karetní transakce použijete i pro import transakcí z Fidoo účtu.

Nastavení provedete tak, že projdeme celý proces importu, a při prvním průchodu nastavíme všechny potřebné parametry. Při dalších importech už využijete nastavené konfigurace.

  1. V Menu “Nástroje” zvolte ikonu “Výměna dat XML” a dále volbu “Import”.
  2. Ponechte vybranou volbu “Výběr nastavení” a přes tlačítko v třemi tečkami se dostanete do konfigurace zpracování importů.
  3. Zde si vytvořte novou konfiguraci XML přenosu. Ušetříte si práci tím, že si zvolíte existující konfiguraci a naši novou vytvoříte jako kopii již existující konfigurace. Zvolte tedy Konfiguraci s názvem “_BD – Bankovní doklady” a pokračujte dále tlačítkem “Kopírovat”.
  4. V nové konfiguraci jděte na záložku “Filtr entit” a následně na “Doklady”. Zde zaškrtněte Bankovní doklady a Pokladní doklady tak, aby se tato konfigurace prostě týkala jen Bankovních dokladů a Pokladních dokladů.
  5. Na záložce “Základní nastavení” v řádku “konfigurace zpracování” pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  6. Zde si nastavte automatické párování dokladů přímo při importu tak, že seznamu v levé části vyberete “Bankovní doklady” a v detailu v pravé části změníte akci u “nových záznamů” na “Přidat a párovat” a to samé u “záznamů bez klíče” (také na “přidat a párovat”). Potvrďte tlačítkem OK.
  7. Dále na záložce “Základní nastavení” v řádku “konfigurace dat” pokračujte dál tlačítkem se šipkou.
  8. Zde si nejprve nastavte typy příjmových a výdajových dokladů pro Bankovní a Pokladní doklady. V seznamu si nejprve najdeme “Bankovní doklad”. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahajte výběr Typu příjmového dokladu.
  9. Zde si vytvořte nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vyberte některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce “Podrobnosti”, kam se dostanete tlačítkem “Nový” příp. “Opravit”.
    Výběr potvrďte tlačítkem OK.

  10. To samé proveďte i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahajte výběr Typu výdejového dokladu.
  11. Zde si vytvořte nový typ výdejového účetního dokladu nebo si vyberte některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce “Podrobnosti”, kam se dostanete tlačítkem “Nový” příp. “Opravit”. Výběr potvrďte tlačítkem OK.

  12. V seznamu si nyní najděte “Pokladní doklad”. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahajte výběr Typu příjmového dokladu.
  13. Zde si vytvořte nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vyberte některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH.
    Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce “Podrobnosti”, kam se dostanete tlačítkem “Nový” příp. “Opravit”.
    Výběr potvrďte tlačítkem OK.

  14. To samé proveďte i pro výdejový typ dokladu. V pravé části přes tlačítko se třemi tečkami zahajte výběr Typu výdejového dokladu.
  15. Zde si vytvořte nový typ příjmového účetního dokladu nebo si vyberte některý již vytvořený. Důležité je, aby vybraný doklad měl předvyplněnou číselnou řadu, předkontaci a členění DPH. Zkontrolovat či změnit číselnou řadu, předkontaci a členění DPH můžete v detailu Typu účetního dokladu na záložce “Podrobnosti”, kam se dostanete tlačítkem “Nový” příp. “Opravit”.
    Výběr potvrďte tlačítkem OK.

  16. Hotové nastavení konfigurace dat importu potvrďte tlačítkem OK.
  17. Money S3 Vás vyzve, abyste si nastavení konfigurace dat importu uložili do souboru. Zvolte si umístění a název souboru a konfiguraci si uložte.
  18. Zvolte si vhodnou zkratku a popis celé konfigurace (Např. zkratku “TRANSAKCE” a popis “Bankovní a Pokladní doklady z Fidoo) a uložte tlačítkem OK.
  19. Nově vytvořenou konfiguraci XML přenosu v seznamu vyberte a výběr potvrďte tlačítkem OK.
  20. S vybranou novou konfigurací nastavení pokračujte přes tlačítko “Další”.
  21. Nyní zvolte importní soubor, který jste si dříve vyexportovali z Fidoo. Výběr zahajte tlačítkem se třemi tečkami .
  22. Vyhledejte soubor k importu, soubor označte a pokračujte tlačítkem Otevřít.
  23. Zkontrolujte si, že máte zaškrtnuté “Dávkové zpracování”, které zařídí, že Money nejprve celý soubor importuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačné případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíte tlačítkem “Dokončit”.
  24. Spustí se import Transakcí z Fidoo účtu do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátu Transformační pravidla).
  25. Po dokončení importu si můžete zobrazit “výstupní zprávu”, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem “Zavřít”.
  26. Import Karetních transakcí z Fidoo do Bankovních dokladů v Money S3 s prvotním nastavením konfigurace je hotov a importované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět. Nastavení, které jsme provedli už zůstane k dispozici i pro všechny budoucí importy.

Export z Fidoo

Exportovat transakce na Fidoo účtu lze ve Fidoo na dvou místech. 
1. Nad seznamem transakcí na Fidoo účtu (Firemní Finance Fidoo účet Transakce).
2. V účetní agendě v části Export Fidoo účtu.

Rozdíl mezi těmito dvěma variantami je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly
zamezující vyexportovat transakce duplicitně.
Na rozdíl od toho nad běžným seznamem transakcí na Fidoo účtu v aplikaci (mimo účetní agendu) se žádné kontroly neaplikují a lze proto vyexportovat libovolnou skupinu transakcí dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem transakcí na Fidoo účtu 

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte na seznam transakcí na Fidoo účtu.
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce)
  2. Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export.
    (Firemní Finance Fidoo účet – Transakce).

  3. Nad vyfiltrovaným seznamem transakcí na Fidoo účtu zvolte volbu Export
    (Firemní FinanceFidoo účetTransakce).

  4. Vyberte Specifický exportní formát Money S3 a výběr potvrďte zeleným tlačítkem Exportovat
    (Firemní FinanceFidoo účet – Transakce).

    Vyexportuje se vám exportní soubor a uloží se vám do počítače.

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze transakce, které ještě dříve nebyly exportovány.

  1. Ve Fidoo aplikaci jděte do části Účetní agenda a zde zvolte Export Fidoo účtu.

     
  2. Zkontrolujte si období, za které budete provádět export. Výchozí hodnoty jsou zde nastaveny na datum nejstarší a nejnovější transakce, která ještě nebyla vyexportována. (Doporučujeme neměnit). Zkontrolujte počet transakcí, které se chystáte vyexportovat a exportovací proces započněte zeleným tlačítkem Exportovat.
  3. Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
  4. Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko Stáhnout data.
  5. Stáhne se Vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory transakcí na Fidoo účtu ve všech
    dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici.
    Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S3 a uložte si ho na disk počítače, kde ho
    později budete schopni najít.
    Export transakcí na Fidoo účtu je hotov.

Import do Money S3 s modulem XML DE Profi

  1. V Menu “Nástroje” zvolíme ikonu “Výměna dat XML” a dále volbu “Import”.
  2. Zkontrolujeme, že máme vybranou (případně vybereme) konfiguraci nastavení importu pro Bankovní doklady, kterou jsme si dříve připravili (Viz Příprava na straně Money S3 s modulem XML DE Profi) a pokračujeme přes tlačítko “Další”.
  3. Nyní zvolíme importní soubor, který jsme si dříve vyexportovali z Fidoo (viz Export z Fidoo). Výběr zahájíme tlačítkem se třemi tečkami.
  4. Vyhledáme soubor k importu, soubor označíme a pokračujeme tlačítkem Otevřít.
  5. Zkontrolujeme si, že máme zaškrtnuté “Dávkové zpracování”, které zařídí, že Money S3 nejprve celý soubor naimportuje a teprve pak zobrazí výstupní zprávu, jak to dopadlo. V opačném případě byste museli import každého dokladu jednotlivě potvrzovat. Import spustíme tlačítkem “Dokončit”.
  6. Spustí se import Karetních transakcí do Bankovních dokladů v Money S3 dle nastavených pravidel (viz Popis exportního formátuTransformační pravidla).
  7. Po dokončení importu si můžete zobrazit “výstupní zprávu”, jak import dopadl. Proces importu ukončíte tlačítkem “Zavřít”.
  8. Import Transakcí z Fidoo  účtu do Bankovních dokladů v Money S3 je hotov a naimportované Bankovní doklady jsou nyní v Money S3 vidět.

Nejčastější otázky k nastavení výdajů

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích. Veškeré informace najdete v tomto článku.

Zobrazí se v hotovostní peněžence aktuálního držitele týmové karty. Při předání týmové karty dalšímu zaměstnanci se hotovostní peněženka nepřenáší – částka zůstává u toho, kdo z bankomatu vybíral.