Digitalizace a archivace účetních dokladů

Chcete přejít na digitalizaci účtenek, tak abyste měli perfektně účetní doklady archivované, mohli jste žádat o vratky DPH a vaše firma byla dobře připravena na případnou kontrolu finančního úřadu?

Při dodržení platné legislativy a určitých principů je možné účtenky uchovávat pouze v digitální podobě. Vždy však doporučujeme konzultaci s vaším finančním úřadem, protože právě on bude provádět případnou kontrolu. 

Vše včetně účtenek najdete ve Fidoo přehledně zaevidované v elektronické podobě

Jak se na digitalizaci a archivaci dívá platná legislativa?

Problematika digitalizace a archivace účetních dokladů je řešena v několika zákonech, směrnicích a prováděcích vyhláškách. Mezi klíčové patří:

  1. Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.– zejména § 34, 35 a 35a zákona, který upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Více najdete zde.
  2. Informace GFŘ k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH a navazující nejčastější dotazy k pravidlům fakturace – upřesňuje a dále rozvíjí principy uvedené v zákoně o DPH především s ohledem na převod listinných daňových dokladů do elektronické podoby. Více najdete zde.
  3. Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb. – řeší především daňovou uznatelnost výdajů (nákladů) a dle § 24 odst. 1 tohoto zákona je důležitá prokazatelnost vynaložení na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Více najdete zde.
  4. Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.– v § 33 definuje především jak správně pracovat s účetním záznamem. Více najdete zde.

Z této platné legislativy je patrné, že převod dokladů z listinné do elektronické podoby a jejich archivace jsou možné při splnění požadavků uvedených v této legislativě. Klíčové je, aby firma byla schopna prokázat shodu dokladu v elektronické podobě s originálem, který byl ať již v listinné nebo elektronické podobě.

Jak se má firma připravit na uchovávání účtenek v digitální podobě?

V rámci implementace digitalizace účetních dokladů a jejich archivace doporučujeme kromě nastudování příslušné legislativy se zamyslet nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:

  1. Auditní stopa – při převodu dokladů z listinné podoby do elektronické a jejich následné archivaci je potřeba vždy myslet na 3 principy: (1) věrohodnost původu, (2) neporušitelnost obsahu a (3) čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě. Návod, jak zajistit auditní stopu ve vašich procesech jsme pro vás připravili zde.
  2. Focení účtenek – zaměstnanci by měli vědět, jak mají správně a čitelně fotit účtenky. Jejich čitelnost by pak měl vždy potvrdit pověřený zaměstnanec vaší firmy. Návod, jak správně fotit účtenky najdete zde.
  3. Archivace a export dat z archivu – doklady jsou archivovány v rámci aplikace Fidoo a veškeré změny dokladů (výdajů) jsou logovány a tím je zajištěna neporušitelnost jejich obsahu. Doklady k výdajům můžete sami kdykoliv exportovat z aplikace Fidoo.
  4. Skartace papírových dokladů – doporučujeme, aby každý zaměstnanec uchovával originální doklady v listinné podobě nebo v elektronické podobě, pokud je tak obdržel, do doby, než oprávněný zaměstnanec vaší firmy potvrdí, že tyto doklady jsou v aplikaci uložené v čitelné podobě. Následně je skartace možná, ale platí, že prokazatelnost dokladu v listinné podobě je vždy větší než v elektronické podobě.

Jak připravit žádost o stanovisko na finanční úřad?

V rámci implementace digitalizace účtenek však vždy doporučujeme podat žádost o kvalifikovaný dotaz na váš finanční úřad. Případnou kontrolu bude provádět právě váš finanční úřad a je dobré vědět, jak se na tuto problematiku dívá. Pro usnadnění přípravy tohoto dotazu jsme pro vás připravili vzor žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů.

Jak pracovat s vyjádřením od finančního úřadu?

Poté, co obdržíte vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivaci dokladů od vašeho finančního úřadu, doporučujeme jeho důkladné prostudování. Je potřeba se připravit na to, že většinou stanovisko finančního úřadu není zcela jednoznačné a většinou uvádí, že pokud bude dodržena platná legislativa a výše uvedené principy, tak se nebude negativně vymezovat vůči konverzi dokladu z listinné podoby do elektronické. Je tedy pak na vašem uvážení, zda se pro tento krok rozhodnete nebo ne. Fidoo se vám snaží v rámci aplikace celý proces maximálně usnadnit a naplnit principy uvedené v příslušné legislativě. Finální rozhodnutí je však na vaší společnosti. Ukázku toho, jaké stanovisko dostalo Fidoo od svého finančního úřadu, najdete zde.

Začněte ještě dnes

Nechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme nejpozději do 1 pracovního dne.