Návody na integrace – Money S5 export Výdajů

Příprava a nastavení na straně Fidoo

Ve Fidoo aplikaci je potřeba provést následující nastavení.

Přesvědčte se, že máte Exportní formát pro Money S5 zapnutý a aktivní. Případně jej zapněte.
(Nastavení – Integrace – Money S5)
Nastavte si zkratku bankovního účtu a zkratku pokladny shodně tak, jak je máte označené v Money S5.
(Nastavení – Integrace – Money S5)
(Volitelně) Vytvořte si nákladová střediska shodně s tím, jaký máte nastavený seznam nákladových středisek v Money S5.
(Nastavení – Výdaje – Nákladová střediska)
(Volitelně) Vytvořte si seznam Členění DPH shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Členění DPH v Money S5.
(Nastavení – Výdaje – Členění DPH)
(Volitelně) Vytvořte si seznam Projektů shodně s tím, jaký máte nastavený seznam Zakázek v Money S5.
(Nastavení – Projekty)

Příprava a nastavení na straně Money S5

V Money S5 aplikaci je potřeba provést zejména následující nastavení konfigurace zpracování:

Pozn.: Pro provádění popsaných nastavení je potřeba mít oprávnění a přístup v Money S5 do modulu „Import z XML“.

V modulu „Import z XML“ je potřeba přidat řádek a provést následující kroky
1. krok: přidat nový objekt “Závazkový doklad”, “Faktura přijatá”, “Připojený dokument”
2. krok: v objektu “Připojený dokument” je třeba zadat tyto vlastnosti:
a. klíč neexistuje „Přidat“
b. klíč existuje „Editovat“
c. klíč chybí „Přidat“
d. klíč duplicitní „Chyba“
3. krok: Typ připojeného dokumentu:
a. nastavit spojovací klíč „Kód“
Konec stránky
4. krok: v objektu „Faktura přijatá“ si najdeme řádek:
a. Členění DPH – spojovací klíč „Kód“
b. Firma – spojovací klíč „IČ“
i. klíč neexistuje „Přidat“
ii. klíč existuje „Editovat“
iii. klíč chybí „Žádná akce“
iv. klíč duplicitní „Chyba“
c. Měny – spojovací klíč „Kód“
d. Předkontace – spojovací klíč „Kód“
e. Účet – spojovací klíč „Číslo účtu“
f. Položka faktury přijaté – spojovací klíč „Název položky“
5. krok: v objektu „Závazkový doklad“ si najdeme řádek:
a. Členění DPH – spojovací klíč „Kód“
b. Firma – spojovací klíč „IČ“
i. klíč neexistuje „Přidat“
ii. klíč existuje „Editovat“
iii. klíč chybí „Žádná akce“
iv. klíč duplicitní „Chyba“
c. Měny – spojovací klíč „Kód“
d. Předkontace – spojovací klíč „Kód“
e. Účet – spojovací klíč „Číslo účtu“
Každý nastavovaný typ dokladu by měl mít min. tyto parametry:
– Číselnou řadu
– Předkontaci v případě potřeby zaúčtování
– Členění DPH v případě potřeby zaúčtování

A teď postupně krok po kroku, jak nastavit jednu společnou importní konfigurační kartu pro Faktury Přijaté (FP) a Závazkové Doklady (ZD):

V Navigátoru po levé straně si vyhledejte položku Import z XML např. tak, že do vyhledávacího pole vložíte k vyhledání zkratku “XML” nebo “Import”.
Z nabízených výsledků hledání zvolte položku “Import z XML”.
V rámci sekce “Import z XML” zvolte položku “Přidat” vytvořte si tak novou kartu konfigurace importu.
Na nové kartě importu si zvolte její Název, kód a volitelně i omezení na konkrétní agendu, pro kterou bude importní karta dostupná.
Dále si nadefinujte objekty faktury přijaté a závazky, které budete importovat.
Nejprve tedy faktury přijaté. Ve spodní části v “seznamu objektů” zvolte “přidat” a v okně “Nastavení pro import…” zahajte výběr objektu tlačítkem .
Ze seznamu vyberte “Faktury přijaté” (v sekci Fakturace) a potvrďte tlačítkem “OK”.
V nastavení jděte na záložku “Obecné”, kde se proklikem přes dostanete do nastavení výchozí skupiny.
Ponechte zvýrazněný řádek “Nezařazeno” a zvolte tlačítko “Opravit”.
Zde si na záložce “Obecné” zkontrolujte číselnou řadu přijatých faktur, která se použije na importované přijaté faktury z Fidoo a volitelně i Nákladové středisko a Zakázku, která se použije v případě, že na přijaté faktuře z Fidoo tyto hodnoty nebudou vyplněné.
Dále si na záložce “Rozúčtování” zkontrolujte, že máte vyplněnou vhodnou předkontaci, která se použije v případě, že na faktuře přijaté z Fidoo nebude žádná jiná vyplněná.
Nastavení potvrďte tlačítkem “OK”.
V nastavení Faktury přijaté na záložce obecné ještě zvolte pro situaci “Klíč chybí” akci “Přidat”. Ostatní akce můžete nechat beze změny.
V nastavení Faktury přijaté jděte ještě na záložku “Spojovací údaje”. Zde zkontrolujte, zda je zaškrtnuto “Použít primární klíč jako spojovací údaj”, a případně zaškrtněte a potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si najděte položku “Členění DPH” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Kód” jako spojovací údaj a potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Měny” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Kód” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si najděte položku “Položka faktury přijaté” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Název” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Položka dokladu” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Název” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Předkontace” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Obecné” nastavte zejména akci “Žádná akce” pro případ, že “Klíč chybí”. Ostatní případy můžete nechat beze změny.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Kód” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Firma” (pod sekcí “Faktura přijatá”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Obecné” nastavte zejména akci “Přidat” pro případ, že “Klíč chybí”. To vám zajistí, že pokud na FP z Fidoo nebude vyplněno IČ dodavatele, tak Money S5 si to založí pod nového dodavatele. Ostatní případy můžete nechat beze změny.
Nastavení pro Faktury Přijaté (FP) je tímto hotovo.
Nyní provedete obdobnou definici i pro Závazky. Nastavení zahajte tím, že ve spodní části v “seznamu objektů” znovu zvolte “přidat”.
Výběr objektu zahajte tlačítkem .
Z nabízeného seznamu tentokrát zvolte “Závazkové doklady” (V sekci “Pohledávky a závazky”). Výběr potvrďte tlačítkem “OK”.
V nastavení jděte na záložku “Obecné”, kde se proklikem přes dostanete do nastavení výchozí skupiny.
Ponechte zvýrazněný řádek “Nezařazeno” a zvolte tlačítko “Opravit”.
Zde si zkontrolujte číselnou řadu Závazkových dokladů, která se použije na importované závazkové doklady z Fidoo a volitelně i Nákladové středisko a Zakázku, která se použije v případě, že na přijaté faktuře z Fidoo tyto hodnoty nebudou vyplněné.
Dále si zvolte Předkontaci, která bude použita v případě, že na importovaném Závazkovém dokladu nebude žádná z Fidoo vyplněna. Výběr zahájíte přes .
Z nabízeného seznamu si vyberte nejvhodnější předkontaci a svůj výběr potvrďte tlačítkem “OK”.
Dále si v nastavení Závazkového dokladu na záložce obecné zvolte pro situaci “Klíč chybí” akci “Přidat”. Ostatní akce můžete nechat tak, jak jsou.
V nastavení Závazkového dokladu jděte na záložku “Spojovací údaje”, zde zkontrolujte, že je zaškrtnuto “Použít primární klíč jako spojovací údaj”, případně zaškrtněte. Nastavení Závazkového dokladu potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Členění DPH” (tentokrát pod sekcí “Závazkový doklad”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Kód” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Měny” (tentokrát pod sekcí “Závazkový doklad”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolíte “Kód” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Položka závazkového dokladu” (tentokrát pod sekcí “Závazkový doklad”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Název” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Položka dokladu” (tentokrát pod sekcí “Závazkový doklad”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvolte “Název” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
V seznamu objektů si nyní najděte položku “Předkontace” (tentokrát pod sekcí “Závazkový doklad”), označte tento řádek a zvolte tlačítko “Opravit”.
Na záložce “Obecné” nastavte zejména akci “Žádná akce” pro případ, že “Klíč chybí”. Ostatní případy můžete nechat beze změny.
Na záložce “Spojovací údaje” odškrtněte “Použít primární klíč jako spojovací údaj” a ze seznamu zvote “Kód” jako spojovací údaj. Potvrďte tlačítkem OK.
Jako poslední krok si nastavte chování připojených účtenek pořízených do Fidoo.
V nastavení importní karty ve spodní části v seznamu objektů zvolte “Přidat” a výběr objektu zahajte tlačítkem .
Vyberte položku “Připojené dokumenty” (v sekci “Ostatní”) a výběr potvrďte tlačítkem OK.
Na záložce “Obecné” zvolte akci “Přidat” pro situaci “Klíč chybí”. Ostatní situace můžeme nechat beze změny. Nastavení potvrďte tlačítkem OK.
Nastavení potvrďte tlačítkem “OK”.
Nyní je nová konfigurace importu výdajů z Fidoo do závazků a faktur přijatých v Money S5 připravena.

Export z Fidoo

Exportovat Výdaje lze ve Fidoo na dvou místech.
1. Nad jakýmkoliv seznamem výdajů (např. Firemní Finance – Výdaje).
2. V účetní agendě v části “Export výdajů”.

Rozdíl je v tom, že v účetní agendě se při exportu aplikují kontroly zamezující vyexportovat výdaje duplicitně a karetní výdaje, které nemají svou karetní transakci ještě zúčtovanou. Nad běžným seznamem výdajů kdekoliv v aplikaci se žádné kontroly neaplikují a lze tak vyexportovat libovolnou skupinu výdajů dle preferencí nastavených ve filtru.

Export z Fidoo nad seznamem výdajů

Ve Fidoo aplikaci jděte nad jakýkoliv seznam výdajů
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Výdaje).
Vyfiltrujte si období nebo jiné omezující podmínky pro váš export
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Výdaje).
Nad vyfiltrovaným seznamem Výdajů zvolte volbu “Export”
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Výdaje).
Vyberte Specifický exportní formát Money S5, zvolte si, zda chcete společně s datovým exportním souborem vyexportovat i naskenované obrázky účtenek a výběr potvrďte zeleným tlačítkem “Exportovat”.
(Firemní Finance / Týmové Finance / Moje Finance – Výdaje).

Export z Fidoo z Účetní agendy

Fidoo zde hlídá všechny provedené exporty v rámci účetní agendy a snaží se předejít duplicitám při exportu. K exportu jsou zde nabízeny pouze výdaje, které ještě dříve nebyly exportovány a zároveň už jsou z hlediska schvalovacího procesu ve stavu “Vyúčtovaný” (tj. jsou součástí uzavřeného osobního vyúčtování).

Ve Fidoo aplikaci jděte do části “Účetní agenda“ a zde zvolte “Export výdajů“.
Zvolte Nový export. Pomocí filtru si můžete omezit seznam výdajů, které budete exportovat.
Výchozí hodnoty filtru jsou zde nastaveny tak, aby výběr obsahoval všechny výdaje, které už jsou připraveny k exportu a ještě před tím nebyly exportovány (Doporučujeme neměnit).
Zkontrolujte počet výdajů, které se chystáte vyexportovat a exportní proces započněte zeleným tlačítkem “Exportovat”.
Zvolte si název exportního souboru. Budete se moci k němu později opakovaně ve Fidoo vracet.
Ve vytvořeném exportu zvolte černé tlačítko “Stáhnout data”.
Stáhne se vám zazipovaný balík obsahující exportní soubory výdajů ve všech dostupných / aktivních exportních formátech, které máte k dispozici včetně scanů účetních dokladů.
Z balíku si rozbalte soubor s formátem dat pro Money S5 a uložte si ho na disk počítače, kde ho později budete schopni najít.

Export výdajů je hotov.

Import do Money S5

V Navigátoru po levé straně si vyhledejte položku “Import z XML” např. tak, že do vyhledávacího pole vložíte k vyhledání zkratku “XML” nebo “Import”.
Z nabízených výsledků hledání zvolte položku “Import z XML”.
V rámci sekce “Import z XML” si zvolte a kliknutím označte tu kartu konfigurace importu, kterou jste si dříve pro import z Fidoo připravili (viz sekce “Příprava a nastavení na straně Money S5“). Z horní nabídky zvolte tlačítko “Importovat”.
Vyhledejte si Exportní soubor, který jste si předtím vyexportovali z Fidoo a uložili k sobě do počítače (Viz sekce “Export z Fidoo”). Výběr potvrďte tlačítkem “Otevřít”.
Po potvrzení se spustí Import výdajů z Fidoo do Přijatých faktur a Závazkových dokumentů v Money S5 podle pravidel uvedených výše (Viz sekce “Transformační pravidla”).
Import výdajů z Fidoo do Přijatých Faktur (FP) a Závazkových dokumentů (ZD) je hotov. K FP i ZD jsou připojeny i fotky a skeny originálů účtenek pořízených uživateli ve Fidoo. Připojené účtenky se otvírají přímo z Money S5, ale fyzicky leží ve Fidoo.