Vše, co byste měli vědět o digitalizaci účetních dokladů

Opravdu mají v dnešní době štosy papírových účtenek své místo? Jejich dokládání a ruční skladování je jednou z nejnepříjemnějších aktivit správy výdajů. Digitalizace účetnictví může pro vaše podnikání znamenat obrovský skok – a digitalizace účtenek s Fidoo může být správným krokem. 

Co je digitalizace účetních dokladů

Nastal čas nahradit neohrabané kartotéky! Digitalizace účetních dokladů je převod papírových dokladů, jako jsou faktury či účtenky, do elektronické podoby. Nejde jen o jejich skenování nebo focení, ale o vytvoření systému, který umožňuje jejich snadné ukládání, vyhledávání a předložení v případě kontroly. Díky tomu můžete mít všechny důležité doklady vždy po ruce, ať jste kdekoliv.  

Výhody digitalizace účtenek s Fidoo

Samotných aplikací na účtenky, které se starají o jejich evidenci, už pár existuje. Je ale několik výhod, které vám přináší komplexní řešení pro správu zaměstnaneckých výdajů. Tady jsou:  

Na účtenku už nikdy nezapomenete 

Mějte klidnou mysl a vypusťte stres z odevzdávání účtenek z hlavy. Ihned po každé platbě předplacenou Fidoo kartou dostanete upozornění v mobilní aplikaci, že máte účtenku vyfotit. Ta se automaticky spáruje s transakcí a vznikne výdaj. Žádné prodlevy, schvalovatel výdaj bleskově přijme (nebo zamítne) a schvalovací proces se tak zkrátí z několika dnů na otázku pár kliknutí a několika vteřin.  

Flexibilita a rychlé vyúčtování 

Doplňte výdaj a účetní doklad kdykoliv a odkudkoliv. Naše aplikace umožňuje, aby bylo vykazování výdajů ve vaší firmě mnohem flexibilnější a probíhalo v průběhu měsíce. Doklady spojené s výdaji lze zaznamenat ihned po nákupu a eliminuje se tak riziko chybějících účtenek, když je na čase vyúčtování. Už žádné fronty na účtárně na konci měsíce.

Integrace s účetním softwarem 

Významným benefitem digitalizované správy účtenek s Fidoo Expense Managementem je možnost integrace s vaším účetním softwarem. Snížíte riziko duplicit, minimalizujete riziko chyb a urychlíte celý proces správy výdajů a vyúčtování. 

Lepší přehled a vyšší produktivita  

Všechny účtenky budou uloženy do jednoho centralizovaného prostoru. Ušetří vám i vaším zaměstnancům spoustu času při hledání účtenek, když jsou potřeba. Své úsilí můžete směřovat na důležitější úkoly a být celkově produktivnější. Každý, od běžných zaměstnanců přes vedení až po finanční oddělení, může sledovat potřebné doklady a mít přehled o výdajích. 

Bezpečná archivace bez kopírování a skenování  

Ve Fidoo aplikaci můžete účetní doklad přiřadit ke každému výdaji. Ať už vyfocením papírové účtenky nebo přiložením PDF souboru. Ke všem dokladům se vždy dostanete zpětně a v případě potřeby můžete reportovat finančnímu úřadu snadno a rychle. 

Na co se zaměřit, než začnete s digitalizací

Česká legislativa související s digitalizací účtenek

Jestli čekáte na jeden souhrnný zákon, který vám předá všechny potřebné informace, tak vás zklameme. Dobrou zprávou je, že jsme vybrali čtyři klíčové zákony, vyhlášky a směrnice, které se touto problematikou zabývají – mrkněte na náš detailnější popis.

• Informace GFŘ k pravidlům fakturace 
  • Ve vztahu k implementaci směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH. Upřesňuje a dále rozvíjí principy uvedené v zákoně o DPH především s ohledem na převod listinných daňových dokladů do elektronické podoby.
• Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. 
  • Zejména § 34, 35 a 35a zákona, který upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnost daňových dokladů v listinné i elektronické podobě.
• Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb. 
  • Řeší především daňovou uznatelnost výdajů (nákladů) a dle § 24 odst. 1 tohoto zákona je důležitá prokazatelnost vynaložení na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
• Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. 
  • V § 33 definuje především jak správně pracovat s účetním záznamem, jeho podobou, a to i s ohledem na jeho technickou formu.

Jak se připravit na digitalizaci účtenek

Kromě nastudování příslušné legislativy doporučujeme také zamyšlení se nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:

1. Auditní stopa

Při převodu dokladů z listinné podoby do elektronické a jejich následné archivaci je potřeba vždy myslet na 3 principy: 

• věrohodnost původu,
• neporušitelnost obsahu,
• čitelnost daňových dokladů listinné i elektronické podobě.

Pro usnadnění jsme pro vás připravili popis auditní stopy k zajištění podmínek věrohodnosti, neporušitelnosti a čitelnosti dokladů pro karetní i hotovostní transakce ve vašich procesech –⁠⁠⁠⁠ najdete ho zde .

2. Focení účtenek

Zaměstnanci by měli vědět, jak mají správně a čitelně fotit účtenky. Jak pracovat s dlouhými účtenkami, jejich kvalitou a mnoho dalšího. Jejich čitelnost by pak měl vždy potvrdit pověřený zaměstnanec vaší firmy.

3. Archivace a export dat z archivu

Doklady jsou archivovány v rámci aplikace Fidoo a veškeré změny dokladů (výdajů) jsou logovány a tím je zajištěna neporušitelnost jejich obsahu. Doklady k výdajům můžete sami kdykoliv exportovat z aplikace Fidoo.

4. Skartace papírových dokladů

Doporučujeme, aby každý zaměstnanec uchovával originální doklady v listinné podobě nebo v elektronické podobě, pokud je tak obdržel, do doby, než oprávněný zaměstnanec vaší firmy potvrdí, že tyto doklady jsou v aplikaci uložené v čitelné podobě. Následně je skartace možná, ale platí, že prokazatelnost dokladu v listinné podobě je vždy větší než v elektronické podobě.

Získejte souhlas od finančního úřadu

Ještě, než se do všeho pustíte po hlavě, pošlete dotaz na svůj finanční úřad. Ten se vyjádří, zda je pro vás elektronická archivace účtenek dostačující. Konec konců to budou právě oni, kdo vás případně navštíví. Můžete se inspirovat naším vzorem žádosti ke stažení. A pro nedočkavé jsme připravili také ukázku vyjádření k žádosti o stanovisko k elektronické archivací dokladů.

Moderní firmy potřebují digitalizované účtenky 

Vyhněte se potížím spojenými s manuální správou papírových účtenek. S Fidoo Expense management máte o jednu starost méně. S klidnou hlavou, protože víte, že vaše účtenky jsou automaticky evidovány způsobem zajišťujícím integritu a bezpečnost informací a jsou rychle a snadno vyhledatelné. 

Pokud chcete bezstarostnou variantu a bleskové vyúčtování, zvolte Fidoo!