Vše, co byste měli vědět o digitalizaci účetních dokladů
Opravdu mají v dnešní době štosy papírových účtenek své místo? Jejich dokládání a ruční skladování je jednou z nejnepříjemnějších aktivit správy výdajů. Digitalizace účetnictví může pro vaše podnikání znamenat obrovský skok – a digitalizace účtenek s Fidoo může být správným krokem.
Co v článku najdete:
Co je digitalizace účetních dokladů
Nastal čas nahradit neohrabané kartotéky! Digitalizace účetních dokladů je převod papírových dokladů, jako jsou faktury či účtenky, do elektronické podoby. Nejde jen o jejich skenování nebo focení, ale o vytvoření systému, který umožňuje jejich snadné ukládání, vyhledávání a předložení v případě kontroly. Díky tomu můžete mít všechny důležité doklady vždy po ruce, ať jste kdekoliv.
Výhody digitalizace účtenek s Fidoo
Na účtenku už nikdy nezapomenete
Mějte klidnou mysl a vypusťte stres z odevzdávání účtenek z hlavy. Ihned po každé platbě předplacenou Fidoo kartou dostanete upozornění v mobilní aplikaci, že máte účtenku vyfotit. Ta se automaticky spáruje s transakcí a vznikne výdaj. Žádné prodlevy, schvalovatel výdaj bleskově přijme (nebo zamítne) a schvalovací proces se tak zkrátí z několika dnů na otázku pár kliknutí a několika vteřin.
Flexibilita a rychlé vyúčtování
Doplňte výdaj a účetní doklad kdykoliv a odkudkoliv. Naše aplikace umožňuje, aby bylo vykazování výdajů ve vaší firmě mnohem flexibilnější a probíhalo v průběhu měsíce. Doklady spojené s výdaji lze zaznamenat ihned po nákupu a eliminuje se tak riziko chybějících účtenek, když je na čase vyúčtování. Už žádné fronty na účtárně na konci měsíce.
Integrace s účetním softwarem
Významným benefitem digitalizované správy účtenek s Fidoo Expense managementem je možnost integrace s Vaším účetním softwarem. Snížíte riziko duplicit, minimalizujete riziko chyb a urychlíte celý proces správy výdajů a vyúčtování.
Lepší přehled a vyšší produktivita
Všechny účtenky budou uloženy do jednoho centralizovaného prostoru. Ušetří vám i vaším zaměstnancům spoustu času při hledání účtenek, když jsou potřeba. Své úsilí můžete směřovat na důležitější úkoly a být celkově produktivnější. Každý, od běžných zaměstnanců přes vedení až po finanční oddělení, může sledovat potřebné doklady a mít přehled o výdajích.
Bezpečná archivace bez kopírování a skenování
Ve Fidoo aplikaci můžete účetní doklad přiřadit ke každému výdaji. Ať už vyfocením papírové účtenky nebo přiložením PDF souboru. Ke všem dokladům se vždy dostanete zpětně a v případě potřeby můžete reportovat finančnímu úřadu snadno a rychle.
Na co se zaměřit, než začnete s digitalizací
Česká legislativa související s digitalizací účtenek
Jestli čekáte na jeden souhrnný zákon, který vám předá všechny potřebné informace, tak vás zklameme. Dobrou zprávou je, že jsme vybrali čtyři klíčové zákony, vyhlášky a směrnice, které se touto problematikou zabývají – mrkněte na náš detailnější popis.
- Informace GFŘ k pravidlům fakturace
- Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.
- Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb.
- Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.
Jak se připravit na digitalizaci účtenek
Kromě nastudování příslušné legislativy doporučujeme také zamyšlení se nad pokrytím následujících oblastí ve vašich procesech a směrnicích:
- auditní stopa,
- focení účtenek,
- archivace a export dat z archivu,
- skartace papírových dokladů.
Na detailní popis každého z bodů se můžete mrknout v našem shrnutí.
Ještě, než se do všeho pustíte po hlavě, pošlete dotaz na svůj finanční úřad. Ten se vyjádří, zda je pro vás elektronická archivace účtenek dostačující. Konec konců to budou právě oni, kdo vás případně navštíví.
Moderní firmy potřebují digitalizované účtenky
Vyhněte se potížím spojenými s manuální správou papírových účtenek. S Fidoo Expense management máte o jednu starost méně. S klidnou hlavou, protože víte, že vaše účtenky jsou automaticky evidovány způsobem zajišťujícím integritu a bezpečnost informací a jsou rychle a snadno vyhledatelné.
Pokud chcete bezstarostnou variantu a bleskové vyúčtování, zvolte Fidoo!
E-book zdarma: Začněte
s digitalizací účtenek
Mohlo by se vám líbit...
Úvod do světa cestovních příkazů: co jsou a jak je vyplnit?
Cestovní příkazy doprovází služební cesty každého zaměstnance. Od papírové šablony po online řešení. Co ale znamenají a proč je potřebujeme?
Předplacené platební karty: vše, co potřebujete vědět
Objevte chytré řešení pro placení firemních výdajů! Jak fungují předplacené platební karty a proč usnadní evidenci a správu firemních výdajů?
Jak správně vést knihu jízd a pro koho je potřebná?
Pro koho je kniha jízd povinná, co by měla obsahovat a proč budete chtít ihned přejít na online evidenci jízd? Mrkněte, jak pracovat chytře a efektivně.