Čas účetních je k nezaplacení – jak jim pomůže Expense Management?
Účetních ubývá, papírů přibývá
Když se řekne účetní, mnozí si stále představí člověka, který mlčky zpracovává hromady papírů. Jenže realita je úplně jiná. Účetní tvoří páteř finančního zdraví firmy – dohlížejí na cash flow, sledují vývoj nákladů, připravují podklady pro rozhodování a zároveň drží firmu v souladu s legislativou. Jsou to klíčoví lidé, kteří zajišťují, aby podnik fungoval nejen dnes, ale i zítra.
A právě tahle klíčová profese je pod čím dál větším tlakem. Ti, kteří v oboru zůstávají, se potýkají s nárůstem administrativy, složitější legislativou a stoupajícími nároky na přesnost i rychlost. Mladší lidé raději volí obory, které nabízejí víc flexibility nebo technologického zázemí. A ti, kteří do účetnictví nastoupí, často po pár letech míří jinam.
Ti, kdo zůstávají, drží záda celé firmě. Jenže dnes už to často dělají v polovičním týmu, s omezeným rozpočtem a dvojnásobným objemem práce než před pár lety. Podniky proto musí hledat cesty, jak účetním ulevit – eliminovat některé procesy a rutinní agendy a dát jim nástroje, které jim umožní pracovat jednoduše a efektivně.
Konec éry ručního účtování
Ideálním prvním krokem je zatočit s účtenkami. V době, kdy každá minuta práce účetního něco stojí, je odevzdávaní účtenek, jejich skenování a evidence do exelových tabulek neudržitelným řešením. Každá chyba může mít navíc reálné finanční dopady.
Účetní nejsou administrativní výpomoc. Jsou to kvalifikovaní odborníci, kteří se starají o finanční zdraví firmy, kontrolu nad náklady, dodržování legislativy a v neposlední řadě o kvalitu podkladů pro rozhodování managementu. A takoví lidé by neměli trávit hodiny rutinní činností, kterou dnes zvládne aplikace.
Moderní nástroje nejsou výsada korporací
Občas jsou nástroje na správu výdajů považovány za doménu velkých firem nebo technologických gigantů. Tyto systémy ale nejsou žádné „hračky pro korporát“. Jsou to praktická, efektivní řešení pro firmy jakékoliv velikosti. Od stavebních firem, přes marketingové a cestovní agentury, až po výrobní podniky.
Hledejte jednodušší řešení
Je alarmující, že kvalifikovaní účetní stále musí trávit čas přepisováním údajů z účtenek do nejrůznějších tabulek. Přitom by stačilo, kdyby zaměstnanec doklad jednoduše vyfotil a nahrál do mobilní aplikace. A co kdyby navíc měly týmy k dispozici dobíjecí firemní karty – třeba na pracovní schůzky?
Přesně takhle funguje Expense Management od Fidoo . Automatizuje celou agendu výdajů – od sběru dokladů přes schvalování až po zaúčtování. Vše se děje online a v reálném čase. Účetní tak vidí veškeré výdaje, nemusí čekat na e-mail s přílohou, nemusí doklady schvalovat, skladovat a kopírovat, ani doplňovat chybějící informace.
Díky digitalizaci nevzniká zmatek, nic se neztratí a vše je dohledatelné. A co je pro mnoho firem rozhodující: když přijde audit nebo kontrola, celá historie je na pár kliknutí.
Účetní nejsou roboti. Nepřetěžujme je rutinní prací
Aby mohli (nejen) účetní vykonávat svou práci s radostí a nemuseli hledat únik ze své profese, potřebují především důstojné podmínky a možnost seberealizace. Chytré nástroje a automatizace rutinních činností jsou proto dnes nezbytností. Dokud budou vnímání jako „správci papírů“, bude obtížné přilákat nové talenty s ambicemi a vizí.