Facility management: kolik času a peněz mizí v provozních výdajích?
Facility management je každodenní součástí fungování každé firmy. Údržba budov, servisní zásahy, provoz kanceláří, pohonné hmoty, hygienické potřeby nebo drobné opravy. Na první pohled běžná operativa. Ve skutečnosti ale právě tady vzniká jedna z nejméně kontrolovaných oblastí firemních nákladů.
Malé výdaje, velký administrativní problém
Nejde o malé částky. Ve středně velkých firmách mohou drobné facility náklady dosahovat stovek tisíc korun měsíčně. Přesto bývají evidované roztříštěně v e-mailech, Excelu, papírových dokladech nebo přes refundace zaměstnancům.
Facility management je specifický tím, že velká část nákladů vzniká operativně. Technik koupí materiál cestou na servis. Správce budovy řeší akutní opravu v hobby marketu. Údržba tankuje služební vůz nebo objednává drobný spotřební materiál online.
Každý jednotlivý výdaj je malý. Dohromady ale tvoří rozsáhlou agendu, která zatěžuje provozní týmy i účetní oddělení. Výsledkem je nízká transparentnost a komplikovaný reporting.
Papírové účtenky a chybějící doklady
Facility provoz je rychlý a operativní. Administrativa bývá až druhotná. Účtenky se proto často ztratí, poškodí, nebo se k nim nedohledá kontext. Účetní pak tráví hodiny dohledáváním chybějících podkladů a řešením problémů s DPH nebo daňovou uznatelností nákladů.
Pozdní vyúčtování a refundace zaměstnancům
Mnoho firem stále funguje tak, že technici nebo správci budov používají vlastní peníze a výdaje vyúčtují až zpětně. To přináší několik problémů:
- zbytečné refundace,
- složité schvalování,
- opožděný přehled o cashflow,
- i napětí mezi zaměstnanci a účetním oddělením.
Navíc platí jednoduché pravidlo. Čím později se výdaj řeší, tím složitější bývá jeho dohledání.
Chybějící kontrola nad rozpočty
Bez aktuálních dat firmy často zjistí překročení rozpočtu až při měsíční uzávěrce. Facility management přitom patří mezi oblasti, kde náklady umí velmi rychle růst. Zejména při neplánovaných opravách nebo sezónních výdajích. Pokud firma nevidí výdaje v reálném čase, reaguje pozdě.
Zbytečná administrativa pro účetní a controlling
Expense management ve facility není problém jen provozu – velkou část zátěže nese účetní oddělení, které musí ručně přepisovat doklady, kategorizovat náklady, párovat platby, kontrolovat DPH a dohledávat chybějící informace. Ve firmách se stovkami drobných transakcí měsíčně jde o desítky hodin administrativní práce.
Jak mít provozní výdaje pod kontrolou?
Řešením není více Excelů ani přísnější administrativa. Klíčem je nastavit proces tak, aby fungoval automaticky, průběžně a v reálném čase. Právě tady pomáhá digitalizace firemních výdajů přes aplikaci Expense Management.
Centralizovaný systém pro všechny výdaje
Základem efektivního spravování provozních výdajů je jeden zdroj pravdy, kde firma vidí všechny provozní výdaje napříč týmy, budovami i zaměstnanci. S aplikací Fidoo Expense Management mají firmy okamžitý přehled o každé transakci. Facility manažer vidí, kdo platí, za co, v jaké lokalitě a do jakého střediska náklad patří. Odpadá složité dohledávání informací v e-mailech nebo tabulkách a reporting je dostupný v reálném čase.
Firemní platební karty místo hotovosti
Management provozních výdajů často řeší urgentní nebo neplánované nákupy. Pokud zaměstnanci používají vlastní peníze, vzniká zbytečná administrativa kolem refundací a firma ztrácí kontrolu nad cashflow.
Fidoo platební karty umožňují zaměstnancům platit přímo z firemních prostředků – bezpečně a s jasně nastavenými pravidly, protože každý facility tým funguje jinak. A technik potřebuje jiné limity než regionální facility manažer nebo správce kancelářských budov. S Fidoo kartami proto můžete nastavit:
- schvalovací workflow,
- limity podle rolí,
- pravidla pro projekty,
- omezení kategorií nákupů,
- i automatické schvalování menších výdajů.
Digitalizace papírových účtenek
Papírové doklady patří mezi největší zdroje chaosu ve facility provozu. V aplikaci Expense Management zaměstnanec účtenku jednoduše vyfotí ihned po nákupu. Aplikace ji automaticky přiřadí k transakci a vytěží základní údaje:
- částku,
- datum,
- dodavatele,
- měnu i DPH.
Účetní oddělení tak má podklady k dispozici prakticky okamžitě a odpadá dohledávání chybějících účtenek na konci měsíce.
Automatické kategorizace nákladů
Ve chvíli, kdy firma řeší stovky drobných facility plateb měsíčně, se ruční třídění nákladů stává obrovskou administrativní zátěží. Fidoo dokáže transakce automaticky kategorizovat podle:
- typu obchodníka,
- MCC kódu,
- projektu,
- střediska,
- nebo konkrétního zaměstnance.
Nákup v hobby marketu se automaticky zařadí mezi provozní údržbu, pohonné hmoty do dopravy a hygienické potřeby do facility spotřeby.
Napojení na účetní systém
Management provozních výdajů generuje velké množství drobných účetních dokladů. Pokud se data přepisují ručně mezi systémy, vznikají chyby a časové ztráty. Fidoo umožňuje automatický export dat do účetních a ERP systémů. Účetní oddělení tak nemusí ručně přepisovat data a uzávěrky probíhají výrazně rychleji.
Co získají jednotlivé role ve firmě
Facility manažer:
- přehled o výdajích v reálném čase,
- lepší kontrolu rozpočtů,
- méně administrativy,
- rychlejší reporting.
Technici a údržbáři:
- nemusí používat vlastní peníze,
- jednodušší vykazování,
- méně papírování,
- rychlejší schvalování nákupů.
Účetní oddělení:
- méně ruční práce,
- eliminace chyb,
- rychlejší uzávěrky,
- auditní stopa,
- kompletní podklady k DPH.
Vedení firmy:
- lepší kontrolu provozních nákladů,
- transparentní reporting,
- aktuální data pro rozhodování,
- přesnější predikce cashflow.
Z praxe: Jak v Kamýku nad Vltavou zrušili hotovostní zálohy
Že nejde jen o problém velkých firem, ukazuje příběh obce Kamýk nad Vltavou. Správa obecních výdajů tam dlouho běžela na hotovostních zálohách, papírových účtenkách a ruční evidenci. Zaměstnanec z terénu musel pokaždé přijet pro hotovost, odjet nakoupit, přinést doklad a paní účetní vše ručně zaúčtovala. Při akutních problémech narůstal chaos exponenciálně.
„Když jsme řešili havárii vody, opakovali jsme toto kolečko třeba desetkrát za den. Zaměstnanec musel z terénu přijet pro hotovostní zálohu, odjel nakoupit, přinesl doklad a pak to vše paní účetní ručně zaúčtovala. Když účetní nebyla v práci – a věřte, nebo ne, načasování prasklé vodovodní trubky nenaplánujete – musel jsem situaci řešit sám, třeba i penězi z vlastní kapsy." - Petr Halada, starosta obce
Po nasazení Fidoo dostal každý zaměstnanec předplacenou kartu s nastavenou částkou. Účtenky se fotí přímo po nákupu, putují rovnou do aplikace a vyúčtování je otázkou pár kliknutí. Objem hotovosti v pokladně klesl o 50 %, doklady jsou snadno dohledatelné a bezpečně archivované – a starosta i účetní mají přehled o výdajích v reálném čase. Stejný princip přitom funguje i ve facility provozu firem, kde se desítky drobných nákupů řeší každý den.
Facility management bude vždy dynamická oblast plná operativních výdajů. To ale neznamená, že musí být nepřehledná. Díky aplikaci Expense Management můžete získat kontrolu nad každou platbou, zrychlit administrativu a výrazně snížit množství manuální práce napříč týmy.
Chcete mít facility náklady pod kontrolou v reálném čase?