Finance
Nepřepisujte Fidoo zapadne do vašeho účetního systému snadno a rychle
Přemýšlíte, že byste si ve firmě práci s doklady zjednodušili s pomocí nástrojů Fidoo, ale první co vás napadne, jak byste digitalizované účtenky pak dostaly do svého účetního systému? Jednoduše. Na export dat stačí pár kliknutí v počítači.
RF
Redakce Fidoo
3. listopadu 20256 min čtení
Ruční zadávání? Raději ne
Používáte svůj oblíbený a časem prověřený účetní systém. Líbí se vám, jak od okamžiku, kdy do něj přepíšete účetní data, vše zpracuje a ohlídá za vás. Jen to ruční zadávání údajů z nejrůznějších dokladů vám kazí radost. Stejně jako občasné dohledávání dokladů, duplicita, překlepy. Ale možná si říkáte, že to k účetnictví tak nějak patří. Nepatří. Dnes už výdaje do účetnictví putují automaticky, s auditní stopou a bez přepisování. Tedy pokud zvolíte Fidoo. Nasazení je rychlejší, než si mnozí myslí.
Eliminujte lidské chyby
Ruční přepisování papírových účtenek, faktur a cestovních příkazů často představuje hodiny soustředěné a úmorně monotónní práce. Nesmíte udělat sebemenší chybu v přepisované částce, datumu, variabilním symbolu, párování dokladů… A pokud ji uděláte, dříve nebo později vyplave na povrch v podobě nesouladu dat a vy strávíte opět nekonečné množství času s hledáním takové chyby. Celé je to nejen zoufale neefektivní, ale hlavně rizikové. Ani ta nejpečlivější účetní přitom v přesnosti nikdy nemůže zvítězit nad precizností digitálně předávaných a zpracovávaných dat.
S nástroji Fidoo Expense Management byste si ušetřili ušetřili dost práce, ale možná vás hned napadá, že by to znamenalo pořídit do firmy nějaký další systém. A nebo vzpomínáte, na to, jak už jste ve firmě řešili situaci, kdy jste nakoupili různá softwarová řešení, kdy každé samo o sobě bylo dobré, ale zároveň spolu tato řešení vůbec nekomunikovala. Vaše IT podpora pak složitě přemýšlela, jak celou věc vyřešit a nakonec beztak možná vaši kolegové musí zadávat stejné údaje dvakrát. S Fidoo, vám nic podobného nehrozí.
Integrace není ani drahá, ani složitá
V moderní firmě nesmí být účetní systém izolovaným ostrovem, kam data připlouvají s týdenním či měsíčním zpožděním. Je to ústřední bod, kam v ideálním případě musí data přicházet v reálném čase nebo s minimálním zpožděním. A právě integrace nástrojů pro správu výdajů, jako je Fidoo, s vaším účetním softwarem mění roztříštěné procesy v jeden plynulý a automatizovaný pracovní postup.
Mnoho firem se obává, že propojení systémů je nákladný a technicky náročný projekt, který si vyžádá měsíce práce IT specialistů. Tato představa pak může být tou největší brzdou změny. V případě Fidoo je však realita zcela jiná: jednoduché, bezpečné a rychlé řešení, které zvládne nastavit každý bez hlubokých technických znalostí.
S Fidoo se vám nabízejí dvě hlavní cesty, jak data pohodlně dostat do vašeho účetnictví – flexibilní manuální export a plně automatický přenos přes API.
1. Flexibilní exporty = řešení pro každého
Nejspíš stejně jako většina firem v České republice spoléháte na některý ze zavedých a osvědčených účetních programů. Jejich výhodou je, že umožňují přenášet data prostřednictvím obvyklých formátů a Fidoo je tak s těmito účetními programy plně kompatibilní. Jednoduše vytváříte exportní soubory ve formátech jako XML, GPC nebo CSV, a ať už používáte účetní systém Pohoda, Money S3, SAP, Helios aj., data posbíraná a digitalizovaná s pomocí Fidoo do nich vždy jednoduše přenesete. Jak? Účetní jedním kliknutím stáhne soubor, a dalším kliknutím ho nahraje do účetního softwaru. Začít můžete tedy hned teď.
2. Automatizované propojení přes API
Tam, kde se neuplatní známé exportní formáty a nebo pokud chcete dosáhnout vyšší míry automatizace, nastupuje export prostřednictvím rozhraní API. API si můžeme představit jako dokonale zabezpečený průběžný tok dat mezi různými systémy. Zaplatil váš kolega firemní kartou a jeho nadřízený vše schválil (nebo transakce byla schválena automaticky v rámci vámi nastavených pravidel)? V ten moment je vše zaznamenáno přímo do účetního systému. O data se ani v nejmenším nemusíte bát. Celá API technologie a Fidoo řešení funguje v souladu s nejpřísnějšími finančními standardy, včetně licence od České národní banky.
A pokud by vám z nějakého důvodu nevyhovovalo ani jedno ze dvou standardních řešení, vždy je možné ušít přenos dat přímo na míru. Fidoo je česká firma, s perfektní znalostí potřeb českých firem, české legislativy a s podporou, která je vám vždy na blízku.
Integrace systémů v praxi
Firma má obchodní zástupce, kteří cestují po Česku i do zahraničí. Každý měsíc zpracovává desítky jejich účtenek, cesťáků, účtuje v různých měnách i režimech DPH.
- Zaměstnanec platí Fidoo kartou a s mobilní aplikací fotí účtenku.
- Fidoo spáruje platbu s dokladem, doplní kurz, ohlídá sazby DPH a pošle výdaj ke schválení.
- Po schválení:
- se položka zařadí do exportu. Účetní na konci týdne/měsíce spustí export a data naimportuje do účetního systému Pohody / Money / ABRA apod.
- pokud je aktivní API, ruční export dat se nedělá, ale údaje přicházejí do účetního systému průběžně a účetní pouze dohlíží na výjimky.
Novinky z firemních financí. Jednou měsíčně.
Praktické tipy, data z trhu a příběhy firem - žádný spam, pouze obsah, který stojí za přečtení.