Peníze na stavbu zmizely? Nejspíš neodešly samy
Na faktuře chybí číslo projektu. Účtenka se nedohledá. Nákup na stavbu je podezřele osobní. A v hromadné objednávce se omylem objevily i čtyři pytle cementu navíc – prý rezerva. Ve stavebnictví kolují firemní peníze rychle a ne vždy správným směrem.
Je možné mít přehled o tom, co kde kdo zaplatil, komu to patřilo a jestli se to opravdu týkalo stavby? Dá se předejít zbytečným ztrátám, které vznikají nejen chybou, ale i zneužitím? Dá. A s přehledem.
Nákupy navíc: Když se k materiálu přibalí i soukromé položky
Stavbyvedoucí pošle kolegu pro spojovací materiál. Na účtence pak najdete i věci, které se na stavbě neobjevily – třeba nová aku vrtačka nebo barva, která neodpovídá žádné zakázce.
Firemní karty Fidoo mají nastavené limity a pravidla použití, takže jde platit jen v předem schválených kategoriích. Účtenka se zároveň připojí rovnou k výdaji – žádný prostor pro pozdější domýšlení. Navíc vše vidíte online a kontrola výdajů ve stavebnictví je tak rázem transparentní.
Hotovost? Právě jste přišli o kontrolu
Při práci v hotovosti je těžké sledovat, kam peníze mizí. Účtenky se ztrácí, výdaje se špatně přiřazují ke konkrétním projektům a všechno se řeší zpětně, někdy až po měsíci.
Zapomeňte na hotovost, ta se rozkutálí jako drobné do automatu na hnusné kafe. Firemní platební karty zrychlí a zpřehlední každou platbu. Výdaje přiřadíte k projektu hned při nákupu, bez obálek, bločků a pozdních výmluv.
Hra na výdajovou schovávanou
Před účetním, za účetním… Přikoupíme pár položek navíc a schováme je mezi ostatní. Nebo spojíme účtenku za tři různé projekty, aby to nepůsobilo podezřele.
Díky automatizovanému schvalování v rámci Expense Managementu ve stavebnictví máte nad každým výdajem přehled, snadno se přiřadí k danému projektu a účetní si rázem nemusí hrát na stopaře ani detektiva. Nastavte procesy tak, aby žádný výdaj neprošel bez kontroly.
Účtenky, kde vás máme?
Kolik účtenek končí zmačkaných v bundě, zapomenutých v autě nebo rozmočených v tašce s jídlem? Spousta. A účetnictví se pak dívá do systému na výdaj bez dokladu – což může být problém.
S Fidoo aplikací účtenku stačí vyfotit hned po nákupu. Automaticky se uloží k platbě a účetní ji vidí online. Když se účtenka nedodá, systém vás upozorní. A vy se nedostanete do situace, kdy doklad do účetnictví nikdy nedorazí.
Když vás tankování netankuje
Palivo mizí, výdaje rostou, ale chybí propojení s konkrétním vozem a projektem. Kdo, kdy a proč tankoval? Měl tam vůbec být? Je to nedbalost, nebo zneužívání firemních peněz?
Ve Fidoo se tankování propojí s knihou jízd i konkrétním projektem. U každé platby se uloží datum, čas, místo a stav tachometru. Řízení cestovních výdajů tak nedá prostor výmluvám, protože pokud něco nesedí, v kanceláři to vědí hned.
Výhodné nákupy za všechny peníze
Materiál se objedná na poslední chvíli, bez porovnání cen nebo objemů. Připlácíte za špatně zadané objednávky, a navíc nikdo neví, jestli bylo opravdu potřeba objednat dvojnásobek… Jarda přece říkal, že je potřeba rezerva.
Díky přehlednému reportingu v rámci Expense Managementu ve stavebnictví víte, kolik už bylo čerpáno, a kde se začíná rozpočet vymykat kontrole. Kdo nemá po ruce přesná data, nebude nikdy podvody na stavbě eliminovat.
Klid a přehled jsou k nezaplacení
Zneužívání firemních peněz ve stavebnictví nemusí být záměrné, byť někteří nepoctiví zaměstnanci umí být vynalézaví. I nepořádek ale stojí peníze. Firemní platební karty Fidoo a digitalizace výdajů vám zajistí, že všechno je online, jasné a zaevidované. Žádné zmizelé účtenky, žádné zbytečné rezervy, žádné výmluvy.
Přehled, pravidla, pohoda: to je Expense Management od Fidoo
Fidoo Expense Management nabízí jednoduché nástroje, které udrží vaše výdaje pod kontrolou:
- firemní karty s nastavitelnými pravidly,
- digitální evidence účtenek,
- automatické schvalování a reporting,
- propojení s účetnictvím i stavebními projekty.
Sjednejte si systém, který vám pomůže nejen řídit stavby, ale i chránit rozpočet.