Ubytování jako největší výdaj služebních cest: Jak ho mít pod kontrolou 

Kolik nocí na hotelu jste za poslední půlrok ve firmě bookovali a kdo je schvaloval? Pokud přesně nevíte, nejste sami. Ubytování se může jednoduše stát tichým žroutem rozpočtu. Na pracovní cestě je mnohdy největším výdajem a zároveň tím, který nejčastěji mizí ve změti e-mailů a ztracených faktur. Jak cestovní náklady spojené s ubytováním dostat pod kontrolu? 

Proč byste právě výdaje za ubytování neměli přehlížet? 

Ubytování na služebních cestách působí jako jedna z těch výdajových položek, které by měly být zcela jasné. Místo, datum i částka jsou předem dané. Přesto právě tady často dochází k nejasnostem a šedým místům. Ne proto, že by byl samotný výdaj složitý, ale protože se pohybuje na pomezí několika systémů. Rezervace probíhá přes jednu platformu, platba jinou cestou, faktura dorazí na osobní e-mail a schvalování třeba úplně chybí. 

Několik reálných scénářů z firemní praxe: 

- Zaměstnanec bookne hotel vlastní kartou, protože firemní neměl po ruce. 

- Faktura z Bookingu přijde jen na zaměstnance, a ten ji zapomene přeposlat. 

- Ubytování se řeší na poslední chvíli, bez schválení a bez evidence v systému. 

- Účtenka se sice dohledá, ale nespáruje se s cestovním příkazem. 

- Výdaje čekají na manuální schválení, které stojí, protože je daný člověk na dovolené. 

Takové drobnosti mají překvapivě velký dopad nejen na firemní cashflow, ale i na práci účetního týmu, který se snaží vše zpětně rozmotat. Přitom právě ubytování tvoří podle dat z Fidoo výraznou část cestovních nákladů. Jen za první půl rok 2025 se jednalo o 3. největší výdajovou položku u 1300+ malých a středních firem, přičemž jen za Booking.com šlo o více než 38 milionů korun. 

Jak Expense Managementem pomůže postavit cestovní výdaje do latě?  

Základem je propojit výdaje za ubytování s procesem, který funguje napříč všemi provozními výdaji uvnitř firmy. V praxi to znamená plánovat, schvalovat a evidovat vše na jednom místě. Od prvního kliknutí při žádosti o cesťák až po finální zaúčtování mají všechny kroky jasný řád. 

1. Ubytování jako součást cesťáku 

V apliakci Expense Management naplánujete cestu včetně očekávaných nákladů za hotel rovnou v rámci online cesťáku. Schvalovatel tak ví, co a proč se bude platit ještě dřív, než si sbalíte kufr. Odpadá improvizace na poslední chvíli i „rychlé“ rezervace bez schválení. 

2. Platba správnou kartou 

Ubytování je ideální hradit firemní Fidoo kartou, ať už tou osobní, nebo sdílenou týmovou. Platba se ihned propíše do systému, přiřadí ke konkrétní služební cestě (a cestovnímu příkazu) a účetní ví, odkud vítr fouká. Žádné hledání, kdo to platil a z jaké karty. 

3. Doklady na svém místě 

Účtenku (nebo fakturu z platformy, kde jste hotel rezervovali) stačí vyfotit přes mobil nebo nahrát hned po zaplacení. Abyste nezapomněli, aplikace vás na to sama upozorní. Nic nezapadne a všechny doklady jsou tam, kde mají být.  

4. Schválení výdajů kliknutím v appce 

Každý výdaj, včetně ubytování, může projít schvalovacím workflow, a to i zpětně. Váš team leader nebo manažer, který vše schvaluje, vidí, za co se platilo a kdy. Pokud je třeba později výdaj doplnit nebo upravit, řeší se to přímo v systému, ne přes e-mailovou přestřelku. Schvalovat lze na úrovni zakázek, projektů, jednotlivců a nastavíte si i víceúrovňové schvalování.  

5. Přehled pro účetní i management 

Ať už rezervujete jeden hotel měsíčně, nebo deset týdně, v Expense Management aplikaci se výdaje evidují automaticky a dají se filtrovat podle projektu, týmu nebo typu výdajů. To znamená, že se rozloučíte se zdlouhavým hledáním faktur. Už žádné ruční párování a žádné „pošleš mi to ještě jednou?“. 

Když má firma ubytování pod kontrolou, spí se lépe všem 

Ubytování tvoří obrovskou část cestovních nákladů. Ale bez jasného systému se z něj stává černá díra. S Expense Managementem máte ale vše od plánování přes platbu až po účtenky na jednom místě.