Co všechno se počítá jako výdaj na pracovní cestě a co naopak ne 

Pracovní cesta může být všechno od ranního vlaku do Brna až po tři dny na konferenci v Miláně. A zatímco cíl bývá jasný, to, co si zaměstnanec může nechat proplatit, už tak jasné nebývá. Kdy vzniká nárok na náhrady a které výdaje projdou účetní kontrolou? Tento článek vám vše shrnuje pěkně černé na bílém. A přidáme i tip, jak mít všechny výdaje přehledně a správně zaevidované.

Jak služebku vidí zákon?

Aby mohla být cesta vůbec označena jako služební, musí splnit několik základních podmínek. Jakmile jsou tato kritéria splněna, vzniká nárok na proplacení výdajů spojených s cestou. A to nejen těch očividných, jako je vlak nebo hotel, ale i celé řady dalších, které možná překvapí. 

Jedná se o služební cestu, pokud zaměstnanec: 

– ji vykonává na základě pokynu zaměstnavatele 

– cestuje mimo své obvyklé pracoviště nebo sídlo firmy 

– vykonává pracovní úkol, a to buď v pracovní době, nebo mimo ni 

– má cestu řádně schválenou a doloženou cestovním příkazem (tzv. cesťákem). 

Co všechno se dá proplatit 

Zákon o cestovních náhradách definuje několik skupin uznatelných výdajů. Stačí vše doložit účtenkami a připojit k cestovnímu příkazu, ideálně hned po návratu. Díky tomu má účetní jasno a zaměstnanec dostane peníze zpět rychle. Pokud cesta odpovídá podmínkám a je řádně doložená, firma zaměstnanci hradí: 

– Dopravu: vlak, autobus, MHD, taxi, letenky, trajekty, kilometry při použití soukromého vozidla + náhrada za PHM. 

– Ubytování: hotel, penzion, případně poplatek za službu, která ho zajišťuje 

– Stravné: podle délky cesty a platných sazeb (diety v ČR, diety na Slovensku i v zahraničí) 

– Vedlejší výdaje: parkovné, poplatky za dálnice nebo mosty, wi-fi v hotelu, tisk prezentace 

– Nutné provozní výdaje: třeba pracovní snídaně s klientem, pokud není kryta dietou 

Co naopak rozhodně neprojde 

Ne všechno, co si zaměstnanec koupí během služební cesty, patří mezi uznatelné náklady. Účetní pravidelně narazí na pokusy proplatit výdaje, které bychom nazvali „soukromou iniciativou“. Zlaté pravidlo zní: vše, co není nezbytné pro výkon práce na cestě, nejde proplatit. Jsou to: 

– Osobní nákupy: oblečení, kosmetika, powerbanka, suvenýry 

– Dárky a pozornosti: i když jsou určené klientovi, bez schválení jdou mimo cesťák 

– Volnočasové aktivity: návštěva galerie, vstupenky na koncert, wellness 

– Výdaje pro doprovod: pokud jede zaměstnanec s partnerem nebo dětmi, firma hradí jen jeho náklady 

– Nadstandardní služby: pokoj s výhledem, minibar, taxi bez nutnosti nebo snídaňový švédský stůl pro čtyři 

Jak mít jistotu, že je vše správně? 

Aby bylo možné výdaje ze služební cesty skutečně uznat, musí mít všechno svůj řád. Potřebují být schválené předem, ideálně už v cestovním příkazu, doložené účtenkou, fakturou nebo výpisem z karty, přiřazené ke konkrétní cestě a odpovídat tomu, co se reálně odehrálo v terénu. Jinými slovy, snídaně v hotelu, kde zaměstnanec skutečně přespal, projde. Druhá snídaně navíc cestou zpět už spíš ne. 

V papírovém nebo nejasně nastaveném systému je ale snadné něco přehlédnout, účtenka třeba zůstane v kapse saka. Fidoo v tomhle dělá pořádek – každý výdaj se rovnou přiřadí ke konkrétnímu cestovnímu příkazu, účtenky stačí vyfotit telefonem a celý proces probíhá přehledně, digitálně, bez omylů a chyb při vykazování.

Jak s výdaji pracuje Fidoo 

Fidoo vnáší do cestovních výdajů systém, který šetří čas i nervy. Každý výdaj se přiřadí ke konkrétní pracovní cestě, účtenky stačí vyfotit rovnou při nákupu a diety se vypočítají automaticky podle destinace i zákonných sazeb. 

Pokud zaměstnanec platí Fidoo kartou, výdaje se rovnou propojí s cesťákem bez přepisování a bez chyb. Schvalování probíhá digitálně, rychle a přehledně. Výsledkem je klid na obou stranách. Zaměstnanec ví, že má všechno v pořádku, účetní má přesná data a firma kontrolu nad výdaji. A to nejlepší? Všechno běží v jediné appce. 

Výdaje na služebkách v pořádku. Jednou provždy. 

Ať už vyráží zaměstnanci do Ostravy nebo do Osla, s Fidoo je jejich cesta pod kontrolou. Od prvního schválení až po vyúčtování. Všechno přehledně, bez chyb a v reálném čase.