Služební cesty bez zmatků: jak zrychlit plánování, schválení i vyúčtování
Služební cesty jsou pro firmu běžná věc, přesto každý odjezd připomíná malý administrativní maraton. Vyplnit cesťák, čekat na schválení, během cesty schovávat účtenky, hlídat si diety, tankování, a po návratu to všechno složitě dohledávat. Někde mezi smlouvami a zápisy ze schůzek pak leží pomačkané účtenky, ze kterých mají účetní detektivku. Jde to ale i jinak.
Jak vypadá digitální cesťák krok za krokem
S Fidoo máte celý proces služební cesty pod kontrolou ještě dřív, než vyjedete z garáže. V aplikaci zadáte cestovní příkaz během pár minut. Vyplníte cíl cesty, plánované náklady a další potřebné informace. Hned po zadání může cesta putovat ke schválení, a to podle předem nastaveného workflow. Vedoucí týmu, CFO nebo kdokoliv jiný dostane notifikaci a cestu schválí rovnou v mobilní aplikaci.
Po schválení máte cesťák nejen připravený, ale rovnou propojený s výdaji, které během cesty vzniknou. Jestli platíte firemní Fidoo kartou, každý nákup, tankování nebo platba za hotel se rovnou přiřadí k dané cestě.
Diety a náhrady? Vypočítají se samy
Vyúčtování pracovní cesty nemusí být excelovské sudoku s tabulkami a kurzy měn. S Fidoo se ale diety a cestovní náhrady počítají automaticky podle toho, jak dlouho jste byli na cestě a kde jste byli. A pokud jste v zahraničí, přepočet kurzů probíhá automaticky podle platných sazeb.
Navíc s Fidoo kartou šetříte i na tankování. Při platbě totiž automaticky získáte slevu 2,50 Kč na každý litr paliva. Sleva se projeví formou cashbacku přímo na Fidoo účet. Na konci měsíce tak ve Fidoo přehledu jasně vidíte, kolik firma na tankování skutečně ušetřila. Stačí si domluvit schůzku a prozradíme vám, jak slevu získat.
Účetní ví, za co jste utráceli, ještě než si vybalíte kufr
Výhodou digitálního řešení je i to, že účetní má všechna data v reálném čase a bez zbytečných chyb v cesťácích. Nemusí čekat, až se vrátíte a přinesete papírovou složku s účtenkami. Jakmile zaplatíte kartou nebo nahrajete účtenku přes mobil, údaje o výdaji se rovnou propíšou do systému. To znamená rychlejší zpracování a přehled nad firemními náklady bez čekání.
Cesťák i za kolegu? Na pár kliknutí
Pokud cestujete ve více lidech, s Fidoo můžete jedním kliknutím vyplnit cesťák i za kolegu nebo celý tým. Stačí zadat spolucestujícího a systém automaticky spočítá diety a náhrady pro všechny. Ušetříte tak hromadu času a vyhnete se tomu, že si každý člen týmu musí tvořit vlastní vyúčtování zvlášť.
Podtrženo a sečteno
Digitální plánování služebních cest s Fidoo šetří čas, nervy účetních i firemní rozpočet. Od zadání cesťáku, přes schválení a výdaje na cestě až po vyúčtování, všechno probíhá online, bez papírů a bez zbytečného chaosu. Cestovní náhrady, zahraniční stravné i celé vyúčtování pracovní cesty zvládnete přehledně na jednom místě.