Cestovní náhrady: Co všechno lze proplatit a jak to udělat jednoduše

Služebka začíná v autě nebo ve vlaku, často ale končí pod hromadou papírů. Účtenky jsou nepřehledně zastrčené v peněžence i po kapsách, tabulka s dietami k dohledání někde ve sdíleném disku a cestovní příkaz mezi hromadou dalších dokumentů. Přitom to může být úplně jinak. Co všechno se dá na pracovní cestě proplatit, na co se často zapomíná, a hlavně, proč si to konečně celé nezjednodušit?

Pracovní cesta? Spíš papírovací cesta. 

Na začátku je to jen služebka. Jednodenní cesta za klientem, školení v jiném městě nebo týdenní výjezd do zahraničí. Ale když se vrátíte, čeká vás malý maraton: dohledat účtenky, ručně spočítat diety a doufat, že se nic neztratilo. Cestovní příkaz vyplněn? Malé vítězství. Malé proto, že vás vyplňování formuláře čeká ještě minimálně jednou. A tentokrát bez chyb, prosí účetní. 

Co vše spadá pod náhradu nákladů pracovní cesty? 

Podle zákoníku práce mají zaměstnanci nárok na proplacení všech výdajů, které nutně vzniknou při pracovní cestě. Patří sem:  

– jízdné (vlak, MHD, taxi, letenky, pohonné hmoty v případě vlastního vozidla) 

– ubytování 

– stravné (tzv. diety v ČR, na Slovensku i v zahraničí) 

– parkovné, poplatky za dálnice, tunely nebo mosty 

– ostatní náklady jako pracovní telefonát do zahraničí nebo tisk prezentace na hotelu. 

Výdaje, na které se často zapomíná 

A pak jsou tu náklady, které se někde zatoulají, nebo se nad nimi dokonce mávne rukou. V momentě, kdy si zaměstnanec kupuje lístek na tramvaj těsně před schůzkou, platí parkování přes mobilní aplikaci nebo na poslední chvíli běží pro obálku do papírnictví, málokdo myslí na to, že i tyto drobnosti může později přidat do vyúčtování. A tak mizí v kapse, v hlavě nebo v nedoložené účtence. Jedná se o malé částky, které ale v součtu můžou vytvořit nezanedbatelnou sumu. Co se nejčastěji z cesťáku vytratí? 

– lokální doprava: tramvajenka, metro,… 

– pracovní jídlo s klientem: ne každá večeře se vejde pod diety, tato byla ale strategická… 

– wi-fi, tisk, drobné poplatky: přístup k síti v hotelu, tisk prezentace, konverze měny… 

– provozní maličkosti: propiska z trafiky, sešit na poznámky, baterie do prezentéru… 

Jak vypadá běžný proces vyúčtování 

Zaměstnanec vyplní cestovní příkaz ještě před odjezdem a ten si schválí se svým nadřízeným. Pak připojí účtenky a další doklady, které vznikly během cesty, vše vytiskne nebo odešle e-mailem a znovu předá nadřízenému ke schválení. Poté se složka přesune k účetnímu oddělení, kde někdo ručně kontroluje správnost údajů, počítá diety podle aktuálních sazeb, přepočítává měny a ověřuje nároky na DPH. Až tehdy může být cestovní náhrada proplacena, a to buď s výplatou nebo samostatně. (Počítáte to? Minuta sem, vyběhnuté patro tam. Asi tušíte, kam tím míříme.)  

Fidoo: Složitě už nás to nebavilo. Tak jsme to zjednodušili. 

Myslíme si totiž, že klíčoví lidé, zaměstnanci, kteří přidávají hodnotu vašemu byznysu, by neměli trávit čas papírováním. Nebo opravováním chyb.  

Celá agenda okolo cestovních příkazů zabere každý měsíc nekolik hodin času: 

- všem zaměstnancům, kteří vyplňují papírové formuláře, 

- manažerům, kteří schvalují, 

- účetním, kteří se v tom všem snaží udržet pořádek. 

My jsme tento proces vzali, rozebrali ho na díly, digitalizovali a znovu navrhli. Lépe. Tak, aby dával smysl a fungoval hladce: 

- Cestovní příkaz jsem rozdělili na žádost (před cestou, vyplňuje se sem trasa, vozidlo, odhadované náklady a další) a zprávu (doplňují se do ní výdaje vzniklé na cestách všetně dokladů, upravuje stravné atd.).  

- Díky předvyplněným údajům, snadnému párování s platbami a celkovému uživatelsky přívětivému prostředí zvládnete cesťák vyplnit do 5 minut. 

- Účtenky z cest stačí vyfotit a nahrát do aplikace, tím je zajištěna jejich digitální stopa a účetní je má hned po ruce. 

- Došly vám na cestě peníze? Stačí si kliknutím pořádat o okamžité dobití Fidoo karty. 

- Počítání diet a náhrad, hlídání nových sazeb podle aktuální legislativy? Děláme to za vás. Automaticky.  

- Schválení cesťáku prostě... trvá? Trvá. Přesně 3 vteřiny, než mobil odemknete a kliknete na tlačítko “schválit”.  

Když má služebka řád 

S Fidoo máte služební cesty pod kontrolou. V reálném čase vidíte, kdo je kde, kolik utratil a co ještě čeká na vaše schválení. Žádné dohledávání dokladů, žádné formuláře vyplněné na třikrát, žádné čekání. 

Zaměstnanci mají jistotu, že peníze dostanou včas – bez doprošování. Účetní mají před očima data, ne scénář na detektivku. A firma má klid, že všechno šlape, jak má. 

Cestování bez zbytečného papírování. Fidoo dává služebkám řád.