Jak automatizovat cestovní náhrady
Digitalizace a efektivita hrají klíčovou roli v podnikání. Proto je automatizace cestovních náhrad nezbytným krokem pro moderní firmy. Tradiční manuální procesy jsou často zdlouhavé, náchylné k chybám a administrativně náročné. Implementací řešení pro digitální správu výdajů, jako je Expense Management od Fidoo, mohou firmy výrazně zjednodušit a zefektivnit celý tento proces.
Výzvy tradičního zpracování cestovních náhrad
Manuální zpracování cestovních náhrad zahrnuje několik kroků:
1. Vyplňování papírových cestovních příkazů
2. Sběr a uchovávání fyzických účtenek
3. Ruční výpočty diet a náhrad
4. Zdlouhavé schvalovací procesy
5. Riziko chyb a nesoulad s aktuální legislativou
Tyto postupy nejenže zatěžují zaměstnance, ale také zvyšují pravděpodobnost chyb (sepsali jsme 10 nejčastějších z nich, které se firmám při vykazování služebních cest běžně stávají) a můžou vést k nemalým finančním ztrátám. Je tedy logické, že se od nich firmy stále častěji odvracejí a hledají řešení, které by tyto chyby eliminovalo.
Přínosy automatizace s Expense Managementem
Fidoo Expense Management nabízí komplexní řešení pro správu (nejen) cestovních náhrad, které přináší spoustu výhod:
1. Automatické výpočty a legislativní aktualizace
Systém automaticky počítá diety a náhrady podle aktuální legislativy, čímž eliminuje riziko chyb a zajišťuje soulad s předpisy. Zároveň si však můžete sazby upravit podle vlastní podnikové politiky.
2. Bezchybné a snadné zadávání výdajů
Platební transakce se zapisují automaticky, zaměstnanci k nim mohou jednoduše nahrávat účtenky prostřednictvím mobilní aplikace rovnou po nákupu, což urychluje celý proces následného vyúčtování a snižuje administrativní zátěž i na účetním oddělení.
3. Firemní karty s nastavitelnými pravidly
Fidoo nabízí firemní platební karty, které umožňují kontrolu nad výdaji zaměstnanců a snižují riziko neoprávněných transakcí. Lze na ně dobít a kdykoliv odbít libovolnou částku, zakázat/povolit online nákupy, výběry hotovosti nebo omezit funkčnost jen na vybrané dny.
4. Rychlé schvalování a transparentnost
Díky online schvalovacímu procesu mají manažeři přehled o výdajích v reálném čase a nebrzdí celý proces. To zvyšuje transparentnost a umožňuje rychlé rozhodování. Vše zvládnou jedním kliknutím z mobilu.
5. Integrace s ERP a účetními systémy
Expense Management snadno integrujete do různých účetních systémů. To vám usnadní zaúčtování výdajů a zároveň zajistí plynulý tok informací.
Získejte lepší data pro strategické rozhodování
Automatizovaná správa výdajů firmám neposkytuje pouze provozní výhody – znamená i lepší přístup k datům. Díky podrobným a snadno dostupným reportům v reálném čase mohou manažeři sledovat strukturu výdajů napříč odděleními, analyzovat trendy a efektivněji plánovat rozpočty.
Data z Expense Managementu od Fidoo se tak stávají cenným nástrojem pro strategické rozhodování, protože přehledné statistiky o tom, kdo, kdy a za co utrácí, umožňují včas odhalit neefektivitu nebo příležitosti k úsporám.
Implementace a výsledky v praxi
Expense Management od Fidoo už do svých procesů implementovalo více než 1 300 firem. Výsledky? Významné zlepšení nejen v oblasti správy cestovních náhrad. Třeba společnost TATRA DEFENCE VEHICLE zefektivnila měsíční účetní závěrky, zatímco INSET s.r.o. snížila objem hotovostních transakcí o 70 %.