Jste opravdu digitální, nebo stále kopírujete, lepíte a prohledáváte šanony?

Už mají všichni lidé ve vaší firmě mobilní telefon? A všichni, jejichž práce to vyžaduje, mají k dispozici počítač? A je připojen k internetu? Říkáte si teď, co je to za hloupé otázky? Vždyť to se snad rozumí samo sebou. Tak si zkuste ještě odpovědět na otázku, jestli je vaše firma i v ostatních věcech digitální a nebo jestli třeba v oblasti správy účtenek a finančních dokladů nevězí jednou nohou v minulém století.

Jste přesvědčeni, že vaše firma kráčí s dobou a naplno využívá digitální nástroje? A jak je tomu třeba s proplácením výdajů? Chodí zaměstnanci za svými nadřízenými nebo do účtárny s papírovými účtenkami? Krmíte pravidelně tiskárnu papírem a tonery, abyste si veškeré účetní podklady hezky postaru založili a archivovali do šanonu? Šílí vaše účetní v pravidelných intervalech nad návalem práce před uzávěrkou? Pak to s tou digitalizací nebude zas tak horké.

Papírové účtenky a manuální procesy jejich zpracování jsou jednou z nejméně oblíbených administrativních činností, Štosy papírů, riziko ztráty účetního dokladu, zdlouhavé dohledávání a přepisování údajů – to vše stojí firmy nejen čas, ale i peníze. Přitom právě účtenky jsou jednou z věcí, kterou lze nejsnáze digitalizovat.

Fotkou vše začíná

Jestliže každý člověk má dnes u sebe neustále mobilní telefon, tak každý zaměstnanec se může snadno proměnit i v malého účetního pomocníka. V okamžiku, kdy nakoupí zboží do firmy, natankuje do firemního auta, pozve obchodního partnera na oběd nebo uskuteční jakýkoliv jiný výdaj, tak s pomocí té správné aplikace – např. Expense managementu od Fidoo – takový výdaj ihned zdigitalizuje. Stačí pouze vyfotit účtenku.

Digitalizace ale vyfocením nekončí. Jde o komplexní systém, který převádí papírové doklady do elektronické podoby a automatizuje celý proces jejich správy, od pořízení až po archivaci a export do účetnictví.

A dokonce může začínat ještě před pořízením fotografie účtenky. Pokud se k aplikaci namísto platby v hotovosti nebo běžnou platební kartou přidá platba firemní Fidoo kartou, pak zaměstnanec obratem obdrží notifikaci, aby účtenku vyfotil. Fotka se pak spáruje s konkrétní transakcí, což znamená jediné: už žádné zapomenuté nebo ztracené doklady.

Jednou digitální, vždycky digitální

Plná digitalizace zahrnuje také jasně definovaný schvalovací proces, ve kterém s nadsázkou řečeno neobíhají zaměstnanci s dokumenty, ale digitalizované dokumenty mezi zaměstnanci. Výsledek je tedy bleskové a bezchybné vyúčtování, které může proběhnout i kdyby byl zaměstnanec na druhé straně zeměkoule.

Jak v jedné z internetových diskusí popsal jeden z uživatelů: „Miluji ten pocit, když hned po vyfocení a odeslání výdaje účtenku zmačkám a vyhodím. A u faktury za pravidelné ubytování v jednom hotelu už vědí, že místo dvou faktur tisknou jen jednu pro sebe, kterou si ofotím.”

Skutečná digitalizace rovněž znamená, že jednotlivé systémy běžně umožňují přenášet data mezi sebou. A tak je účetní doklady evidované prostřednictvím Expense Managementu od Fidoo možné integrovat s účetními softwary. To snižuje riziko duplicit a chyb při přepisu dat.

Pokud jsou data jednou digitalizovaná, znamená to, že jsou i bezpečně uložená, archivovaná a kdykoliv dostupná a snadno dohledatelná. Třeba i pro případ finanční kontroly.

Jak poznat, že jste opravdu digitální?

- Neřešíte, kde je papírová účtenka, ale máte ji vždy v elektronické evidenci.

- Výdaje schvalujete online, ne v kuchyňce ani přes e-mail.

- Účetní doklady se párují s platbami přímo v aplikaci.

- Vše je vždy připraveno pro audit i daňovou kontrolu.

- Neřešíte fyzickou archivaci, nehromadí se vám papírové podklady na konci měsíce.

Kdo s koho aneb Fight digi vs. papír – 9:1!