Jak komunikovat zavedení Expense Managementu, aby ho chtěli i zaměstnanci? 

Hlášku „mysleli to dobře, ale dopadlo to jako vždycky” z různých situací všichni dobře známe. Co udělat, aby to neplatilo pro Expense Management? Jak firmu úspěšně provést procesem zavádění Expense Managementu? A jak pro věc nadchnout všechny kolegy?

Ruční správa výdajů = chyby, zpoždění a chaos

Je konec měsíce a na stole i v počítači hlavní účetní se opět vrší hromada pomačkaných účtenek, formulářů a excelových tabulek. Některé doklady jsou téměř nečitelné, jiné chybí úplně. Telefony vyzvání a e-maily létají tam i zpět ve snaze dohledat, za co kolegové utráceli a proč některé výdaje neodpovídají rozpočtu. Někde se spíš než o výjimku jedná a pravidelný firemní folklor. 

Zároveň všichni cítí, že změna by byla potřebná (nebo spíš nutná), ale v očích mnoha kolegů je to také změna děsivá. Vždyť je to přeci něco nového! Paradoxem přitom je, že právě tradiční ruční správa výdajů přináší přesně to, čeho se u digitalizace účetnictví všichni bojí: chyby, zpoždění a chaos se zapomenutými výdaji.  

Jak tedy tuto změnu zvládnout, abyste na jejím konci měli nejen efektivnější procesy, ale i spokojenější a motivovanější tým? 

Proč se bojíme toho, co nám má pomoci? 

Strach z digitalizace je hluboce lidský a naprosto pochopitelný. Mnoho firem má za sebou bolestnou zkušenost s implementací nového softwaru, který sliboval hory doly, ale přinesl jen chaos, frustraci a pocit promarněné investice. V hlavách zaměstnanců se tak rodí předsudky od „To bude zase nějaká složitá věc, kterou se budeme muset učit,“ přes „Chtějí nás jen více kontrolovat.“ až po klasické „Vždycky jsme to dělali takhle a fungovalo to.“  

Největším nepřítelem úspěšné změny přitom není technologie samotná, ale špatná nebo zcela chybějící komunikace. Změna nejčastěji selhává, když podceníte vysvětlení toho nejdůležitějšího: proč to vlastně děláme a co konkrétního to komu přinese. Zaměstnanci nejsou jen kolečka v soukolí. Jsou to partneři na jedné lodi a pokud se strategie smrskne na strohé oznámení „od příštího měsíce používáme nový systém na výdaje“, koledujete si o tichý bojkot, odpor a vlnu nepochopení, která může celý projekt potopit dřív, než vůbec odstartuje. 

Zmapujte, tedy problémy, kterým pravidelně čelíte a ukažte, k jaké změně dojde: už žádné dohledávání účtenek, žádné ruční přepisování, zpožděné závěrky, chyby z nepozornosti, neschválené nákupy, problémy s kontrolami, už žádná nekonečná schvalovací kolečka, nejasné procesy a přečerpané rozpočty. 

Vytvořte plán 

Kromě podceněné komunikace existuje několik dalších kritických bodů. Často chybí jasný plán a viditelný lídr projektu implementace. Projekt se stává „projektem nikoho“, zodpovědnost se přelévá a nikdo neví, na koho se obrátit s dotazem.  

Důležité je proto nejen oznámit „co“, ale také „jak“. Vytvořte jednoduchý, ale srozumitelný harmonogram. Ukažte lidem, že máte plán, víte o možných překážkách a jste připraveni jim pomoci. Klíčové je vytvořit atmosféru důvěry, nikoli direktivního nařízení. 

Pro hladký náběh Expense Managementu naplánujte jednorázová školení, připravte seznam otázek a odpovědí (FAQ) a určete osobu, na kterou se mohou lidé v případě jakýchkoliv dotazů obracet (nejspíš to bude stejná osoba, která má na starost celou implementaci). 

Udělejte z lidí ambasadory změny 

Každá úspěšná změna potřebuje své hrdiny. Lidi, kteří změně věří, rozumí jí a dokážou pro ni nadchnout ostatní. Ambasadory. Zaměřte se na tyto tři skupiny lidí: 

Podpora z nejvyšších míst  

Možná jste to právě vy – finanční ředitel, výkonný ředitel nebo majitel firmy. Úkolem člověka, který zastřešuje zavádění Expense Managementu, je dát změně nejvyšší prioritu a jasně deklarovat, že se jedná o strategický krok pro budoucnost firmy. Tahle “hlava změn” musí být vidět na firemních poradách a v interní komunikaci. Její podpora legitimizuje změnu a dává všem signál: „Myslíme to vážně a stojíme si za tím.“ 

Projektový lídr

Hlavní účetní, finanční manažer zkrátka někdo, na kom stojí zavádění Expense Managementu, představuje motor celé implementace. Je to člověk, který zná detaily, koordinuje dodavatele, plánuje školení a je hlavním kontaktním bodem pro všechny dotazy. Jeho role je být trpělivým průvodcem, který umí řešit problémy a rozptylovat obavy. 

Neformální influenceři 

V každém týmu jsou lidé, na jejichž názor ostatní dají. Identifikujte je, zapojte je do procesu jako první a získejte je na svou stranu. Když oni řeknou: „Zkoušel jsem to a je to fakt super, ušetří nám to spoustu času,“ jejich slovo bude mít pro ostatní větší váhu než desítky oficiálních e-mailů. Dejte jim možnost testovat systém v pilotním provozu a sbírejte od nich zpětnou vazbu. 

Mluvte jazykem svého kmene 

Zapomeňte na univerzální argumenty pro všechny. Co zajímá vaší účetní, vůbec nemusí zajímat vaše obchodního zástupce. I když se vždy jedná o finance, každá role ve firmě má jiné starosti a jiné potřeby. Abyste každého zaměstnance získali na svou stranu, musíte mluvit jeho jazykem a ukázat mu, co zavedení Expense Managementu přinese právě jemu. 

Pro vedení 

Chcete-li oslovit kolegy z top managementu, pak klíčový argument zní, že spolu se zavedením Expense Managementu získají kontrolu, predikovatelnost a strategický přehled o financích. Nikdo, kdo musí činit zásadní rozhodnutí, nebude protestovat proti tomu, že dostane nástroj pro kontrolu firemních výdajů v reálném čase.

Nástroj, který eliminuje nepříjemná překvapení v podobě nečekaných nákladů, který umožňuje přesněji plánovat cash flow, nastavovat chytré rozpočtové limity, pravidla i schvalování a to podle oddělení nebo projektů. Nástroj, s jehož pomocí si může být jist, že firemní peníze jsou vynakládány efektivně a v souladu se schváleným rozpočtem. A navíc kategorizace výdajů a synchronizace s účetnictvím ušetří všem další hodiny práce.  

Pro účetní 

To vaše účetní ocení zcela jiné výhody Expense Managementu. Představte ji svět bez hromady papírových dokumentů, bez ručního přepisování údajů z účtenek a bez neustálého dohledávání podkladů. Digitální svět, kde jsou jasně nastavena pravidla pro platby, jejich schvalování, kde každá platba je okamžitě digitálně zaznamenána a kde odpadá pravidelný uzávěrkový stres, zmatky a lidské chyby. A taky svět, ve kterém není potřeba propadat panice z ohlášené finanční kontroly, protože všechny podklady jsou dohledatelné na pár kliknutí. Expense Management je pro vaši účetní úleva, kterou si zaslouží. 

Pro manažery týmů 

Vaši kolegové, kteří vedou jednotlivé týmy, potřebují mít volné ruce pro práci na projektech. Ne je mít svázané každodenním mikromanagementem v podobě schvalování cesťáků, kontrolou drobných výdajů a další byrokratickou agendou. V takový moment ocení, že s firemními Fidoo kartami pro svůj tým a mobilní aplikací mají výdaje pod absolutní kontrolou, ale přitom se o nic nestarají. Každému členovi týmu nastaví individuální limity, povolí nebo zakážou určité typy transakcí, stejně jako online vyřídí služební cesty nebo knihu jízd.  

Pro zaměstnance 

Pochopitelně ani ostatní zaměstnanci nepřijdou zkrátka. Kolik vašich kolegů už bojovalo se ztraceným účetním dokladem? Kolik dní trvá, než dostanou proplacený pracovní oběd, který zaplatili z vlastních peněz? Kolik z nich se minulý měsíc přišlo zeptat, jak vyplnit cesťák?... Vysvětlete svým lidem, jak jednoduchá je změna, a že s Expense Managementem se jednou provždy zbaví podobných starostí a budou to oni, kdo si jako první novinku zamilují. 

Jak srozumitelně čelit námitkám při zavádění Expense Managementu 

Vždycky jsme to dělali TAKHLE a fungovalo to. 

Ale vždycky nás to také stálo spoustu času, nejasností a chyb. Je to jako přechod od papírové mapy k navigaci v mobilním telefonu. S obojím se dá dostat k cíli, s navigací ale podstatně snáze a bez bloudění. 

„Bude to složité.“  

Ovládání jednotlivých nástrojů Expense Managementu (platební karta Fidoo, elektronické cestovní příkazy, elektronická kniha jízd) je zhruba stejně složité, jako ovládání jakékoliv mobilní aplikace a nakupování v eshopu. 

„Je to zbytečná kontrola.“  

Cílem Expense Managementu není kontrola zaměstnanců, ale zajištění rychlosti, srozumitelných pravidel, bezchybnosti a přehlednosti při nakládání s financemi. Podobně to funguje třeba ve fotbale – hřiště a pravidla hry srozumitelně vytyčují mantinely, ale nediktují, jak se bude hrát. 

„Zase další systém.“  

Je to něco za něco, ne další systém. Expense Management nahradí pravidelné vyplňování excelovských tabulek, posílání e-mailů, ruční přepisování a hledání toho správného člověka, který výdaj schvaluje. Je to, jako byste svazek klíčů nahradili jedním univerzálním.