Schvalování výdajů: Jak ho automatizovat a neztratit přehled
Když výdaj čeká na schválení, stojí s ním i celá firma. Účtenka visí v e-mailu, schvalovatel je na dovolené, zaměstnanec zapomene přeposlat podklady a účetní netrpělivě čeká. Ruční schvalování výdajů připomíná tichou poštu – někde mezi kuchyňkou a tabulkou v Excelu se ztratí, co kdo koupil, proč a za kolik. Přitom existuje způsob, jak mít v procesu svůj pořádek. S Fidoo jde všechno digitálně, přehledně a bez zbytečné prodlevy.
Jak vypadá typické schvalování a kde to drhne
Ve většině firem to vypadá zhruba tak, že zaměstnanec udělá výdaj, pošle účtenku nadřízenému e-mailem nebo přes interní chat, případně ji nechá na stole s poznámkou „prosím schválit“. Nadřízený ji buď přehlédne nebo zapomene, a tak výdaj čeká. Mezitím účetní připravuje měsíční uzávěrku, ale chybí jí jeden doklad, jedna zatoulaná informace nebo jedno prosté „ano“.
Problém není jen v rychlosti, ale i v nejasnostech. Kdo má co schválit? Kdy? A co když jsou pravidla jiná pro marketing a jiná pro obchod? V papírových nebo e-mailových systémech se z odpovědnosti stává loterie.
Co se ve firmách běžně schvaluje
Schvalování se týká různých typů výdajů, a to napříč odděleními. V každé firmě se pravidla liší, ale jedno mají společné – bez jasného schvalovacího procesu vzniká chaos, zdržení a zbytečné chyby. Nejčastěji jde o:
– výdaje zaměstnanců z firemní karty
– jednorázové nákupy (např. hardware, software, kancelářské vybavení)
– faktury od dodavatelů
– předběžné rozpočty (např. u marketingových kampaní nebo eventů)
Jaké kroky schvalování obvykle zahrnuje
V ideálním případě má schvalování výdajů jasnou strukturu a každý ví, co se kdy děje. V takto krásném a bezproblémovém světě zaměstnanec zadá výdaj nebo nahraje účtenku do systému, odkud automaticky zamíří ke správné osobě podle výše částky, typu nákupu nebo týmu.
Schvalovatel zkontroluje, jestli je výdaj oprávněný a rozhodne, jestli se schválí, vrátí k doplnění nebo zamítne. Na konci přijde na řadu účetní, která už vše jen zpracuje a zaeviduje. Pokud ale firma nemá nastavený systém, tyto kroky se rozutečou napříč tabulkami, e-maily a náhodnými zprávami. A to je spolehlivá cesta k nepořádku, zdržení a zbytečným dotazům.
Jaké existují způsoby schvalování?
Digitální nástroje umožňují mít systém, který se přizpůsobí struktuře firmy a ne naopak. V praxi se můžeme setkat s několika přístupy:
– Jednoúrovňové schvalování: výdaj schvaluje jen jeden nadřízený.
– Víceúrovňové schvalování: např. nadřízený a finanční ředitel, podle výše částky
– Předběžné schválení: výdaj musí být schválen ještě před uskutečněním, např. cesťák
– Zpětné schvalování: typické u výdajů z firemních karet.
– Ad hoc schvalování: neformální domluva mimo systém, nejrizikovější
A co když je schvalovatel zrovna na pláži?
Letní sezóna s sebou přináší nejen zasloužený odpočinek, ale i menší provoz ve firmách. Lidé jsou na dovolených, schvalovatelé mimo signál, e-maily zůstávají nepřečtené a výdaje stojí. S Fidoo ale nemusíte čekat, až se někdo vrátí z Kréty nebo Šumavy.
Díky nastavitelnému zástupu schvaluje výdaje automaticky jiný kolega, kterému systém úkol přepošle. A protože má vše přehledně na jednom místě – včetně účtenky, poznámky i rozpočtového kontextu – rozhodne se rychle a správně. Firmě tak neunikne žádný výdaj a účetní nemusí lovit odpovědi mezi „out of office“ zprávami.
Proč má smysl automatizovat?
Automatizace schvalování výdajů firmám výrazně ulehčuje život. Místo ztracených e-mailů přijde schvalovateli notifikace rovnou do mobilu a výdaj může odsouhlasit během pár vteřin. Pravidla jsou jasně daná a schvalovací cesta se nastaví podle částky, typu výdaje nebo oddělení. Výrazně se tím snižuje počet chyb. Už žádné zapomenuté podpisy nebo ztracené doklady. Automatizace totiž neznamená, že výdaje projdou bez kontroly. Znamená to, že ta kontrola funguje rychle, spolehlivě a bez toho, aby zdržovala chod firmy.
Jak to funguje s Fidoo
Ve Fidoo běží schvalování výdajů tak hladce, že si na papírové kolečko už ani nevzpomenete. Každý výdaj je rovnou propojený s konkrétní kartou, zaměstnancem nebo služební cestou a systém ho pošle ke správné osobě podle předem nastavených pravidel. Třeba: nákup za pár stovek schválí týmový vedoucí, u částky nad 10 000 Kč přibude ještě CFO.
Schvalovatelům přistane upozornění rovnou do mobilu, takže výdaj můžou potvrdit i z vlaku, kavárny nebo gauče. A protože Fidoo zvládne i víceúrovňové schvalování, všechno projde správnou kontrolou bez zbytečných zádrhelů. Účetní má přehledně připravené podklady a firma jistotu, že každá koruna prošla přesně, kudy měla.