Účtenka v kapse, v autě, v koši. Cesta účetního dokladu, který se nedostal do vyúčtování
Znáte tu pohádku, jak se účtenka vydala na cestu k účetní? Na chvíli se zastavila v kapse, pak se spřátelila s pětikorunou v autě a nakonec skončila v koši... pro někoho smutný příběh, pro účetní dokonce horor. Sepsali jsme pro vás reálné příklady, které se staly. A nebojte, i když to není pohádka, na konci článku vás neochudíme o poučení.
Účtenka nad zlato
To si tak dělník vyrazí opravit prasklou vodovodní trubku v obci. Cestou se samozřejmě staví nakoupit potřebnou náhradu a účtenku si schová do kapsy od montérek. Pak už jen opravuje a opravuje... a na konci dne, celý špinavý a umazaný, dorazí na účtárnu a vytáhne zmuchlaný a mokrý účetní doklad. Účetní se na něj zděšeně podívá, pošle ho i s dokladem domů a opraváři zůstanou jen oči pro pláč.
Šíleně smutná účtenka
Tohle je trochu poštovní pohádka o šíleně smutné účtence, které nikdo nevěnuje pozornost. Je totiž od obchodníka, který nemá čas hrát si na pošťáka a doručovat účetní doklady tam, kam patří. Natož aby ještě vyplňoval cestovní zprávy a poslední dny v měsíci trávil přípravou podkladů pro vyúčtování. Ne, on má lepší věci na práci a je absurdní, aby se místo byznysu věnoval logistice.
Tři účtenky pro produkční
Nakupovat na natáčení? To je spousta malých drobností, ke kterým dostanete další spoustu účtenek. Támhle catering, tam zas vybavení pro kompars a když se něco rozbije? Můžete si připočítat i drahou elektroniku. A teď si představte produkční, jak s sebou nosí speciální batůžek na účetní doklady. Možná i dva. A další den pak tráví jejich párováním s výdaji.
Účtenka v říši aut
Řidič, ten tvrdej chleba má... ať už jde o služební jízdu nebo logistiku, vždycky je to stejný příběh. Autu dojde šťáva, tak se staví na benzínku a natankuje. A protože vlastně došla šťáva i jemu, koupí si ještě svačinu a účtenku automaticky hodí do koše, nebo v lepším případě odhodí do přihrádky v autě s tím, že tam ji pak zaručeně najde. Z účetního dokladu se tak stává Schrödingerova účtenka. Možná ji tam někdo někdy najde, možná se vypaří.
Poučení? Digitalizujte evidenci účtenek
Pokud chcete mít jistotu, že se všechny firemní účetní doklady šťastně shledají s vaší účetní, začněte je digitalizovat. Praktickou cestou je Expense Management od Fidoo, který vám usnadní celý proces správy a vyúčtování výdajů. Jak by třeba vypadal příběh o Šíleně smutné účtence, kdyby měl hlavní hrdina po ruce platební firemní kartu Fidoo a mobilní aplikaci?
Byl by mnohem kratší. Hlavní hrdina, obchodník, by po zaplacení pracovního obědu s klientem Fidoo kartou dostal upozornění z mobilní aplikace. Otevřel by appku, vyfotil účtenku a rovnou odeslal ke schválení a do vyúčtování. A stejně snadno by pak vytvořil i cesťák, třeba u šálku kávy.
Digitalizace účtenek by tak významně ušetřila čas, nervy a nakonec i peníze. Obchodníkovi, účetní i celé firmě. A nejlepší na tom celém je, že tou firmou by mohla být ta vaše. Tak co, vyzkoušíte taky pohodlný Expense Management?