Schvalování výdajů bez chaosu – praktický návod pro SME firmy 

Chcete si ve firmě nastavit procesy schvalování výdajů tak, aby to pro všechny zaměstnance bylo jednoduché a srozumitelné a abyste měli přehled o každé koruně? Poradíme vám, jak na to krok za krokem. 

Mohu to koupit? Mohu svému podřízenému schválit proplacení cestovních výdajů? Komu mám předat účtenky?...Nastavení schvalovacích procesů ve firmě je oblast, která často rozhoduje o tom, zda budete mít nad firemními financemi skutečně pevnou kontrolu, nebo se budete potýkat s nejasnostmi, zbytečnými výdaji a rizikem chyb. Proto je důležité, aby každý ve firmě věděl, co smí schválit, jaký je správný postup a kde končí jeho odpovědnost. 

Základem je jasné rozdělení rolí a odpovědností 

Základní rozdělení, kdo má jaké pravomoce při nakládání s financemi je vcelku jednoduché.  

Finanční ředitel nese hlavní odpovědnost za finanční zdraví firmy, vytváří finanční strategie, dohlíží na dodržování finančních procesů a pochopitelně schvaluje významné investice. V menších firmách tato role často náleží přímo majiteli.  

Hlavní účetní zodpovídá za správnost účetních záznamů, zajišťuje soulad s účetními standardy a daňovými předpisy a kontroluje správnost zaúčtování schválených transakcí. Jednoduše: neschvaluje, ale správně zanáší do účetních systémů. Oddělení schvalovací a zúčtovací role je důležité a ještě o něm bude řeč. 

Manažeři jednotlivých oddělení, projektů či produktů zodpovídají za rozpočty svých týmů, schvalují provozní výdaje v rámci svých kompetencí a zajišťují, že výdaje jsou v souladu s cíli oddělení. 

Samotní zaměstnanci pak odpovídají za to, že výdaje správně vykážou, doloží potřebné doklady a dodrží nastavené limity. 

Limity pro snadnou orientaci 

Pro přehlednost a systémovost je vhodné stanovit finanční limity, podle kterých se určuje, kdo má pravomoc konkrétní výdaj schválit. Například drobné výdaje typu občerstvení nebo tankování pohonných hmot může schvalovat přímý nadřízený, zatímco nákup nové výpočetní techniky nebo služebního auta už musí projít přes finančního manažera či vedení firmy.  

Celý systém by měl být formalizován v interní směrnici s jasně definovanými rolemi a odpovědnostmi. Pro každou úroveň je vhodné stanovit také časové limity pro schválení. Klíčové je, aby byl tento systém srozumitelný, přehledně zpracovaný a snadno dostupný všem, kdo s ním pracují. 

Ideální samozřejmě je, mít maximum procesů digitalizovaných. Například aplikace Expense Management od Fidoo umožňuje nastavit schvalovací pravidla přesně podle potřeb firmy a přiřadit jednotlivým zaměstnancům nebo manažerům jasné pravomoci. Díky tomu nevznikají při schvalování zmatky ani zbytečné prodlevy. Zaměstnanec jednoduše zaplatí, nahraje účtenku přes mobil, výdaj automaticky putuje ke správnému schvalovateli a ten jej může během pár vteřin potvrdit nebo zamítnout. Klidně z mobilu a z místa, kde se zrovna nachází.  

S Fidoo na účtenku nezapomenete 

Pozornost je třeba věnovat i daňovým aspektům. Především je třeba ve schvalovacích procesech myslet na pravidelné zúčtování DPH, tzn. že je třeba mít všechny výdaje včas a řádně zdokumentovány tak, aby (dle zákona) do 25. dne následujícího měsíce mohla účtárna vykázat přiznání k DPH. I tady může snadno pomoci aplikace Expense Management, která zaměstnanci připomene zadávat účtenky do systému bez zbytečného odkladu prakticky hned po zaplacení. 

Při navrhování schvalovacího systému je dobré vždy myslet i na zastupitelnost, tedy kdo může schvalovat v případě nepřítomnosti primárního schvalovatele. Dovolená nebo nemoc je běžná situace, proto je třeba mít pravidlo, jak v takový moment postupovat. I to lze v Expense Managementu snadno nastavit.  

Srozumitelné pro každého 

Neméně důležitá je transparentnost a informovanost všech zaměstnanců. Manuál nebo jednoduchý grafický přehled schvalovacího procesu by měl být snadno dostupný a noví kolegové by měli být s pravidly seznámeni hned při nástupu. Pravidelné školení a možnost zpětné vazby pomáhá procesy udržovat aktuální a funkční. Fidoo v tomto ohledu nabízí přehledné zobrazení aktuálních schvalovacích pravidel přímo v aplikaci, takže se zaměstnanci snadno zorientují. 

Schvalovací procesy by měly být také pravidelně revidovány a přizpůsobovány aktuálním potřebám firmy. V případě Fidoo lze všechny změny provádět rychle a bez složité administrativy. 

Jak nastavit schvalovací limity 

Pro efektivní řízení finančních toků je vhodné implementovat víceúrovňový schvalovací systém založený na finančních limitech. Každá firma má svá specifika, nicméně limity běžně mohou vypadat třeba takto: 

Drobné výdaje (do 1 000 Kč): 

• Schvaluje přímý nadřízený 
• Běžné provozní výdaje – občerstvení, kancelářské potřeby… 
• Zjednodušený proces s minimální administrativou 

Střední výdaje (1 000 - 50 000 Kč): 

• Schvaluje vedoucí oddělení 
• Nákup vybavení, služební cesty, školení… 
• Vyžaduje předchozí schválení a doložení účelu 

Významné výdaje (50 000 - 200 000 Kč): 

• Schvaluje ředitel divize a finanční manažer 
• Týká se nákupu techniky, reklamních kampaní… 
• Vyžaduje zdůvodnění a analýzu návratnosti 

Strategické investice (nad 200 000 Kč):

• Schvaluje CFO a CEO, případně představenstvo 
• Nákup vozidel, nemovitostí, významné technologie a další investice 
• Vyžaduje detailní business plán a analýzu návratnosti (ROI)