10 způsobů zneužívání firemních prostředků zaměstnanci

„Nic jsem neplatil a ta částka absolutně nesouhlasí...“ Kdo by neznal tuhle legendární hlášku českých fotbalistů. Zaměstnanci, kteří podvádějí při proplácení firemních účtenek by si ji s menší úpravou mohli směle vypůjčit: „Všechno jsem to platil a ta částka absolutně souhlasí“.

Drobné každodenní podvůdky i sofistikované okrádání zaměstnavatele, ale ve výsledku každopádně díra do firemních financí. Tady je přehled nejčastějších způsobů, jak zaměstnanci zneužívají proplácení firemních výdajů ke svému obohacení.

1. Natankuju i pro sebe

Jeden z nejčastějších způsobů, jak si zaměstnanci pokoušejí přilepšit, je čerpání pohonných hmot do soukromých aut. Stačí předložit účtenku za palivo a vykázat ji jako pracovní výdaj. Některé systémy umožňují s pomocí GPS sledovat pohyb firemních aut, ale většinu zaměstnaců od podobného jednání odradí už jen samotná povinnost používat k placení firemní kartu. Fidoo karta zároveň ihned po zaplacení vyzývá prostřednictvím mobilní aplikace k vyfocení účtenky a tedy do firmy okamžitě putuje detailní informace o uskutečněném nákupu.

2. Dneska zve firma

Soukromý oběd vykázaný jako obchodní jednání je jeden z nejběžnějších způsobí, jak pustit firmě nenápadně žilou. Pochutnat si s přáteli nebo rodinou, k účtence připsat info o fiktivní pracovní schůzce a hurá za účetní.

Ale co když všichni vědí, že jste skutečně vedli jednání s obchodním partnerem, ale už nevědí, že oběd platil on? Toho si přeci nikdo nevšimne. Nebo..? S Fidoo kartou lze snadno ověřit místo, čas a kontext platby, což zvyšuje transparentnost. Navíc informace o platbě se v aplikaci objeví okamžitě, takže ji lze také okamžitě zkontrolovat. To vše odrazuje od podobných praktik “malá domů”.

3. Jen to trochu poladím

Tradiční ručně vypsaná účtenka to je pro finanční kutily hotový poklad. Že je na ní napsáno 87 Kč? Ale kdeže! Stačí přidat 1 nebo rovnou 2 na začátek a hned je stovka dvě v kapse. A co je lepší než tradiční ručně vypsaná účtenka? No přeci tradiční bianco účetní bloček. Pokud si ale v rámci vnitřních pravidel firma nastaví, že zaměstnanec musí účtenku s pomocí mobilní aplikace Fidoo přenést bezodkladně po uskutečněné platbě, pak nadřízený nebo účetní opět vše vidí v reálném čase, zná kontext a může platbu zkontrolovat a případně neschválit. Případný podvod se neschová tak snadno, jako při hromadném zracování účtenek jednou za měsíc.