Zvyk je železná košile aneb 10+1 důvodů proč se firmy bojí digitalizace výdaje

Máte pocit, že účetnictví bez papíru je jako neděle bez poctivého řízku s bramborovým salátem? Pak je na čase vyslechnout si, proč se lidé tak brání změnám a o co všechno tím přicházejí.

Změna je život. Nebo ne?

Nikdy bych nenakupoval potraviny v e-shopu, zeleninu musím přeci vidět a vybrat si sám. V neděli musí být k obědu poctivá česká kuchyně, na nějaké moderní experimenty není doma nikdo zvědavý. Na dovolenou jezdíme každý rok do stejného hotelu, jsme tam moc spokojení… Znějí vám tyto věty povědomě?

Možná jste je už od někoho ve svém okolí slyšeli a nebo je dokonce sami vyslovili. A co na tom, že na kvalitu zeleniny ze známého e-shopu pějí zákazníci samé ódy? Co na tom, že na světě existují tisíce jídel, která neochutnáme a miliony míst, které nikdy nenavštívíme?

Vždyť nám to funguje

Všichni jsme otroky svých návyků. Každý z nás má obrazně řečeno nějaké to pivo nebo hotel. Věc, na které lpí a dokonce si myslíme, že k tomu máme i opravdový důvod.

Ale tento přístup ve stylu „zvyk, je železná košile” nekončí u prahu našeho domu. Přenášíme si ho i do kanceláří a firemních procesů. Právě tak, jako se bojíme objednat zeleninu online, protože „ji nevidíme na vlastní oči," bojí se mnohdy firmy digitalizovat účetnictví, zbavit se vzorečků v Excelu, hotovostní pokladny a raději se řídí heslem, když něco funguje, proč to budu měnit? Otázku jak dobře TO funguje, už si ale nekladou.

A tak se firemní účtenky, cesťáky a další účetní dokumenty vyplňují někde mezi dveřmi a v kuchyňkách, po firmě kolují papíry, zaměstnanci kvůli podpisu nahánějí své šéfy či účetní a nebo naopak účetní a šéfové uhánějí o doklady zaměstnance.

Přitom stejně jako můžeme dnes zaplatit mobilem nebo si objednat taxi přes aplikaci, existují už dávno nástroje, které dokážou digitalizovat celou agendu kolem firemních karet, každodenních firemních výdajů nebo vyúčtování služebních cest.

Otázka tedy nezní, zda moderní Expense Management funguje lépe než „papírové” procesy. Otázka zní, co firmu přesvědčí opustit zaběhnuté stereotypy a přijmout změnu, která ji ušetří čas, peníze i nervy?

Deset + 1 důvod, proč české firmy zůstávají u papíru

Tady je 11 důvodů, proč české firmy setrvávají u tradičních schvalovacích procesů a také 11 důvodů, proč tuto přežitou tradici opustit.

1. Přirozená konzervativnost

Účetnictví patří v českém prostředí k nejtradičnějším disciplínám a mnoho CFO i vedoucích účetních vnímá fyzický papír jako „hmatatelný důkaz“ transakce. Tento často falešný pocit bezpečí se protíná s obecným sklonem lidí „raději nic neměnit“. Jenže moderní nástroje, jako je Expense Management, dokážou uchovat účetní doklady v digitální podobě s auditní stopou a vyšší dostupností než nabízí šanon ve skříni.

2. Strach zaměstnanců ze změny

Zavedení digitálních procesů bývá spojeno s obavou, že nový software některé z nich připraví o práci, nebo že pro jeho uživatele bude složitý. Odpor k inovacím často vychází z nedostatku času na školení a z nejistoty, zda podpora nepoleví po implementaci. Zkušenosti firem s digitalizací však ukazují, že po úvodním zaškolení se pracovníci rychle adaptují a oceňují menší administrativní zátěž. Ovládat mobilní aplikaci Fidoo je přitom stejně tak snadné, jako objednat si oběd do zasedačky.

3. Chybějící digitální lídr

Každý projekt potřebuje někoho, kdo jej táhne. A firmám mnohdy chybí takový interní vůdce změn, který by převzal zodpovědnost za digitalizaci a prosadil pilotní projekt. Bez jasné vize a podpory top managementu digitalizační snahy stagnují. Firma sice nakoupí dílčí aplikace, ale nezmění procesy a pak papír vítězí. Jak se takové situace vyvarovat? Jmenujte projektového garanta a začněte s jednoduchou oblastí. Například s elektronickými cestovními příkazy nebo tím, že do firmy pořídíte Fidoo platební kartu napřed pro vybrané lidi a později pro celé týmy.

4. Obavy z počátečních nákladů

Řada firem přeceňuje investici do systémů a podceňuje návratnost. Reálné zkušenosti ale potvrzují, že digitalizace ve srovnání s manuálním zpracováním přinášejí úspory v řádu mnoha desítek procent. I malá firma o několika málo zaměstnancích může snadno posoudit, zda se ji vyplatí, když za méně než 1 000 Kč měsíčně s Expense Managementem od Fidoo ušetří celé pracovní místo (FTE), získá plnou kontrolu nad svými výdaji v reálném čase, odstraní manuální práci s účetními doklady, zbaví se chyb při účtování, získá bezpečný archiv pro elektronické účtenky a další dokumenty a k tomu ušetří velké množství času a práce svých lidí.

5. Nejistota ohledně bezpečnosti dat

Strach z cloudu je častým argumentem proč ve firmě udržovat papírovou agendu. Jenže papírový doklad vybledne, může se ztratit, musí se manuálně přepisovat, nelze ho snadno zálohovat… Prostě má víc minusů než plusů. Naopak cloudové platformy využívají šifrování, dvoufaktorové přihlášení, automatické odhlašování a další bezpečnostní prvky. Digitální archiv je tak bezpečnější než zamčená zásuvka v kanceláři.

6. Obavy z kontrol

Býval to rituál komunikace s českou státní správou – nejprve ve firmě doklady digitalizovat a pak je pro jistotu vytisknout a založit. Úředníci si přeci potrpí na papír. Jenže to je minulost. Od tolerance digitálních dokumentů se i státní správa posouvá k netoleranci těch papírových. Plná akceptace elektronických dokumentů je dnes standard a každý podnikatel už například zjistil, že své daňové přiznání musí podávat jen elektronicky a komunikovat přes datovou schránku. Trend je jasný: digitální podoba všech dokladů bude brzy nutností a kdo se připraví včas, vyhne se hektickému dohánění.

7. Nedostatek digitálních dovedností

Účetní týmy jsou často personálně poddimenzované a jejich know-how končí u tabulek v Excelu. Ostatní zaměstnanci také nebývají žádní IT geeci. Ale kdo zvládne ovládat Excel nebo svůj mobil, snadno zvládne i systémy a aplikace jako je Fidoo Expense Management. A pro ty, kteří přesto pochybují a mají obavy, má Fidoo připravenou stručnou a srozumitelnou video akademii a on-line podporu. S ní se opravdu každý zaměstnanec naučí pracovat s firemní kartou nebo elektronickou knihou jízd během pár minut. Tak, jak potvrzuje CFO společnosti Centra a.s.

8. Časová vytíženost účetních

Je to začarovaný kruh: s pomocí digitálních nástrojů jako je Expense Management zahrnující firemní platební karty, elektronickou knihu jízd nebo online cestovní příkazy by vaše účetní ušetřily hodiny času. Aby digitální nástroje mohly zavést, potřebují jen trochu času na přípravu. Ale kde ho vzít, když období uzávěrek polyká veškeré pracovní kapacity a na mapování procesů nebo testování aplikace nezbývá zpravidla čas? Silným impulzem ke změně může být zjištění karetní společnosti Mastercard, že jen zpracování účtenek jednoho zaměstnance stojí vaší účetní 76 minut měsíčně. A to už je opravdu pádný argument pro digitalizaci a automatizace procesů, které souvisí s výdaji. Jak se říká, kdo chce, hledá způsoby (jak digitalizovat), kdo nechce, hledá důvody (proč zůstat u papíru).

9. Obava ze složité integrace

Firmy používají různé účetní systémy a další softwary a bojí se, že propojení s něčím novým bude složité a drahé. Fidoo však nabízí snadný export do běžně používaných systémů jako jsou Microsoft Dynamics, Helios, ABRA, Altus Vario, Pohoda, EPASS a další i export do Excelu ve formátu XML/XLSX nebo otevřené API řeší. Díky tomu putují účetní data přímo tam, kam je potřeba. Bez dalších nákladných řešení, bez nutnosti ručně je přepisovat.

10. Archivace „pro jistotu na papíře“

Zákonné lhůty tří, deseti i více let vyvolávají klamný dojem, že papír je jistota. Jenže jak už bylo řečeno výše, fyzické doklady blednou, zabírají místo, mohou shořet nebo je zničit povodeň a dokonce je bez nadsázky můžou sežrat i myši. Ne každý totiž dbá na zákon a namísto uskladnění důležitých dokumentů na bezpečném místě je ukládá do sklepa, na půdu, vlhkého skladu a další zcela nevhodná místa. U elektronické archivace nic z toho nehrozí. Dokumenty najdete vy i případná kontrola dnes i za deset let.

11. Špatná národní lokalizace

Na trhu jsou různá řešení pro digitalizaci účtenek, správu cestovních příkazů a dalších firemních výdajů. Jenže zdaleka ne všechny jsou plně adaptovány na české prostředí, rozumí všem nuancím tuzemského účetního práva a zajišťují průběžnou aktualizaci tak, jak se mění česká legislativa. A ještě méně je těch, které umí dodat i veškerou podporu. Fidoo jako česká firma nabízí kompletně lokalizovanou platformu, podporu v češtině a funkce přizpůsobené české legislativě. Nehrozí tak, že byste se s Fidoo nedomluvili, že by vám nikdo nepomohl s implementací nebo že byste se s Fidoo dostali do problémů s případnou kontrolou.

Jak lze přijít o papírové účetní doklady bežnými i méně běžnými způsoby

- Ztráta

- Zničení, roztržení, neopatrnost, opotřebení: polití kávou, ošoupání v kapse

- Blednutí inkoustu, rozklad termopapíru: zejména účtenky

- Působení UV záření: degradace papíru v průběhu dlouhodobé archivace

- Požár: shoření, ale i znehodnocení kouřem nebo hašením vodou

- Povodeň: rozmočení, uplavání

- Havárie vody: rozmočení, rozmazání textu, slepení papíru,

- Vlhko: tvorba plísní

- Hlodavci (myši, krysy, potkani): rozkousání, roztrhání na hnízdo, znečištění močí.

- Hmyz (rybenky, švábi, stínky, moli): pojídání, rozkládání papíru a způsobení fleků či děr

- Krádež, vandalismus: dokumenty bývají někdy skladovány spolu s cennostmi a při vloupání mohou být poničeny

- Skartace: nesprávné i nechtěné zničení, ale i záměrná likvidace (s cílem něco ukrýt)

- Neopatrnost: rozlití kávy, roztržení při manipulaci.