Co musí splňovat uznatelný daňový doklad k výdaji? 

Účtenky, faktury, cesťáky… výdajové doklady jsou základ firemního účetnictví. Stačí ale jedna nečitelná účtenka, chybějící údaj nebo dokonce celý ztracený doklad – a z uzávěrky je stres, z kontroly noční můra. Jak mít ve výdajích pořádek, mít doklady kdykoliv po ruce a nikdy o žádný nepřijít? Poradíme vám, jak na to a přidáme sedm konkrétních tipů, díky kterým už o žádný důležitý výdajový doklad nikdy nepřijdete.

Účtenky, které blednou. Faktury, které chybí. Problém, který roste

Neúplné údaje, pozdě dodané doklady, chybějící účtenka… znáte to? Všechno to zdržuje účetní oddělení, zvyšuje riziko chyb a zbytečně natahuje uzávěrky. Jediný nedoložený výdaj pak může stát firmu i statisíce – a to doslova. Pokuty při daňové kontrole bývají vysoké a zákony v tom mají jasno. Proto je správná evidence dokladů základní pojistka každé firmy. Ne „nice to have“, ale nutnost. 

Ne každý doklad je účetní poklad  

Firemní účetnictví nezná kompromisy. Každý typ výdajového dokladu má svá pravidla – a když je neznáte, zaplatíte za to dvakrát. Mezi ty nejčastější patří: 

- Faktura 

Nejkomplexnější doklad, který obsahuje všechny zákonem požadované údaje a slouží jako základ pro účetnictví i daňové přiznání. V digitální podobě se dá snadno archivovat i párovat s Expense Managementem. 

- Účtenka (paragon) 

Jednodušší doklad, nejčastěji v papírové podobě. I ta se ale dá zařadit do digitálního účetnictví – ideálně rovnou po zaplacení přes mobilní aplikaci. 

- Bankovní výpis 

Potvrzuje, že proběhla platba. Sám o sobě ale jako doklad o výdaji nestačí – musí být spárovaný s fakturou nebo účtenkou. 

Mezi další typy výdajových dokladů patří pokladní doklad (evidence pohybu hotovosti ve firemní pokladně), zjednodušený daňový doklad (podrobnější účtenka umožňující uplatnit DPH) a v rámci skladového hospodářství lze narazit na dodací listy, příjemky a výdejky. 

Co nesmí na dokladu chybět? 

Aby byl doklad daňově uznatelný, musí mít: 

- identifikaci dodavatele (včetně IČO), 

- předmět a rozsah plnění, 

- datum vystavení a případně i datum plnění (pokud se liší) 

- cenu celkem, 

- a pokud jde o plátce DPH, také sazbu daně, výši DPH a základ bez DPH. 

U zjednodušených daňových dokladů nejsou některé údaje povinné. Vždy na nich ale musíte najít jasnou identifikaci dodavatele, předmět plnění a pochopitelně cenu. 

💡 Mýtus o razítku: Razítko není povinné. Ale často obsahuje důležité údaje –⁠ proto ho řada firem pořád používá. 

💡 Papír nebo PDF? Zákon nevyžaduje, aby byl doklad tištěný. Elektronická podoba je naprosto v pořádku – pokud je zajištěna jeho věrohodnost a shoda s originálem. Fidoo tohle zvládá s přehledem. Stačí si zažádat o stanovisko finančního úřadu k elektronizaci dokladů. Vzor žádosti si můžete stáhnout zdarma. 

Digitalizace = klid pro účetní i celou firmu 

Papírové šanony patří do minulosti. Díky digitalizaci dokladů můžete:  

- mít všechny účtenky a faktury kdykoliv dostupné v aplikaci, 

- zajistit jejich trvalou čitelnost (žádné blednutí termopapíru), 

- schvalovat a filtrovat výdaje na pár kliknutí, 

- párovat výdaje s platbami automaticky, 

- snadno propojit data s účetním systémem. 

To všechno bez zdržování, bez zbytečných e-mailů a bez hledání „té jedné účtenky z června“. V Expense Managementu  od Fidoo máte všechny doklady přehledně, čitelně a bezpečně uložené. 

Dlouhodobá čitelnost je papírovou slabinou 

Papírové účtenky z pokladen blednou rychleji, než byste čekali. Za tři měsíce je vaše papírová účtenka z benzinky nečitelná. Za tři roky je k nepoznání. Digitální kopie ve Fidoo vypadá stejně i za 10 let. Přesně tak, jak vyžaduje zákon. Navíc je kdykoli snadno dohledatelná a prokazatelná. Ať už přijde kontrola zítra, nebo za pět let.